การเขียนรายงานเชิงวิชาการ สรุป

รายงานทางวิชาการ หมายถึง งานเขียนทางวิชาการที่เกิดจากการศึกษาค้นคว้า รวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ โดยศึกษาค้นคว้าจากเอกสาร จากการสำรวจ การสังเกต การทดลอง ฯลฯ แล้วนำมารวบรวมวิเคราะห์ เรียบเรียงขึ้นใหม่ ตามโครงเรื่องที่ได้วางไว้ โดยมีหลักฐานและเอกสารอ้างอิงประกอบ

ส่วนประกอบของการเขียนรายงานเชิงวิชาการ

รายงานเชิงวิชาการมีส่วนประกอบที่สำคัญ ๓ ส่วน คือ ส่วนนำ ส่วนเนื้อเรื่อง และส่วนท้าย มีรายละเอียดดังนี้

๑. ส่วนนำ ประกอบด้วย

๑.๑ ปกนอก คือ ส่วนที่เป็นปกหุ้มรายงานทั้งหมด มีทั้งปกหน้า และปกหลังกระดาษที่ใช้เป็นปกควรเป็นกระดาษแข็งพอสมควร สีใดก็ได้ ข้อความที่ปรากฏบนปกนอกดูได้ตามตัวอย่างที่ได้แสดงไว้

๑.๒ ใบรองปก คือ กระดาษเปล่า ๑ แผ่น อยู่ต่อจากปกนอก เพื่อความสวยงาม และเป็นเครื่องช่วยป้องกันไม่ให้เสียหายถึงปกใน หากปกฉีกขาดเสียหายไป

๑.๓ ปกใน คือ ส่วนที่อยู่ต่อจากปกนอก นิยมเขียนเหมือนปกนอก

๑.๔ คำนำ คือ ส่วนที่อยู่ถัดจากหน้าปกใน ผู้เขียนรายงานเป็นผู้เขียนเอง โดยกล่าวถึงวัตถุประสงค์ และขอบเขตของรายงาน อาจรวมถึงปัญหา อุปสรรคในการศึกษาค้นคว้าทำรายงาน ตลอดจนคำขอบคุณผู้ที่ให้ความช่วยเหลือในการรวบรวมข้อมูล หรือการเขียนรายงาน (ถ้ามี) ให้ลงท้ายด้วยชื่อผู้จัดทำรายงาน หากมีหลายคนให้ลงว่าคณะผู้จัดทำ และลงวันที่กำกับ

๑.๕ สารบัญ คือ ส่วนที่อยู่ต่อจากหน้าคำนำ ในหน้าสารบัญจะมีลักษณะคล้ายโครงเรื่องของรายงาน ทำให้ผู้อ่านได้ทราบว่า ขอบเขตเนื้อหาของรายงานครอบคลุมเรื่องใดบ้าง ในหน้านี้ให้เขียนคำว่า สารบัญไว้กลางหน้า ข้อความในหน้าสารบัญจะเริ่มต้นจากคำนำ หัวข้อใหญ่ หัวข้อรอง และหัวข้อย่อย ซึ่งเป็นหัวข้อสำคัญ ๆ ของรายงาน เรียงตามลำดังเรื่อง และท้ายสุดเป็นรายการอ้างอิงที่ใช้ประกอบการเรียบเรียงรายงาน ข้อความในหน้าสารบัญ ควรเขียนห่างจากขอบซ้ายของหน้ากระดาษประมาณ ๑.๕ นิ้ว และด้านขวาจะมีเลขหน้าแจ้งให้ทราบว่าแต่ละหัวข้อเริ่มจากหน้าใด หน้าสารบัญควรจัดทำเมื่อเขียนรายงานเสร็จแล้ว เพื่อจะได้ทราบว่าแต่ละหัวข้อเริ่มจากหน้าใดบ้าง

๒. ส่วนเนื้อเรื่อง เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของรายงาน ผลงานการศึกษาค้นคว้า จะนำมาเสนอตามโครงเรื่องที่ได้กำหนดไว้ โดยก่อนเริ่มต้น ควรมีการเกริ่นเรื่อง และจบเนื้อเรื่องด้วยบทสรุป เนื้อหาที่เขียนนั้นจะต้องเขียนอย่างมีหลัดเกณฑ์ หรืออ้างอิงหลักวิชา แสดงความคิดที่เฉียบแหลมและลึกซึ้ง

ส่วนประกอบที่แทรกในเนื้อหานั้นอาจแบ่งได้ดังนี้

๒.๑ อัญประภาษ (Quotation) คือ ข้อความที่คัดมาจากคำพูด หรือข้อเขียนของผู้อื่นมาไว้ในรายงานของตน หรืออีกอย่างหนึ่งว่า "อัญพจน์" วิธีการเขียนมีดังนี้

๒.๑.๑ ก่อนหน้าที่จะนำอัญประภาษมาแทรกไว้ ควรกล่าวนำไว้ในเนื้อเรื่องบ้างว่าเป็นคำของใคร สำคัญอย่างไรจึงได้คัดลอกเข้ามาไว้ในที่นี้

๒.๑.๒ ท้ายอัญประภาษต้องใช้เลขกำกับและให้ตัวเลขนั้นตรงกับเชิงอรรถ

๒.๑.๓ ถ้าเป็นการถอดใจความ หรือเก็บใจความ ไม่ต้องใช้เครื่องหมายอัญประกาศและนับว่าเป็นอัญประภาษรอง (Indirect Quotatin) แต่ก็ให้ใส่เชิงอรรถไว้เช่นเดียวกัน

๒.๑.๔ อัญประภาษที่สั้นกว่า ๔ บรรทัด เขียนแทรกไว้ในคำบรรยายของรายงานได้เลย โดยไม่ต้องย่อหน้า และใส่เครื่องหมาย "…………" (อัญประกาศด้วย)

๒.๑.๕ อัญประภาษที่ยาวกว่า ๔ บรรทัด ให้ย่อหน้าขึ้นใหม่ แล้วต้องย่อหน้าเข้ามาสามช่วงตัวอักษรพิมพ์ทุกบรรทัด และให้ห่างจากขอบหลังเป็นระยะเท่ากัน

๒.๑.๖ ใช้อัญประกาศเดี่ยว ('……….') สำหรับข้อความที่คัดลอกมาซ้อนอยู่ในอัญประภาษ

๒.๑.๗ ถ้าคัดลอกร้อยกรองมามากกว่า ๒ บรรทัด ให้วางบทประพันธ์ไว้กลางหน้ากระดาษ โดยไม่ต้องใส่อัญประกาศ

๒.๑.๘ ถ้าคัดลอกบทประพันธ์ที่ไม่สงวนสิทธิ์ให้เขียนหรือพิมพ์ชื่อผู้ประพันธ์ไว้ใต้บทประพันธ์ นั้นแทนที่จะเขียนหรือพิมพ์ไว้ใต้เชิงอรรถ

๒.๑.๙ ถ้าต้องการละข้อความบางตอนในอัญประภาษนั้น ให้ใช้จุดไข่ปลา ๓ จุดแทนไว้ การละข้อความเช่นนี้ควรระวังอย่าให้ข้อความทั้งหมดเสียไป

๒.๒ การอ้างอิงแบบเชิงอรรถ (Footnotes) เชิงอรรถเป็นข้อความซึ่งบอกที่มาของข้อความที่นำมาอ้างประกอบการเขียนรายงาน หรืออาจจะเป็นข้อความที่ ให้รายละเอียดเกี่ยวกับคำ หรือข้อความในรายงานก็ได้ ถ้าแบ่งตามประโยชน์ที่ใช้ เชิงอรรถจะมี ๓ ประเภทด้วยกันคือ

๒.๒.๑ เชิงอรรถอ้างอิง หมายถึง เชิงอรรถที่ใช้บอกแหล่งที่มาของข้อความที่นำมาเป็นหลักฐานประกอบการเขียน เพื่อแสดงว่า สิ่งที่นำมาอ้าง ในรายงานนั้น ไม่เลื่อนลอย และผู้อ่านรายงานจะตัดสินใจได้ว่า ข้อความที่นำมาอ้างนั้นน่าเชื่อถือเพียงใด ดังตัวอย่าง

พระยาอนุมานราชธน, แหลมอินโดจีนโบราณ (พระนคร : คลังวิทยา, ๒๔๗๙), หน้า ๓๐๕.

๒.๒.๒ เชิงอรรถอธิบาย หมายถึง เชิงอรรถซึ่งอธิบายความที่ผู้เขียนรายงานคิดว่า จะเป็นประโยชน์แก่ผู้อ่าน อาจจะเป็นคำนิยม หรือความหมายของศัพท์ที่ผู้ทำรายงานประสงค์จะให้ผู้อ่านทราบเพิ่มเติมก็ได้ ดังตัวอย่าง

ลัทธิความน่าจะเป็น หมายถึง ลัทธิความเชื่อหนึ่งที่เชื่อว่า มีความเป็นไปได้ หรือมีทางเป็นไปได้ ที่จะทำนายลำดับก่อนหลัง ที่แน่นอนของ เหตุการณ์ โดยอาศัยประสบการณ์ในอดีตเป็นพื้นฐาน

๒.๒.๓ เชิงอรรถโยง หมายถึง เชิงอรรถที่แจ้งให้ผู้อ่านดูข้อความที่เกี่ยวข้องกัน ที่หน้าอื่นในรายงานฉบับนั้นหรือในที่อื่นๆ เพราะเรื้อหาอาจจะ สัมพันธ์กัน หรือเกี่ยวเนื่องกัน หรือช่วยให้เข้าใจเนื้อหาในตอนนั้นๆ ได้ดีขึ้น แทนที่จะกล่าวซ้ำความเดิมก็ใช้เชิงอรรถประเภทนี้ระบุให้ผู้อ่าน อ่านพลิกไปอ่านข้อความดังกล่าวเพิ่มเติม

วิธีเขียนเชิงอรรถ

การเขียนเชิงอรรถมีหลายแบบหลายวิธี สถาบันต่างๆ มักจะกำหนด หลักเกณฑ์การเขียนเฉพาะไว้ต่างๆ กัน ฉะนั้นในการเขียนรายงายแต่ละครั้ง จะต้องตัดสินใจเสียก่อนว่าจะใช้แบบใดให้สอดคล้องกับความต้องการของสถาบันที่จะทำรายงานส่งเมื่อตกลงใจว่าจะใช้แบบใดแล้วก็ควรจะยึดถือหลักเกณฑ์ของแบบนั้นๆ ตลอดทั้งฉบับ

หลักเกณฑ์ในการเขียนเชิงอรรถ

๑. ตำแหน่งที่จะเขียนเชิงอรรถ ส่วนใหญ่มักจะนิยมเขียนท้ายหน้าแต่ละหน้า เว้นระยะห่างจากตัวเรื่องพอสมควร โดยขีดเส้นขั้นไว้ใต้ข้อเขียน หรืออาจจะรวมเชิงอรรถทั้งหมดเขียนไว้ท้ายบทหรือต่อจากบทสุดท้ายของรายงานก็ได้

๒. การลงเครื่องหมายเชิงอรรถ อาจจะใช้เครื่องหมายต่างๆ เช่น * และ ** ที่เหมือนกันกำกับท้ายความที่ต้องการอธิบายและหน้าเชิงอรรถ แต่ที่นิยมใช้มากคือ ใส่เครื่องหมายกำกับให้ตรงกัน

การเรียงหมายเลขอาจจะขึ้นเลข ๑ ทุกครั้งที่ขึ้นหน้าใหม่ หรือขึ้นเลขหนึ่งทุกครั้งที่ขึ้นบทใหม่ หรือขึ้นเลข ๑ เพียงครั้งเดียวตอนเริ่มทำรายงาน แล้วลำดับเลข ๒, ๓, ๔... ฯลฯ ตามลำดับจนจบรายงานก็ได้ การเขียนตัวเลขหน้าเชิงอรรถนี้ ควรเขียนในระดับเหนืออักษรตัวแรกของข้อความในเชิงอรรถ

๓. เมื่อเริ่มเขียนเชิงอรรถ ให้ย่อหน้าเข้าไปตรงกับย่อหน้าเนื้อหาโดยประมาณ หากข้อความในเชิงอรรถยาวเกินกว่า ๑ บรรทัด เมื่อขึ้นบรรทัดต่อไปให้เรียงข้อความเยื้องมาทางด้านหน้าของบรรทัดแรกให้อยู่ในระดับตรงกับเนื้อหาข้อความในรายงาน

๔. การลงเชิงอรรถชนิดที่บอกแหล่งที่มาของข้อความ ต้องให้รายละเอียดเกี่ยวกับชื่อผู้แต่ง ชื่อหนังสือ รายละเอียดเกี่ยวกับหนังสือ (ถ้ามี) จังหวัดที่พิมพ์ โรงพิมพ์หรือสำนักพิมพ์ (ถ้าหนังสือเล่มใดมีทั้งโรงพิมพ์และสำนักพิมพ์ ให้ใช้ชื่อสำนักพิมพ์ และไม่ต้องเขียนคำว่า "สำนักพิมพ์" แต่ถ้ามีเพียงโรงพิมพ์ ให้ใช้ชื่อโรงพิมพ์ โดยเขียนคำว่าโรงพิมพ์ด้วย) ปีที่พิมพ์ และหน้าที่คัดออกมา

การอ้างอิงเชิงอรรถของข้อความในหนังสือเล่มหนึ่งซึ่งคัดลอกมาจากหนังสืออีกเล่มหนึ่ง มีวิธีเขียน ๒ แบบ คือ

๑. ถือเล่มเดิมเป็นหลักฐานที่สำคัญ ดังตัวอย่าง

เจือ สตะเวทิน, สุนทรภู่ (กรุงเทพฯ : สุทธิสารการพิมพ์, ๒๕๑๖), หน้า ๑๒๑, อ้างถึงใน สมบัติ พลายน้ำ, "ประวัติชีวิตพรสุนทรโวหาร (ภู่)," อนุสรณ์สุนทรภู่ ๒๐๐ ปี, จัดพิมพ์โดยสมาคมภาษาและหนังสือแห่งประเทศไทย (กรุงเทพฯ : อมรินทร์การพิมพ์, ๒๕๒๙), หน้า ๔๙

๒. ถือเอกสารใหม่เป็นหลักฐานที่สำคัญ ดังตัวอย่าง

สมบัติ พลายน้ำ "ประวัติชีวิตพระสุนทรโวหาร (ภู่)," อนุสรณ์สุนทรภู่ ๒๐๐ ปี, จัดพิมพ์โดยสมาคมภาษาและหนังสือแห่งประเทศไทย (กรุงเทพฯ : อมรินทร์การพิมพ์, ๒๕๒๙), หน้า ๔๙ อ้างจาก เจือ สตะเวทิน, สุนทรภู่ (กรุงเทพฯ : สุทธิสารการพิมพ์, ๒๕๑๖), หน้า ๑๒๑

การเขียนเชิงอรรถของหนังสือที่เคยอ้างมา

๑. เมื่ออ้างเอกสารเดิมซ้ำติดต่อกันโดยไม่มีเอกสารอื่นมาคั่น และตอนที่อ้างถึงเป็นคนละหน้ากับเอกสารเดิม ตัวอย่าง

เรื่องเดียวกัน, หน้า ๒๐

ในกรณีอ้างครั้งแรกกับครั้งที่สองห่างกันหลายหน้า แม้จะไม่มีเอกสารอื่นคั่น แต่เพื่อไม่ให้ผู้อ่านต้องเปิดย้อนกลับไปหาชื่อเดิม ดังตัวอย่าง

ประทีป เหมือนนิล, วรรณกรรมไทยปัจจุบัน, หน้า ๑๐๑

๒. เมื่ออ้างถึงเอกสารเดิมแต่ไม่อ้างติดต่อกันในทันทีเพราะมีเอกสารอื่นคั่น และการอ้างนั้นเป็นคนละหน้ากับที่ได้อ้างไว้แล้ว ตัวอย่าง

วิมล ไทรนิ่มนวล, เรื่องเดิม, หน้า ๕๐

ในกรณีที่อ้างถึงเอกสารที่มีผู้แต่งคนเดียวกันแต่งไว้หลายเรื่อง ดังตัวอย่าง

วิมล ไทรนิ่มนวล, คนจน, หน้า ๑๘

๓. เมื่ออ้างถึงเอกสารเดิมซ้ำในหน้าเดียวกันโดยไม่มีเอกสารอื่นคั่น ดังตัวอย่าง

เรื่องเดียวกัน หน้าเดียวกัน.

ในกรณีที่มีเอกสารอื่นคั่นและต้องการอ้างถึงข้อความในหน้าเดียวกันอีกครั้งหนึ่ง ดังตัวอย่าง

อาจินต์ ปัญจพรรค์, เรื่องเดียวกัน หน้าเดียวกัน.

๒.๓ การอ้างอิงแบบแทรกปนในเนื้อหา การอ้างอิงแบบนี้เป็นอ้างอิงที่มาของข้อความแทรกไปในเนื้อหาของรายงาน การอ้างอิงแบบนี้ ได้รับความนิยมมากกว่า การอ้างอิงแบบเชิงอรรถ เพราะสะดวกในการเขียนมี ๒ แบบ คือ

๒.๓.๑ ระบบนามปี จะระบุชื่อผู้แต่ง ปีที่พิมพ์ และหน้าที่อ้าง เช่น วรรณคดีเปรียบเสมือนเรื่องแสดงภาพชีวิต คามคิด จิตใจ อุดมคติ หรือความนิยม ความต้องการของมนุษย์ วรรณคดีในอดีตเป็นเครื่องบันทึกสภาพดังกว่า เช่นเดียวกับวรรณกรรมปัจจุบันเป็นส่วนบันทึกความเป็นไปในปัจจุบัน

(กุหลาบ มัลลิกะมาส. ๒๕๒๐ : ๑๕๒-๑๕๓)

๒.๓.๒ ระบบหมายเลข จะระบุหมายเลขตามลำดับเอกสารที่อ้างและหน้าที่อ้าง เช่น

อุปมาโวหาร คือ กระบวนความเปรียบเทียบ ใช้แทรกในพรรณนาโวหาร เพื่อช่วยให้ข้อความแจ่มชัดคมคาย (๑ : ๑๓๙-๑๔๐)

๓. ส่วนท้าย เป็นส่วนที่ทำให้รายงานน่าเชื่อถือและสมบูรณ์ ประกอบด้วย

๓.๑ บรรณานุกรม (Bibiogecphy) หมายถึง รายชื่อเอกสารต่างที่ใช้ประกอบในการทำรายงาน โดยให้รายละเอียดต่างๆ เช่นเดียวกับเชิงอรรถ แต่มีวิธีเขียนที่แตกต่างกันเล็กน้อย บรรณานุกรมนี้จะเขียนไว้ท้ายเล่ม โดยแยกตามประเภทของเอกสารดังต่อไปนี้

๓.๑.๑ หนังสือ (และบทความในหนังสือ)

๓.๑.๒ บทความ (บทความในวารสาร, หนังสือ, สารานุกรม)

๓.๑.๓ เอกสารอื่นๆ (วิทยานิพนธ์, จุลสาร, หนังสืออัดสำเนาต่างๆ )

๓.๑.๔ บทสัมภาษณ์

เอกสารแต่ละประเภทต้องเรียงลำดับตามตัวอักษรตัวแรกของชื่อผู้แต่งหรือชื่อเรื่อง (ในกรณีที่ไม่ปรากฏชื่อผู้แต่ง)

ในกรณีที่มีเอกสารอ้างอิงไม่มาก จะใช้วิธีเรียงลำดับตามลำดับอักษรชื่อผู้แต่งหรือชื่อเรื่อง โดยไม่แยกประเภทเอกสารก็ได้

๓.๒ ภาคผนวก เป็นรายละเอียดเพิ่มเติมช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจเรื่องได้ดียิ่งขึ้น รายละเอียดเพิ่มเติมนี้ไม่เหมาะที่จะรวมไว้ในส่วนของรายงาน เพราจะทำให้เนื้อเรื่องมีรายละเอียดมากเกินไป เช่น ตารางข้อมูล สถิติต่างๆ กฎ ระเบียบข้อบังคับต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ภาคผนวกนี้จะไม่มีในรายงายก็ได้

ขั้นตอนในการเขียนรายงานเชิงวิชาการ

การเขียนรายงานให้ดีนั้น ควรจะมีการวางแผน และมีขั้นตอนมีการทำรายงานตามลำดับ เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อยของเนื้อหา ไม่ลำดับสับสน หรือกวนไปมา โดยทั่วไปคนส่วนใหญ่มักจะขาดการวางแผนและขั้นตอนในการทำงาน โดยไม่คำนึงถึงความต่อเนื่องของเนื้อหา ทำให้เนื้อหาขาดความสมบูรณ์ ดังนั้นก่อนที่จะเขียนรายงาน ควรมีการวางแผนและกำหนดขั้นตอนดังนี้

๑. กำหนดเรื่อง

ก่อนที่จะทำรายงาน ทุกคนจะต้องกำหนดก่อนว่าจะทำรายงานเรื่องอะไร การเลือกเรื่องควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้ คือ

๑.๑ เป็นเรื่องที่น่าสนใจ

๑.๒ เป็นเรื่องที่มีขอบเขตและเนื้อหาไม่กว้างจนเกินไป สามารถทำได้ในระยะเวลาที่กำหนดได้

๑.๓ เป็นเรื่องที่หาข้อมูลจากหนังสือ วารสาร สิ่งพิมพ์ ฯลฯ มาประกอบการเขียนได้

๒. กำหนดชื่อเรื่องและขอบเขตของเรื่อง

ในการทำรายนั้น เมื่อนักศึกษาเลือกเรื่องได้แล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการกำหนดชื่อเรื่องหรือหัวข้อเรื่อง ทั้งนี้เพื่อให้เห็นขอบเขต และโครงร่างของเรื่อง ได้อย่างชัดเจน ชื่อเรื่องหรือหัวข้อเรื่องไม่ควรกว้างเกินไป เพราะหากกว้างเกินไปแล้วจะทำให้เขียนเนื้อหาได้เพียงผิวเผิน ประเด็นที่นำเสนอ จะกระจัดกระจาย ขาดความน่าสนใจ ในขณะเดียวถ้าหัวข้อแคบเกินไปอาจทำให้มรปัญหาเพราะหาข้อมูลได้ไม่เพียงพอ ดังนั้นการจำกัดขอบเขตของเรื่องจึงมีความสำคัญ ซึ่งอาจทำได้ดังต่อไปนี้

๒.๑ จำกัดโดยแขนงวิชา คือ ทำขอบเขตของเรื่องให้แคบเฉพาะตอนใดตอนหนึ่งของแขนงวิชานั้นๆ เช่น "การพัฒนาท้องถิ่นในประเทศไทย" เปลี่ยนเป็น "การพัฒนาด้วยการท่องเที่ยวในประเทศไทย"

๒.๒ จำกัดโดยบุคคล คือ ทำขอบเขตโดยยึดบุคคลเป็นหลัก เช่น "สภาพการทำงานของสตรีและเด็ก"

๒.๓ จำกัดโดยสถานที่ คือ ทำขอบเขตโดยยึดสถานที่เป็นหลัก เช่น "สภาพการทำงานของนักการเมืองในสภาผู้แทนราษฎร"

๒.๔ จำกัดโดยภูมิศาสตร์ คือ อาศัยสภาพทางภูมิศาสตร์เป็นเครื่องกำหนดของเขต เช่น "สภาพการทำงานของเด็กในโรงงานอุตสาหกรรมในกรุงเทพมหานคร"

๒.๕ จำกัดโดยระยะทาง คือ อาศัยระยะเวลาเป็นหลัก เช่น "สภาพการทำงานของเด็กไทยในโรงงานอุตสาหรรมในกรุงเทพมหานคร ระหว่าง พ.ศ.๒๕๔๐-๒๕๔๑"

๒.๖ จำกัดขอบเขตโดยใช้คำว่า "บางประการ" และ "แนวโน้ม" เช่น ข้อคิดเห็นบางประการเกี่ยวกับสภาพการทำงาน ของสตรีและ เด็กไทยใน โรงงานอุตสาหรรมในกรุงเทพมหานคร ระหว่าง พ.ศ.๒๕๔๐-๒๕๔๑"

นอกจากนี้ในการกำหนดขอบเขตของเรื่อง ควรเลือกเรื่องให้เหมาะสมกับความยาวขอรายงานด้วย

๓. การวางโครงเรื่อง

การวางโครงเรื่องนั้นนับว่ามีความสำคัญต่อการเขียนเป็นอย่างยิ่ง ทั้งนี้เพราะการวางโครงเรื่อง จะช่วยให้ผู้เขียนจัดแนวคิดได้ตรงกับเรื่องที่จะเขียน ทำให้งานมีเอกภาพไม่ออกนอกเรื่องและทำให้ผู้เขียนไม่ต้องพะวงในขณะที่เขียนว่าจะลืมประเด็น นอกจากนี้การวางโครงเรื่อง ยังช่วยให้งานเขียนมีสัมพันธภาพ อีกด้วย

การวางโครงเรื่องนี้ สามารถทำได้ทั้งก่อนการเก็บรวบรวมข้อมูลและหลังการเก็บรวบรวมข้อมูล การวางโครงเรื่องก่อนแล้วจึงเก็บข้อมูลนั้น จะเป็นแนวทางขณะเก็บรวบรวมข้อมูลให้ ว่าเรื่องใดมีความเกี่ยวข้อง เรื่องใดไม่เกี่ยวข้อง ข้อมูลตอนใดที่ควรเก็บและไม่ควรเก็บ ส่วนการวางโครงเรื่อง หลังการเก็บรวบรวมข้อมูลนั้นมีผลดีคือ การที่ได้เห็นข้อมูลทั้งหมดก่อนที่จะวางโครงเรื่อง จะช่วยให้เห็นว่าควรจะวางโครงเรื่องในแนวใดจึงจะเอื้อต่อข้อมูลที่มีอยู่ ประเด็นใดควรกล่าวถึง ประเด็นใดไม่ควรกล่าวถึง วิธีนี้จะช่วยให้การลำดับความมีความสัมพันธ์ต่อเนื่องกันดี

๔. รวบรวมข้อมูล

หากแบ่งตามลักษณะข้อมูลจะแบ่งได้เป็น ๒ ประเภท คือ ข้อมูลเอกสารและข้อมูลสนาม

๔.๑ ข้อมูลเอกสาร (Documentary Data) เป็นข้อมูลที่อยู่ในรูปเอกสาร และหลักฐานต่างๆ เป็นข้อมูลที่มีผู้ค้นคว้าและบันทึกไว้แล้ว ก่อนนำไปอ้างอิงนักศึกษา ควรพิจารณาว่าข้อมูลเหล่านั้นน่าเชื่อถือเพียงไร

หนังสือนับเป็นแหล่งข้อมูลที่สำคัญ โดยทั่วไปหนังสือแบ่งได้เป็น ๒ ประเภท คือ หนังสืออ้างอิง และหนังสือประเภททั่วไป แต่หนังสือที่ใช้ในการทำรายงานมักเป็นหนังสือประเภททั่วไป

หนังสืออ้างอิงเป็นหนังสือที่ให้ความรู้ในเรื่องต่างๆ อย่างกว้างขวาง และมีลักษณะพิเศษ คือ มักจะเรียงลำดับเรื่อง และเสนอเรื่องอย่างเป็นระเบียบ ทำให้ผู้อ่านสามารถค้นคว้าและสะดวกและรวดเร็ว หนังสืออ้างอิงที่ควรรู้จัก มีดังนี้

๔.๑.๑ พจนานุกรม

๔.๑.๒ สารานุกรม

๔.๑.๓ อักขรานุกรม

๔.๑.๔ หนังสือประจำปี

๔.๑.๕ นามานุกรม

๔.๑.๖ ดรรชนี

๔.๑.๗ บรรณานุกรม

หนังสือทั่วไป เป็นหนังสือประเภทตำราหรือเอกสารที่ใช่เอกสารอ้างอิง หนังสือประเภทนี้มีอยู่เป็นจำนวนมาก วิธีง่ายที่สุดในการเลือกคืออ่านสารบัญว่าหนังสือเล่มนั้นมีประเด็นใดบ้างที่ตรงกับเนื้อหาที่ตนต้องการ

๔.๒ ข้อมูลสนาม (Field Data) เป็นข้อมูลที่ผู้ทำรายงานได้มาจากการรวบรวมเองโดยตรง การรวบรวมข้อมูลนี้ทำได้หลายวิธี เช่น การสัมภาษณ์ การสังเกต การให้กลุ่มเป้าหมายตอบแบบสอบถาม การทดลอง ฯลฯ ข้อมูลสนามนี้ผู้ทำรายงานควรพิจารณาเองว่าวิธีใดเหมาะสมที่สุดสำหรับรายงานเรื่องนั้น ๆ

เมื่อได้ข้อมูลมาแล้วก็ต้องจดบันทึกลงในกระดาษบันทึกข้อมูล การจดบันทึกนิยมจดใส่กระดาษแข็ง ขนาด ๓ x ๕" หรือ ๔ x ๖" หรือ ๕ x ๘" โดยผู้จดบันทึกจะกำหนดหัวเรื่องไว้ที่มุมขวา และจัดเรียงตามโครงเรื่องของรายงาน ในส่วนต้นของบัตรบันทึกอาจจะไม่ลงรายการไว้ที่มุมขวา และจัดเรียงตามโครงเรื่องของรายงาน ในส่วนต้นของบัตรบันทึกอาจจะไม่ลงรายการทางบรรณนานุกรมอย่างสมบูรณ์ อาจใส่เฉพาะชื่อผู้เขียน ชื่อหนังสือ หรือเอกสารเลขหน้า การบันทึกข้อมูลควรย่อเอาแต่ละประเด็นสำคัญ หากข้อความใดกระชับดีแล้วอาจคัดลอกข้อความทั้งหมดลงมาใส่เครื่องหมาย "..." ไว้เป็นที่สังเกต

๕. การจัดระเบียบและวิเคราะห์ข้อมูล

เมื่อได้ข้อมูลมาแล้วควรจัดหมวดหมู่ของข้อมูลตามโครงร่างที่ได้วางไว้ นำข้อมูลมาพิจารณาว่าน่าเชื่อถือเพียงใด ข้อมูลนั้นมีลักษณะเป็นข้อเท็จจริง หรือความคิดเห็น ควรทำความเข้าใจเกี่ยวกับข้อมูลนั้นๆ ใช้ความคิดพิจารณาว่าเห็นด้วยหรือไม่ กับข้อมูลนั้น เพราะเหตุใด หลังจากนั้นจึงสรุปโดยใช้เหตุผล

๖. เสนอผลรายงาน

ในการเสนอผลรายงานนั้น ขั้นต้นควรเขียนร่างก่อน โดยการนำความคิดและข้อมูลต่างๆ มาเชื่อมโยงกันให้ผู้อ่านเข้าใจ ควรใช้สำนวนของตนเองมิใช่เพียงแค่รวบรวมข้อเท็จจริง หรือคัดลอกข้อความผู้อื่นมา ในขั้นการร่างนี้ ไม่ควรกังวลในเรื่องการใช้ภาษา ควรมุ่งที่เนื้อหาสาระ เมื่อเขียนเสร็จแล้วจึงอ่านทวน และแก้ภาษาให้สละสลวยภายหลัง พร้อมกับพิจารณารูปแบบของรายงาน เช่น การเขียน อัญพจน์ เชิงอรรถ ว่าถูกต้องหรือไม่ หลังจากนั้นจึงเขียนหรือพิมพ์รายงานให้ถูกต้อง มีรูปแบบและส่วนประกอบของรายงานตามที่สถาบันหรือหน่วยงานกำหนด