แฟ้มพนักงาน ประกอบด้วยอะไรบ้าง

เมื่อมีรายการค้าใดๆ เกิดขึ้นทั้งในและภายนอกกิจการ จะต้องมีการจัดทำเอกสารขึ้นเพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเก็บไว้

เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี โดยตามความหมายของกรมทะเบียนการค้าแยกได้ 3 ประเภท ดังนี้

(1) เอกสารที่จัดทำขึ้น โดยบุคคลภายนอก (น่าเชื่อถือมากที่สุด)

(2) เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก

(3) เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง

ซึ่งโดยทั่วไปเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีทั้งสามประเภทควรต้อง สอดคล้องกับเอกสารที่ต้องจัดทำตามประมวลรัษฎากร หรือ เพื่อการยื่นเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล อย่างถูกต้อง

โดยเอกสารต่างๆ ควรจัดเก็บแยกเป็นแฟ้มๆ ตัวอย่าง ดังนี้
1.แฟ้มข้อมูลกิจการ

2.แฟ้มเอกสารซื้อ

3.แฟ้มภาษีขาย และภาษีซื้อ

4.แฟ้มจ่ายเงิน

5.แฟ้มรับชำระเงิน

6.แฟ้มภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย (กรณีงานบริการ)

7.แฟ้มเงินเดือนและประกันสังคม

8.แฟ้มทะเบียนทรัพย์สิน

9.แฟ้มใบเสร็จและแบบชำระภาษีต่างๆ

10.แฟ้มกระดาษทำการ

11.แฟ้มติดต่องาน

1.แฟ้มข้อมูลกิจการ (Permenent file)

- หนังสือรับรองการจดทะเบียน

- เอกสารการจดทะเบียนบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด

- รายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5)

- รายงานการประชุมประจำปี

- แผนผังองค์กร (Organization chart)

- งบการเงินของปีก่อน

- ภ.ง.ด.50 / ภ.ง.ด.51 ของปีก่อน

- ภ.พ.01, ภ.พ.09, ภ.พ.20

- สัญญาต่างๆ

2.แฟ้มเอกสารซื้อ ประกอบด้วย

2.1 ใบขอซื้อ – Purchase request (pr)

2.2 ใบสั่งซื้อ – purchase order (po) หรือ ใบเสนอราคาผู้มีอำนาจอนุมัติ

2.3 สำเนาใบแจ้งหนี้ / ใบส่งของ / ใบกำกับภาษี

2.4 สำเนาใบลดหนี้ กรณีราคาผิด คืนสินค้า

2.5 สัญญาการจ้าง การรับประกัน

2.6 จดหมายหรืออีเมลสนทนาสั่งซื้อ สั่งจ้าง เป็นต้น

3. แฟ้มภาษีขายและภาษีซื้อ

แฟ้มภาษีขาย ประกอบด้วย

- สำเนาใบกำกับภาษีขาย

- รายงานภาษีขาย

แฟ้มภาษีซื้อ ประกอบด้วย

- ต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ

- รายงายภาษีซื้อ

4. แฟ้มจ่ายเงิน

มี 2 แบบ คือ

payment voucher ใบสำคัญจ่าย

2. Petty cash เงิดสดย่อย

ประกอบด้วย

1. ใบสำคัญจ่าย มีลายเซ็นผู้รับเงิน

2. ใบแจ้งหนี้ / ใบส่งของ / สำเนาใบกำกับภาษี

3. ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน

4. หลักฐานการจ่ายเงิน สลิปโอนเงิน สำเนาเช็ค

5. หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย (50ทวิ)

6. สำเนาบัตรประชาชน (กรณีจ้างบุคคล)

7. ใบรับเงินหรือใบแทนใบเสร็จรับเงิน (กรณีผู้ขายหรือผู้ใช้บริการ “ไม่ยอมออกใบเสร็จรับเงิน”)

8. อื่นๆ เช่น ใบสั่งซื้อ หนังสือจัดจ้าง (ไม่มีก็ได้)

5. แฟ้มรับชำระหนี้

เอกสารในชุดประกอบด้วย

1. ใบสำคัญรับเงิน receipt voucher

2. สำเนาใบเสร็จรับเงิน

3. สำเนาใบแจ้งหนี้ / ใบส่งของ / ใบกำกับภาษีขาย

4. สำเนาใบลดหนี้ขาย / กรณีราคาผิด คืนสินค้า

5. หลักฐานการรับชำระเงิน สำเนาเช็ครับ สลิปการโอน

6. ธุรกิจบริการ สำเนาหนังสือหักภาษี ณ ที่จ่าย (50ทวิ)

7. อื่นๆ เช่น ใบสั่งซื้อ (ถ้ามี)

6. แฟ้มภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย (กรณีงานบริการ)

สำหรับธุรกิจบริการ ลูกค้าจ่ายชำระหนี้ค่าบริการจะต้องหักภาษีเราไว้ 1% 2% 3% หรือ 5%

ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจที่เราให้บริการ

ลูกค้าให้ต้นฉบับกับสำเนาหนังสือภาษีหัก ณ ที่จ่าย (50ทวิ)

- ต้นฉบับเก็บแฟ้มภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย

- สำเนาชุดใบสำคัญรับชำระหนี้

7. แฟ้มเงินเดิม และ ประกันสังคม

ฝ่ายบุคคลจะเป็นผู้จัดทำสรุปการจ่ายเงินเดือนของพนักงานพร้อมทั้งทำแบบ ภ.ง.ด.1 และแบบนำส่งเงินสมทบประกันสังคม (สปส. 1-10) หลังจากกรรมการหรือผู้มีอำนาจลงนามในแบบเรียบร้อย ทำสำเนาเก็บเข้าแฟ้มทุกครั้ง

คุกกี้พื้นฐานที่จำเป็น เพื่อช่วยให้การทำงานหลักของเว็บไซต์ใช้งานได้ รวมถึงการเข้าถึงพื้นที่ที่ปลอดภัยต่าง ๆ ของเว็บไซต์ หากไม่มีคุกกี้นี้เว็บไซต์จะไม่สามารถทำงานได้อย่างเหมาะสม และจะใช้งานได้โดยการตั้งค่าเริ่มต้น โดยไม่สามารถปิดการใช้งานได้

คุกกี้ในส่วนวิเคราะห์ จะช่วยให้เว็บไซต์เข้าใจรูปแบบการใช้งานของผู้เข้าชมและจะช่วยปรับปรุงประสบการณ์การใช้งาน โดยการเก็บรวบรวมข้อมูลและรายงานผลการใช้งานของผู้ใช้งาน

คุกกี้ในส่วนการตลาด ใช้เพื่อติดตามพฤติกรรมผู้เข้าชมเว็บไซต์เพื่อแสดงโฆษณาที่เหมาะสมสำหรับผู้ใช้งานแต่ละรายและเพื่อเพิ่มประสิทธิผลการโฆษณาสำหรับผู้เผยแพร่และผู้โฆษณาสำหรับบุคคลที่สาม