คลื่นการเปลี่ยนแปลงสังคมโลก Show - โลกไร้พรมแดน - เศรษฐกิจเสรี - ธุรกิจข้ามชาติ - หมู่บ้านโลก ปรากฎการณ์ดังกล่าวนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงขององค์กรจากองค์กรขนาดใหญ่เป็นองค์กรขนาดเล็ก ลดขั้นตอนการทำงานลดเอกสารที่ใช้ ลดจำนวนบุคลากร มีการแข่งขันขององค์กร เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า วิวัฒนาการทางการบริหาร การบริหารงานขององค์กรในอดีตจนถึงปัจจุบันมีการปรับ เปลี่ยนหลักทฤษฎีการบริหารมาตามลำดับ ดังนี้ ยุคก่อนสงครามโลก ครั้งที่ 2 ทฤษฎีทางการบริหารที่นำมาใช้ คือ ทฤษฎี Adam Smith จัดแบ่งโครงสร้างหน้าที่การแบ่งงานกันทำและปรัชญา Big is Beautiful มีองค์กรและการผลิตขนาดใหญ่ ผู้ผลิตเป็นผู้กำหนดตลาดสินค้าและบริการ ยุคหลังสงครามโลก ครั้งที่ 2 ทฤษฎีทางการบริหารที่นำมาใช้ คือ ทฤษฎี Kai Zen Demming Philosophy QC Circle ปรัชญาทางการบริหารมุ่งสู่การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน การควบคุมคุณภาพสินค้าและบริการ ตลอดจนการตรวจสอบทุกขั้นตอนการผลิต เพื่อนำไปสู่การแก้ไขข้อบกพร่องในการทำงาน ยุคหลังปี คศ. 1980 ทฤษฎีการบริหารงานที่นำมาใช้ คือ Total Quality Management ISO 9000 Business Process Reengineering ปรัชญาการทำงานมุ่งไปสู่การสร้างสรรค์ประสิทธิภาพการทำงานทุกขั้นตอน การควบคุมคุณภาพสินค้าและบริการตามมาตรฐานที่กำหนด การผลิตที่ไม่กระทบต่อสิ่งแวดล้อม และการรื้อปรับระบบการทำงานใหม่ของระบบธุรกิจ เอกชน แนวคิดการรื้อปรับระบบ (Reengineering) เป็นการปรับเปลี่ยนวิธีคิด วิธีทำงานใหม่ ที่ไม่สนใจการทำงานแบบเดิมที่ผ่านมา เพื่อมุ่งเปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรงและก่อให้เกิดผลงานเพิ่มขึ้นกว่า 10 เท่า เพื่อเพิ่มผลผลิตลดเวลา ลดขั้นตอน ลดเอกสาร และลดค่าใช้จ่ายในการทำงาน ซึ่งระบบธุรกิจเอกชนนำมาใช้ปรับปรุงองค์กรในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาและเริ่มต้นนำมาใช้ในระบบราชการ ขั้นตอนการรื้อปรับระบบ 1. การคิดค้นทบทวนใหม่ (Rethink) 2. การออกแบบกระบวนการทำงานใหม่(Redesign) 3. การเสริมเทคโนโลยี(Retool) 4. การฝึกอบรมบุคลากร(Retrain) การนำแนวคิดการรื้อปรับระบบมาใช้ในระบบราชการเพื่อมุ่งปรับเปลี่ยนทันคติผู้ปฎิบัติงานใหม่ ปรับลดขั้นตอนการทำงานลงเสริมการทำงานและปรับสภาพภูมิทัศน์ให้สวยงาม สะดวกในการทำงานซึ่งเป็นมิติใหม่ของการทำงานการให้บริการของหน่วยราชการ ตัวอย่าง การให้บริการฝากถอนเงินของธนาคาร(แบบเดิม) · การฝากถอนเงินผ่านขั้นตอนหลายขั้นตอน · มีพนักงานหลายคน แบ่งหน้าที่ ฝาก ถอน ตรวจสอบ อนุมัติ ผ่านพนักงานหลายคน · ใช้เวลานานในการฝากถอน · ระบบการตรวจสอบด้วยเอกสาร การใก้บริการฝากถอนเงินของธนาคาร(แบบใหม่) · การฝากถอนเงินมีขั้นตอนลดลง · มีพนักงานคนเดียวทำหลายหน้าที่ ฝากถอนตรวจสอบ อนุมัติด้วยพนักงานคนเดียวกันใช้เวลาลดลง · มีการมอบอำนาจ พัฒนาบุคลากร · มีระบบการตรวจสอบด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ความแตกต่างระหว่างแนวคิด Reengineering กับ Automation - Reengineering เป็นการคิดค้นกระบวนการทำงานใหม่ทั้งระบบองค์การและนำระบบคอมพิวเตอร์มาปรับใช้กับกระบวนการทำงานใหม่ ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นอย่างฉับพลันทันที ประสิทธิภาพสูงหน่วยงานราชการส่วนใหญ่ มักจะเป็นการนำแนวคิด Automation โดยนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้กับกระบวนการทำงานเดิม ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น การทำงานรวดเร็วมากขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น ¨การบริหารงานภายใต้การเปลี่ยนแปลง(Management Of Change)วิสัยทัศน์(VISION) การบริหารงานในอนาคตจำเป็นต้องกำหนดทิศทางขององค์กร ในอนาคต โดยพิจารณาจากสภาพที่เป็นจริง สถานการณ์ลูกค้า เพื่อมุ่งถึงเป้าหมายในอนาคต วิสัยทัศน์ ประกอบด้วย - เป้าหมายในอนาคต - สภาพที่เป็นจริง - ลูกค้า ผู้รับบริการ - สถานการณ์ สิ่งแวดล้อม ปัจจุบันลูกค้าเป็นผู้กำหนดชะตากรรมขององค์การการผลิตสินค้า และบริการเปลี่ยนจากการผลิตจำนวนมากเป็นการผลิตตามความต้องการลูกค้า ผู้บริโภค ลูกค้าจึงมีความสำคัญต่อการอยู่รอดขององค์การ การบริหารงานยุคใหม่ จึงมุ่งสนองตอบต่อลูกค้าเป็นสำคัญ ( Customer Oriented ) พันธกิจ(MISSION) เป็นภารกิจหรือแนวทางนำไปสู่วิสัยทัศน์ เป็นกิจกรรมหลักที่ทำให้วิสัยทัศน์บรรลุผล องค์ประกอบของพันธกิจ - ทำอะไร (WHAT) เป้าหมายคืออะไร - ใครเป็นคนทำ (WHO) ผู้รับผิดชอบคือใคร - ทำอย่างไร (HOW) ให้บรรลุวัตถุประสงค์ ดังนั้น พันธกิจอาจกำหนดไว้หลานด้าน เพื่อตอบสนองต่อวิสัยทัศน์ (เป้าหมายหลัก) ที่กำหนดไว้ * ผลสำฤทธิ์ ( Result) การประเมินผลการทำงานจะประเมินผลสัมฤทธิ์ โดยประเมินทั้งผลผลิต (Output) และผลลัพธ์ (Outcome) - ผลผลิต (Output) เป็นผลที่เกิดขึ้นอย่างเป็นรูปธรรมจากโครงการ เป็นผลที่เกิดขึ้นโดยตรงจากการผลิตสินค้าและบริการ - ผลลัพธ์ (Outcome) เป็นผลกระทบของโครงการ อาจเป็นผลด้านนามธรรมและส่งผลต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวของโครงการโดยตรง ตัวอย่าง โครงการสร้างภาชนะเก็บน้ำ อ่างเก็บน้ำ ผลผลิตได้แก่ ภาชนะ หรือ อ่างเก็บน้ำ ผลลัพธ์ต้องดูว่าประชาชนใช้ภาชนะเก็บน้ำหรือไม่ ใช้น้ำจากอ่างเก็บน้ำหรือไม่ คุณภาพของน้ำเป็นอย่างไร สาเหตุที่ประชาชนไม่นิยมบริโภคน้ำฝนขากภาชนะ เก็บน้ำ หรือไม่ใช้น้ำจากอ่างเก็บน้ำ ซึ่งเป็นการพิจารณาผลลัพธ์ ดังนั้น การบริหารงานภายใต้การเปลี่ยนแปลง จำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายในการดำเนินการ วิธีการที่ทำให้ บรรลุผลตามเป้าหมายที่กำหนดและประเมินผลการดำเนินการที่ผ่านมาว่าบรรลุผลตามเป้าหมายหรือไม่ ซึ่งได้แก่การกำหนดวิสัยทัศน์พันธกิจ และผลสัมฤทธิ์ในการทำงาน ซึ่งจะทำงานไปวันๆ ไร้จุดหมายทิศทาง ดังเช่นอดีตที่ผ่านมาอีกไม่ได้ ¨การปรับกระบวนทัศน์ในการทำงานใหม่ (Paradigm Shiff)· การปรับกระบวนทัศน์ในการทำงานใหม่
เป็นการปรับเปลี่ยนทัศนคติ วิธีคิด วิธีทำงานของคน - การปรับเปลี่ยนทัศนคติของผู้ปฎิบัติงาน ให้มีความเต็มใจในการให้บริการด้วยอัธยาศัยไมตรี มองผู้มาติดต่อเป็นลูกค้า ที่ต้องให้บริการด้วยความสะดวกรวดเร็ว ปรับทัศนคติการทำงานที่ปกป้องตนเอง มาเป็นการทำงานเพื่อมุ่งผลสำเร็จของงานการปรับเปลี่ยนวิธีคิด วิธีทำงานใหม่ ของผู้ปฎิบัติงาน จะเป็นการสร้างสรรค์การทำงานให้ผู้ปฎิบัติงานสามารถทำงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว มีความภูมิใจต่องานที่รับผิดชอบ ตลอดจนลูกค้าหรือประชาชนที่มาคิดต่อเกิดความพอใจ ประทับใจในการให้บริการ ควรปรับเปลี่ยนวิธีคิด วิธีการทำงานใหม่ ดังนี้ · มองประชาชนผู้มาขอรับบริการ หรือผู้มาติดต่อราชการ เป็นลูกค้า · เปลี่ยนการทำงานที่ยึดเบียบปฎิบัติกฎเกณฑ์เคร่งครัดเป็นการทำงานที่ยืดหยุ่นมุ่งผลสำเร็จของงาน · ปรับลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ใช้เอกสารใช้เวลามาก ให้มีขั้นตอนน้อยลง ใช้เอกสารและเวลาน้อยลงเท่าที่ไม่ขัดต่อระเบียบ · การมอบอำนาจในการทำงาน (Delegation) การมอบอำนาจในการทำงานให้แก่เจ้าหน้าที่หรือพนักงานผู้ปฎิบัติงาน จะเป็นผลให้ · เพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน · ตอบสนองลูกค้าได้รวดเร็ว · ลดข้อจำกัดการทำงาน เพิ่มผลผลิตมากขึ้น · การทำงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น · เพิ่มขวัญกำลังใจแก่ผู้ปฎิบัติงาน · การจัดสำนักงาน จัดสภาพภูมิทัศน์ เป็นแนวคิดการจัดสภานที่ทำงาน และสภาพแวดล้อมของสถานที่ทำงานให้เอื้ออำนวยต่อการทำงาน แนวความคิดในการจัดสำนักงาน และจัดสภาพภูมิทัศน์สมัยใหม่ ประกอบด้วย · สำนักงานไร้กระดาษ ลดการใช้เอกสาร มีระบบการจัดเก็บเอกสารที่ทันสมัย · สถานที่ทำงาน สะอาด สวยงาม มีบรรยากาศเอื้ออำนวยต่อการทำงาน · สร้างทีมงาน(Process Team) จัดสถานที่ทำงานเอื้ออำนวยต่อการทำงานเป็นทีม จัดโต๊ะทำงานหันหน้าเข้าหากันเป็นลักษณะการทำงานปรึกษาหารือสถานที่ประชุมสัมมนา · จัดระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Automation Work Flow) นำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ มีระบบโทรศัพท์คอมพิวเตอร์ มาใช้ในการทำงาน เพื่อให้ทำงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว · การจัดสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) แนวทางการดำเนินการสู่สำนักงานไร้กระดาษ เป็นการลดการใช้กระดาษ การจัดเก็บเอกสารและการทำลายเอกสารซึ่งการดำเนินการสู่สำนักงานไร้กระดาษ มีดังนี้ · ปรับปรุงระบบจัดเก็บและทำลายเอกสาร ลดเอกสารได้ร้อยละ 40 โดยจำกัดพื้นที่ จัดเก็บและทำลาย · ปิดประกาศหรือแจ้งเวียนแทนการแจกจ่ายเอกสาร · ใช้เทคโนโลยีในการจัดเก็บ ลดเอกสารได้ร้อยละ 40 ด้วยระบบจัดเก็บเอกสาร Save in Diskettes Filing System ¨การบริหารงานสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาตามแนวทางการบริหารยุคใหม่* การเปลี่ยนแปลงบทบาทองค์กร การบริหารงานภายใต้การเปลี่ยนแปลงองค์กรจำเป็นต้องปรับบทบาทให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลง ดังนี้ * การแบ่งงานตามหน้าที่ (Function) เปลี่ยนไปสู่การทำงานหลายด้าน(Multi-Function) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้แก่ผู้ปฎิบัติงานสามารถทำงานได้หลายหน้าที่ * ถูกควบคุม (Control) เปลี่ยนไปสู่การเพิ่มอำนาจ การบริหารงานเปลี่ยนจากเน้นการควบคุมเป็นการให้อิสระในการทำงานแก่ผู้ปฎิบัติงานมีการตรวจสอบควบคุมน้อยลง * การบริหารงานภายใต้การเปลี่ยนแปลง เป็นการปรับเปลี่ยนการบริหาร หรือทำงานแบบเดิม ไปสู่การบริหารงาแบบใหม่ โดยการปรับเปลี่ยนสู่การบริหารงานยุคใหม่ ประกอบด้วยเงื่อนไข ดังนี้ * สร้างกระบวนการทำงานใหม่ * นำเทคโนโลยีมาใช้ * สร้างวัฒนธรรมการทำงานใหม่ * วิเคราะห์ลูกค้าและสถานการณ์ * มอบอำนาจการตัดสินใจ ขั้นตอนการดำเนินการสู่การบริหารงานยุคใหม่ นอกจากการดำเนินการตามเงื่อนไขดังกล่าวแล้ว ยังมีขั้นตอนการดำเนินการสู่การบริหารยุคใหม่ ประกอบด้วย * สร้างวิสัยทัศน์การบริหารงาน (VISION) กำหนดเป้าหมายในการบริหารงาน การทำงาน * กำหนดพันธกิจ(MISSION) กำหนดแนวทาง ภารหน้าที่ เพื่อบรรลุผลตามเป้าหมาย * กำหนดผลลัพธ์ (OUTCOME) พิจารณาผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการบริหารงาน การทำงาน * สร้างตัวชี้วัด(INDICATOR) เพื่อวัดผลที่เกิดขึ้นตอบสนองต่อเป้าหมายเพียงใด ตัวชี้วัดควรวัดในเชิงรูปธรรมได้ * วัดผลสัมฤทธิ์ เป็นการตรวจสอบผลผลิตและผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น เพื่อนำไปสู่การปรับปรุงทบทวน ขั้นตอนการดำเนินการทำงานของนักบริหารยุคใหม่ |
การบริหารสำนักงาน สมัยใหม่
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 toptenid.com Inc.
