การสร้างตารางมีกี่วิธีอะไรบ้าง

การสร้างตางราง

โปรแกรม Microsoft Word 2010 สามารถสร้างตารางได้ด้วยการเลือกจากตัวเลือกของตารางที่จัดรูปแบบแล้ว

การสร้างตารางด้วยโปรแกรม Microsoft Word 2010 ทำได้หลายวิธีดังนี้

1. การสร้างตารางแบบกำหนดเซลล์อัตโนมัติ การสร้างตารางแบบกำหนดเซลล์อัตโนมัตินั้น โปรแกรม Microsoft Word 2010 จะสามารถกำหนดช่องตารางอัตโนมัติ ซึ่งทำได้ดังนี้
   • วางเคอร์เซอร์บนตำแหน่งที่ต้องการสร้างตาราง
   • คลิกคำสั่ง ตาราง (Table) บนริบบอน แทรก (Insert)
   • ลากเมาส์กำหนดจำนวนแถวและคอลัมน์ที่ต้องการ
   • ได้ตารางที่กำหนดไว้ตามต้องการ
2. การสร้างตารางแบบกำหนดเอง เป็นการสร้างตารางด้วยการใส่จำนวนคอลัมน์และจำนวนแถวตามต้องการ สามารถทำได้ดังนี้
   • วางเคอร์เซอร์บนตำแหน่งที่ต้องการสร้างตาราง
   • คลิกคำสั่ง ตาราง (Table) บนริบบอน แทรก (Insert)
   • เลือกคำสั่ง แทรกตาราง (Insert Table)
   • ใส่จำนวนคอลัมน์ที่ต้องการในช่อง จำนวนคอลัมน์ และใส่จำนวนแถวที่ต้องการในช่องจำนวนแถว
   • คลิก ตกลง (OK) จะได้ตารางที่ต้องการ
3. การสร้างตารางแบบวาดตาราง เป็นการวาดเส้นต่อกันเพื่อกำหนดขนาดตาราง ขนาดแถวและขนาดคอลัมน์ การสร้างตารางด้วยวิธีนี้มีข้อดีคือ สามารถกำหนดตารางได้ตามรูปแบบที่ต้องการ ช่องตารางไม่จำเป็นต้องเท่ากันทำได้ดังนี้
   • วางเคอร์เซอร์บนตำแหน่งที่ต้องการสร้างตาราง
   • คลิกคำสั่ง ตาราง (Table) บนริบบอน แทรก (Insert)
   • คลิกคำสั่ง วาดตาราง (Draw Table) แล้วจะเห็นเมาส์เปลี่ยนเป็นรูปปากกา
   • คลิกเมาส์ลากปากกาเป็นเส้นตารางตามที่เราต้องการ
4. การสร้างตารางโดยแปลงข้อความเป็นตาราง เป็นวิธีสร้างตารางที่ไม่ยุ่งยากสำหรับผู้ที่ไม่ได้สร้างตารางก่อนพิมพ์ข้อความ ซึ่งวิธีนี้เราต้องพิมพ์ข้อความที่จะเป็นตารางก่อน โดยการสร้างตารางด้วยการแปลงข้อความเป็นตารางทำได้ดังต่อไปนี้
   • ลากเมาส์คลุมข้อความที่ต้องการสร้างตาราง
   • คลิกปุ่มคำสั่งตาราง (Table) บนริบบอน แทรก (Insert)
   • คลิกคำสั่ง แปลงข้อความตาราง (Convert Text to Table)
   • จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ แปลงข้อความตาราง ให้คลิกปุ่ม ตกลง (OK)
   • โปรแกรมจะแบ่งคอลัมน์และแถวตามที่เราพิมพ์ข้อความไว้ และจะได้ตารางที่ต้องการ
5. การแทรกตารางด้วยกระดาษคำนวณ Excel เป็นการแทรกตารางที่นำรูปแบบเซลล์ของ โปรแกรม Excel มาใช้งาน ที่สามารถคำนวณตัวเลขได้ตามต้องการ ทำได้ดังนี้
   • วางเคอร์เซอร์บนตำแหน่งที่ต้องการสร้างตาราง
   • คลิกคำสั่ง ตาราง (Table) บนริบบอน แทรก (Insert)
   • คลิกคำสั่ง กระดาษคำนวณ Excel
   • จะปรากฏหน้าต่างโปรแกรม Excel ขึ้นมาให้ลากเมาส์ที่มุมล่างด้านขวาเพื่อกำหนดจำนวนคอลัมน์และจำนวนแถวที่เราต้องการ
   • พิมพ์ข้อความลงในตาราง เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกเมาส์นอกหน้าต่างโปรแกรม Excel
   • ได้ตารางตามที่เราสร้างขึ้น
6. การสร้างตารางแบบใส่ตารางด่วน เป็นการสร้างตารางที่โปรแกรมได้จัดเตรียมตารางสำเร็จรูป ทั้งรูปแบบตาราง แบบอักษร สีสันต่างๆ ในตาราง ไว้เรียบร้อยแล้ว ให้เลือกรูปแบบและพิมพ์ข้อความลงในตารางที่เลือก ทำได้ดังนี้
   • วางเคอร์เซอร์บนตำแหน่งที่ต้องการสร้างตาราง
   • คลิกคำสั่ง ตาราง (Table) บนริบบอน แทรก (Insert)
   • คลิกคำสั่ง ตารางด่วน (Quick Table) เลือกรูปแบบตารางที่เราต้องการ

การกรอกข้อมูลลงในตาราง

เมื่อสร้างตารางแล้วการป้อนข้อมูลในตารางที่สร้างขึ้น ทำได้ดังนี้

1. ลากเมาส์ คลุมตารางที่เราสร้าง
2. กำหนดรูปแบบอักษรและขนาดอักษรที่ต้องการที่คำสั่ง Font บนริบบอน หน้าแรก (Home)
3. คลิกในเซลล์ที่เราต้องการและพิมพ์ข้อความลงไป
4. กดคีย์ลูกศรบนคีย์บอร์ดเพื่อเลื่อนไปยังเซลล์อื่นที่เราต้องการพิมพ์ต่อไป
5. กดพิมพ์เอกสารครบถ้วนแล้วให้คลิกเมาส์นอกตาราง

การจัดตำแหน่งข้อความ

หลังจากกรอกข้อความลงในตารางเรียบร้อยแล้ว เราอาจจะจัดตำแหน่งข้อความในตารางให้สวยงาม สามารถทำได้ดังนี้

1. เลือกข้อมูลที่เราต้องการจัดตำแหน่ง
2. คลิกปุ่มจัดตำแหน่งที่เราต้องการ เช่น ต้องการจัดกึ่งกลาง
3. สามารถจัดตำแหน่งให้กับเซลล์อื่นๆ ได้ตามต้องการเพื่อความสวยงามของเอกสาร

การปรับขนาดของตาราง

การสร้างตารางถ้ามีขนาดไม่ตรงกับความต้องการ สามารถที่จะปรับขนาดความกว้างของตารางได้หลายวิธีดังนี้

            การปรับความกว้างของคอลัมน์ในตาราง

ผู้ใช้สามารถปรับความกว้างของตารางได้โดยคลิกแล้วลาก บนไม้บรรทัดเพื่อปรับความกว้างของตาราง  หรือนำเมาส์ไปวางที่คอลัมน์ในตารางที่ต้องการปรับ คลิกเมาส์ค้างไว้และเลื่อนไปทางซ้ายหรือขวาเพื่อปรับขนาดความกว้างของคอลัมน์ในตาราง

            การปรับความสูงของแถวในตาราง

สามารถปรับบนไม้บรรทัดได้แบบเดียวกับการปรับความกว้างของตาราง หรือนำเมาส์ไปวางที่แถวในตารางที่ต้องการปรับ คลิกเมาส์ค้างไว้และเลื่อนไปด้านบนหรือด้านล่างเพื่อปรับขนาดความสูงของแถวในตาราง

            การปรับความกว้างทั้งตาราง

สามารถทำได้โดยการคลิกลางเมาส์ที่มุมล่างด้านขวาของตาราง เพื่อปรับขยายความกว้างหรือลดขนาดตารางตามที่เราต้องการ

            การใส่รูปแบบตารางสำเร็จรูป

การออกแบบตารางโดยสร้างตารางให้เสร็จก่อน แล้วจึงคลิกที่ตารางจะปรากฏ Ribbon Design จากนั้นให้ปรับแต่งโดยการปรับในส่วน Table Style Option โดยจะส่งผลกับ Table Styles ซึ่งเป็นการเลือกรูปแบบอัตโนมัติ ให้คลิกเลือกปุ่ม More จะปรากฏรูปแบบตารางขึ้นมา ให้เลือกแบบที่ต้องการ ซึ่งสามารถดเลือกใช้งานได้ทันที

การเพิ่มจำนวนแถวหรือคอลัมน์

ในกรณีตารางที่เราสร้างขึ้นมีจำนวนแถวหรือคอลัมน์ไม่เพียงพอกับข้อมูลที่มีอยู่ เราก็สามารถเพิ่มแถวและคอลัมน์ได้ตามต้องการ สามารถทำได้ดังนี้

1. วางเคอร์เซอร์ไว้ที่เซลล์ที่ต้องการจะเพิ่มแถวหรือเพิ่มคอลัมน์
2. คลิกปุ่มคำสั่ง แทรกด้านขวา (Insert Right) เมื่อต้องการเพิ่มคอลัมน์ บนริบบอน เค้าโครง (Layout)
3. หรือคลิกปุ่มคำสั่ง แทรกด้านล่าง (Insert Below) เมื่อต้องการเพิ่มแถวบนริบบอน เค้าโครง (Layout) หรือ คลิกเมาส์ขวาจะปรากฏเมนูย่อย ให้เลือกที่ Insert แล้วเลือกว่าแทรกแถวหรือคอลัมน์

การผสานและแยกเซลล์

1. การผสานเซลล์ เป็นการรวมเซลล์ที่เราเลือกไว้เป็นเซลล์เดียวกัน โดยสามารถทำได้ดังนี้
   • ลากเมาส์คลุมเซลล์ที่ต้องการผสาน
   • คลิกปุ่มคำสั่ง ผสานเซลล์ (Merge cells) บนริบบอน เค้าโครง (Layout)
2. การแยกเซลล์ เป็นการแยกเซลล์ที่เราเลือกไว้เป็นหลายเซลล์ ซึ่งเราสามารถที่จะกำหนดจำนวนแถวหรือคอลัมน์ได้ตามต้องการ สามารถทำได้ดังนี้
   • วางเคอร์เซอร์ไว้ในเซลล์ที่ต้องการแยก
   • คลิกปุ่มคำสั่ง แยกเซลล์บอริบบอนเค้าโครง (Layout)
   • ใส่จำนวนแถวและคอลัมน์ที่ต้องการในไดอะล็อกบ็อกซ์ การแยกเซลล์
   • คลิกปุ่ม ตกลง (OK)

การลบเซลล์ที่ไม่ต้องการ

หากสร้างตารางเรียบร้อยแล้วพบว่ามีเซลล์ แถว หรือคอลัมน์ ที่เราไม่ต้องการใช้ และต้องการลบออกไปเราสามารถทำได้ดังนี้

1. วางเคอร์เซร์ไว้ในเซลล์ที่เราต้องการลบ
2. คลิกปุ่มคำสั่ง ลบ (Delete) บนริบบอน เค้าโครง (Layout)
3. เลือกคำสั่งดังนี้

• ลบเซลล์ (Delete Cells) เมื่อต้องการลบเซลล์นั้น
• ลบคอลัมน์ (Delete Columns) เมื่อต้องการลบทั้งคอลัมน์ที่เคอร์เซอร์อยุ่
• ลบแถว (Delete Rows) เมื่อต้องการลบทั้งแถวที่เคอร์เซอร์อยู่
• ลบตาราง (Delete Table) เมื่อต้องการลบทั้งแถว

1. ปรากฏไดอะล็อกบ็อก ลบเซลล์ (Delete Cells) ให้เลือกดังนี้

• Shift cells left เมื่อต้องการเลื่อนเซลล์มาทางซ้าย
• Shift cells up เมื่อต้องการเลื่อนเซลล์ขึ้น
• Delete entire row เมื่อต้องการลบทั้งแถว
• Delete entire column เมื่อต้องการลบทั้งคอลัมน์

การกำหนดเส้นขอบของตาราง

เมื่อสร้างตารางเสร็จแล้ว สามารถกำหนดคุณลักษณะให้กับเส้นขอบของตารางเพื่อเพิ่มความสวยงามให้กับเอกสารของเราได้ ทำได้ดังนี้

1. คลิกปุ่มคำสั่ง วาดตารางบนริบบอนออกแบบ (Design)
2. เลือกรูปแบบเส้นที่กลุ่มคำสั่ง Line Style
3. เลือกความหนาของเส้นที่กลุ่มคำสั่ง Line Weight
4. เลือกสีเส้นที่ปุ่ม Pan Color
5. ลากเมาส์วาดลงบนเส้นที่ต้องการ
6. เส้นตารางจะเปลี่ยนได้ตามที่เราวาด

การวาดตารางเส้นทแยง

การวาดเส้นทแยงในตารางมีขั้นตอนการทำได้ดังนี้

1. คลิกปุ่มคำสั่ง วาดตาราง บนริบบอนออกแบบ (Design)
2. เลือกรูปแบบเส้นที่กลุ่มคำสั่ง Line Style
3. เลือกความหนาของเส้นที่กลุ่มคำสั่ง Line Weight
4. เลือกสีเส้นที่ปุ่ม Pan Color
5. ลากเมาส์วาดลงบนเส้นที่ต้องการ

การคำนวณในตาราง

การคำนวณในตาราง ทำได้โดยคลิกเซลล์ที่ต้องการรวม แล้วเลื่อนแท็บบริบท Layout และคลิกปุ่ม Formula แล้วป้อนสูตรคำนวณ

การผสานตาราง

การผสานเซลล์แถว (แนวนอน) ทำได้ดังนี้

หน่วยที่ 5 การสร้างแบบฟอร์มเอกสาร