จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

สำหรับบทความนี้จะพูดถึงการเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม Microsoft Word โดยจะเริ่มต้นที่การสร้างเอกสารใหม่นะครับ ซึ่งการสร้างเอกสารใหม่ในโปรแกรม Microsoft Word จะมีอยู่ 2 รูปแบบด้วยกัน คือ การสร้างเอกสารแบบว่างเปล่า และการสร้างเอกสารจากแม่แบบหรือเทมเพลทนั่นเอง

การสร้างเอกสารแบบว่างเปล่า

การสร้างเอกสารแบบว่างเปล่า ก็คือการสร้างหน้าเอกสารขึ้นมาใหม่โดยที่ไม่มีอะไรอยู่ในนั้นเลย และเราจะเป็นคนกำหนดโครงสร้างและใส่เนื้อหาในเอกสารชิ้นนั้นด้วยตัวเองทั้งหมด

เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word 2019 ขึ้นมาแล้ว ที่แท็บ Home ในหัวข้อ New ให้คลิกที่ Blank document เพื่อสร้างเอกสารว่าง ๆ ขึ้นมา

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

หรือจะคลิกที่แท็บ New แล้วคลิกที่ Blank document ก็ได้เช่นกัน

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

ก็จะได้หน้าเอกสารว่าง ๆ ที่ยังไม่มีเนื้อหาและยังไม่ได้กำหนดโครงสร้างใด ๆ เลย

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

การสร้างเอกสารโดยใช้แม่แบบหรือเทมเพลท

การสร้างเอกสารโดยใช้แม่แบบก็คือการสร้างเอกสารจากแม่แบบที่ทาง Microsoft ได้สร้างไว้ให้แล้วซึ่งมีหลายรูปแบบให้เลือก ให้เรานำมาปรับแต่งเนื้อหาเอาเอง เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการทำงาน โดยมีขั้นตอนดังนี้

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมาให้คลิกที่แท็บ New จะมีเทมเพลทให้เลือกใช้งานมากมาย โดยสามารถคลิกเลือกให้แสดงเทมเพลทตามหมวดหมู่ก็ได้ หรือจะพิมพ์คำค้นหาในช่อง Search for online templates ก็ได้

คลิกเลือกเทมเพลทที่ต้องการใช้งาน แล้วคลิก Create

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

ก็จะได้ไฟล์เอกสารที่มีการจัดรูปแบบอย่างสวยงามไว้ให้เราใช้แล้ว เราสามารถแก้ไขเนื้อหาในเอกสารได้ตามต้องการ

มุมมองต่าง ๆ ในเอกสาร Word

Microsoft Word สามารถแสดงมุมมองเอกสารได้หลากหลายแบบเพื่อความสะดวกในการทำงาน โดยสามารถเลือกมุมมองต่าง ๆ ได้ที่แท็บ View

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

โดยมุมมองต่าง ๆ มีรายละเอียดดังนี้

มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ Print Layout

มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ (Print Layout) เป็นมุมมองเริ่มต้นที่เราจะได้เห็นทุกครั้งที่สร้างเอกสารใหม่ เป็นมุมมองที่แสดงผลลัพธ์เหมือนเอกสารที่จะพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ โดยจะแสดงเลขหน้า หัวกระดาษท้ายกระดาษ เป็นต้น ตามที่เรากำหนดไว้

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

มุมมองการอ่านแบบเต็มหน้าจอ Read Mode

มุมมองการอ่านแบบเต็มหน้าจอ (Read Mode) เป็นมุมมองที่แบ่งหน้าเอกสารออกเป็น 2 หน้า และจัดเอกสารโดยอัตโนมัติ ให้ผู้ใช้งานสามารถอ่านได้ง่ายเหมือนกับหน้าหนังสือ

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

มุมมองเค้าโครงเว็บ Web Layout

มุมมองเค้าโครงเว็บ (Web Layout) เป็นมุมมองที่แสดงผลคล้ายหน้าเว็บเพจ เป็นมุมมองสำหรับอ่านและค้นหาหัวข้อในเอกสารได้ง่าย

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

มุมมองเค้าร่าง Outline

มุมมองเค้าร่าง (Outline) เป็นมุมมองที่แสดงเฉพาะข้อความในเอกสารเท่านั้น โดยแสดงเป็นโครงสร้างของเอกสารว่าประกอบด้วยหัวข้ออะไรบ้าง และแต่ละหัวข้อมีหัวข้อย่อยลงไปอีกกี่ระดับ เหมาะสำหรับใช้จัดลำดับการนำเสนอเนื้อหา

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

มุมมองแบบร่าง Draft

มุมมองแบบร่าง (Draft) เป็นมุมมองที่แสดงเอกสารแบบร่าง เพื่อให้แก้ไขได้อย่างรวดเร็ว โดยซ่อนองค์ประกอบบางส่วนไว้ เช่น หัยกระดาษ/ท้ายกระดาษ เป็นต้น

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

การเปิดใช้งานไม้บรรทัด

ถ้าต้องการเปิดใช้งานไม้บรรทัดเพื่อกำหนดระยะเอกสารได้แม่นยำ สามารถทำได้ดังนี้

  1. คลิกที่แท็บ View
  2. ติ๊ก ☑ ที่หน้าคำสั่ง Ruler เพื่อเปิดใช้งานไม้บรรทัด

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

ไม้บรรทัดจะปรากฏที่ด้านบนและด้านซ้ายของเอกสาร

ถ้าต้องการปิดใช้งานไม้บรรทัดก็สามารถทำได้โดยติ๊กเครื่องหมาย ☑ ที่หน้าคำสั่ง Ruler ออกไป

การเปิดใช้งานเส้นตาราง Gridlines

ถ้าต้องการแสดงเส้นตารางหรือเส้นกริด Gridlines ในเอกสาร สามารถทำได้ดังนี้

  1. คลิกที่แท็บ View
  2. ติ๊ก ☑ ที่หน้าคำสั่ง Gridlines

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

เส้นตารางหรือเส้นกริดจะปรากฏในเอกสาร ถ้าไม่ต้องการแสดงก็ใหัติ๊ก ☑ หน้าคำสั่ง Gridlines ออกไป

การใช้งานหน้าต่างนำทาง Navigation Pane

บานหน้าต่างนำทาง หรือ Navigation Pane เป็นเครื่องมือที่อำนวยความสะดวกให้เราค้นหาส่วนต่าง ๆ ในเอกสารได้ง่ายขึ้น ในกรณีที่เอกสารของเรามีเนื้อหาจำนวนมาก โดยการเปิดใช้งาน Navigation Pane สามารถทำได้ดังนี้

  1. คลิกที่แท็บ View
  2. ติ๊ก ☑ ที่หน้าคำสั่ง Navigation Pane

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

Navigation Pane จะปรากฏที่ด้านซ้ายของเอกสาร ให้เราสามารถใช้งานได้ โดยมี 3 แท็บให้ใช้งาน ดังนี้

Headings

แท็บ Headings เป็นแท็บที่ใช้แสดงหัวข้อของเอกสาร เราสามารถคลิกที่ชื่อหัวข้อเพื่อไปยังหัวข้อนั้น ๆ ในเอกสารได้ทันที

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

Pages

แท็บ Pages เป็นแท็บที่ใช้แสดงหน้าเอกสารแบบย่อพอให้มองออกว่าเห็นหน้าไหน และจะมีหมายเลขกำกับ เราสามารถคลิกที่รูปย่อที่แสดงเพื่อไปยังหน้านั้น ๆ ในเอกสารได้อย่างรวดเร็ว

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

Results

แท็บ Results เป็นแท็บสำหรับใช้ค้นหาคำที่ปรากฏในเอกสาร เมื่อคลิกแท็บนี้ เราสามารถป้อนคำค้นที่ต้องการในช่อง Search document ด้านบน เพื่อค้นหาได้เลย ถ้ามีผลลัพธ์ที่ตรงกับคำค้น จะปรากฏที่ด้านล่าง

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

เราสามารถคลิกที่ผลลัพธ์เพื่อไปยังส่วนนั้น ๆ ในเอกสารได้ทันที

การเปิดเอกสารอื่น ๆ ขึ้นมาดูหรือแก้ไข

ในขณะที่เราเปิดใช้โปรแกรม Microsoft Word อยู่นั้น ถ้าต้องการเปิดเอกสารอื่นที่เคยสร้างไว้ก่อนมาดูหรือแก้ไข สามารถทำได้โดยการกดปุ่ม Ctrl + O บนคีย์บอร์ด หรือคลิกที่แท็บ File

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

แล้วคลิกที่เมนู Open

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

คลิกที่แท็บ Recent ด้านซ้าย แล้วเลือกเปิดเอกสารที่เคยเปิดมาก่อนหน้านี้ที่ด้านขวา

หรือจะคลิกที่ This PC หรือ Browse เพื่อไปเลือกเปิดเอกสารอื่น ๆ ในเครื่องก็ได้ (ในตัวอย่างคลิก Browse)

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

เข้าไปเลือกไดรฟ์ โฟลเดอร์ และเอกสารที่ต้องการเปิด

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

แล้วคลิกปุ่ม Open

เอกสารที่เลือกจะถูกเปิดขึ้นมาตามที่ต้องการ

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

สามารถดูหรือแก้ไขได้ตามที่ต้องการ

การบันทึกเอกสาร

เมื่อเสกสรรค์เนื้อหาในเอกสารเรียบร้อยแล้ว สิ่งหนึ่งที่ขาดไม่ได้เลยก็คือ การบันทึกเอกสาร เพราะถ้าไม่บันทึก ก็ไม่รู้ว่าจะสร้างเอกสารขึ้นมาทำไม จริงไหมครับ โดยการบันทึกเอกสาร Word สามารถทำได้โดยการกดปุ่ม Ctrl + S บันคีย์บอร์ด หรือคลิกแท็บ File แล้วคลิกเมนู Save หรือจะคลิกที่สัญลักษณ์

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word
ที่มุมบนด้านซ้ายของโปรแกรมก็ได้เช่นกัน

ในกรณีที่เป็นการเปิดเอกสารเก่าขึ้นมาแก้ไข โปรแกรมจะทำการบันทึกเอกสารไว้ที่เดิม

แต่ถ้าเป็นการสร้างเอกสารใหม่โดยยังไม่มีการบันทึกไว้ที่ไหนเลย โปรแกรมจะแสดงตัวเลือกสำหรับการบันทึกออกมาให้เลือก

โดยถ้าเป็นการบันทึกเอกสารใหม่ เมนู Save As จะถูกเลือกโดยอัตโนมัติ

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

ให้คลิกที่ Browse เพื่อเลือกที่บันทึกไฟล์

จงบอกขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน โปรแกรม microsoft word

ให้เลือกไดรฟ์ และโฟลเดอร์ที่ต้องการบันทึกไฟล์ ตั้งชื่อไฟล์ที่ช่อง File name และเลือกประเภทเอกสารที่ต้องการบันทึก ซึ่งถ้าบันทึกเป็นเอกสาร Word ตามปกติ ก็เลือกเป็น Word Document ได้เลย เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Save เพียงแค่นี้ก็เรียบร้อย