ส่วนประกอบของแผ่นงาน worksheet

Microsoft Excel 2007 Microsoft Excel 2007 เป็ นโปรแกรมประเภทสเปรตชีต (spreadsheet) มีลกั ษณะเป็ นตาราง เหมาะสาหรับเก็บบันทึกข้อมูลที่ เป็ นตัวเลขลงในแต่ละช่องของตาราง หรื อ “เซล” (Cell) เพื่อนาข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์หรื อคานวณค่า โดยอ้างอิงจากตาแหน่งของ เซล และใช้กระบวนการทางคณิ ตศาสตร์ มาคานวณหาผลลัพธ์ได้โดยอัตโนมัติ พื้นที่การทางานของ Excel จะมีลกั ษณะเป็ นช่องตารางซึ่ งประกอบด้วยคอลัมน์ (Column) หรื อแถวแนวตั้ง ซึ่ งเริ่ มจาก คอลัมน์ A ไปจนถึงคอลัมน์ XFD นับรวมได้ 16,384 คอลัมน์ และแถว (Row) หรื อแถวแนวนอน ซึ่ งมีจานวนถึง 1,048,576 แถว ตารางที่แสดงในหน้าจอหนึ่งๆ เรี ยกว่า “เวิร์กชีต” (Worksheet) ซึ่ งในไฟล์ Excel หนึ่งไฟล์จะมีเวิร์กชีตหลายหน้าก็ได้ เราเรี ยกไฟล์ Excel ว่า “เวิร์คบุ๊ค” (Workbook) ซึ่ งเปรี ยบเสมือนสมุด 1 เล่ม ที่มีหน้ากระดาษหลายๆ หน้านัน่ เอง

ส่ วนประกอบของ Workbook (สมุดงาน) Microsoft Office

Ribbon

Quick Access Toolbar

Title bar

-

 ปุ่ ม Microsoft Office แสดงเมนูที่ใช้จดั การไฟล์ทวั่ ไป เช่น New, Open, Save as, Print และ Publish เป็ นต้น  Quick Access Toolbar แสดงปุ่ มคาสั่งที่ใช้บ่อย ๆ โดยปกติค่าเริ่ มต้น จะแสดงเครื่ องมือ Save, Undo และ Redo ซึ่ งเราะ สามารถกาหนดเครื่ องมืองในส่ วนนี้เองได้  Title bar แสดงชื่อเวิร์กบุ๊คที่ใช้งานอยูแ่ ละชื่อโปรแกรม ในที่น้ ีคือ Microsoft Excel

2

 Ribbon เป็ นกลุ่มคาสั่งที่เก็บเครื่ องมือออกเป็ นหมวดหมู่ โดยแสดงเป็ นแท็บ แทนที่การเรี ยกใช้เมนู คาสั่งต่าง ๆ ในเวอร์ ชนั่ ก่อน ๆ  Contextual tabs เป็ นแท็บพิเศษที่จะแสดงเมื่อใส่ ออบเจ็คลงในเวิร์กชีต เช่น เมื่อแทรก WordArt โปรแกรมจะแสดง Drawing Tools ด้านบนและมีแท็บ Format ที่ใช้สาหรับตั้งค่า WordArt แสดงอยูด่ า้ นล่าง  Worksheet หรื อแผ่นงานเป็ นตารางที่ใช้เก็บข้อมูลลงไป ซึ่ งเราสามารถเพิ่มจานวนเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊คได้ตามต้องการ  View Shortcuts หรื อมุมมองเอกสาร จะแสดงมุมมอมของเอกสารในลักษณะต่าง ๆ  Zoom และ Zoom Slider แสดงเครื่ องมือย่อ-ขยายหน้าจอ โดยเลือกขนาดตามเปอร์ เซ็นต์ที่ตอ้ งการ ย่อ-ขยาย หรื อเลื่อนสไล เดอร์ ที่เครื่ องมือ Zoom Slider ตามต้องการ

ส่ วนประกอบหลักของ Worksheet เวิร์กชีตคือแผ่นงานหรื อพื้นที่สาหรับเก็บข้อมูลของ Excel ซึ่ งจะมีลกั ษณะเหมือนสมุดบัญชีที่มีการตีช่องตารางเพื่อให้กรอกข้อมูลลง ไปในแต่ละช่องได้ง่ายขึ้น มีรายละเอียด ดังนี้ Formula bar(

Name box(

)

)

Column( Active Cell(

) )

Cell(

)

Row(

)

 Formula bar แถบสู ตรคานวณที่ใช้สาหรับใส่ สูตร แก้ไข และแสดงสู ตรคานวณของเซลที่เลือก  Row (แถว) พื้นที่ของแถวแนวนอนจากบนลงล่าง เริ่ มจากแถวที่ 1 ไปจนถึงแถวที่ 1,048,576 มีท้ งั หมดล้านกว่าแถว  Column (คอลัมน์) พื้นที่ของคอลัมน์แนวตั้งจากซ้ายไปขวา เริ่ มจากคอลัมน์ A ไปจนถึงคอลัมน์ XFD รวมทั้งหมด 16,384 คอลัมน์

3

 Cell (เซล) คือช่องตารางที่เป็ นจุดตัดระหว่าง Row และ Column ซึ่ งจะเรี ยกชื่อเซลจากชื่อคอลัมน์ ตามด้วยหมายเลขแถว เช่น จุดตัดที่คอลัมน์ A ในแถวที่ 10 จะเรี ยกว่าเซล “A10” เป็ นต้น  Active cell คือตาแหน่งเซลที่เลอกใช้งานปัจจุบนั สังเกตได้จากเส้นขอบหนา ๆ ที่แสดงอยูร่ อบเซล  Name Box (กล่องชื่อ) คือตาแหน่งเซลที่เลือกและชื่อเซลล์ที่กาหนดขึ้นมาใหม่ เมื่อคลิกในเซลใดจะแสดงชื่อเซลในช่องนี้ และสามารถกรอกชื่อเซลเพื่อกระโดดไปยังเซลที่อยูไ่ กล ๆ ได้  Sheet Tab แท็บแสดงชื่อของเวิร์กชีต เริ่ มแรกเมื่อสร้างเวิร์กบุ๊คเข้ามาใหม่จะมีแค่ 3 เวิร์กชีต คือ Sheet1, Sheet2 และ Sheet3 สามารถเปลี่ยนชื่อชีตและเพิ่มจานวนชีตใหม่ได้โดยคลิกที่แท็บชีตว่าง ๆ สี ขาวสุ ด

การทางานกับ Workbook เมื่อเราเปิ ดโปรแกรม Excel เข้ามาครั้งแรกจะมี Workbook (เวิร์กบุค๊ ) ว่าง ๆ ให้ใช้งานอยู่ 1 เวิร์กบุ๊ค และมี Worksheet (เวิร์กชีต) ให้ ใช้งานเริ่ มต้นที่ 3 เวิร์กชีต ซึ่ งเราสามารถใช้งานได้เลย หรื อจะเพิ่มเวิร์กชีตใหม่เข้ามาก็ได้โดยไม่จากัดจานวน สาหรับการสร้างเวิร์ก บุ๊คใหม่ทาได้ ดังนี้ Microsoft office

New (

)

สร้ างเวิร์กบุ๊คใหม่จากเทมเพลต เวิร์กบุ๊คเทมเพลตคือ เวิร์กบุ๊คที่มีการเตรี ยมเนื้อหาบางส่ วน หรื อออกแบบเอกสารตามรู ปแบบมาตรฐานทัว่ ไป เช่น ใบกากับ ภาษี (Invoice) แบบฟอร์ มกรอกค่าใช้จ่ายส่ วนตัว เป็ นต้น ซึ่ งนามาใช้งานหรื อดัดแปลงเนื้อหาบางส่ วนเพิ่มเติมได้ตามความเหมาะสม โดยเลือกใช้เทมเพลต ได้ดงั นี้

4

สร้ างเวิร์กบุ๊ คจากเทมเพลตออนไลน์ หากต้องการเอกสารในรู ปแบบใหม่ ๆ ที่ออกแบบไว้ตามแบบมาตรฐานที่นิยมใช้งานกันทัว่ ไป ก็สามารถเข้าไปดาวน์โหลด เพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์ Microsoft Office Online ได้ โดยที่คุณต้องเชื่อมต่ออินเทอร์ เน็ตก่อนแล้วเข้าไปดาวน์โหลดได้ดงั นี้ Microsoft office New ( )

5

การกรอกข้ อมูลในเซล เมื่อเข้าสู่ Excel โปรแกรมจะสร้างเวิร์กบุ๊คใหม่ให้โดยอัตโนมัติพร้ อมทั้งตั้งชื่อว่า “Book1” โดยจะเริ่ มการทางานที่ “Sheet1” และเซล ใส่ ข้อมูลในเซล

Enter

1. คลิกเลือกเซลที่จะใส่ ขอ้ มูล 2. พิมพ์ขอ้ ความที่ตอ้ งการแล้วกดคีย ์ Enter หรื อกดลูกศร 4 ทิศ บนแป้ นพิมพ์เพื่อไปป้ อนข้อมูลในเซลอื่นในทิศทางต่าง ๆ ได้ต่อเนื่อง โดยไม่ตอ้ งกดคีย ์ Enter เช่น จะพิมพ์ขอ้ มูลทางขวาก็กดลูกศรขวา ไปรอรับค่าได้ เลือกกลุ่มเซลก่ อนพิมพ์ การใส่ ขอ้ มูลด้วยวิธีน้ ีจะเป็ นการเลือกเซลเป้ าหมายที่คุณจะใส่ ขอ้ มูลไว้ล่วงหน้าก่อน จากนั้นค่อยพิมพ์ขอ้ มูลลงไปในเซลที่ เลือกเอาไว้ดงั ภาพ

Enter

Enter

ป้อนข้ อมูลหลาย ๆ เซลพร้ อมกัน หากต้องการป้ อนข้อมูลที่เหมือนกันหลาย ๆ เซลพร้อมกันทีเดียว เพื่อความสะดวกคุณอาจพิมพ์ขอ้ มูล ทีเดียวแล้วให้ใส่ ไป หลาย ๆ เซลได้โดยไม่ตอ้ งพิมพ์ซ้ าหรื อสั่งก็อปปี้ ให้เสี ยเวลา สามารถทาได้ ดังนี้

6

Ctrl

Ctrl+Enter

ป้อนข้ อมูลพร้ อมกันหลาย ๆ เวิร์กชี ต นอกจากการป้ อนข้อมูลพร้อมกันทีเดียวหลาย ๆ เซลแล้ว เราสามารถป้ อนข้อมูลพร้อมกันหลาย ๆ เวิร์กชีตได้ ซึ่ งอาจจะใช้ ในกรณี ในแต่ละเวิร์กชีตนั้นมีโครงสร้างของข้อมูลที่เหมือนกัน อาจจะแตกต่างที่รายละเอียดภายใน เช่น ตารางแสดงรายการสรุ ปการ ขายในแต่ละเดือน ซึ่ งจะมีชื่อสิ นค้าที่เหมือนกัน แต่ยอดขายต่างกันเป็ นต้น หากต้องการประหยัดเวลาในการป้ อนก็สั่งป้ อนทีเดียวได้ ดังนี้

Shift Enter  คลิกที่เซลใดๆ บนเวิร์กชีตหนึ่ง ก็จะเป็ นการยกเลิกการจัดกลุ่มเวิร์กชีต  การกดคีย ์ Shift ค้างไว้แล้วคลิกเลือกที่ชื่อเวิร์กชีต จะใช้สาหรับเลือกเวิร์กชีตหลาย ๆ ชีตที่อยูต่ ิดกันเพื่อใช้งาน พร้อมกันได้  การกดคีย ์ Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกเลือกที่ชื่อเวิร์กชีต จะใช้สาหรับเลือกเวิร์กชีตหลายๆ ชีตที่ไม่อยูต่ ิดกัน เช่น เลือก ชีตเว้นชีต เป็ นต้น

7

การเลือกเซล ในการทางานต่าง ๆ กับเซลไม่ว่าจะเป็ นการป้ อนข้อมูล , ลบ, จัดรู ปแบบ, คัดลอก, เคลื่อนย้าย หรื อ คานวณ เราจาเป็ นต้อง กาหนดเป้ าหมายในการทางานหรื อการใช้คาสั่งก่อน ซึ่ งจะเรี ยกว่า “การเลือกเซล” โดยเลือกได้ต้ งั แต่ 1 เซลไปจนถึงหลาย ๆ เซล ต่อเนื่องกันหรื อไม่ต่อเนื่องกันก็ได้ โดยจะมีวิธีการเลือกได้หลายวิธีท้ งั แบบที่ใช้เมาส์ และใช้คาสั่งดังต่อไปนี้ เลือกกลุ่มเซลแบบต่ อเนื่อง

 คลิกลากคลุมด้วยเมาส์จะได้พ้นื ที่ของเซลเป็ นผืนสี่เหลี่ยมเสมอ เลือกกลุ่มเซลแบบไม่ ต่อเนื่อง

Ctrl

การเลือกแถวและคอลัมน์ นอกจากเลือกพื้นที่แบบเซลแล้ว ยังสามารถเลือกพื้นที่การทางานทั้งแถวหรื อคอลัมน์ได้ ซึ่ งจะใช้สาหรับปรับแต่งข้อมูล, ปรับแต่งแถวและคอลัมน์ โดยจะมีผลทั้งแถวหรื อทั้งคอลัมน์ที่เลือก จึงควรระมัดระวังการใช้คาสั่งกับการเลือกแบบนี้ดว้ ย เหมาะ สาหรับการปรับย่อ-ขยายความกว้าง, ลบหรื อแทรกแถวและคอลัมน์ แต่ไม่ควรใช้กบั คาสั่งสาหรับการจัดรู ปแบบ เช่น ใส่ สีพ้นื หรื อตี กรอบ เพราะจะมีผลกับเซลในเวิร์กชีตจานวนมาก อาจจะทาให้เครื่ องประมวลผลไม่ได้หรื อ แฮงค์ไปเลย การเลือกทาได้ดงั นี้ เลือกเซลทั้งแถวหรื อหลายแถว การเลือกแถวจะหมายถึง การเลือกเซลที่อยูภ่ ายใต้แถวนั้นทั้งหมด ทุก ๆ คอลัมน์ต้ งั แต่คอลัมน์ A ไปจนถึงคอลัมน์ XFD

8

/

1

 เมื่อคลิกที่หมายเลขแถวจะหมายถึง เลือกแถวนั้นแถวเดียว แต่ถา้ ต้องการเลือกหลาย ๆ แถวก็คลิกลงหรื อขึ้นไปยังแถวอื่น ๆ ที่อยูต่ ิดกันแบบหลาย ๆ แถวได้ เลือกแถวที่ไม่ ต่อเนื่ อง หากต้องการเลือกหลาย ๆ แถวที่ไม่ได้อยูต่ ิดกัน ให้คลิกเลือกแถวแรกแล้วกดคีย ์ Ctrl ค้างไว้ จากนั้นไปคลิกเลือกแถวอื่น ๆ เพิ่มได้ดงั รู ป

Ctrl

เลือกเซลทั้งคอลัมน์ หรือหลายคอลัมน์ การเลือกคอลัมน์จะหมายถึง การเลือกเซลที่อยูภ่ ายใต้คอลัมน์น้ นั ทั้งหมดทุก ๆ แถว ตั้งแต่แถวที่ 1 ไปจนถึงแถว 1048576

9

 เมื่อคลิกที่ชื่อคอลัมน์จะหมายถึง เลือกคอลัมน์น้ นั คอลัมน์เดียว แต่ถา้ ต้องการเลือกหลาย ๆ คอลัมน์กค็ ลิกไปทางซ้ายหรื อ ขวาไปเลือกคอลัมน์อื่นๆ ที่อยูต่ ิดกันแบบหลายๆ คอลัมน์ได้  การเลือกหลาย ๆ คอลัมน์ที่อยูต่ ิดกันทาได้อีกวิธีหนึ่งคือ คลิกที่คอลัมน์แรกจากนั้นให้กดคีย ์ Shift ค้างไว้แล้วไปคลิกที่ คอลัมน์สุดท้ายก็จะได้คอลัมน์ที่อยู่ต่อเนื่องกันหลาย ๆ คอลัมน์ เลือกคอลัมน์ ที่ไม่ ต่อเนื่อง หากต้องการเลือกหลาย ๆ คอลัมน์ที่ไม่ได้อยูต่ ิดกัน ให้คลิกเลือกคอลัมน์แรกก่อน จากนั้นกดคีย ์ Shift ค้างไว้ แล้วคลิกเลือก ที่ชื่อคอลัมน์อื่น ๆ เพิ่มได้ Ctrl

เลือกเซลทั้งเวิร์กชี ต คลิกที่มุมเวิร์กชีต ตรงจุดที่ชื่อแถวตัดกับชื่อคอลัมน์ เซลทั้งเวิร์กชีตจะถูกเลือกพร้อมกันทั้งหมด หรื อกดคีย ์ Ctrl+A

การเลือกและเลือ่ นเวิร์กชีต เวิร์กชีตที่เราใช้งานอยูจ่ ะมีขนาดใหญ่และมีหลาย ๆ เวิร์กชีต บางครั้งเก็บข้อมูลลงไปจานวนมากจนเกินหน้าจอ ทาให้มอง ไม่เห็นข้อมูลทั้งหมด สาหรับวิธีจดั การกับการแสดงผลของเวิร์กชีตนั้นทาได้หลายวิธีตามความเหมาะสมกับการใช้งานดังนี้ การเลือกเวิร์กชีต การเลือกทางานกับเวิร์กชีต โดยปกติเมื่อคลิกที่ชื่อเวิร์กชีตใด ก็จะหมายถึงการทางานกับเวิร์กชีตนั้น แต่หากต้องการเลือกที่ จะทางานกับเวิร์กชีตหลาย ๆ ชีตพร้อมกัน ทาได้ดงั นี้

10

 เลือกหลาย ๆ เวิร์กชีตที่อยู่ติดกัน ให้คลิกที่เวิร์กชีตแรก แล้วกดคีย ์ Shift ค้างไว้ จากนั้นให้คลิกที่ชื่อเวิร์กชีตสุ ดท้าย ก็จะได้เวิร์กชีตตามจานวนที่เลือก

Shift

 เลือกหลาย ๆ เวิร์กชีตที่อยู่ไม่ ติดกัน ให้คลิกที่เวิร์กชีตแรก แล้วกดคีย ์ Ctrl ค้างไว้ จากนั้นให้คลิกที่ชื่อเวิร์กชีตอื่น ๆ ที่ตอ้ งการ ก็จะได้เวิร์กชีตตามจานวนที่เลือก (เลือกแบบชีตเว้นชีตได้)

Ctrl

จัดรูปแบบเซลและข้อมูล เมื่อเราสร้างเอกสารใหม่เข้ามาแล้วเริ่ มกรอกข้อมูลลงไปรู ปแบบข้อมูลที่ได้กจ็ ะมีลกั ษณะพื้นฐานตามค่าเริ่ มต้นที่โปรแกรม ได้ต้ งั ค่าเอาไว้ เช่น ตัวอักษรสี ดา พื้นเซลสี ขาวไม่มีเส้นขอบ จะเห็นแต่เพียงเส้นกริ ด (Gridline) ที่ใช้สาหรับแบ่งเซลเท่านั้น แต่เรา สามารถจัดรู ปแบบข้อมูลในภายหลังได้ เพื่อจัดข้อมูลนั้นให่สวยงาม และเน้นจุดเด่นที่ตอ้ งการ เช่น กาหนดสี ตวั อักษร, ใส่ สีพ้นื หลัง เซล, ใส่ เส้นขอบเซล หรื อหมุนข้อความ เป็ นต้น ข้อความที่กรอกไว้ในเซลต่าง ๆ บนเวิร์กชีต สามารถจัดรู ปแบบให้เหมาะกับความต้องการได้ ไม่ว่าจะเป็ นฟอนต์ตวั อักษร การจัดตาแหน่งข้อความ ซึ่ งนอกจากจะทาให้เกิดความสวยงามแล้ว ยังใช้เพื่อเน้นถึงความสาคัญของข้อมูลด้วย เช่น ข้อความหัว รายการตัวอักษรควรจะใหญ่และหนากว่าปกติ เป็ นต้นซึ่ งการจัดรู ปแบบข้อความในเซลทาได้ดังนี้ Font

11

กาหนดสี ตัวอักษร ตามปกติตวั อักษรที่พิมพ์ไว้ในเซลนั้น โปรแกรมจะตั้งค่าเป็ นสี ดาให้อตั โนมัติ ซึ่ งสามารถเปลี่ยนสี ตวั อักษรได้โดยทาตาม ขั้นตอนดังนี้

จัดรูปแบบตัวอักษรพิเศษ หากต้องการกาหนดรู ปแบบตัวอักษรพิเศษ เช่น ตัวยก ตัวห้อย หรื อเลือกขีดเส้นใต้แบบอื่น ๆ ก็ให้คลิกปุ่ ม .......... ที่อยู่ มุม ล่างขวาของกลุ่มคาสั่ง Font (แบบอักษร) เพื่อเปิ ดเข้าไปใสไดอะล็อกบ็อกซ์ Format Cells ในแท็บ Font แล้วเลือกการจัดรู ปแบบ ตัวอักษรพิเศษซึ่ งอยูใ่ นกลุ่ม Effects คือ  Strikethrough (ขีดเส้นทับ) มีลกั ษณะเหมือนข้อความนั้นถูกขีดฆ่าอยู่  Superscript (ตัวยก) ตัวอักษรจะอยูส่ ู งกว่าระดับปกติ  Subscript (ตัวห้อย) ตัวอักษรจะอยูต่ ่ากว่าระดับปกติ สร้ างเซลขนาดใหญ่ สาหรับข้ อความยาว ๆ การทางานกับ Excel ซึ่ งมีลกั ษณะเป็ นตารางนั้นมีพ้นื ที่การพิมพ์จากัดเพียงในเซลหนึ่ง ๆ เท่านั้น หากพิมพ์ขอ้ ความเกินพื้นที่ เซลออกมาก็จะไปซ้อนกับข้อความในเซลอื่น ๆ ทาให้อ่านยาก หรื อถ้าจัดการตัดคาแล้ว ก็จะทาให้เซลในตารางมีขนาดใหญ่เกินไป วิธี หนึ่งที่จะช่วยขยายเซลให้มีขนาดใหญ่ข้ นึ คือการรวมเซล (Merge) โดยการนาเซลหลาย ๆ เซลมารวมให้เป็ นเซลเดียวกัน ได้ดงั นี้

12

(

)

เราสามารถรวมเซลในแบบอื่น ๆ ได้โดยคลิกลูกศรท้ายปุ่ ม ผสานและจัดกึ่งกลางเพื่อเลือกรู ปแบบการรวมเซล ดังนี้  Merge & Center (ผสานและจัดกึ่งกลาง) รวมเซลและจัดกึ่งกลาง  Merge Across (ผสานตามขวาง) รวมเซลเฉพาะเซลที่อยูใ่ นแถวเดียวกันเท่านั้น  Merge Cells (ผสานเซลล์) รวมเซลที่เลือกทั้งหมด  Unmerge Cells (ยกเลิกการผสานเซลล์) ยกเลิกการรวมเซล  เราสามารถยกเลิกการรวมเซลให้กลับมาเป็ นเซลย่อยๆ เหมือนเดิมได้ โดยคลิกเซลที่ตอ้ งการแล้วคลิกปุ่ ม ...... และ เลือก Unmerge Cell (ยกเลิกการรวมเซล) การหมุนข้ อมูลในเซล ตามปกติขอ้ มูลที่พิมพ์ลงในเซลนั้นจะเรี ยงกันเป็ นแนวนอน ซึ่ งในบางครั้งอาจมีความจาเป็ นต้องจัดเรี ยงให้อยูใ่ นระนาบอื่น ๆ โดยใช้เครื่ องมือ Orientation (การวางแนว) หมุนข้อมูลในเซล ดังนี้

กาหนดสี พื้นเซล ปกติค่าเริ่ มต้นของเซลที่อยูบ่ นเวิร์กชีตนั้นจะไม่ได้ใส่ สีพ้นื หลังไว้เลย ซึ่ งเราสามารถใส่ สีหรื อลวดลายเป็ นพื้นหลังให้กบั เซลได้ โดยคลิกเลือกสี จากปุ่ ม Fill Colors (สี เติม) ดังนี้

13

 เมื่อเลือกเมาส์ไปบนตารางสี โปรแกรมจะแสดงผลลัพธ์ให้เห็นบนเวิร์กชีตทันที ถ้าต้องการใช้สีใดก็ให้คลิกเลือก สี น้ นั ได้เลย  หากไม่ตอ้ งการใช้สีพ้นื เซล และต้องการยกเลิกสี พ้นื เซลออก ก็คลิกที่ลูกศรท้ายปุ่ ม Fill Color (เติมสี ) แล้วเลือก คาสั่ง No Fill (ไม่เติม)

จัดรูปแบบข้อมูลตัวเลข (Number) ข้อมูลใน Excel ที่เป็ นตัวเลขนั้น หากไม่ได้กาหนดรู ปแบบให้เห็นเป็ นแบบ Currency หรื อ Accounting ไว้ โปรแกรมจะไม่ ใส่ เครื่ องหมายคอมม่า (comma) และทศนิยมให้ ซึ่ งเราสามารถใส่ เครื่ องหมายเหล่านี้เองได้ ดังนี้

Comma

Comma Accounting 2

เพิ่มและยกเลิกทศนิยม การเพิ่มหรื อลดตาแหน่งทศนิยมทาได้โดยใช้เครื่ องมือในกลุ่มคาสั่ง Number ดังต่อไปนี้  Increase Decimal (เพิ่มตาแหน่งทศนิยม) เพิ่มทศนิยมครั้งละ 1 ตาแหน่ง (เพิ่มได้สูงสุ ด 30 ตาแหน่ง)  Decrease Decimal (ลดตาแหน่งทศนิยม) ลดตาแหน่งทศนิยมลงครั้ งละ 1 ตาแหน่ง

14

เลือกรูปแบบตัวเลขสาเร็ จรูป เมื่อพิมพ์ตวั เลขลงใน Excel แล้ว ค่าเริ่ มต้นข้อมูลในเซลจะเป็ นแบบ General (ทัว่ ไป) จนกว่าเราจะกาหนดรู ปแบบของ ข้อมูลให้เป็ นตัวเลขลักษณะต่าง ๆ โดยคลิกเลือกรู ปแบบตัวเลขในกลุ่มคาสั่ง Number (รู ปแบบตัวเลข) ดังนี้

Accounting

ตัวเลขแบบเปอร์ เซ็นต์ ตัวเลขแบบเปอร์ เซ็นต์สามารถป้ อนลงไปตรง ๆ ได้ เช่น เมื่อคุณคีย ์ 10% แล้วกดคีย ์ Enter ข้อมูลในเซลก็จะแสดงเป็ น 10% เช่นเดียวกัน หรื อจะพิมพ์ 0.1 ก็ได้ จากนั้นค่อยมาเปลี่ยนเป็ นรู ปแบบเปอร์ เซ็นต์ภายหลัง ดังนี้

รูปแบบสั ญลักษณ์ ทางการเงิน เมื่อใดก็ตามที่กาหนดรู ปแบบข้อมูลเป็ นแบบ Currency (สกุลเงิน) หรื อ Accounting (บัญชี) ค่าเริ่ มต้นของโปรแกรมจะใส่ สัญลักษณ์ทางการเงินมาให้เป็ น $ (ยูเอสดอลลาร์ ) ซึ่ งเราสามารถเปลี่ยนเป็ นรู ปแบบสกุลเงินอื่น เช่น ตัวเลขเงินบาทของไทย (฿)

15

จัดรูปแบบวันที่ ข้อมูลอีกแบบหนึ่งที่มกั จะใช้บ่อย ๆ คือข้อมูลประเภทวันที่ ซึ่ งใน Excel สามารถพิมพ์ได้ง่าย ๆ เพียงแต่กรอกตัวเลขวัน เดือน ปี แล้วคัน่ ด้วยเครื่ องหมาย – (ขีด) หรื อ / (slash) โปรแกรมจะมองว่าเป็ นข้อมูลแบบวันที่ให้โดยอัตโนมัติ ซึ่ งจะเลือกให้ แสดงผลวันที่แบบเต็มหรื อย่อแบบอื่น ๆ ในภายหลังก็ได้

Short Date

Long Date

กาหนดรูปแบบวันที่ไทยและอื่น ๆ นอกจากนี้แล้วหาต้องการปรับเปลี่ยนรู ปแบบการแสดงผลวันที่ให้เป็ นวันที่แบบไทยหรื อแบบอื่น ๆ ให้คลิกเลือกเซลข้อมูล วันที่ แล้วทาตามขั้นตอนดังนี้  ในช่อง Locate (location) : ให้เลือกรู ปแบบวันที่ตามท้องถิ่น เช่น ถ้าต้องการแสดงวันที่เป็ นภาษาไทย ให้เลือก Thai (Thailand) และ ในช่อง Calendar type: ให้เลือกชนิดของปฎิทินที่จะใช้ เช่น Thai Buddhist (พุทธศักราช) หรื อ Western (ตะวันตก)

16

ใส่ เส้ นขอบเซล (Borders) ในเวิร์กชีตที่มีลกั ษณะเป็ นตาราง แม้ว่าจะเห็นเซลเป็ นช่อง ๆ แต่เส้นตัดระหว่างคอลัมน์และแถวที่เห็นบนหน้าจอนั้นไม่ใช่ เส้นขอบของเซลแต่อย่างใด แต่เป็ นเพียงเส้น Grid ที่แสดงพื้นที่ของแต่ละเซลเท่านั้น เมื่อสั่งพิมพ์เอกสารผ่านเครื่ องพริ นเตอร์ กจ็ ะไม่ มีเส้นขอบแสดงให้เห็น นอกจากจะใส่เส้นขอบให้กบั เซลต่าง ๆ ในตารางโดยใช้เครื่ องมือ Borders (เส้นขอบ) แล้วเลือกวิธีใส่ เส้น ขอบ ดังนี้ Borders (

)

17

ปรับขนาดเซล Excel เป็ นโปรแกรมที่มีลกั ษณะเป็ นตารางและมีเซลล์สาหรับกรอกข้อมูล ซึ่ งข้อมูลที่กรอกลงไปนั้นอาจจะมีท้ งั สั้นและยาว หรื อเป็ นตัวเลขที่มีจุดทศนิยมหลายตาแหน่ ง ทาให้ขนาดของเซลที่โปรแกรมกาหนดไว้เบื้องต้นแสดงผลข้อมูลทั้งหมดให้เห็นไม่ได้ ทาให้ขอ้ มูลหายไปหรื อถูกเซลข้าง ๆ บังไว้ แต่เราสามารถปรับขนาดของคอลัมน์ หรื อแถว ให้ขยายขึ้นหรื อลดขนาดลงเพื่อแสดงผล ข้อมูลในเซลทั้งหมดได้ ดังนี้ ปรับความกว้ างของคอลัมน์ ด้วยเมาส์ เมื่อเลื่อนเมาส์ไปบนเส้นแบ่งคอลัมน์ เมาส์จะเปลี่ยนรู ป ให้คลิกลากปรับความกว้างของคอลัมน์น้ นั ได้ โดยคลิกไปทางซ้าย คือย่อคอลัมน์ แล้วถ้าคลิกลากไปทางขวาก็คือขยายคอลัมน์ออกไป โดยเลือกปรับทีละคอลัมน์หรื อหลาย ๆ คอลัมน์พร้อมกันได้ดงั นี้

ปรับความกว้ างของคอลัมน์ ด้วยเมนูลัด โดยการระบุความกว้างของคอลัมน์โดยตรงได้โดยคลิกขวาบนคอลัมน์ที่ตอ้ งการ แล้วเลือกคาสั่ง Column Width.. (ความ กว้างคอลัมน์) จากนั้นให้ระบุความกว้างคอลัมน์ซ่ ึ งมีหน่วยเป็ นจานวนตัวอักษร เช่น 12 ตัวอักษร (ค่าที่ใส่ในช่อง Column width: มีค่า ระหว่าง 0-255 หากระบุค่า 0 จะเป็ นการซ่ อนคอลัมน์)

18

ปรับความสู งของแถวด้ วยการคลิกลากเมาส์ การปรับความสู งของแถวมีวิธีการคล้ายกับการปรับกว้างคอลัมน์ โดยเลื่อนเมาส์ไปที่เส้นแบ่งแถว เมื่อเมาส์เปลี่ยนรู ป ให้ คลิกลากให้ได้ขนาดที่ตอ้ งการแล้วปล่อยเมาส์

หากต้องการปรับความสู งหลาย ๆ แถวให้มีขนาดเท่ากัน ให้เลือกแถวที่ตอ้ งการโดยการกดคีย ์ Shift หรื อ Ctrl เพื่อเลือก หลายแถว แล้วคลิกลากเส้นแบ่งแถวของแถวใดแถวหนึ่งที่เลือกไว้จนได้ขนาดที่ตอ้ งการ แถวที่เลือกไว้ท้ งั หมดจะมีขนาดเท่ากัน ปรับความสู งของแถวด้ วยเมนู ลัด โดยการะบุขนาดความสู งของแถวได้โดยเลือกแถวที่ตอ้ งการ (อาจมากกว่า 1 แถวก็ได้) แล้วคลิกขวา เลือกคาสั่ง Row Height (ความสู งแถว) จากนั้นให้ระบุความสู งของแถวซึ่ งมีหน่วยเป็ นพอยต์ (72 พอยต์เท่ากับ 1 นิ้ว) แล้วคลิกปุ่ ม OK

ปรับเซลให้ พอดีกับข้ อมูลอัตโนมัติ การปรับขนาดของเซลทั้งในแนวแถวและแนวคอลัมน์ที่ทาได้แบบรวดเร็ ว โดยการปรับพอดีอตั โนมัติ (AutoFit) ซึ่ งจะปรับ คราวเดียวทั้งเวิร์กชีต หรื อปรับพอดีทีละคอลัมน์หรื อทีละแถวก็ได้ ดังนี้

19

ปรับพอดีอัตโนมัติท้ งั เวิร์กชี ต

ตัวเลือกการปรับขนาดเซลมีดงั นี้  Row Height (ความสู งของแถว) ปรับความสู งของแถวที่เลือก  AutoFit Row Height (ปรับความสู งของแถวพอดีอตั โนมัติ) ปรับความสู งของแถวให้พอดีกบั ข้อมูลภายใน  Column Width (ความกว้างคอลัมน์) ปรับความกว้างของคอลัมน์ที่เลือก โดยระบุความกว้างลงไป  AutoFit Column Width (ปรับความกว้างของคอลัมน์พอดีอตั โนมัติ) ปรับความกว้างของคอลัมน์ให้พอดีกบั ข้อมูล ที่มี  Default Width (ความกว้างเริ่ มต้น) ปรับความกว้างของคอลัมน์ไปเป็ นค่าเริ่ มต้น (โปรแกรมตั้งค่าเป็ น 8.38 พอยต์ ซึ่ งสามารถเปลี่ยนแปลงได้)

20

การสร้ างสู ตรคานวณและ โครงสร้ างสู ตรคานวณ ความสามารถของ Excel นั้นไม่เพียงแต่ใช้เก็บข้อมูลลงในเซลต่าง ๆ ได้จานวนมากมายเท่านั้น แต่ความสามารถหลักที่เป็ น หัวใจสาคัญของ Excel คือการนาข้อมูลที่อยูใ่ นเวิร์กชีตมาวิเคราะห์และประมวลผล เพื่อให้ได้ผลลัพธ์จากการใช้สูตรคานวณ โดยการ นาค่าคงที่ตวั เลข ตัวแปร หรื อการอ้างอิงตาแหน่งเซลบนเวิร์กชีต แล้วใช้ตวั ดาเนินการหรื อเครื่ องหมายคานวณ เช่น บวก, ลบ, คูณ หรื อหาร และสร้างผลลัพธ์แสดงในเซล สู ตรคานวณ (Formula) ใน Excel ขึ้นต้นด้วยเครื่ องหมาย = (เท่ากับ) ตามด้วยตัวแปร 2 ตัว (หรื อมากกว่า) ซึ่ งแต่ละตัวจะถูก คัน่ กลางด้วยตัวดาเนินการ (Operator) ตัวแปรนั้นอาจเป็ นค่าคงที่ ข้อความ ตาแหน่งของชื่อเซล หรื อฟังก์ชนั่ ก็ได้ โดยใช้ตวั ดาเนินการ มาประมวลผลให้ได้ผลลัพธ์บนเซลที่เลือกไว้ มีรูปแบบสู ตรดังนี้ สู ตรคานวณ =A4+B4+D4 =B2*15/100 =M5:M8 =”ราคา”&”สิ นค้าแผนกกีฬา” =D1 < D2

ตัวแปร เซล A4, B4 และ D4 เซล B2, เลข 15 และ 100 เซล M5 ถึ M8 ข้อความ “ราคา” และ “สิ นค้าแผนกกีฬา” เซล D1 และ D2

ตัวดาเนินการ เครื่ องหมาย + และ เครื่ องหมาย * และ / เครื่ องหมาย : เครื่ องหมาย & เครื่ องหมาย <

ตัวดาเนินการ (Operator) ตัวดาเนินการใน Excel นั้นแบ่งออกเป็ น 4 กลุ่ม ดังนี้  ตัวดาเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Operator) ใช้คานวณหาผลลัพธ์ทางคณิ ตศาสตร์ เรี ยกง่าย ๆ ว่า “เครื่ องหมายคานวณ” เช่น บวก, ลบ, คูณ, หาร และยกกาลัง ซึ่ งตัวแปรที่ใช้กบั ตัวดาเนินการนี้ตอ้ งเป็ นข้อมูลตัวเลขเท่านั้น และผลลัพธ์ที่ได้กเ็ ป็ นตัวเลขเช่นกัน ตัวดาเนินการ + (บวก) - (ลบ) - (คูณ) /(หาร) %(เปอร์ เซ็นต์) ^ (ยกกาลัง)

ตัวอย่างสู ตร =230+70 =A7+5 =64-69 =18-K12 =25*-0.5 =B5*L5 =49/7 =20% หรื อ 100% =2^10

ผลลัพธ์ 300 นาค่าในเซล A7 ไปบวกกับ 5 -5 นาเลข 18 ไปลบออกจากค่าในเซล K12 -12.5 นาค่าในเซล B5 ไปคูณกับค่าใน L5 7 =0.20 หรื อ 1 1024

21

 ตัวดาเนินการเปรี ยบเทียบ (Comparison Operator) เป็ นตัวดาเนินการที่ใช้เปรี ยบเทียบข้อมูล เช่น = (เท่ากับ), < (น้อยกว่า), > (มากกว่า) เป็ นต้น โดยแปรผลในเชิง ตรรกะ คือ จริ ง (True) หรื อเท็จ (False) ตัวดาเนินการ < (น้อยกว่า) (มากกว่า) >= (มากกว่าหรื อเท่ากับ) = (เท่ากับ) (ไม่เท่ากับ)

ส่วนประกอบของแผ่นงาน (Worksheet) มีอะไรบ้าง

Workbook และ Worksheet เหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร

Worksheet มีกี่แถว

ไมโครซอฟท์ เอกซ์เซล คืออะไร