ชนิดของแฟ้มข้อมูลที่จัดเก็บในโปรแกรมประมวลคำ

ในปัจจุบัน คุณสมบัติทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำ ส่วนใหญ่จะมีคุณสมบัติที่ช่วยให้สามารถใช้งานได้ง่ายกว่าเครื่อง พิมพ์ดีดธรรมดา คุณสมบัติพื้นฐานต่างๆ ของโปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ จะประกอบด้วยเครื่องมือช่วยในการพิมพ์ เครื่องมือช่วยในการแก้ไขข้อมูล การควบคุมการ แสดงตัวอักษรและการจัดรูปแบบหน้าเอกสาร การทำจดหมายเวียนและจ่าหน้าซองจดหมาย

เครื่องมือช่วยในการพิมพ์ของโปรแกรมประมวลผลคำนั้น ช่วยให้ผู้ใช้งานพิมพ์ข้อความได้อย่างต่อเนื่อง ด้วยคุณสมบัติที่เรียกว่า การม้วนคำ (Word Wrap) ที่ช่วยแยกข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ เมื่อจบคำในแต่ละบรรทัดพอดี ผู้ใช้สามารถพิมพ์ข้อความ โดยไม่ต้องกังวลว่า ข้อความจะยาวกว่าเส้นขอบขวาของบรรทัดที่กำหนดไว้ เมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จเรียบร้อย ก็สามารถบันทึกเก็บไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ ที่มีชื่อแฟ้มข้อมูลกำกับ โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ซ้ำใหม่ทั้งหมด

เครืองมือช่วยในการแก้ไขข้อมูลของโปรแกรมประมวลผลคำ เช่น การพิมพ์เพิ่มเติมที่เรียกว่า การ แทรก (Insert)โดย โปรแกรมจะทำการร่นคำที่มีอยู่เดิมนั้น ให้เลื่อนไปทางขวามือ เพื่อให้มีช่องว่าสำหรับคำใหม่ หรือ การเขียนทับ (Overwrite)ด้วยการพิมพ์ข้อความใหม่ที่ ถูกลงไป ทับแทนคำ หรือข้อความเดิมที่ผิด โดยไม่จำเป็นต้องลบคำเดิมออกก่อน และยังมีเครื่องมือที่ช่วยในการค้นหา และแทนที่คำ เพื่อช่วยให้สามารถแก้ไขคำต่างๆ ได้เร็วขึ้น ด้วยการไม่ต้องพิมพ์คำที่ผิดเหมือนกันใหม่ทุกครั้ง โปรแกรมก็จะทำการค้นหา และแทนที่ให้อย่างอัตโนมัติ และครบทุกคำ

การควบคุมการแสดงตัวอักษร และการจัดรูปแบบหน้าเอกสารนั้น โปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่ จะมีความสามารถในการจัดตัวอักษร และย่อหน้าได้อย่างสวยงาม อีกทั้งกำหนดขนาดและรูปแบบตัวอักษรได้หลายรูปแบบ และยังมีชุดตัวอักษรให้เลือกหลายรูปแบบ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ได้ตามความพอใจ และตามความเหมาะสมของเอกสาร ส่วนการจัดหน้าเอกสารนั้น โปรแกรมประมวลผลคำสามารถควบคุมการจัดวางหน้าใหม่ โดยอัติโนมัติทุกครั้ง ที่มีการแก้ไขเอกสาร เช่น การกำหนดให้ข้อความในบรรทัด เริ่มที่เส้นขอบซ้ายตรงกัน หรือกำหนดให้ข้อความอยู่ตรงกลางของบรรทัด เป็นต้น

เครื่องมือช่วยในการทำจดหมายเวียน และจ่าหน้าซองจดหมาย เครื่องมือนี้จะช่วยสร้างจดหมายหลักไว้ ๑ ฉบับ พร้อมทั้งกำหนดตำแหน่ง ที่จะต้องเปลี่ยนแปลงข้อมูล และสร้างแฟ้มข้อมูล สำหรับบันทึกชื่อและที่อยู่ของผู้รับไว้ เมื่อสั่งพิมพ์จดหมายเวียนนั้น หรือจ่าหน้าซองจดหมาย โปรแกรมจะนำข้อมูลมาใส่ในตำแหน่งที่กำหนด ไว้ให้อย่างอัตโนมัติจนครบทุกคน

ในปัจจุบัน โปรแกรมประมวลผลคำมีการพัฒนาไปอย่างมาก คือ มีเครื่องมือต่างๆ ที่ช่วยในการพิมพ์ หรือสร้างเอกสารเป็นพิเศษ เช่น งานสร้างตาราง การจัดแบ่งข้อความเป็นคอลัมน์ การตรวจสอบตัวสะกด การตรวจสอบไวยากรณ์ การแทรกรูปภาพลงในเอกสาร การใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ และความสามารถในการสร้างเว็บเพจ ดังนั้น โปรแกรมประมวลผลคำ จึงถูกนำมาใช้แทนการใช้เครื่องพิมพ์ดีด และสามารถใช้งานเสมือนโรงพิมพ์ตั้งโต๊ะ

๑. มีแม่แบบของเอกสารให้เลือกใช้

โปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ๆ จะมีแม่แบบของเอกสารที่ใช้โดยทั่วไป ในสำนักงาน ให้สามารถเลือกใช้ได้ทันที เช่น จดหมายบันทึกข้อความ ใบปะหน้าโทรสาร ประวัติส่วนตัว เป็นต้น จึงทำให้ได้เอกสารที่ถูกต้องตามมาตรฐาน และสร้างเอกสารได้อย่างสะดวก และรวดเร็วยิ่งขึ้น

การใช้โปรแกรมประมวลผลคำในยุคแรกนั้น การสร้างตารางเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก เพราะต้องคำนวณ และกะระยะเอง แต่สำหรับโปรแกรมประมวลผลคำในยุคหลังนี้ จะมีเครื่องมือช่วยให้งานสร้างตารางง่ายขึ้น เพียงแต่กำหนดจำนวนแถว และจำนวนคอลัมน์ที่ต้องการทำเป็นตาราง โปรแกรมก็จะสร้างตารางให้มีขนาดตามที่ระบุได้ทันที นอกจากนี้ ยังสามารถแก้ไขเพิ่มความกว้างของแต่ละคอลัมน์ หรือความสูงของแต่ละแถวได้ อีกทั้งสามารถกำหนดเส้นแบ่งคอลัมน์ และเส้นแบ่งแถวของตารางได้ตามต้องการ เช่น กำหนดให้เป็นเส้นทึบ หรือเส้นคู่ เป็นต้น

โปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ๆ ได้เพิ่มความสามารถในการจัดรูปแบบคอลัมน์ได้ เช่น กำหนดให้แบ่งข้อความทั้งหมดเป็น ๒ คอลัมน์ ๓ คอลัมน์ หรือมากกว่าได้ เป็นต้น นอกจากนี้ยังสามารถจัดแบ่งคอลัมน์ในอีกรูปแบบ คือ การกำหนดให้ข้อความในคอลัมน์ทางซ้าย สัมพันธ์กับข้อความในคอลัมน์ทางขวา ซึ่งเหมาะกับการอธิบายวิธีการทำงาน อธิบายคำสั่งแต่ละคำสั่ง หรืออธิบายความหมายของคำแต่ละคำในคอลัมน์ทางซ้าย โดยใช้ข้อความที่บรรยายในคอลัมน์ทางขวาคุณสมบัตินี้จึงเหมาะสำหรับงาน หนังสือพิมพ์หรือวารสาร โดยทั่วไปที่จัดเรียงข้อความเป็นคอลัมน์

การทำงานแบบ WYSIWYG (ย่อมาจาก What You See is What You Get) คือ การทำงานที่เราสามารถเห็นสิ่งที่ปรากฏบนหน้าจอได้ เหมือนกับผลที่ได้จากการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ เช่น ตัวอักษรที่เน้นให้เป็นตัวหนา ตัวเอียง หรือตัวที่ขีดเส้นใต้ จะแสดงผลให้เห็นทางหน้าจอ ดังนั้น สิ่งที่เรากำหนดไว้จะแสดงให้เห็นจริงบนหน้าจอโดยตรง และไม่จำเป็นต้องพิมพ์ออกมาทดลองดูก่อน คุณสมบัตินี้ช่วยให้เราสามารถจัดการกับหน้าเอกสารตามความต้องการได้ทัน ที่

ความสามารถในการตรวจสอบการสะกดคำนี้ คือ การตรวจสอบคำที่สะกดผิด และคำที่ใช้ผิดหลักไวยากรณ์ โดยจะทำการเปรียบเทียบคำที่พิมพ์กับคำในพจนานุกรมที่ติดตั้งมากับตัว โปรแกรม ซึ่งสามารถตรวจสอบการสะกดคำได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ โดยคำหรือข้อความที่ตรวจพบว่าผิด จะถูกเน้นให้ผู้ใช้มองเห็นได้อย่างชัดเจน เช่นเน้นด้วยเส้นหยัดฟันปลาใต้คำที่สะกดผิด หรือบางโปรแกรมจะแสดงคำใกล้เคียงที่คิดว่าถูกต้องขึ้นมา เพื่อให้ผู้ใช้เลือกใช้แทนคำที่ผิดได้ทันที นอกจากการช่วยตรวจหาคำผิดแล้ว บางโปรแกรมจะช่วยแสดงคำที่สะกดใกล้เคียงกับคำที่กำลังพิมพ์ขึ้นมา ผู้ใช้สามารถจะเลือกใช้ได้เลย โดยไม้ต้องพิมพ์คำนั้นต่อจนครบทุกตัวอักษร เช่น ขณะพิมพ์คำว่า "อาทิ" โปรแกรมจะแสดงคำว่า "อาทิตย์" ขึ้นมา ถ้าเราต้องการพิมพ์คำว่า "อาทิตย์" ก็เลือกใช้ได้เลย โปรแกรมจะพิมพ์คำนั้นให้ทันที

การตรวจสอบให้อย่างอัตโนมัติเช่นนี้ช่วยให้งานสร้างเอกสารทำได้รวดเร็ว ขึ้น โดยไม่ต้องกลับมาตรวจหาคำผิด ภายหลังการพิมพ์เสร็จแล้ว และทำให้ได้เอกสารที่ถูกต้องทันที

โปรแกรมประมวลผลคำบางโปรแกร มช่วยให้เราสร้างเอกสารได้เร็วขึ้น โดยการใส่รายละเอียดทั่วไป ลงในเอกสารให้อย่างอัตโนมัติ เช่น

• วันที่และวันในสัปดาห์ ที่มีให้เลือกหลายรูปแบบ เช่น วันจันทร์ที่ ๔ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๔๑ หรือวันที่ ๔ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๔๑ หรือ ๐๔/๐๕/๒๕๔๑ ๑๐.๒๑ น. เป็นต้น

• ข้อความที่มักใช้บ่อยๆ ได้แก่ คำขึ้นต้น และคำลงท้ายของจดหมาย เช่น เรียนคุณพ่อ และคุณแม่ ที่เคารพ หรือ เรียนท่านสุภาพบุรุษ และสุภาพสตรี หรือขอแสดงความนับถืออย่างสูง หรือด้วยความเคารพอย่างสูง เป็นต้น

• สัญลักษณ์พิเศษ ที่นอกเหนือจากตัวอักษรบนแป้นพิมพ์ เช่น สมการทางคณิตศาสตร์ เป็นต้น

โปรแกรมประมวลผลคำในปัจจุบันได้เพิ่มความสามารถในการใส่รูปภาพกราฟิก ต่างๆ เข้าไปในเอกสารในตำแหน่งที่ต้องการได้ เช่น การแทรกรูปภาพลงในย่อหน้า หรือแทรกรูปภาพให้เสมือนรูปภาพถูกล้อมรอบด้วยข้อความ ซึ่งมักจะพบเห็นกันทั่วไปในหน้าสิ่งพิมพ์ต่างๆ เป็นต้น นอกจากนี้ บางโปรแกรมได้จัดเตรียมคลังรูปภาพให้ด้วย ผู้ใช้สามารถเรียกใช้รูปภาพเหล่านั้นได้ทันที หรือสร้างคลังรูปภาพเก็บไว้ได้เอง

การแทรกรูปภาพลงในเอกสารจะมีการแบ่งกันพื้นที่ไว้ให้ ดังนั้น ข้อความที่เป็นตัวอักษร จะเข้าไปทับ ในบริเวณกราฟิกไม่ได้ เราจะมองเห็นภาพกราฟิกปรากฏบนจอภาพโดยตรง และสามารถสั่งให้แสดงผลออกมาทางเครื่องพิมพ์ได้

งานเรียบเรียงเอกสาร คือ การใส่องค์ประกอบเพิ่มเติมให้แก่เอกสารที่พิมพ์เพิ่มขึ้น เพื่อให้เอกสารนั้นมีความเป็นระเบียบ และมีรูปเล่มแบบหนังสือ หรือวารสารต่างๆ เพื่อให้ผู้อ่านสามารถอ่านเอกสารนั้นๆ ได้สะดวก องค์ประกอบดังกล่าว ได้แก่ หน้าสารบัญ หน้าเอกสารอ้างอิง หมายเลขกำกับเลขหน้าเอกสาร ข้อความหัวกระดาษและท้ายกระดาษ เป็นต้น

ขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้หากต้องทำด้วยมือทั้งหมด คงไม่สะดวกนัก เนื่องจากมีโอกาสที่จะผิดพลาดได้มาก และเป็นการสิ้นเปลืองเวลา โปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ๆ จึงได้รับการปรับปรุงเพิ่มเติมให้มีเครื่องมือเหล่านี้ขึ้น

การเรียบเรียงรายงาน หรือเอกสารวิชาการต่างๆ จะต้องมีการเตรียมหัวข้อไว้ก่อน แล้วจึงจะทำการแทรกข้อความเพิ่มเติมลงไป โปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ๆ จะมีเครื่องมือช่วยย่อหน้า เป็นหมวดหมู่ได้อย่างสวยงาม และหากต้องการพิมพ์ข้อความเป็นรายการ ก็สามารถเลือกทำได้หลายรูปแบบ เช่น ใส่หมายเลขเรียงลำดับกำกับหน้ารายการ หรือใส่จุดวงกลมทึบ หรือรูปสี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่นิยมเรียกกันว่า "บุ ลเล็ต" (Bullet) กำกับข้างหน้าแต่ละรายการ ดังนั้น เมื่อเพิ่มรายการใหม่ลงไป โปรแกรมก็จะสร้างรายการต่อไปให้ใหม่อย่างอัตโนมัติ ตามรูปแบบที่เลือกไว้

การทำสารบัญ และดัชนีท้ายเล่มของหนังสือ หรือบทเรียนเป็นงานที่ยุ่งยาก และต้องใช้เวลามาก แต่โปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ๆ จะมีเครื่องมือ ที่ช่วยให้เราสามารถสร้างหน้าสารบัญ และดัชนีท้ายเล่มได้อย่างรวดเร็ว

การสร้างสารบัญทำโดยการดึงหัวข้อต่างๆ ในหน้าเอกสารมาสร้างเป็นสารบัญ และดึงหมายเลขหน้าเอกสารที่หัวข้อเหล่านั้นปรากฏมากำกับรวมในสารบัญเลย

การสร้างดัชนีท้ายเล่มก็เช่นเดียวกัน คือ คณะพิมพ์ข้อความ ผู้ใช้สามารถกำหนดคำสำคัญที่ต้องการนำมาสร้างดัชนีเอาไว้ และคำเหล่านั้น จะถูกเรียบเรียงเป็นดัชนีท้ายเล่มอย่างอัตโนมัติ พร้อมทั้งมีหมายเลขหน้าเอกสารของคำเหล่านั้น มาแสดงไว้ด้วย

โปรแกรมรุ่นใหม่ๆ จะมีเครื่องมือช่วยในการเรียงลำดับหมายเลขเชิงอรรถ (footnotes) เอกสารอ้างอิง (references) รูปที่ (figures) หรือตารางที่ (tables) ให้อย่างอัตโนมัติ เมื่อมีการแทรกหรือแก้ไขเพิ่มเติม โปรแกรมก็จะเรียงลำดับให้ใหม่อย่างรวดเร็ว

ในยุคอินเทอร์เน็ต ใครๆ ก็สามารถสร้างหน้าเอกสารส่วนตัวบนเว็บได้ และคนส่วนใหญ่ก็มักจะคุ้นเคยกับการสร้างเอกสารด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ อยู่แล้ว ดังนั้น โปรแกรมประมวลผลคำรุ่นใหม่ๆ จะทำหน้าที่แปลงแฟ้มข้อมูลเอกสารที่พิมพ์เสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้เป็นเอกสารเว็บได้อย่างง่ายดาย โดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับคำสั่งต่างๆ ของภาษา HTML (HyperText Markup Language) ที่ใช้ในการสร้างเอกสารเว็บเลย เพียงแต่ปรับแต่งเอกสารเล็กน้อยเท่านั้น

แต่อย่างไรก็ตาม โปรแกรมประมวลผลคำที่มีความสามารถในการสร้างเอกสารเว็บนั้น จะเพิ่มเติมเครื่องมืออีกหลายอย่าง เช่น รูปแบบของหน้าเอกสารเว็บ การใส่บุลเล็ต การทำเส้นแบ่งหน้าในแนวนอน การทำรายการที่มีหมายเลขขึ้นต้น การแทรกรูปภาพ หรือการเชื่อมโยงเอกสาร เป็นต้น เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสารเว็บได้อย่างครบ ถ้วน และรวดเร็ว