ขั้น ตอน การจัด ทำ ฐานข้อมูล สารสนเทศ โดยใช้โปรแกรม Microsoft Access

ฐานข้อมูลคือเครื่องมือที่ใช้รวมรวมและจัดระเบียบข้อมูล ฐานข้อมูลสามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล ผลิตภัณฑ์ คำสั่งต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นสิ่งใดก็ตาม ฐานข้อมูลจำนวนมากเริ่มต้นโดยเป็นรายการในโปรแกรมประมวลผลคำหรือสเปรดชีต เมื่อรายการมีขนาดใหญ่ขึ้น ก็จะเริ่มมีคำซ้ำหรือข้อมูลที่ไม่สม่ำเสมอเกิดขึ้น เมื่อข้อมูลอยู่ในรูปแบบรายการ จะทำให้เข้าใจได้ยากขึ้น และมีวิธีการค้นหาหรือดึงเซตย่อยของข้อมูลเพื่อนำมาตรวจสอบน้อย เมื่อเริ่มเกิดปัญหาเหล่านี้ การโอนข้อมูลไปยังฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นโดยระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) เช่น Access ถือเป็นความคิดที่ดี

ฐานข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์คือภาชนะจัดเก็บวัตถุต่างๆ ฐานข้อมูล 1 รายการอาจมีตารางได้มากกว่า 1 ตาราง ตัวอย่างเช่น ระบบติดตามสินค้าคงคลังที่ใช้ตาราง 3 ตารางไม่ใช่ฐานข้อมูล 3 แห่ง แต่เป็นฐานข้อมูล 1 แห่งที่มีตาราง 3 ตาราง นอกจากว่าฐานข้อมูลถูกออกแบบขึ้นเป็นพิเศษเพื่อให้ใช้ข้อมูลหรือโค้ดจากแหล่งข้อมูลอื่น ฐานข้อมูล Access จะเก็บตารางในฐานข้อมูลเป็นไฟล์เดี่ยว พร้อมด้วยวัตถุอื่นๆ เช่น ฟอร์ม รายงาน แมโคร และมอดูล ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นโดยใช้รูปแบบ Access 2007 (ซึ่งใช้โดย Access 2016, Access 2013 และ Access 2010) จะมีนามสกุลไฟล์ .accdb ส่วนฐานข้อมูลที่สร้างโดยใช้รูปแบบ Access เวอร์ชันก่อนหน้าจะมีนามสกุลไฟล์ .mdb คุณสามารถใช้ Access 2016 , Access 2013, Access 2010 หรือ Access 2007 เพื่อสร้างไฟล์โดยใช้รูปแบบก่อนหน้าได้ (เช่น Access 2000 และ Access 2002-2003)

เมื่อใช้ Access คุณสามารถ:

• เพิ่มข้อมูลใหม่ลงในฐานข้อมูล เช่น รายการใหม่ในสินค้าคงคลัง

• แก้ไขข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล เช่น การเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งปัจจุบันของรายการ

• ลบข้อมูล ถ้ามีการขายหรือทิ้งรายการนั้น

• จัดระเบียบและดูข้อมูลด้วยวิธีต่างๆ

• แชร์ข้อมูลกับคนอื่นๆ ผ่านทางรายงาน ข้อความอีเมล อินทราเน็ต หรืออินเทอร์เน็ต

หัวข้อต่อไปนี้เป็นคำอธิบายโดยสังเขปเกี่ยวกับฐานข้อมูล Access ทั่วไป

ตาราง

เพื่อให้เกิดความยืดหยุ่นมากที่สุดในการใช้ฐานข้อมูล คุณต้องจัดเรียงข้อมูลลงในตารางเพื่อไม่ให้มีข้อมูลซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ควรบันทึกชื่อพนักงานแต่ละรายลงในตารางที่สร้างขึ้นเพื่อเก็บข้อมูลพนักงานเพียงครั้งเดียว ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จะเก็บไว้ในตารางผลิตภัณฑ์ ส่วนข้อมูลเกี่ยวกับสำนักงานสาขาจะเก็บไว้ในอีกตารางหนึ่ง ขั้นตอนนี้เรียกว่า การนอร์มัลไลซ์

แต่ละแถวในตารางจะเรียกว่า ระเบียน ระเบียนคือที่ที่เก็บชิ้นส่วนข้อมูลต่างๆ ระเบียนแต่ละรายการประกอบด้วยเขตข้อมูลอย่างน้อย 1 ช่อง เขตข้อมูลจะสอดคล้องกับคอลัมน์ในตาราง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางชื่อ “พนักงาน” ซึ่งในแต่ละระเบียน (แถว) จะมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคน และแต่ละเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะมีข้อมูลประเภทต่างๆ เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ฯลฯ เขตข้อมูลต้องกำหนดเป็นชนิดของข้อมูลที่เจาะจง ไม่ว่าจะเป็นข้อความ วันที่หรือเวลา ตัวเลข หรือข้อมูลชนิดอื่นๆ

อีกวิธีในการอธิบายระเบียนและเขตข้อมูลคือการแสดงภาพบัตรรายการแบบเก่าของไลบรารี บัตรแต่ละใบในตู้จะสัมพันธ์กับระเบียนในฐานข้อมูล ข้อมูลแต่ละชิ้นบนบัตรแต่ละใบ (เช่น ผู้เขียน ชื่อเรื่อง) จะสัมพันธ์กับเขตข้อมูลในฐานข้อมูล

ฟอร์ม

คุณสามารถเขียนโปรแกรมปุ่มคำสั่งเพื่อกำหนดว่าข้อมูลใดบ้างที่จะปรากฏบนฟอร์ม เปิดฟอร์มอื่นๆ หรือรายงาน หรือดำเนินงานอื่นๆ ที่หลากหลาย เช่น คุณอาจมีฟอร์มชื่อ “ฟอร์มลูกค้า” ซึ่งคุณใช้จัดการข้อมูลของลูกค้า ฟอร์มลูกค้าอาจมีปุ่มที่ใช้เปิดฟอร์มคำสั่งซื้อ ซึ่งคุณสามารถเปิดคำสั่งซื้อใหม่ของลูกค้ารายนั้น

ฟอร์มยังช่วยให้คุณควบคุมวิธีที่ผู้ใช้รายอื่นๆ ตอบสนองต่อข้อมูลในฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฟอร์มที่แสดงเฉพาะเขตข้อมูลบางอย่างและอนุญาตให้ดำเนินงานได้เพียงบางอย่าง การดำเนินการนี้ช่วยปกป้องข้อมูลและรับประกันว่าใส่ข้อมูลได้อย่างถูกต้อง

รายงาน

คุณสามารถเรียกใช้รายงานได้ทุกเมื่อและจะส่งผลต่อข้อมูลปัจจุบันในฐานข้อมูลทุกครั้ง โดยทั่วไปรายงานจะอยู่ในรูปแบบที่พิมพ์ได้ แต่สามารถอ่านบนหน้าจอได้ ส่งออกไปยังโปรแกรมอื่น หรือส่งเป็นสิ่งที่แนบไปกับข้อความอีเมล

คิวรี

คิวรีบางรายการ “สามารถอัปเดตได้” หมายความว่าคุณสามารถแก้ไขข้อมูลในตารางถัดไปผ่านแผ่นข้อมูลคิวรี ถ้าคุณกำลังดำเนินการคิวรีที่อัปเดตได้ โปรดจำไว้ว่าโดยปกติระบบจะเปลี่ยนแปลงข้อมูลของคุณในตาราง ไม่ใช่ในแผ่นข้อมูลคิวรี

คิวรีมี 2 แบบคือ: คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลและคิวรีแอคชัน คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลจะดึงข้อมูลและเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับใช้งาน คุณสามารถดูผลลัพธ์ของคิวรีบนหน้าจอ พิมพ์ หรือทำสำเนาไปยังคลิปบอร์ด หรือคุณสามารถใช้การแสดงผลคิวรีเป็นแหล่งระเบียนสำหรับฟอร์มหรือรายงาน

คิวรีแอคชันดำเนินงานโดยใช้ข้อมูลตามชื่อที่ใช้ คุณสามารถใข้คิวรีแอคชันสร้างตารางใหม่ เพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ อัปเดตข้อมูล หรือลบข้อมูล

แมโคร

มอดูล

เทมเพลต Access มีตาราง คิวรี ฟอร์ม และรายงานแบบที่พร้อมให้ใช้งานได้แบบในตัว ตัวเลือกของเทมเพลตคือสิ่งแรกที่คุณจะเห็นเมื่อคุณเริ่ม Access และคุณสามารถค้นหาออนไลน์สำหรับเทมเพลตเพิ่มเติมได้อีกด้วย

1. ใน Access คลิก ไฟล์ > ใหม่

2. เลือกเทมเพลตฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป และใส่ชื่อสำหรับฐานข้อมูลของคุณภายใต้ชื่อไฟล์.(ถ้าคุณไม่เห็นเทมเพลตที่จะทำงานสำหรับคุณ, ใช้การค้นหาเทมเพลตออนไลน์กล่อง)

3. คุณสามารถใช้ตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นที่ Access แสดงไว้ด้านล่างกล่อง ชื่อไฟล์ หรือคลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์เพื่อเลือกตำแหน่งที่ตั้ง

4. คลิก สร้าง

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเทมเพลต คุณอาจจำเป็นต้องเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเริ่มต้นใช้งาน

• ถ้า Access แสดงเป็นเข้าสู่ระบบ กล่องโต้ตอบกับรายการว่างของผู้ใช้:

  1. คลิกผู้ใช้ใหม่

  2. กรอกฟอร์มรายละเอียดผู้ใช้

  3. คลิกบันทึก และปิด

  4. เลือกชื่อผู้ใช้ที่คุณเพิ่งใส่ จากนั้น คลิเข้าสู่ระบบ

• ถ้า Access แสดงเป็นข้อความเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัย ในแถบข้อความ และคุณเชื่อถือแหล่งมาของเทมเพล คลิกเปิดใช้งานเนื้อหา ถ้าฐานข้อมูลจำเป็นต้องใช้การเข้าสู่ระบบ เข้าสู่ระบบอีกครั้ง

แสดงมุมมองของข้อมูลสองมุมมองพร้อมกัน ซึ่งได้แก่มุมมองฟอร์ม และมุมมอง แผ่นข้อมูล การใช้ฟอร์มแยกจะทำให้คุณได้รับประโยชน์ของฟอร์มทั้งสองชนิดในรูปของฟอร์มเดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ส่วนแผ่นข้อมูลของฟอร์มเพื่อหาตำแหน่งระเบียนใดๆ ได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นใช้ส่วนที่เป็นฟอร์มเพื่อดูหรือแก้ไขระเบียนนั้น มุมมองทั้งสองนี้เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลเดียวกันและมีการซิงโครไนซ์อยู่ตลอดเวลาเมื่อต้องการสร้างฟอร์มแยกใหม่โดยใช้เครื่องมือ ฟอร์มแยก ให้คลิกตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลในบานหน้าต่างนำทาง แล้วให้คลิก ฟอร์มเพิ่มเติม บนแท็บ สร้าง แล้วคลิก ฟอร์มแยก Access จะสร้างฟอร์มและคุณสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบให้กับฟอร์มนั้นๆ ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปรับขนาดของกล่องข้อความเพื่อให้พอดีกับข้อมูลถ้าจำเป็น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับฟอร์มแยก ให้ดูที่บทความการเกี่ยวกับการสร้างฟอร์มแยก

คุณสามารถเก็บข้อมูลแต่ละส่วนที่ต้องการติดตามในเขตข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น ในตาราง ที่ติดต่อ คุณสร้างเขตข้อมูลสำหรับนามสกุล ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ ในตารางผลิตภัณฑ์ คุณสร้างเขตข้อมูลสำหรับชื่อผลิตภัณฑ์ ID ผลิตภัณฑ์ และราคาก่อนสร้างเขตข้อมูล ให้พยายามแยกข้อมูลให้เป็นส่วนเล็กที่สุดที่สามารถใช้ได้ การรวมข้อมูลในภายหลังจะง่ายกว่าการดึงข้อมูลออกจากกัน ตัวอย่างเช่น แทนที่จะสร้างเขตข้อมูลชื่อเต็ม ให้ลองพิจารณาการสร้างเขตข้อมูล นามสกุล และ ชื่อ แยกกัน จากนั้น คุณจะสามารถค้นหาหรือเรียงลำดับตามชื่อ นามสกุล หรือทั้งสองอย่างได้อย่างง่ายดาย ถ้าคุณวางแผนที่จะรายงาน เรียงลำดับ ค้นหา หรือคำนวณรายการของข้อมูล ให้วางรายการนั้นในเขตข้อมูลของตัวเอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบฐานข้อมูลและการสร้างเขตข้อมูล ให้ดูที่การลิงก์ในส่วน ดูเพิ่มเติมหลักจากสร้างเขตข้อมูลแล้ว คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานได้

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูล

เมื่อสร้างตารางใหม่หรือเปิดตารางที่มีอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณจะสามารถเพิ่มเขตข้อมูลในตารางโดยใส่ข้อมูลในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ของแผ่นข้อมูลได้1. ใส่ข้อมูลในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่สร้างหรือเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างตาราง ให้ดูที่ส่วน สร้างตารางใหม่ในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ให้ใส่ชื่อของเขตข้อมูลที่ต้องการสร้าง ใช้ชื่อที่ให้คำอธิบายเพื่อให้สามารถระบุเขตข้อมูลได้ง่ายขึ้นใส่ข้อมูลในเขตข้อมูลใหม่

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล

ในบางครั้งก็เป็นเรื่องง่ายที่จะเลือกเขตข้อมูลจากรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่ตรงกับความต้องการของคุณมากกว่าการสร้างเขตข้อมูลด้วยตนเอง คุณสามารถใช้บานหน้าต่างงาน เทมเพลตเขตข้อมูล เพื่อเลือกจากรายการของเทมเพลตเขตข้อมูล เทมเพลตเขตข้อมูล คือชุดของคุณลักษณะและคุณสมบัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งอธิบายเกี่ยวกับเขตข้อมูลนั้น คำจำกัดความของเทมเพลตเขตข้อมูลประกอบด้วย ชื่อเขตข้อมูล ชนิดข้อมูล การตั้งค่าสำหรับคุณสมบัติรูปแบบของเขตข้อมูล และคุณสมบัติอื่นๆ ของเขตข้อมูลบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิกที่ มุมมองแผ่นข้อมูลในแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เขตข้อมูลใหม่ เลือกเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลในบานหน้าต่าง เทมเพลตเขตข้อมูล แล้วลากไปที่ตารางที่คุณต้องการแทรกคอลัมน์ใหม่ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

เพิ่มเขตข้อมูลจากตารางที่มีอยู่

ถ้าฐานข้อมูลของคุณมีหลายตาราง คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลจากหนึ่งในตารางเหล่านั้นไปยังตารางใหม่ของคุณโดยใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะแสดงตารางอื่นๆ ทั้งหมดในฐานข้อมูลของคุณ โดยจะจัดกลุ่มออกเป็นสองประเภท ได้แก่ เขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางที่สัมพันธ์กัน และ เขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางอื่น ถ้าตารางที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลมีความสัมพันธ์กับตารางอื่นๆ เขตข้อมูลของตารางที่เกี่ยวข้องจะแสดงเป็นรายการแรกๆ ในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล คลิก ปุ่ม Microsoft Office  แล้วคลิก เปิดในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการทำงาน ในบานหน้าต่างนำทาง ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ตารางจะเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูลในแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่คลิกเครื่องหมายบวก (+) ถัดจากตารางในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อแสดงรายการของเขตข้อมูลในตารางนั้นเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการ แล้วลากไปยังตารางที่คุณต้องการแทรกคอลัมน์ใหม่ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างการค้นหาหลังจากที่คุณได้ดำเนินการขั้นตอนต่างๆ ในตัวช่วยสร้างเสร็จสมบูรณ์แล้ว เขตข้อมูลนั้นจะปรากฏในตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลเมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางที่ไม่สัมพันธ์กัน จากนั้นดำเนินการตามตัวช่วยสร้างการค้นหาจนเสร็จสมบูรณ์ ความสัมพันธ์ใหม่แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติระหว่างตารางในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล และตารางที่คุณเปิดไว้ค้นหาลิงก์สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวช่วยสร้างการค้นหาได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

การสร้างฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access สามารถทำได้อย่างไร

กระบวนการสร้างฐานข้อมูลข้อใดถูกสร้างเป็นขั้นตอนแรกในระบบฐานข้อมูล Microsoft Access

การสร้างฐานข้อมูลใหม่ในโปรแกรม Microsoft Access 2016 สามารถทำได้อย่างไรบ้าง

ใช้โปรแกรมอะไรทำฐานข้อมูล