การสร้างแบบฟอร์ม(Form) ฟอร์ม คือ ออบเจ็คหนึ่งของ Access ใช้ในการกรอกข้อมูล และแสดงข้อมูล การกรอกข้อมูลใน ตารางหรือใน Query ถึงแม้จะทำได้ แต่ก็ไม่สะดวกและสวยงามนัก การใช้ฟอร์มสามารถทำให้การกรอก ข้อมูลเป็นไปได้ด้วยความรวดเร็วมากขึ้น และผิดพลาดน้อยลง ที่สำคัญยังคงดูเป็นมิตรกับผู้ใช้มากกว่า เราสามารถออกแบบฟอร์มให้เหมาะสมกับลักษณะงานได้ดังที่ต้องการ Form ก็เป็นอีกวิธีการหนึ่งในการป้อนและแก้ไขข้อมูลที่อยู่ใน Table แทนที่จะป้อนระเบียนใน Table ได้เฉพาะตามแนวแถวและคอลัมน์ขณะอยู่ในมุมมอง Datasheet เท่านั้น ซึ่ง เราอาจใช้ Form นี้เป็น Form เดียวกันกับในกระดาษก็ได้ โดยจะช่วยลดความผิดพลาดในการป้อนข้อมูลได้ เนื่องจากมีความ คล้ายกับ Form แบบที่ใช้บนกระดาษซึ่งมีข้อมูลที่เตรียมไว้ที่จะป้อนลงใน Table อีกหนึ่ง และถ้าหากใน Table นั้นมีเขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยรูปภาพ, เอกสาร หรือออบเจ็คจากโปรแกรมอื่น เราก็สามารถดูออบเจ็คเหล่านี้ได้ในมุมมอง Form อีกเช่นกัน (ในมุมมอง Datasheet ออบเจ็คจะเป็นแค่ข้อความหรือไอคอน) นอกจากนี้เรายังสามารถใส่คำแนะนำหรือคำอธิบายของข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูลลงบน Form เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ป้อนและแก้ไขข้อมูลได้ง่ายขึ้น รวมทั้งสามารถตีกรอบและใส่รูปภาพเพื่อทำให้ Form สวยงามได้อีกด้วย การสร้าง Form ของ Access เมื่อสร้างฐานข้อมูลโดยใช้ Wizard เราสามารถเลือกรูปแบบของ Form ที่ จะสร้างได้ และถ้าเราสร้าง Table Wizard ระบบ Wizard ก็จะช่วยสร้าง Form ที่ใช้สาหรับป้อนข้อมูลเข้า Table นั้นขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติแต่ถ้าต้องการสร้าง Form
ด้วยตัวเองโดยไม่ใช้ Wizard เราก็สามารถทาได้เช่นกัน มุมมองของแบบฟอร์ม การสลับระหว่างมุมมอง ปุ่ม Toolbox หรือกล่องเครื่องมือควบคุมปุ่มคำสั่งที่ใช้ในการสร้าง Form การสร้าง Form Wizardsการสร้าง Form Wizards เป็นการสร้างแบบฟอร์มที่ง่ายกว่าการสร้างด้วยมือ และมีรูปแบบของฟอร์มที่ค่อนข้างแน่นอน ดังนั้นวิธีการที่ดีที่สุดคือการสร้างฟอร์มโดยใช้ Form Wizards ซึ่งเราสามารถนา Form Wizards มาแก้ไขโดยใช้ฟอร์มโดยการสร้างฟอร์มจากมือได้ 1. นำเมาส์คลิกที่ฟอร์มเพิ่มเติม เลือกตัวช่วยสร้างฟอร์ม 2. คลิกเลือกตารางหรือแบบสอบถาม จากนั้นเลือกเขตข้อมูลที่จะใช้งานในฟอร์ม การเลือกเขตข้ อมูล สามารถทาได้โดยคลิก ในช่อง เขตข้อมูลที่มีอยู่ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม เครื่องหมาย > เพื่อเลือกเขตข้อมูลนั้น เขตข้อมูล ที่ถูกเลือกจะไปปรากฏอยู่ในช่อง เขต ข้อมูลที่เลือก ถ้าต้องการเลือกเขตข้อมูลทั้งหมดให้คลิกที่ปุ่มเครื่องหมาย >> ส่วนปุ่ม < ใช้ ยกเลิกเขตข้อมูลที่เลือก ปุ่ม << ใช้ยกเลิกเขตข้อมูลที่เลือกทั้งหมด เมื่อเลือกเขตข้อมูลที่ ต้องการเสร็จแล้วจะปรากฏ ดังรูป 3. เลือกรูปแบบเค้าโครงแบบใดที่จะใช้กับฟอร์มที่สร้าง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ถัดไป 4. เลือกรูปแบบลักษณะการแสดงผลของฟอร์ม จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ถัดไป 5. กาหนดชื่อให้กับฟอร์ม จากนั้นคลิกที่ปุ่ม เสร็จสิ้น 6. เมื่อสิ้นสุดคาสั่งโปรแกรม Ms-Access จะปรากฏส่วนของฟอร์มที่สร้างดังรูป -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |