ขนาดห้องประชุม ที่ License Office 365 สามารถสร้างได้ กี่คน

การมาถึงของ Cloud และ Mobile ทำให้เกิดการปฏิวัติการทำงานจากรูปแบบเดิมสู่ Digital Workplace ซึ่งเปิดโอกาสให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ แต่ไม่ว่ายุคสมัยจะเปลี่ยนไปอย่างไรการทำงานเป็นทีมคือหัวใจขององค์กรเสมอ ด้วยเหตุนี้เองซอฟต์แวร์ 'Collaborative' จึงเกิดขึ้น โดยมีจุดประสงค์เพื่อนำผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายมาทำงานร่วมกันให้บรรลุเป้าหมาย ซึ่งในวันนี้ทางทีมงาน TechTalkThai จะพาไปรู้จักกับซอฟต์แวร์จาก Microsoft ที่ชื่อว่า 'Microsoft Teams' ที่ถูกออกแบบมาให้สามารถตอบโจทย์การทำงานระดับองค์กรอย่างแท้จริง รวมถึงยังเรียกได้ว่าเป็น 'One Stop Service' ที่ตอบสนองการทำงานได้แบบ 'ครบ จบ ที่เดียว'

Microsoft Teams เข้าสู่ตลาดมาตั้งแต่ปี 2017 แล้ว จนถึงวันนี้มีองค์กรชั้นนำต่างให้การยอมรับ จนทำให้มีผู้ใช้งานกว่า 13 ล้านบัญชีกระจายครอบคลุมไปถึง 180 ประเทศ โดย Microsoft Teams สามารถรองรับการใช้งานได้ตั้งแต่องค์กรขนาดเล็กจนถึงองค์กรขนาดใหญ่หลายพันคน นอกจากนี้ยังถูกออกแบบมาให้ผู้ใช้งานสามารถจบการฟังก์ชันการทำงานได้ภายในโปรแกรมเดียว เนื่องจากความสามารถในการเชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่นทั้งจาก Microsoft เช่น Microsoft Office, OneDrive for Business หรือ Power BI ไม่เพียงเท่านั้นยังผนึกเอาความสามารถจากพันธมิตรต่างๆ อีกกว่าหลายร้อยรายเข้าร่วมแล้ว ทั้งหมดนี้เพื่อตอบโจทย์ความเป็น 'One Stop Service' นั่นเอง

8 ฟีเจอร์เด่นของ Microsoft Teams

ซอฟต์แวร์ด้าน Collaborative ในระดับองค์กรที่ดีนั้นต้องมีความสามารถในหลายมุมมองทั้งในเชิงของความยืดหยุ่นในการใช้งาน การบริหารจัดการ ความมั่นคงปลอดภัย ตอบโจทย์ Compliance และสำคัญที่สุดคือต้องใช้งานง่ายเพื่อสร้าง User Experience น่าประทับใจแก่ผู้ใช้งานจากทุกฝ่ายได้อย่างแท้จริง ซึ่งฟีเจอร์ของ Teams ที่จะกล่าวถึงมี 8 หัวข้อหลักที่สามารถตอบโจทย์ข้างต้นได้ดังนี้

1.Create Teams

ในฟังก์ชันการสร้าง Teams เพื่อที่จะ Chat, Meeting หรือ Collaboration จะสามารถเลือกได้ 3 โหมด

• Public – ห้องสาธารณะที่คนภายในองค์กรสามารถเข้าร่วมเป็นสมาชิกได้

• Private - ห้องสนทนาที่ผู้เข้าร่วมจะต้องถูกเชิญและได้รับอนุญาตก่อนเข้าร่วม

• Organization Wide – เป็นห้องที่จะเชิญทุกคนในองค์กร (ไม่เกิน 5,000 คน) เข้ามาโดยอัตโนมัติในกรณี เช่น ใช้เป็นห้องประกาศข่าวสารภายใน องค์กร

นอกจากนี้ผู้ใช้งานยังสามารถสร้างห้องย่อยๆได้อีกใน Teams เรียกว่า 'Channel' เช่นเราอาจจะมีห้องสนทนารวมของแผนกไอที (General) แต่สร้าง Channel เพื่อคุยรายละเอียดย่อยๆ เฉพาะทางกับทีมงาน เช่น Network, Security หรือ Server ได้เพื่อความง่ายในการบริหารจัดการ อย่างไรก็ตามเมื่อใช้งานไประยะหนึ่งแล้ว ในองค์กรใหญ่อาจจะมีห้องประชุมเกิดขึ้นมากมาย ซึ่งผู้ใช้งานจะสามารถใช้ Search bar ของ Teams สนทนาเพื่อค้นหาได้

2.Chat Features

การพิมพ์ Chat ในห้องสนทนาของ Microsoft Teams มีลูกเล่นที่น่าสนใจหลายข้อดังนี้
• สามารถคอมเม้นต์ตอบในแต่ละความเห็นได้
• คนเข้ามาใหม่จะเห็นข้อความย้อนหลัง (Persistent Chat) หรือแชทจะไม่หายไป ดังนั้นจึงสามารถศึกษาข้อมูลด้วยตัวเองก่อนเพื่อสร้างความเข้าใจ
• มีเครื่องมือ Word Editor ให้ทำการออกแบบข้อความของเราได้ เช่น ทำตัวหนา เอียง ขีดเส้นใต้ จัดวางตำแหน่งข้อความ เป็นต้น
• สามารถแชร์รูปภาพเคลื่อนไหว (GIF - จาก Giphy) หรือส่งสติกเกอร์แสดง Emotion ได้
• สามารถแชร์ไฟล์ต่างๆ ได้โดยเลือกจาก Local Drive, OneDrive หรือแชร์แบบ URLs

3. Meeting

การประชุมผ่านวีดีโอถือเป็นหัวใจสำคัญของซอฟต์แวร์ Collaborative ที่ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากที่สุด ดังนั้น Teams จึงนำเสนอฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์การใช้งานได้ในหลายมิติ

• Background Blur - การเบลอภาพพื้นหลังเหลือเพียงตัวผู้พูด เช่น อาจจะทำงานมาที่บ้านจึงไม่อยากเปิดพื้นเผยหลัง เป็นต้น
• Recording - สามารถบันทึกการสนทนาเก็บไว้เรียกดูย้อนหลังได้
• Transcript - กรณีที่ผู้พูดเป็นต่างชาติเราอาจใช้ความสามารถแปลเสียงพูดเป็น Live Caption
• Meet now/ Schedule a meeting - การสร้างห้อง Meeting ทำได้ 2 รูปแบบ คือการเพิ่มทุกคนในทีม เข้าสู่การสนทนาอัตโนมัติ (meet now) หรือตั้ง Schedule ซึ่งสามารถลิงก์เข้ากับ Outlook Calendar ในอีเมลได้ ดังนั้นจะสามารถเตือนและกดเข้าได้โดยตรงจากในอีเมลเช่นกัน
• Sharing - ผู้สนทนาสามารถแชร์หน้าจอ ทั้ง Desktop หรือ เลือกเฉพาะโปรแกรม บน Windows Taskbar ที่เปิดอยู่ และ Local File เพื่อเปิดให้บุคคลอื่นเข้ามาดู ไฟล์เหล่านั้นได้ ไม่เพียงเท่านั้นยังสามารถ Sync กับความสามารถของ Windows 10 Whiteboard เพื่อขีดเขียนอย่างอิสระมากขึ้น
• Note - สามารถสร้างบันทึกการประชุมเอาไว้ กรณีที่อยากดูข้อมูลสรุปของการประชุมนั้น อีกหนึ่งฟีเจอร์เด่นที่หลายคนไม่ทราบเกี่ยวกับฟีเจอร์ของ Microsoft Teams คือสามารถเป็นอุปกรณ์โทรศัพท์เบอร์ 02 เพื่อใช้โทรได้ โดยหากองค์กรที่ใช้งาน Microsoft Teams และ integrate ระบบโทรศัพท์ชุมสายภายในองค์กร จะสามารถใช้ Phone System เต็มรูปแบบด้วยคอมพิวเตอร์ หรือ Smart phone ให้ใช้ผ่าน Microsoft Teams ได้

4. Tab and Integration

ในแต่ละห้องสนทนาจะมี Tab ด้านบนที่เราสามารถ Customize เพื่อ Integrate โปรแกรมอื่นๆ เข้ามา ตัวอย่างเช่นสามารถนำหน้า Power BI report ที่สำคัญกับทีม Sale มาแปะไว้ในห้องสนทนาของทีมได้เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพเดียวกัน รวมถึงอาจจะเพิ่ม Tab ในลักษณะของ URL เช่น Link ของ Facebook page หรือ website ก็ได้ ไม่เพียงเท่านั้นปัจจุบัน Microsoft มีพาร์ทเนอร์หลายร้อยรายให้สามารถ Integrate ผลิตภัณฑ์เข้ามาได้และคาดว่าจะเพิ่มขึ้นอีกในอนาคต จุดนี้คือเองความสามารถที่ทำให้ Microsoft Teams สามารถตอบโจทย์ความเป็น One Stop Services ได้อย่างที่กล่าวไว้ในข้างต้น

5. Chat Bot

Chat Bot นั้นเกิดขึ้นมาระยะเวลาหนึ่งแล้ว ซึ่งสามารถประยุกต์ใช้ได้ในหลายอุตสาหกรรมและลดการใช้แรงงานมนุษย์กับคำถามง่ายๆ เช่นกันผู้ใช้งาน Microsoft Teams จะสามารถใช้ Bot สำเร็จรูปที่ชื่อ 'Who' ซึ่งถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ในระดับหนึ่งแล้ว เช่น ถามว่าบุคคลในองค์กรคนนั้นเป็นใคร ติดต่อได้อย่างไร หรือลำดับโครงสร้างขององค์กร เป็นต้น อย่างไรก็ตามในกรณีขององค์กรที่ต้องการใช้ Chat Bot เพื่อตอบโจทย์อย่างเฉพาะเจาะจงมากกว่านั้น ก็สามารถเลือกพัฒนา Bot ของตนเองขึ้นมาก็ได้ นอกจากนี้ Microsoft ยังเผยว่าปัจจุบันมีพาร์ทเนอร์ในไทยที่กำลังพัฒนา Chat Bot ให้รองรับภาษาไทยด้วย

6. Shift

Microsoft Teams ไม่ได้ถูกจำกัดความสามารถเพียงแค่ซอฟต์แวร์การประชุมทั่วไป แต่ยัง Collaborate ไปถึงพนักงานที่อยู่ที่หน้าร้าน ที่สาขา หรือที่โรงงาน (FirstLine) ให้เข้าสู่ระบบ เช่น พนักงานขายของตามสาขา พนักงานในโรงงาน วิศวกรหน้างาน หรืออื่นๆ ซึ่ง Shift คือฟีเจอร์เพื่อบริหารจัดการทีม FirstLine นั่นเอง โดยความสามารถคือการสร้าง Schedule งานประเภทกะ และเนื้อหาของงานประกาศว่าใครต้องเข้าร่วมบ้าง หลังจากมาถึงแล้วต้องมีหน้าที่อะไรบ้าง ทั้งนี้ยังครอบคลุมไปถึงการแลกกะ หรือเปิดให้ร้องขอทำเรื่องลาได้ เป็นต้น องค์กรสามารถซื้อ Microsoft 365 License แบบ F1 สำหรับพนักงาน FirstLine ได้ ซึ่งมีราคาที่ย่อมเยากว่า เพื่อให้เข้ามาใช้งานฟีเจอร์นี้ใน Microsoft Teamsได้ หากท่านใดมีความสนใจสามารถติดต่อทีมตัวแทนจำหน่ายได้จากท้ายบทความนี้

7. Live Event

องค์กรที่ดีจะต้องสามารถเชื่อมประสานระหว่างระดับผู้บริหารสู่พนักงานทั้งหมด ด้วยเหตุนี้ Live Event จึงเข้ามาช่วยองค์กรได้โดยเป็นฟีเจอร์เพื่อถ่ายทอดวีดีโอ Live ของผู้พูดไปสู่พนักงานทั้งหมดในองค์กรได้ (ลักษณะเป็น Townhall) อาจใช้ในกรณีเช่นแถลงเหตุการณ์สำคัญ หรือ แจ้งข่าวของบริษัท ทั้งนี้จะเป็นการสร้างความคุ้นเคยและเกิดปฏิสัมพันธ์ให้พนักงานกับผู้บริหารได้อีกทางหนึ่งซึ่งประหยัดค่าใช้จ่ายด้วย นอกจากนี้ Live Event ยังสามารถทำการบันทึกเป็นวีดีโอย้อนหลังหรือแชร์หน้าจอเพื่อแสดงข้อมูลได้เช่นกัน

8. Security

แน่นอนว่าการใช้งานในระดับองค์กรย่อมมีเรื่องของ Compliance หรือยังมีกฏหมายด้านข้อมูลกำกับอยู่ด้วย ดังนั้นองค์กรต้องการฟีเจอร์เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกแชร์จะถูกเก็บอยู่ในมือเฉพาะผู้มีสิทธิ์เท่านั้น โดยผู้ใช้งาน Teams เองจะสามารถกำหนดสิทธิ์หรือ Policy การเข้าถึงไฟล์ได้ อย่างไรก็ตามหากผู้ใช้งานต้องการเครื่องมือที่ครอบคลุมไปถึงภายนอกโปรแกรมทาง Microsoft ก็มีฟีเจอร์ที่ชื่อว่า Azure Information Protection (AIP) ซึ่งอยู่ภายใต้ Microsoft 365 ให้สามารถเลือกใช้ได้ด้วย

เริ่มได้เลยไม่ต้องรอ!

จากที่กล่าวมาทั้งหมดนั้นจะเห็นได้ว่า Microsoft Teams คือซอฟต์แวร์ Collaborative ที่ถูกออกแบบมาให้ตอบโจทย์การใช้งานระดับองค์กรได้อย่างแท้จริง ด้วยคุณสมบัติในหลายมิติทั้งเข้าถึงได้ง่ายและยืดหยุ่นในการบริหารจัดการ รวมไปถึงความมั่นคงปลอดภัย โดย Microsoft Teams รวมอยู่ในชุด License ของ Office 365 Business/Enterprise หรือ Microsoft 365 อยู่แล้วจึงสามารถเริ่มใช้งานได้ทันที

Ref. https://products.office.com/th-th/microsoft-teams/group-chat-software