ตาราง การจัดลำดับความสำคัญ

Home

Life

6 เคล็ดลับจัดลำดับความสำคัญของงาน เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีทำงานให้ทันตามเวลาที่กำหนดเอาไว้ นอกจากจะต้องอาศัยทักษะความสามารถส่วนตัวแล้ว ยังต้องอาศัยตัวช่วยต่างๆ ในการจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้นอีกด้วย

ยิ่งคุณได้รับมอบหมายงานในมือมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งจะต้องจัดลำดับความสำคัญเพื่อจัดการงานและบริหารเวลาให้ดีขึ้นมากเท่านั้น มาดูกันดีกว่าว่าเทคนิคในการจัดลำดับความสำคัญเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่าง มีประสิทธิภาพ ตรงตามเวลาที่กำหนด มีวิธีใดบ้าง

1.จัดตารางงานให้เป็นสัดส่วน

สิ่งสำคัญที่คุณต้องมีเลยก็คือ To Do List หรือตารางที่ใช้สำหรับจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้น หากคุณมีงานที่ได้รับมอบหมายเยอะเป็นพิเศษ
ตารางนี้จะช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการเวลาในการทำงานต่างๆ ได้ดียิ่งขึ้น

และจะช่วยให้คุณสามารถรู้กำหนดส่งงานล่วงหน้าได้ว่างานไหนได้ก่อน ได้หลัง อีกทั้งยังไม่ทำให้เกิดความสับสน ในกรณีที่มีงานที่จะต้องส่งหลายๆ งานในเวลาไล่เลี่ยกัน

2.วางแผนการทำงานในแต่ละวันให้ชัดเจน

คุณอาจจะไม่มีทางรู้ได้เลยว่า ในแต่ละวัน งานของคุณจะเข้ามามากหรือน้อย บางวันคุณอาจจะไม่มีงานเลย แต่บางวันงานก็เยอะจนยุ่งหัวหมุน ดังนั้นการวางแผนในการทำงานแต่ละวันให้ชัดเจนจึงเป็นสิ่งสำคัญ ที่จะช่วยให้คุณสามารถวางลำดับขั้นตอนและแผนในการทำงานได้อย่างเป็นรูปเป็นร่างชัดเจนมากขึ้น

เมื่อถึงเวลาจะได้ลงมือทำโดยไม่เสียเวลา ซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานได้สำเร็จลุล่วงตามแผนการได้อย่างที่วางเอาไว้

3.ทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน

ในบรรดางานที่ได้รับมอบหมายมักจะมีงานที่สำคัญที่สุด ด่วนที่สุด ให้คุณเทความสำคัญไปที่งานดังกล่าวก่อน จากนั้นค่อยจัดลำดับความสำคัญของงานอื่นๆ ลดหลั่นกันไป

งานไหนที่ด่วนที่สุดให้คุณรันขึ้นมาไว้เป็นลำดับแรก จากนั้นลงมือทำตามเวลาที่วางแผนเอาไว้ ในกรณีที่มีงานด่วนเข้ามาต่อเนื่องกัน คุณจำเป็นต้องแจ้งเดดไลน์กับเจ้านายหรือผู้บังคับบัญชาให้ชัดเจน หรือขอคำปรึกษาว่างานไหนต้องการด่วนมากกว่ากัน เพื่อให้คุณสามารถบริหารเวลาในการจัดงานต่างๆ ได้ดียิ่งขึ้น

4.แบ่งเวลาในการทำสิ่งเล็กๆ น้อยๆ

นอกจากงานหลักที่ได้รับมอบหมายแล้ว ก็อาจจะมีงานเล็กๆ น้อยๆ ที่เป็นงานจุกจิกระหว่างวัน เช่น การตอบอีเมล์ การถ่ายเอกสาร การช่วยงานเพื่อน ฯลฯ ซึ่งคุณควรแบ่งเวลาในแต่ละวันเพื่อทำสิ่งเหล่านี้ อย่างน้อยวันละ 10-20 นาที

ซึ่งถือเป็นเวลาที่เหมาะสมที่จะไม่กระทบกระเทือนเวลาหลัก วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถทำงานหลักและจัดการงานจุกจิกโดยไม่ปล่อยทิ้งจนกลายเป็นดินพอกหางหมูนั่นเอง

5.เร่งมือทำงานในช่วงที่คุณมีพลังมากที่สุด

ให้สังเกตว่าช่วงไหนที่คุณมีพลังในการทำงานมากที่สุด บางคนอาจจะเป็นช่วงเข้างานตอนเช้าหรือบางคนอาจจะมาหลังช่วงรับประทานอาหารมื้อเที่ยง ช่วงนั้นแหละให้คุณเน้นเร่งมือทำงานให้หนักๆ เข้าไว้ เพราะเป็นช่วงที่คุณจะทำงานได้ไวมากขึ้นกว่าช่วงอื่นๆ

นอกจากจะทำให้งานที่เรียงคิวกันเสร็จเร็วขึ้นแล้ว ยังเป็นการฝึกฝนการทำงานให้ตรงเวลาต่อเวลาได้รวดเร็วมากขึ้นด้วย แต่ก็อย่าเร็วมากจนเกินไป เพราะยิ่งทำงานได้เร็วมากแค่ไหน ก็ยิ่งเกิดข้อผิดพลาดในงานนั้นๆ ได้ง่ายมากขึ้น

6.จัดเรียงโฟลเดอร์ภายในคอมพิวเตอร์ให้เป็นหมวดหมู่

ในกรณีที่ต้องทำงานโดยใช้คอมพิวเตอร์ ให้คุณจัดแบ่งหมวดหมู่ของงานที่ทำไว้ โดยแบ่งแยกเป็นโฟลเดอร์อย่างชัดเจน เพราะจะทำให้เกิดเป็นระบบระเบียบมากขึ้น เช่นเดียวกับอีเมล์สั่งงาน ควรจัดให้เป็นหมวดหมู่เข้าไว้ด้วยกัน เมื่อกลับมาเปิดอ่านจะได้ไม่เกิดความสับสน

การใช้เทคนิคนี้ในการทำงานจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูลต่างๆ ได้เป็นอย่างดี อีกทั้งยังจะช่วยให้คุณสามารถรู้ได้ว่างานไหนที่ทำเสร็จไปแล้ว
และยังเหลืองานไหนที่ทำยังไม่เสร็จบ้าง

การทำงานทุกประเภท ย่อมต้องมีการจัดลำดับความสำคัญ เพื่อช่วยให้คุณทำงานได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ดังนั้นคุณสามารถนำเอาเทคนิคที่เรานำมาฝากนี้ไปประยุกต์ใช้ในการจัดลำดับความสำคัญให้กับงานของคุณได้

ไม่ว่างานจะรุมเร้าเข้ามามากแค่ไหน เชื่อได้ว่าคุณจะสามารถทำมันได้สำเร็จลุล่วงไปได้ทันเวลาอย่างแน่นอน

Related Posts

          งานยุ่ง งานเยอะ งานล้นมือ ผลที่ตามมาคือ ทำงานไม่ทัน ปัญหาที่ใคร ๆ มักจะประสบพบเจอ จนถือว่าเป็นเรื่องปกติของการทำงาน แต่วันนี้ jobsDB มีทริคเล็ก ๆ น้อยมาฝากกัน ให้บรรดาเหล่าคนทำงานสามารถปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานได้ง่ายมากขึ้น

          John C. Maxwell ผู้เขียนหนังสือ Buiding Leadership in you กล่าวถึงการจัดลำดับความสำคัญของงาน พูดง่าย ๆ ว่าถ้างานเรามี 100 อย่าง ถ้าดูดีๆ จะพบว่า มีงานสำคัญๆ อยู่ 20% ที่ทำแล้ว ให้ผลลัพทธ์ถึง 80% ของงานทั้งหมด ในขณะที่ งานอีก 80% ที่เหลือ ถึงทำเสร็จ ก็จะให้ผลแค่ 20 % เท่านั้น เราจึงควรจะแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภทดังนี้

• 
  สำคัญ และ เร่งด่วน : ฝากใครทำไม่ได้ ต้องทำเอง ทันที เร่งด่วน รอช้าไม่ได้ และต้องสำเร็จด้วย
• สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน : ฝากใครทำไม่ได้ ต้องทำเอง แต่ไม่ด่วนมาก ต้องจัดสรรเวลามาทำ และต้องสำเร็จด้วย
• ไม่สำคัญ แต่ เร่งด่วน : ฝากคนอื่นทำได้ แต่ต้องทำทันที ไม่ควรช้า เช่น บิลค่าไฟ มาแล้ว ไม่จ่ายจะถูกตัดไฟ เป็นต้น
• ไม่สำเร่คัญ และ ไม่งด่วน : ฝากใครทำก็ได้ ถ้าว่างจริงๆแล้วจะทำ งานอย่างนี้ ถ้าจัดดีๆ อาจจะถูกผลัดไปได้ และบางครั้ง กลับมาดูอีกครั้ง ก็ไม่สำคัญว่าจะเสร็จ หรือไม่ก็ไม่เสียหายอะไร

          นอกจากเรื่อง เวลากับงานแล้ว ยังใช้กับกลุ่มคนได้ด้วย เช่น ในองค์กร จะมีผู้ที่มี อิทธิพล กับคนทั้งกลุ่ม อยู่ 20% และ ถ้าคน 20 % นี้เห็นอย่างไร คนที่เหลือ 80% ก็จะคล้อยตามด้วย ให้ลองทำดูก็ได้ โดยเขียนรายชื่อคนทั้งหมดในหน่วยงาน หรือ ในงานของคุณ แล้วนึกดูทีละคนว่า “ถ้าคนๆนี้ ต่อต้านเรา จะมีปัญหากับชีวิตเราหรือไม่” ถ้ามี ให้ทำเครื่องหมายไว้ด้านหน้า ถ้าไม่มี ก็ไม่ต้องทำ เมื่อเสร็จแล้ว ก็มักจะมีอยู่ประมาณ 20% ที่มีอิทธิพลในกลุ่มนั่นเอง

          ตาราง การแบ่งแยกประเภทของงานในแต่ละวัน ที่ทำได้ง่าย ๆ เพียง ก่อนเริ่มการทำงานอย่างจริงจัง คุณลองใช้เวลาสัก 10-15 นาที นั่งคิดว่า วันนี้เรามีงานอะไรต้องทำบ้าง แล้วเขียนเป็นตารางตามตัวอย่าง

ตัวอย่าง:

จากการเรียงลำดับของงานเช่นนี้ ทำให้รู้ว่า

          มีงานค้างค่อนข้างเยอะ ต้องรีบสะสาง (งาน B เยอะ 48% แต่งาน A ประมาณ 24% ก็ยังพอได้) ทำงาน A เสร็จเกือบหมดแล้ว (ขณะเขียน blog นะ) ก็มีเวลาสลับมาทำงาน B และ C ได้ ทำให้ไม่เครียด ไม่พลาดงานบางอย่าง เช่นไปจ่ายค่าน้ำ ค่าไฟ เป็นต้น งานบางอย่างให้คนอื่นทำได้ ก็ให้ทำ (งาน C) แต่ถ้ายังพอมีเวลา อยากทำเองก็ทำได้

          ท้ายสุดของความคิด ต้องคิดให้ได้ว่า งานก็คืองาน ซึ่งมันก็คือสิ่งที่เราต้องทำ เพื่อดำรงชีวิตอยู่ต่อไปได้ มีงานที่ต้องทำ ควรทำ และอยากทำ คนเราก็มักจะเลือกทำงานที่ ชอบทำก่อน งานที่ควรทำ และ ต้องทำ ก็เลย ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ เขาว่ากันว่า สิ่งที่ยากที่สุดในเรื่องนี้คือ ทำให้คนทำสิ่งที่ต้องทำตามลำดับความสำคัญนั่นตะหากที่ยากของจริง

ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android