Excel มือใหม่หลายๆ คน อาจไม่รู้เทคนิค Excel เหล่านี้มาก่อน ซึ่งเป็นเรื่องที่น่าเสียดายมาก เพราะ Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสามัญประจำทุก Office และยังเป็นโปรแกรมที่คนใช้เป็นสร้างผลลัพธ์ได้ต่างกับคนใช้ไม่เป็น มากๆ เรียกได้ว่าคนใช้ Excel เก่งๆ จะทำงานได้เสร็จเร็วกว่าแถมยังถูกต้องมากกว่า Show
สาเหตุหนึ่งเป็นเพราะ Excel เป็นโปรแกรมที่มีความสามารถหลากหลาย และคนใช้งานต้องมีความเข้าใจที่ค่อนข้างลึกซึ้งจึงจะพลิกแพลงการทำงานได้ดี แต่มันก็ไม่ใช่ทุกเรื่องของ Excel ที่จะต้องใช้ความรู้ที่ลึกซึ้งอะไรมากมาย หลายๆ เรื่องเป็นแค่เรื่องของ “รู้” กับ “ไม่รู้” มากกว่า ซึงบทความนี้ผมจะขอพูดถึง 9 เทคนิค Excel ที่จะทำให้คุณใช้ Excel ได้เก่งขึ้นแบบมือใหม่ก็ใช้ได้เลย สารบัญ
เทคนิค Excel #1 : กรอกวันที่/เวลาปัจจุบันอย่างไวด้วย Ctrl + ;เราสามารถกรอกข้อมูลวันที่ปัจจุบัน ณ ขณะนั้นลงไปใน Cell ด้วยการกดปุ่มลัดบน Keyboard Ctrl+; (ปุ่ม ว) ซึ่งมีวิธีจำง่ายๆ คือ ปุ่ม ว. = วันที่และเวลา
Tips1: หากกด Ctrl+; แล้วไม่มีอะไรเกิดขึ้น แสดงว่ามี Bug … ให้ลองปิด Excel แล้วเปิดใหม่ แล้วลองใหม่นะครับ Tips2: พอลองกรอกปีด้วย Ctrl+; แล้ว ดูดีๆ นะว่าคอมพ์เราต้องกรอก วัน/เดือน/ปี ค.ศ. หรือ เดือน/วัน/ปี ถ้าใส่ผิดก็จะมั่วเลย (แต่ละเครื่องอาจตั้งค่าไม่เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับ Regional Setting ใน Control Panel Tips3: โดยแม้ดูเผินๆ การกด Ctrl+; จะคล้ายๆ กับการใส่ฟังก์ชันที่ชื่อว่า =TODAY() แต่จะมีความต่างกันตรงที่ว่า การกด Ctrl+; จะเหมือนกับการที่เรากรอกวันที่ลงไปเอง ซึ่งค่าจะไม่เปลี่ยนอีกเลย แม้จะนอนหลับจนถึงวันถัดไปแล้วเปิดไฟล์เดิมมาดูอีกครั้ง ซึ่งต่างจาก =TODAY() ที่วันที่จะเปลี่ยนไปหากเอาไฟล์ไปเปิดในอนาคต เทคนิค Excel #2 : ค้นหา Sheet ที่ต้องการอย่างรวดเร็วExcel แต่ละไฟล์มี Sheet ได้หลายอัน และบางไฟล์ก็อาจมี Sheet เยอะมากจนหาไม่เจอเลยก็เป็นไปได้ถ้า เทคนิค Excel #3 : ทดลองค่าจนกว่าจะได้ตามเป้าหมายด้วย Goal Seekหากเราเขียนสูตรใน Excel เพื่อผูกความสัมพันธ์แต่ละ Cell เอาไว้ เช่น ใส่ราคาสินค้าก่อน Vat และราคาสินค้าหลัง Vat เอาไว้ จะให้เราเปลี่ยนค่าเองไปเรื่อยๆ คงเสียเวลามากกว่าจะเจอ โชคดีที่ Excel สามารถช่วยลองเปลี่ยนค่าแทนเราได้ด้วยเครื่องมือ Data => What-if Analysis => Goal Seek ซึ่งจะให้เราเลือกว่า เทคนิค Excel #4 : การกด F4 เพื่อทำ Action ล่าสุดซ้ำเทคนิคนี้ง่ายแสนง่าย แค่เราทำอะไรบางอย่างใน Excel เช่น แทรกแถว ลบแถว หรือ ใส่สี แล้วลองกดปุ่ม F4 ดู จะเห็นว่า Excel ทำสิ่งที่เราทำซ้ำอีกรอบนึงอย่างน่ามหัศจรรย์ครับ Tips: สำหรับคนที่กดปุ่ม F4 แล้วไม่มีอะไรเกิดขึ้น อาจเป็นเพราะเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณตั้งค่าเอาไว้ว่า ถ้าจะใช้ปุ่ม F1-F12 จะต้องกดปุ่ม Fn (อยู่บริเวณด้านซ้ายของปุ่ม Windows) ควบคู่ไปด้วย จากนั้นให้ลองดูว่ากด Fn+F4 แล้วได้ผลมั้ย เทคนิค Excel #5 : Copy ข้อมูลอย่างรวดเร็วด้วย Fill Handleหากเรามีข้อมูลอยู่ แล้วเราอยากจะ Copy ไป Paste ลงที่อื่น เราสามารถทำง่ายๆ โดยการ Click เม้าส์ซ้ายที่สี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของ Cell (เรียกว่า Fill Handle) แล้วลากลงมา มันจะทำเหมือนว่าเรากด Copy –> Paste ข้อมูลทุกประการ และถ้าข้างๆ คอลัมน์นั้นมีข้อมูลอยู่แล้ว เราสามารถกดปุ่ม Double Click ที่ Fill Handle ได้เลย มันจะ Copy ข้อมูลลงมาจนสุดเท่าที่ข้างๆ มีข้อมูลอยู่ (เหมาะมากกับกรณีที่มีข้อมูลเยอะๆ จนลากไม่ไหว) เทคนิค Excel #6 : การ Copy รูปแบบด้วย Format Painterจากเทคนิคที่แล้ว เราทำการ Copy ข้อมูลด้วย Fill Handle ถ้าสังเกตจะเห็นว่ามันเป็นการ Copy ทั้งข้อมูลเนื้อหา (Content) และรูปแบบ (Format) และถ้าอยากจะป้าย Format ลงพื้นที่ปลายทางที่อยู่ไม่ต่อเนื่องกัน ก็สามารถกด Double Click ที่แปรงทาสีได้ เพื่อ lock การใช้แปรงทาสีเอาไว้ก่อนครับ เทคนิค Excel #7 : การให้ Excel เลียนแบบเราด้วย Flash Fillสำหรับมือใหม่ที่ยังเขียนสูตรไม่เก่ง การทำงานด้านจัดการข้อความให้ได้ตามที่เราต้องการนั้นอาจจะเป็นเรื่องยากพอสมควร เช่น จะแยกชื่อ-นามสกุล ออกจากกัน หรือจะเอาชื่อต่อด้วยนามสกุลตัวแรกเพื่อสร้าง email พนักงาน ก็ดูจะยากเกินไป แต่ถ้าเรามี Excel 2013 ขึ้นไป จะมีเครื่องมือที่จะช่วยชีวิตเราได้แบบสบายๆ นั่นก็คือ Flash Fill ที่จะมีความสามารถในการเลียนแบบสิ่งที่เราทำได้เลย Tips: ถ้า Flash Fill ทำไม่ได้ หรือทำผิด ให้ทำตัวอย่างเพิ่ม เดี๋ยวมันจะฉลาดเอง เทคนิค Excel #8 : กำจัดข้อมูลที่ซ้ำด้วย Remove Duplicatesบางทีเรามีข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ซ้ำๆ กันเต็มไปหมด เราสามารถกำจัดตัวซ้ำได้ง่ายๆ ด้วยการเลือกข้อมูลคอลัมน์ที่ต้องการ แล้วไปที่ Ribbon Data => Remove Duplicates เพียงเท่านี้ตัวซ้ำก็จะหายไปอย่างง่ายดาย Tips : คำสั่ง Remove Duplicates จะมองว่าข้อมูลที่ Content เหมือนกัน แต่ต่าง Format กัน ถือว่าเป็นข้อมูลที่ไม่ซ้ำกัน แต่เราอยากจะให้เหลือที่ Content ที่ไม่ซ้ำกัน ก็สามารถ Clear Format ทิ้งไปก่อนจะ Remove Duplicates ก็ได้ หรือจะเปลี่ยนวิธีไปใช้เครื่องมือ PivotTable แทนก็ได้ เทคนิค Excel #9 : จัดการเฉพาะข้อมูลที่เราสนใจด้วย Filterการทำงานกับข้อมูลที่มีหลายๆ รายการในฐานข้อมูล ก็มีหลายจังหวะที่เราก็อยากจะจัดการข้อมูลเฉพาะรายการที่เราสนใจเท่านั้น เช่น สนใจเฉพาะ สินค้า A หรือ เฉพาะเดือนที่เลือก ซึ่งเราสามารถทำเรื่องดังกล่าวได้โดยง่าย โดยการใช้เครื่องมือ Filter Tips : การ Copy ข้อมูลจากที่อื่น มา Paste ยังข้อมูลที่ Filter อยู่ จะมีการ Paste ลงไปยังรายการที่มองไม่เห็นด้วย (ต่างจากการ Copy ข้อมูลจากตารางที่ Filter อยู่ไป Paste ลงที่อื่่น) |