การ เขียน โปรแกรม บัญชีด้วย Excel

งานด้านบัญชีเป็นงานที่ใช้การคำนวณเป็นส่วนใหญ่ ซึ่งงานประเภทนี้เหมาะอย่างยิ่งที่จะใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ช่วยอย่าง Microsoft Excel ช่วยในการทำงาน เนื่องจากเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่มีความสามารถในการคำนวณที่รวดเร็ว และ แม่นยำ

ซึ่งวันนี้เราจะมาสอน Step by Step ในการสร้างและเรียนรู้ถึงสูตรคำนวณ ลำดับการคำนวณ รวมไปถึงการกำหนดชื่อเซลล์ เพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในสูตรคำนวณ การดึงข้อมูลเพื่อผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท 

#1 สูตรคำนวณบัญชีใน Excel (พื้นฐาน)

ในส่วนนี้จะเป็นเรื่องของพื้นฐานในการใช้ Excel ด้วยการทำ ‘บวกลบคูณหาร’ หากใครรู้อยู่แล้วข้ามไปขั้นตอนต่อไปได้เลย

ประกอบไปด้วยเครื่องหมาย = ตามด้วย ตัวแปร และ ตัวดำเนินการ โดยใช้ตัวแปรที่อาจใช้ข้อความ ตัวเลข ชื่อเซลล์และตำแหน่งเซลล์นั้นๆ 

ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ ( Arithmetic Operator) ที่นิยมใช้ใน Microsoft Excel สามารถแบ่งได้ ดังนี้ 

และสำคัญสำหรับการสร้างสูตรคำนวณใน Excel ที่สุดก็คือ ตัวดำเนินการอ้างอิง (Reference Operator) เป็นตัวดำเนินการที่ใช้อ้างอิงถึงตำแหน่งเซลล์

#2 การนำสูตรคำนวณ มาใช้งาน

พิมพ์สูตรลงในเซลล์โดยตรงคลิกที่เซลล์ที่ต้องการใส่สูตรคำนวณ แล้วพิมพ์เครื่องหมาย = ตามด้วยสูตรคำนวณที่ต้องการ หรือ ใช้เมาส์สร้างโดยลากเมาส์ไปยังตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการจากนั้นกดปุ่ม Enter 

หมายเหตุ: ร.ว. หมายถึงข้อมูลที่นำมาผ่านในบัญชีแยกประเภท เอามาจากการบันทึกรายการในสมุดรายวัน ผลลัพธ์จะปรากฏขึ้นมาดังรูป 

การแก้ไขสูตรคำนวณ หลังจากสร้างสูตรคำนวณเสร็จแล้ว หากต้องการแก้ไขสูตรคำนวณ สามารถทำได้โดยการดับเบิลคลิกที่เซลล์ หรือ กด F2 ดังนี้

ต่อมาเราลองมาสร้างสูตรคำนวณเพื่อคำนวณยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทแบบเบื้องต้น ตัวอย่างนี้จะแสดงวิธีการสร้างสูตรคำนวณเพื่อคำนวณยอดคงเหลือ บัญชีเงินฝากธนาคารของร้านเอมอรป้ายโฆษณา ในเดือน พฤษภาคม 2564 ซึ่งมีวิธีดังนี้ 

#3 สร้างสมุดบันทึกรายงานขั้นต้นไปบัญชีแยกประเภท

ขั้นตอนที่ 1 สร้างสูตรคำนวณเพื่อหาผลรวมของจำนวณเงินฝั่ง เดบิต

ขั้นตอนที่ 2 สร้างสูตรคำนวณเพื่อหาผลรวมของจำนวณเงินฝั่ง เครดิต

ขั้นตอนที่ 3 คลิกที่เซลล์ B9 แล้วสร้างสูตรคำนวณ =D10-H10

ขั้นตอนที่ 4 ยอดคงเหลือในบัญชีเงินฝากธนาคารที่ปรากฎขึ้นมาดังรูป

หากต้องการให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ ควรให้เวลากับการเรียนรู้บัญชี หลายครั้งที่การทำธุรกิจเป็นเรื่องของการ คำนวณ เพราะตัวเลขจะบอกเราว่าปัญหาที่แท้จริงคืออะไร และวิธีแก้ที่ถูกต้องควรเป็นแบบไหน

ตัวเลขสามารถนำมาใช้ในการทำธุรกิจและประกอบอาชีพได้หลายอย่างตั้งแต่การคำนวณราคา (คำนวณกำไรขาดทุน , ผลกำรลงทุน ) หรือแม้แต่คำนวณสต็อกต่างๆ ตราบใดที่เรายังให้ความสำคัญกับ ‘เงิน’ (ยอดขาย และ กำไร)

คนที่คำนวณเก่งและการทำบัญชีก็จะสร้างกำไรได้เยอะ คนที่คำนวณไม่เป็นก็จะทำธุรกิจขาดทุน สำหรับการทำธุรกิจนั้นแค่รู้  ‘บวกลบคูณหาร และ การทำบัญชี’ คุณสามารถดูแลธุรกิจของคุณให้มั่งคงและ ยั่งยืน ซึ่งทุกคนสามารถทำตามได้ 

ผมก็ของคู่มือนี้ ที่แค่ตัวเลขพื้นฐานก่อน แค่คุณ ‘บวกลบคูณหาร’ เป็นก็ทำตามได้ คู่มือ ‘สอนคำนวณ’ ตัวเลขในธุรกิจ 

แค่คุณรู้คณิตศาสตร์ ง่ายๆ ก็ทำให้ธุรกิจของคุณรวยได้ด้วยการทำบัญชีและการคำนวณจริงๆ อันที่น้องเคยทำตอนเด็กเราอาจจะทำแค่ รายรับ – รายจ่าย = คงเหลือ ก็คือบัญชี แต่แบบเด็กๆ บัญชีและธุรกิจที่โตขึ้น มันจะแยกย่อยออกมาอีกว่า รายรับ จากอะไรบ้าง รายจ่ายจากอะไรบ้าง ไม่ใช่แค่การรับเงินสด หรือจ่ายเงินสด และคงเหลือเป็นเงินสด 

และผมได้เขียนบทความสอนการ เริ่มทำบัญชี  บทความวิธีทำบัญชีที่ใครก็ทำได้ (และตัวอย่างบัญชีร้านค้าปลีก) สามารถเข้าไปตามอ่านและนำไปปรับใช้กับกิจการของทุกคนได้เลยนะครับ https://thaiwinner.com/accounting-basic/

Tiger

เจ้าของบล็อก TWN ชอบอ่านหนังสือและข่าวธุรกิจทั้งในไทยและนอกประเทศ พออ่านมาเยอะก็เลยอยากนำความรู้มาแบ่งปัน