วิธีที่ง่ายที่สุดสำหรับการสร้าง Pivot Chart จาก Pivot table คือข้อใด

Pivot table คือตารางแบบ interactive ที่ใช้จับกลุ่มและสรุปรวมข้อมูลจำนวนมหาศาล มาเป็นฟอร์แมตที่ชัดเจนอ่านง่าย เหมาะสำหรับใช้รายงานหรือวิเคราะห์วิจัย นอกจากนี้ยังสามารถคัดแยก นับจำนวน และรวมข้อมูลต่างๆ ได้ด้วย ใช้ได้กับแทบทุกโปรแกรม spreadsheet โปรแกรม Excel ให้คุณสร้าง pivot table ได้ง่ายๆ แค่ลากแล้วหย่อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงไปในกรอบตามความเหมาะสม จากนั้นก็คัดกรองแล้วจัดระเบียบข้อมูลเพื่อวิเคราะห์หารูปแบบและเทรนด์

1. 

   1

   เปิด spreadsheet ที่จะสร้าง Pivot Table. Pivot Table ให้คุณสร้าง visual report หรือรายงานข้อมูลแบบแผนภาพได้ใน spreadsheet เลย คุณคำนวณตัวเลขได้เลยโดยไม่ต้องใส่สูตรหรือ copy ข้อมูลใส่เซลล์ไหน ที่ต้องมีคือ spreadsheet แบบหลาย entry

   • หรือสร้าง Pivot Table ใน Excel โดยใช้แหล่งข้อมูลนอกโปรแกรม อย่างจาก Access ก็ได้ ให้คุณ insert หรือแทรก Pivot Table ลง spreadsheet ใหม่ของ Excel

2. 

   2

   ข้อมูลต้องเหมาะกับ pivot table. บางที pivot table ก็ไม่เหมาะกับชนิดข้อมูลของคุณ ถ้าอยากใช้ฟีเจอร์ต่างๆ ของ pivot table ให้เต็มที่ spreadsheet ของคุณควรมีลักษณะดังต่อไปนี้ [1]

   • spreadsheet ของคุณต้องมีอย่างน้อย 1 คอลัมน์ พร้อมข้อมูลที่ซ้ำกัน คืออย่างน้อย 1 คอลัมน์ต้องมีข้อมูลเดียวกัน ในตัวอย่างที่เราจะยกมาในส่วนถัดไป คอลัมน์ "Product Type" จะมี 2 entry คือ "Table" หรือ "Chair"
   • ต้องมีข้อมูลที่เป็นตัวเลข ซึ่งจะถูกเอาไปเปรียบเทียบและสรุปในตาราง ในตัวอย่างที่เราจะยกมาในส่วนถัดไป ข้อมูลในคอลัมน์ "Sales" จะเป็นตัวเลข

3. 

   3

   เปิด Pivot Table wizard. คลิก tab "Insert" ที่ด้านบนของหน้าต่าง Excel แล้วคลิกปุ่ม "PivotTable" ทางซ้ายของ Insert ribbon

   • ถ้าใช้ Excel 2003 หรือเก่ากว่า ให้คลิกเมนู Data แล้วเลือก PivotTable and PivotChart Report...

4. 

   4

   เลือกข้อมูลที่จะใช้. ตามค่า default โปรแกรม Excel จะเลือกทุกข้อมูลใน spreadsheet ที่เปิดอยู่ คุณคลิกแล้วลากเพื่อเลือกส่วนที่ต้องการใน spreadsheet ได้เลย หรือพิมพ์ cell range หรือระยะเซลล์ที่ต้องการเองก็ได้

   • ถ้าคุณใช้ข้อมูลนอกโปรแกรม ให้คลิก "Use an external data source" แล้วคลิก Choose Connection... จากนั้น browse หา database connection หรือฐานข้อมูลที่จะใช้จากในคอม

5. 

   5

   เลือกตำแหน่งวาง Pivot Table. พอเลือก range หรือระยะแล้ว ให้เลือก location ในหน้าต่างเดียวกัน ตามค่า default โปรแกรม Excel จะวางตารางใน worksheet ใหม่ คุณจะได้สลับหน้าไปมาโดยคลิก tab ต่างๆ ล่างหน้าต่างได้ หรือเลือกวาง Pivot Table เป็นข้อมูลใน sheet เดียวกันก็ได้ จะได้เลือกเซลล์ที่ต้องการวางตารางได้เลย [2]

   • พอตั้งค่าจนพอใจแล้ว ให้คลิก OK Pivot Table ก็จะโผล่มา และเมนูก็จะเปลี่ยนไป

   โฆษณา

1. 

   1

   เพิ่มช่อง row. ตอนสร้าง Pivot Table เท่ากับคุณกำลังจัดระเบียบข้อมูลไปตามแถว (row) และคอลัมน์ (column) ข้อมูลที่ใส่และตำแหน่งที่ใส่จะกำหนดโครงสร้างของตาราง ให้คุณลากช่องจาก Field List ทางขวาไปที่ Row Fields ของ Pivot Table เพื่อใส่ข้อมูล

   • เช่น บริษัทคุณมี 2 สินค้าด้วยกัน คือโต๊ะกับเก้าอี้ คุณมี spreadsheet ที่มีจำนวน (Sales) ของแต่ละสินค้า (Product Type) ที่ขายอยู่ใน 5 สาขา (Store) คุณอยากรู้ว่าสินค้าแต่ละตัวมียอดขายเท่าไหร่ในแต่ละสาขา
   • ให้คุณลากช่อง Store จาก field list ไปที่ Row Fields ของ Pivot Table ก็จะมีรายชื่อสาขาโผล่ขึ้นมา แต่ละสาขาจะอยู่แยกแถวกัน

2. 

   2

   เพิ่มช่อง column. ก็เหมือนแถว คอลัมน์ก็ใช้จัดระเบียบและแสดงข้อมูล ในตัวอย่างข้างบนช่อง Store นั้นถูกเพิ่มเข้า Row Fields ถ้าอยากรู้ว่าสินค้าแต่ละตัวมียอดขายเท่าไหร่ ให้ลากช่อง Product Type ไปที่ Column Fields

3. 

   3

   เพิ่มช่อง value. ตอนนี้พอคุณมีฟอร์แมตที่ต้องการแล้ว ก็ถึงเวลาใส่ข้อมูลลงตาราง ให้คลิกแล้วลากช่อง Sales ไปใส่ใน Value Fields ของ Pivot Table ตารางจะแสดงยอดขายของแต่ละสินค้าในแต่ละสาขา และมีคอลัมน์ Total อยู่ทางขวา [3]

   • ในขั้นตอนข้างบนที่ว่ามา คุณจะลากช่องหรือ fields ต่างๆ ไปใส่ในกรอบที่เกี่ยวข้องใต้ Fields list ทางขวาของหน้าต่างแทนการลากไปใส่ในตารางก็ได้

4. 

   4

   เพิ่มหลาย fields ลง section. Pivot table ให้คุณเพิ่มหลายช่องในแต่ละ section ได้ ทำให้กำหนดได้เยอะขึ้นว่าจะแสดงข้อมูลออกมาแบบไหน ตามตัวอย่างที่เรายกมา ก็คือแบ่งโต๊ะกับเก้าอี้ได้หลายประเภทด้วยกัน spreadsheet จะบอกว่าสินค้านั้นเป็นโต๊ะหรือเก้าอี้ (Product Type) แถมลงลึกถึงรุ่นสินค้าที่ขายไปด้วย (Model)

   • ลากช่อง Model ไปใส่ใน Column Fields เพื่อให้คอลัมน์แสดงรายละเอียดของยอดขายสินค้าแต่ละรุ่น และยอดขายรวม คุณเปลี่ยนลำดับชื่อรุ่นที่แสดงได้ โดยคลิกปุ่มลูกศรข้าง field ในกรอบขวาล่างของหน้าต่าง แล้วเลือก "Move Up" หรือ "Move Down" เพื่อเรียงลำดับตามต้องการ

5. 

   5

   เปลี่ยนวิธีแสดงข้อมูล. คุณเปลี่ยนวิธีแสดงข้อมูลหรือค่า (value) ต่างๆ ได้ โดยคลิกไอคอนลูกศรข้างข้อมูลในกรอบ Values แล้วเลือก "Value Field Settings" เพื่อเปลี่ยนวิธีคำนวณค่า เช่น คุณอาจแสดงข้อมูลเป็นเปอร์เซ็นต์แทนสรุปข้อมูล หรือแสดงเป็นข้อมูลโดยเฉลี่ย แทนยอดรวม

   • คุณใส่ field เดียวกันในกรอบ Value ได้หลายครั้งตามต้องการ อย่างในตัวอย่างที่ยกมา จะแสดงยอดขายรวมของแต่ละสาขา ถ้าใส่ช่อง Sales ไปอีก ก็เปลี่ยน value settings ให้แสดงช่อง Sales ที่ 2 เป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดขายรวมก็ได้

6. 

   6

   รู้จักใช้งานข้อมูลในแบบอื่นๆ. ถ้าอยากเปลี่ยนวิธีคำนวณข้อมูล ก็ทำได้หลายวิธี แล้วแต่ลักษณะการใช้งาน

   • Sum - เป็นค่า default ของ value fields โปรแกรม Excel จะสรุปรวมทุกข้อมูลในช่องที่คุณเลือก
   • Count - จะนับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูลตามช่องที่เลือก
   • Average - เป็นการเฉลี่ยข้อมูลทั้งหมดในช่องที่เลือก

7. 

   7

   ใส่ตัวกรอง. "Report filter" คือ fields ที่ใช้เปลี่ยนหน้าสรุปข้อมูลใน pivot table โดยคัดกรองชุดข้อมูลต่างๆ ออกไป เป็นเหมือนตัวกรองของรายงาน เช่น ถ้ากำหนดช่อง Store เป็นตัวกรองแทน Row Label หรือชื่อแถว คุณก็เลือกแต่ละสาขาได้ เพื่อดูยอดขายรวมของแต่ละสาขา หรือดูทีเดียวหลายๆ สาขา

   โฆษณา

1. 

   1

   จัดระเบียบและคัดกรองผลลัพธ์. หนึ่งในฟีเจอร์เด่นของ Pivot Table คือคุณสามารถจัดระเบียบผลลัพธ์ให้ได้รายงานแบบ dynamic คือเปลี่ยนแปลงได้ คุณจัดระเบียบและคัดกรองแต่ละชื่อได้ โดยคลิกปุ่มลูกศรชี้ลงข้างชื่อ header จากนั้นก็จัดระเบียบลิสต์หรือคัดกรองข้อมูลเพื่อแสดงเฉพาะ entry ที่ต้องการ [4]

2. 

   2

   อัพเดท spreadsheet. pivot table จะอัพเดทอัตโนมัติตอนคุณเปลี่ยนแปลง spreadsheet หลัก ทำให้ติดตามทุกข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปใน spreadsheets ได้สะดวก

3. 

   3

   ปรับเปลี่ยน pivot table. คุณขยับและเรียงลำดับแต่ละช่องหรือ fields ของ Pivot table ได้ง่ายสุดๆ ให้ลองลากช่องต่างๆ ไปที่จุดอื่น เพื่อให้ pivot table ออกมาตรงตามความต้องการที่สุด

   • นี่แหละจุดเด่นอันเป็นที่มาของชื่อ pivot table (ตารางแบบขยับได้) การขยับข้อมูลไปยังตำแหน่งต่างๆ นั้นเรียกว่า "pivoting" เพราะเป็นการเปลี่ยนทิศทางหรือหมุนข้อมูลที่จะแสดง

4. 

   4

   สร้าง Pivot Chart. Pivot Chart ใช้แสดงรายงานข้อมูลแผนภาพแบบ dynamic คืออัพเดทได้ คุณสร้าง Pivot Chart ได้โดยตรงจาก Pivot Table ที่เสร็จแล้ว เรียกว่าง่ายเหมือนดีดนิ้วเลย

   โฆษณา

เคล็ดลับ

• ถ้าคุณใช้คำสั่ง Import Data ในเมนู Data จะเลือกวิธีนำเข้าข้อมูลได้หลายแบบ ตั้งแต่จากฐานข้อมูล Office, ไฟล์ Excel, ฐานข้อมูล Access, ไฟล์ Text, ODBC DSN's, เว็บต่างๆ, OLAP ไปจนถึง XML/XSL จากนั้นคุณก็ใช้ข้อมูลเหมือนเวลาใช้ลิสต์ Excel ได้เลย
• ถ้าใช้ AutoFilter (ใน "Data", "Filter") ให้ปิดการใช้งานเวลาสร้าง pivot table แล้วค่อยเปิดใหม่หลังสร้างเสร็จ

โฆษณา

คำเตือน

• ถ้าใช้ข้อมูลของ spreadsheet ที่มีอยู่แล้ว range ที่คุณเลือกต้องมีชื่อประจำคอลัมน์ที่ด้านบนของข้อมูลแต่ละคอลัมน์

โฆษณา

เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้

มีการเข้าถึงหน้านี้ 98,459 ครั้ง

บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม