Input ใดใช้ในการสร้างตัวเลือกแบบ dropdown list

ข้อมูลที่ต้องให้ผู้ใช้งานกรอกใน Microsoft Excel ซ้ำบ่อยๆ ก็จะไม่สะดวกเท่าไร ดังนั้นจึงจะมาแนะนำวิธีทำ Drop down list โดยเป็นการกำหนด List ที่ต้องใส่บ่อย ยกตัวอย่าง คำนำหน้า, จังหวัด, อำเภอ เป็นต้น ซึ่งข้อมูลเหล่านี้เราสามารถกำหนดขึ้นมาแบบตายตัว ให้ผู้ใช้งานคลิกแล้วเลือกใช้ได้เลย

Drop down list เป็นฟังน์ชั่นที่อยู่ใน Microsoft Excel รูปแบบการทำงานเป็น รายการตามที่กำหนดไว้ หรือขึ้นอยู่กับการตั้งค่า เช่นเลือก เพศ ชาย-หญิง ,คำนำหน้า นาย-นางสาว ซึ่งคำเหล่านี้เป็นคำมาตราฐานที่เอกสารที่เกี่ยวข้องจะต้องมีโดยที่ไม่ต้องพิมพ์บ่อยๆ จะช่วยให้ง่าย และสะดวกสำหรับผู้ที่ต้องกรอกข้อมูลในเอกสารของเรา หรือนำไปใช้ในแบบฟอร์มอื่นๆ ตามที่ต้องการครับ มาดูขั้นตอนกันครับว่ามีอะไรบ้าง

วิธีทำ Drop down list Microsoft Excel

โดยการตั้งค่านี้ผมลองทำใน Microsoft Excel 2010, 2013, 2016 ซึ่งมีเมนูที่เหมือนกัน

ADVERTISEMENT

1. เปิด Microsoft Excel จากนั้นให้ กำหนดรายการ ที่ต้องกาให้อยู่ใน List ตามตัวอย่าง และรายการนี้เราสามารถสร้างไว้ที่ Sheet อื่นได้

1. นำเม้าคลุมที่รายการที่สร้างไว้ แล้วกำหนดชื่อให้กลุ่มช่องเซลล์ที่เลือกที่ช่องมุมบนซ้าย ตามภาพตัวอย่าง

1. หลังจากนั้นคลิกที่แท็ป Data (ข้อมูล) แล้วเลือก Data Validation (การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล)

1. เลือกเงื่อนไขการตรวจสอบ
   • Allow (อนุญาติให้): เลือกเป็น List (รายการ)

1. คลิกที่ช่อง Source (แหล่งข้อมูล) แล้วกด F3 แล้วจะมีหน้าต่าง Paste Name (วางชื่อ) โดยจะขื่อของกลุ่มเซลล์ที่ได้กำหนดไว้ก่อนนี้ ให้ทำการคลิกเลือกแล้วคลิก OK

• หลังจากที่คลิก Ok ก็จะได้ตามภาพ

• หรือสามารถระบุรายการได้โดยไม่ต้องกำหนดชื่อกลุ่มเซลล์ โดยใช้เครื่อง “ , ” เพื่อคั่นรายการเช่น นาย,นางสาว,นาง

1. คลิกแท็ป Input Message (ข้อความที่ใส่) เป็นการกำหนดเงื่อนไขให้แสดงข้อความเมื่อมีการคลิกเซลล์ที่ได้กำหนด List หากไม่ต้องการให้ว่างไว้

1. คลิกที่แท็ป Error Alert (การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด) เป็นการกำหนดเงื่อนไขให้แสดงการแจ้งเตือนเมื่อป้อนข้อมูลที่ไม่อยู่ในรายการที่กำหนดไว้ โดยจะมีให้เลือก 3 แบบ ตามตัวอย่างเลือกแบบ Stop
   • Stop (หยุด) เป็นการเตือนโดยต้องเลือกตามรายการที่กำหนดไว้เท่านั้น
   • Warning (คำเตือน) เป็นการแจ้งเตือนหากไม่เลือกตามรายการที่กำหนด แต่สามารถเพิ่มค่าเพิ่มเติมได้
   • Information เป้นการแจ้งเตือนเพื่อให้ทราบหากใส่ข้อมูลไม่ถูกต้อง แต่สามารถเพิ่มค่าเพิ่มเติมได้
   • หลังจากกำหนดเรียบร้อยคลิก OK

• จากตัวอย่างจะเลือก ตัวเลือกแบบ Stop

1. ลองทดสอบคลิกเซลล์ที่ได้กำหนดให้เป็น Drop down list หากมีการกำหนด Input Message (ข้อความที่ใส่) จะแสดงข้อความตามที่กำหนด

1. เมื่อคลิกที่ลูกศร จะแสดงรายการที่กำหนด

1. ทดสอบใส่ข้อมูลที่ไม่อยู่ในรายการแล้วกด Enter

1. จะแสดงตามที่กำหนด โดยตามตัวอย่างกำหนดเป็น Stop จะบังคับให้กลับมาเลือกรายการที่อยู่ใน List เท่านั้น

• หวังว่าจะเป็นประโชยน์ นำไปปรับประยุกต์ใช้งานกันนะครับ

Tags: Drop down listExcel 2010Excel 2013Excel 2016How Toวิธี

จากบทความที่แล้วเรื่องการ สร้างรายชื่อตำบล อำเภอ จังหวัด และรหัสไปรษณีย์ ไว้ใช้งานกันเถอะ ผมพบว่าข้อมูลที่ได้มาพอจะทำการค้นหาหรือต้องการข้อมูลนำมากรอกลงในช่องที่ต้องการก็ค่อนข้างจะลำบากในการที่ต้องมาคอย Filter หาข้อมูลทุกครั้ง เลยคิดว่าจะสะดวกกว่าหรือเปล่าถ้ามี Drop-down List ให้เลือกข้อมูลที่ต้องการใช้งานได้เลย แล้ว Drop-down List ที่ต้องการก็จะต้องเลือกจังหวัดก่อน แล้วค่อยทำการเลือกอำเภอ, ตำบล โดยตัวเลือกจะต้องแสดงข้อมูลให้เลือกเฉพาะในพื้นที่ของจังหวัดนั้นๆ ทำให้ง่ายในการกรอกข้อมูล ถ้าสนใจก็มาลองดูวิธีการทำ Drop-down List แบบนี้กันเลยดีกว่าครับ

— เริ่มจากการจัดฟอร์มการกรอกข้อมูลกันก่อน ผมกำหนดให้เลือก Drop-down List จังหวัดก่อนและจะใช้ข้อมูลจังหวัดที่เลือกนี้เป็นเงื่อนไขไปกำหนดในการหา Filter ข้อมูลอำเภอ, ตำบล และรหัสไปรษณีย์ต่อไป เริ่มจากสร้าง Drop-down List ของจังหวัดก่อน ให้เลือก Cell ที่ต้องการสร้าง Drop-down List ในที่นี้ของผมคือ K2 แล้วไปที่เมนู

Data –> Data validation

— ในช่อง Criteria: ให้เลือก List from a range แล้วกำหนดช่วงของข้อมูลจังหวัดคือ A2:A และกำหนดให้ Reject input กรณีข้อมูลที่กรอกไม่ตรงกับข้อมูลที่มีอยู่ หลังจากนั้นกด Save ได้เลยครับ

— เราก็จะได้ Drop-down List ในการเลือกจังหวัดมาแล้วครับ ลองพิมพ์คำค้นหาก็จะมีให้เลือกตามคำที่ค้นหาด้วยน่ะครับ แต่ถ้าทำแบบนี้ในช่อง Drop-down List เพื่อเลือกอำเภอ, ตำบล และรหัสไปรษณีย์ จะพบว่าจะมีข้อมูลทั้งหมดที่อยู่นอกเหนือพื้นที่ของจังหวัดที่เราเลือกไว้ด้วย แต่ที่ผมต้องการคือจะให้ Drop-down List มีให้เลือกเฉพาะในพื้นของจังหวัดที่เลือกเท่านั้นครับ

— ผมจะทำการเพิ่มคอลัมน์สำหรับการ Filter ข้อมูลอำเภอ ที่อยู่ในพื้นที่ของจังหวัดที่เลือก โดยใช้ฟังก์ชัน QUERY เข้ามาช่วยก็จะได้สูตรในแบบนี้ครับ (เพิ่มเติมสำหรับฟังก์ชัน QUERY)

= QUERY(A2:D,"SELECT B WHERE A = '"&K2&"'")

จากสูตรอธิบายง่ายๆ คือ จากข้อมูลคอลัมน์ A, B, C และ D ให้เลือกข้อมูลในคอลัมน์ B เมื่อคอลัมน์ A มีค่าเท่ากับ K2 (K2 = ชื่อจังหวัดที่เลือก) ก็จะได้ข้อมูลรายชื่ออำเภอที่ Filter มาได้ตามชื่อจังหวัดที่เลือกครับ

— ต่อมาก็ต้องสร้าง Drop-down List เพื่อเลือกอำเภอตามข้อมูลที่ Filter มาได้ โดยค่า Criteria: ให้เลือก List from a range แล้วกำหนดช่วงของข้อมูลอำเภอที่ Filter มาได้ก็คือ F2:F

— จะเห็นได้ว่าในช่อง Drop-down List เพื่อเลือกอำเภอ จะมีให้เลือกเฉพาะในพื้นที่ของจังหวัดที่เลือกเท่านั้นครับ

— สำหรับคอลัมน์สำหรับการ Filter ข้อมูลตำบล ที่อยู่ในพื้นที่ของจังหวัดและอำเภอที่เลือก ก็ใช้ฟังก์ชัน QUERY เข้ามาช่วยเช่นกันก็จะได้สูตรในแบบนี้ครับ

= QUERY(A2:D,"SELECT C WHERE B = '"&K3&"'")

— ต่อมาก็ต้องสร้าง Drop-down List เพื่อเลือกตำบลตามข้อมูลที่ Filter มาได้ โดยค่า Criteria: ให้เลือก List from a range แล้วกำหนดช่วงของข้อมูลตำบลที่ Filter มาได้ก็คือ G2:G

— สำหรับคอลัมน์สำหรับการ Filter ข้อมูลรหัสไปรษณีย์ ที่อยู่ในพื้นที่ของจังหวัดและอำเภอที่เลือก ก็ใช้ฟังก์ชัน QUERY เข้ามาช่วยเช่นกันก็จะได้สูตรในแบบนี้ครับ

= QUERY(A2:D,"SELECT D WHERE B = '"&K3&"'")

— สำหรับข้อมูลรหัสไปรษณีย์จะไม่ทำเป็น Drop-down List แต่จะให้มีข้อมูลขึ้นมาทันทีเมื่อมีการเลือกข้อมูลอำเภอแล้ว ก็กำหนดสูตรได้ตามนี้ครับ

= IF(LEN(K3) = 0, , H2)

— มาดูผลลัพธ์กันครับ

ท้ายสุด การสร้าง Drop-down List สำหรับกรอกข้อมูลที่อยู่ก็เป็นไปตามที่ต้องการครับ หากเพื่อนๆ คนไหนสนใจก็ลองทำตามได้ครับ สุดท้ายอาจจะแยกแผ่นงานของการ Filter ด้วยฟังก์ชัน QUERY ออกจากแผ่นงานข้อมูล และแยกแผ่นงานที่ต้องการกรอกข้อมูลออกไปต่างหากเพื่อความสวยงามและง่ายต่อการทำงาน หวังว่าจะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆ ทุกคนน่ะครับ Happy Life…😁

ประกันรถใกล้หมดแล้ว ไม่อยากจ่ายแพง อยากได้ราคาดีที่สุดคลิกเช็คเบี้ย ฟรี!! ที่นี่ 🔗 https://bit.ly/3sEMzHO