การจัดงานเลี้ยงต้องเตรียมอะไรบ้าง

เผยสูตรลับจัดงานเลี้ยงตามใจเจ้าภาพ ถูกใจแขกแบบไม่เปลืองแรง

“งานเลี้ยง คือหน้าตาของเจ้าภาพ” เป็นประโยคที่เราไม่ค่อยได้พูด แต่กลับอยู่ในความคิดเสมอ เมื่อได้รับบทในการเป็นเจ้าภาพจัดงานเลี้ยง ไม่ว่างานนั้นๆ จะเป็นงานรูปแบบไหน งานเล็ก หรืองานใหญ่ก็ตาม สิ่งแรกที่เจ้าภาพอย่างเราจะต้องคำนึงถึง ก็คือแขกที่มาร่วมงาน เพราะท้ายที่สุดแล้ว งานจะสำเร็จลุล่วงด้วยดี หรือจะเป็นที่พูดถึงในแง่มุมไหน ล้วนแล้วแต่มาจากแขกร่วมงานทั้งสิ้น

 แขกร่วมงาน คือจุดประสงค์เริ่มต้นในการวางแผนจัดงานเลี้ยงทุกประเภท

 การทำให้แขกที่มาร่วมงานพึงพอใจก็มีหลากหลายปัจจัย ขึ้นอยู่กับว่าเราจัดงานเลี้ยงอะไร และแขกของเราคือใคร อาทิ

 งานทำบุญ ที่ต้องมีการนิมนต์พระสงฆ์มาที่บ้าน ควรจัดพื้นที่ให้เหมาะสม ทิศทางถูกต้อง ไม่ผิดธรรมเนียม และต้องศึกษาการถวายเพลให้พระสงฆ์ด้วยอาหารที่รสไม่จัด ไม่ต้องใช้ความพยายามในการรับประทาน เช่น น่องไก่ทอด เนื่องจากพระสงฆ์ต้องมีความสำรวมในทุกขณะ

 งานที่แขกส่วนใหญ่เป็นญาติผู้ใหญ่ และผู้สูงอายุ ควรคำนึงถึงความสะดวกสบายของท่าน เช่น ที่นั่งต้องลุกง่าย ไม่จมเบาะ สถานที่ไม่มีขั้นบันไดมากจนเกินไป ที่จอดรถสะดวกต่อการเดินมายังงานจัดเลี้ยง อาหารถูกปาก รสไม่จัด และแปลกจนเกินไป รับประทานง่าย

งานเลี้ยงบริษัท จำเป็นต้องมีการวางแผน และจัดการในทุกเรื่อง เพราะค่าใช้จ่ายทุกบาททุกสตางค์เป็นของ บริษัท จะต้องมีการรับรู้ มีเหตุผล มีที่มาที่ไป เพราะเป็นการทำงานร่วมกันของคนหมู่มาก ดังนั้นการกำหนดว่าอะไรที่เป็นจุดสำคัญของการจัดงานนั้นสำคัญมาก จุดประสงค์ของงานจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนต้องเห็นพ้องต้องกันอย่างชัดเจน

 งานเลี้ยงส่วนตัว ที่ทุกคนมองว่าเป็นเรื่องง่าย เพราะมีแต่คนสนิท และจำนวนแขกไม่มาก แท้ที่จริงแล้วการจัดงานเลี้ยงให้คนสนิทยิ่งมีความกังวลมาก เปรียบเทียบกับการจัดงานเลี้ยงที่เราไม่ได้รู้จักแขกเป็นการส่วนตัว เราสามารถจัดกลุ่มประเภทของแขกในภาพรวมได้ง่าย แต่การจัดงานเลี้ยงส่วนตัวที่มีแต่คนสนิทมาร่วมงาน ทำให้เราต้องคำนึงถึงแขกทุกๆ คน และต้องการที่จะทำให้ทุกคนประทับใจ

 จะเห็นได้ว่า ก่อนที่วัตถุประสงค์ของงานเลี้ยงนั้นๆ จะเกิดขึ้น จำต้องมีการคำนึงถึงแขกผู้ร่วมงานเป็นหลักเสมอ เพราะแขกในงาน คือองค์ประกอบหลักของความสำเร็จในการจัดงานเลี้ยงทุกรูปแบบ และเป็นสิ่งที่ช่วยสร้างบรรยากาศในงานได้เป็นอย่างดี

 ตรงใจเจ้าภาพ ถูกใจแขก ด้วยการมองภาพรวม

 หลังจากที่เราทราบดีแล้ว ว่าแขกของเราคือใคร ลำดับถัดมาที่ต้องคำนึงถึง คือ การจัดวาง Layout ในพื้นที่จัดงานเลี้ยง เช่น ตำแหน่งการวางไลน์อาหารบุฟเฟ่ต์ที่สะดวกกับแขก ตำแหน่งเวทีการแสดง การจัดวางเครื่องเสียงต่างๆ การจัดวางโต๊ะที่พอดี มีทางเดินระหว่างโต๊ะที่เหมาะสม รวมไปถึงมุมมองของแขกทุกคนที่ต้องมองไปยังเวที หรือจุดทำพิธีว่ามองเห็นกันทุกคนหรือไม่ เหล่านี้ล้วนมาจากการวาง Layout ตั้งแต่แรกเริ่มเตรียมงานทั้งสิ้น

 นอกเหนือจาก Layout ภายในงานเลี้ยงแล้ว ยังต้องคำนึงถึงพื้นที่สำหรับการเตรียมงานของเจ้าภาพ หรือทีมออแกไนเซอร์ด้วยเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นพื้นที่เตรียมอาหาร พื้นที่เก็บอุปกรณ์ที่ไม่น่ามอง และทางเดินของทีมงานในการเสิร์ฟอาหารโดยไม่รบกวนแขก เป็นต้น เราสามารถวาง Layout พื้นที่จัดงานเลี้ยงได้ด้วยตัวเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าสถานที่จัดงานนั้นๆ เป็นที่ที่เราคุ้นเคย โดยมีหลักการง่ายๆ ดังนี้

 วาดภาพสถานที่จัดงานตามสเกลจริงโดยประมาณ หลักการเดียวกับการดูแปลนบ้านจัดสรร ทั้งนี้ เพื่อให้เรามองภาพงานจัดเลี้ยงได้แบบ Bird Eye View คือการมองภาพรวมของงานจากมุมบน ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถจัดวางองค์ประกอบภายในงานเลี้ยงได้ดี และไม่เกิดข้อผิดพลาด

 รันงานในใจ ลองมโนภาพงานเลี้ยงของเราตั้งแต่ต้นจนจบงาน เพื่อจำลองเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น จะทำให้เราทราบถึงรายละเอียดต่างๆ ได้อย่างเป็นระบบ

 มองความเป็นไปได้ และความสะดวก ก่อนความสวยงาม แม้ว่างานเลี้ยงของคุณจะสวยตราตรึงใจขนาดไหนก็ตาม หากเกิดความไม่สะดวกสบายขึ้นกับแขกในงานแล้ว พวกเขาเหล่านั้นจะมองข้ามความสวยงามในงานไปในทันที

 เลือกผู้ช่วยดี มีชัยไปถึงงานจบ (ของแถมคือ ความสบายทั้งกาย และใจ)

     ทุกวันนี้ เจ้าภาพจัดงานเลี้ยงส่วนใหญ่ มักใช้บริการออแกไนเซอร์ในการจัดงานแม้แต่งานเล็กๆ ด้วยความที่มีภาระหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ จนไม่มีเวลาเอาใจใส่กับงานเลี้ยงมากพอ แต่ก็ต้องการให้งานเลี้ยงที่เกิดขึ้นสมบูรณ์แบบมากที่สุด อีกเหตุผลหนึ่ง คือรูปแบบการจัดงานเลี้ยงในปัจจุบัน มีความหลากหลายกว่า มีไอเดียที่สร้างสรรค์กว่า และได้รับอิทธิพลจากต่างประเทศมากขึ้น ทำให้รายละเอียดในการจัดงานเลี้ยงมากขึ้นตามไปด้วย แต่การเลือกใช้บริการออแกไนเซอร์ที่เกิดขึ้นมากมายในยุคนี้ เจ้าภาพเองก็ต้องเข้าไปมีส่วนร่วม และติดตามการทำงานอย่างใกล้ชิดด้วยเช่นกัน เพราะท้ายที่สุดแล้ว ไม่มีใครสามารถเข้าใจความต้องการของเราได้เท่ากับตัวเราเอง ออแกไนเซอร์เป็นเพียงเครื่องมือที่ช่วยผ่อนแรงเท่านั้น

    คุณสมบัติของผู้ช่วยงานจัดเลี้ยงที่ดี สังเกตุได้จากการทำงานอย่างเป็นระบบ มีทีมงานบริการที่เพียบพร้อม มีไอเดียสร้างสรรค์ สามารถเข้าใจ และตีโจทย์ของเจ้าภาพได้ดี และสิ่งสำคัญที่หลายคนอาจมองข้าม คือเรื่องอาหาร ซึ่งเป็นตัวชูโรงในงานจัดเลี้ยงแทบทุกงาน เจ้าภาพควรเลือกผู้ช่วยที่มีบริการจัดเลี้ยงอาหารและเครื่องดื่มที่ครบครัน เท่านี้ การจัดงานเลี้ยงก็จะไม่ใช่เรื่องที่ยุ่งยากอีกต่อไป