ตัวอย่าง action plan ของบริษัท

การเขียน Action Plan หมายถึง การนำความคิดหรือวิธีการที่ได้ผ่านการคิดและวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์  อย่างละเอียดมาแล้ว สำหรับชี้นำการดำเนินการตามกลยุทธ์ ที่จะนำไปสู่การบรรลุวิสัยทัศน์ขององค์กร ซึ่งเป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่า  มีความสำคัญอย่างมาก เพราะเป็นตัวกำหนดแผนการดำเนินงานทั้งหมด ดังคำพูดที่ว่า “วางแผนดีมีชัย ไปแล้วกว่าครึ่งหนึ่ง”  ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่หัวหน้างาน หรือผู้ที่จะเขียนแผนงานต่างๆ ต้องมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้ง ถึงวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมาย

เพื่อที่จะได้นำข้อมูลเหล่านั้นไปทำการเขียน Action Plan ได้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับหลักการเขียน Action Plan ที่นิยมใช้ คือ วงล้อของเดมิ่ง หรือ Deming Circle  ซึ่งเป็นแนวคิดของ ดร.เดมิ่ง ซึ่งประกอบด้วย 4 องค์ประกอบหลักดังนี้

–          P (Plan) คือการวางแผน

–         D (Do) คือการนำไปปฏิบัติ

–         C (Check) คือการตรวจสอบ

–         A (Action) คือการประเมินผลผลที่เกิดขึ้น

สำหรับแนวทางในการประยุกต์ใช้ PDCA เพื่อการเขียน Action Plan หรือแผนงานต่างๆ มีดังต่อไปนี้

1.กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย โดยกำหนดให้ชัดเจนให้เป็นตัวเลข และต้องมีกำหนดระยะเวลาให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น จำนวนของเสียลดลง 10% จากปีก่อน ภายในระยะเวลา 1 ปี ตั้งแต่ง 1มกราคม 2558 – 31 ธันวาคม 2558

2.ก่อนการเขียน Action Plan ควรตรวจสอบสภาพจริงที่เกิดขึ้น ว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้าง สภาพเครื่องจักร คน อุปกรณ์ สิ่งแวดล้อม โดยต้องลงไปดูข้อมูล จากบันทึก รายงาน สภาพพื้นที่ปฏิบัติงานจริง เพื่อให้เห็นภาพที่แท้จริงที่ครอบคลุมทั้งหมดก่อน

 3.ก่อนการเขียน Action Plan ต้องวิเคราะห์ข้อมูล รายละเอียดทั้งหมด นำวัตถุประสงค์นั้นมา วิเคราะห์ให้ครอบคลุมทุกมิติ วิธีการนี้จะทำให้เราได้มองภาพรวม และเห็นรายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายนั้น เช่น เพื่อลดปัญหาข้อร้องเรียนของลูกค้า เพื่อเพิ่มยอดขาย เพื่อเพิ่มจำนวนการส่งมอบสินค้าให้ทันเวลา

4.การเขียน Action Plan โดยการนำข้อมูลที่ได้มาเขียนเป็นแผนงาน  ซึ่งรายละเอียดในแผนงานส่วนใหญ่จะประกอบด้วย วัตถุประสงค์ เป้าหมาย ผลที่คาดว่าจะได้รับ กำหนดเวลา ผู้รับผิดชอบ วิธีการติดตาม และประเมินผล ซึ่งใช้โปรแกรม Excell ทำได้เลย

5.นำแผนงานที่เขียนไว้ไปสื่อสารให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติอย่างจริงจัง โดยผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบอะไร ก็ต้องไปทำให้ถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ มิให้ขาดตกบกพร่องแม้แต่น้อย

6.ควรมีการนัดประชุมกันเป็นระยะๆเพื่อเป็นการติดตาม และประเมินผล ซึ่งโดยที่นิยมส่วนใหญ่ก็สัปดาห์ละครั้ง อย่างสองสัปดาห์ครั้งตามความเหมาะสม

7.สรุปเมื่อถึงเวลาที่กำหนด ถ้าบรรลุเป้าหมายก็อาจจะมีการจัดฉลองกันเพื่อเป็นขวัญกำลังใจนิดๆหน่อยๆเช่น การไปกินข้าว กินกาแฟ หรือขนมเล็กๆน้อย แต่ถ้าไม่สำเร็จ (ซึงถือเป็นเรื่องธรรมดา ไม่มีใครทำครั้งเดียวแล้วแก้ไขได้สำเร็จเลย) ก็เรียกทีมงานมานั่งคุยกัน แล้วพิจารณาดูซิว่า เราวิเคราะห์ปัญหาได้ตรงจุดหรือไม่ หรือเราไม่นำแผนงานไปปฏิบัติกันอย่างจริงจัง แล้วค่อยๆ พิจารณาดูกันใหม่อีกที จากนั้นก็มานั่งเขียนแผนงานกันใหม่อีกครั้ง

ข้อเสนอแนะเพิ่มเติม ในระหว่างที่มีการปฏิบัติงานนั้นหากเกิดปัญหาหรือมีข้อสงสัย ไม่แน่ใจ หรือติดขัด ควรรีบแจ้งทีมงาน ปรึกษาเพื่อนร่วมงาน หรือหัวหน้าทีมทันที อย่าทำไปด้วยความรู้สึกเหมือนการฝืนใจทำหรือถูกบังคับ หรือทำเพราะหน้าที่ในการทำงานที่ดีนั้น ควรกระทำไปด้วยความมุ่งมั่นที่อยากจะเห็นความสำเร็จของงานจริงๆ หรือแม้แต่การสนุกกับสิ่งที่ทำ ย่อมทำให้เกิดโอกาสความสำเร็จที่มีสูงกว่า การทำ Action Plan แยกเป็นกระบวนการต่างๆกันออกไป และสมควรตรวจสอบแผนทุกวัน ตอนทำใหม่ ๆ ก็ทำทุกวัน จนกระทั่งอยู่ตัวก็ทำตามระบบของบริษัท คือทำแผนใหญ่ ปีละครั้ง มีการทบทวนทุกเดือน และทำแผนปฏิบัติการรองรับ ในแผนปฏิบัติการ จะระบุไว้เสมอว่า จะทำการตรวจสอบแผนนี้ทุกสัปดาห์ และทุกเดือน รายงานผลการดำเนินการตามแผน เดือนละครั้ง ซึ่งเราสามารถสรุปได้ว่า องค์ประกอบของการเขียน Action Plan ประกอบด้วยสาระสำคัญดังนี้คือ

• ความมุ่งหมายและวัตถุประสงค์
• กลยุทธ์ที่จะทำให้วัตถุประสงค์
• ระบุถึงจุดประสงค์ที่เป็นปริมาณและคุณภาพ
• ระบบเงื่อนไขภายในของแผนและสภาพแวดล้อมของแผน

หัวใจสำคัญของการดำเนินธุรกิจไม่ว่าจะเป็นธุรกิจภายในครอบครัว SME หรือองค์กรขนาดใหญ่ล้วนต้องการกำไรจากการดำเนินงานทั้งสิ้น แต่การจะได้มาซึ่งกำไรในแต่ละโครงการนั้นไม่สามารถอาศัยเพียงแค่เงินลงทุน กำลังคน อุปกรณ์หรือเครื่องจักรที่ใช้ในการดำเนินการเท่านั้น แต่ต้องอาศัยการทำงานอย่างเป็นระบบตั้งแต่ฝ่ายบริหาร ฝ่ายจัดการ ไปจนถึงฝ่ายปฏิบัติ

คำถามก็คือเราจะรู้ได้อย่างไรการทำงานของทั้ง 3 ฝ่ายจะสามารถทำให้องค์กรได้กำไรตามเป้าหมาย หรือจำเป็นต้องใช้เครื่องมือใดเพื่อตรวจสอบการทำงานของ 3 ฝ่ายให้สอดคล้องกัน วันนี้ผมจะมาแนะนำเครื่องมือชนิดหนึ่งที่ทุกองค์กรสามารถใช้สร้างแผนดำเนินการในทุกระดับให้สอดคล้องกันได้ เครื่องมือนี้เราเรียกว่า ‘Action plan’

Action Plan หรือแผนการปฏิบัติงาน คือแผนการดำเนินงานที่ถูกสร้างขึ้นมาให้เป็นแบบแผนในการปฏิบัติงานของงานโครงการ ไล่เรียงถึงการปฏิบัติงานในแต่ละกิจกรรมย่อย ๆ ว่าแต่ละช่วงของโครงการจะต้องมีการปฏิบัติงานกันอย่างไร โดย Action Plan ถือเป็นเครื่องมือที่ใช้ช่วยในการวัดและตรวจสอบการทำงานในแต่ละขั้นตอนของงานโครงการ

ธุรกิจสามารถใช้ Action Plan เป็นตัวช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของแผนปฏิบัติ ตลอดจนตรวจสอบการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ นอกจากนี้ยังสามารถระบุตัวชี้วัดความสำเร็จหรือแผนสำรองของแต่ละกิจกรรมลงในแผนได้ด้วย เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับงานโครงการสามารถมีแนวทางปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกัน ซึ่งจะทำให้การทำงานโครงการสำเร็จได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ทั้งนี้องค์ประกอบของAction Plan ที่ดีจะต้องประกอบไปด้วย

1. Name – ชื่อแผนงาน เพราะเป็นไปไม่ได้ที่แต่ละองค์กรจะมีแผนใดแผนหนึ่งในการทำงาน การระบุชื่อแผนงานให้ชัดเจนจะช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับแผนงานสามารถปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
2. Process – ขั้นตอนหรือกระบวนการทำงานของงานโครงการโดยต้องมีการระบุกระบวนการหลักๆ ไว้ตั้งแต่กระบวนการแรกจนถึงกระบวนการสุดท้าย
3. Activity – กิจกรรม จะเป็นการแจกแจงสิ่งที่ต้องทำในแต่ละขั้นตอนของแผนงาน เพื่อทำให้การปฏิบัติงานในกิจกรรมเป็นไปในทิศทางเดียวกัน
4. Deadline – กำหนดเวลา ระบุช่วงเวลาของแต่ละกิจกรรมว่าต้องเริ่มต้นหรือสิ้นสุดเมื่อใด เพื่อใช้ตรวจสอบความสำเร็จของแต่ละกิจกรรมก่อนการเริ่มต้นกิจกรรมต่อเนื่อง
5. Risk – ความเสี่ยง คือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับกิจกรรมในแต่ละขั้นตอนของงานโครงการ
6. Back up Plan – แผนสำรอง มีความสำคัญกรณีที่แผนเดิมที่กำหนดไว้เกิดปัญหาและอุปสรรค จึงต้องมีแนวทางสำรองเพื่อให้งานโครงการสำเร็จตามเป้าหมาย
7. Budget – งบประมาณ แผนงานใดๆ ที่กำหนดไว้จำเป็นต้องคำนึงถึงงบประมาณที่ตั้งไว้เพื่อลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นในงานโครงการ
8. Owner – ผู้รับผิดชอบโครงการ เพื่อคอยตรวจสอบหรือติดตามการทำงานให้เป็นไปตามแผนงานที่กำหนดไว้

Action Plan สำคัญอย่างไร?

ก่อนที่เราจะไปพูดถึงความสำคัญของ Action Plan ผมอยากให้คุณลองมองถึงสถานการณ์การทำงานในหน้าที่ที่คุณต้องรับผิดชอบในปัจจุบันแล้วลองตอบคำถามต่อไปนี้ดู

#1 คุณเข้าใจเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างชัดเจน?
#2 คุณรู้ว่าจะต้องดำเนินการอย่างไรในแต่ละกิจกรรมอย่างถ่องแท้?
#3 คุณรู้ว่าหากงานโครงการประสบปัญหาหรืออุปสรรค ต้องแก้ไขอย่างไร?
#4 คุณทราบกระบวนการการทำงานในแต่ละขั้นตอนเป็นอย่างดี?
#5 หากคุณพบว่าปฏิบัติงานมาตามแผนสักระยะแล้วประสบปัญหา หรือรู้ว่าแผนเดิมมีปัญหาจะต้องดำเนินการปรับแผนไปในทิศทางใด?

หากคุณพบว่าคำตอบของคุณคือ ‘ไม่ใช่’ เพียงแค่ข้อใดข้อหนึ่ง หรือที่น่าหนักใจที่สุดคือไม่มีคำตอบที่ ‘ใช่’ สักข้อเดียวก็จะทำให้คุณตระหนักถึงความสำคัญของ Action Plan ได้เป็นอย่างดี เพราะ‘แผนการปฏิบัติงาน’ หมายถึงแผนในการปฏิบัติเพื่อให้งานที่ต้องทำสำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้

การไม่มี Action Plan เหมือนกับการเดินอย่างไร้ทิศทาง เมื่อเดินผิดทางก็ไม่รู้จะหันไปเดินทิศไหน หรือไม่หากเจอสิ่งกีดขวางก็ไม่รู้ว่าควรจะกำจัดสิ่งกีดขวางนั้นอย่างไร แต่หากได้มีการทำ Action Plan ไว้ เราจะทราบเส้นทางเดินไปสู่ปลายทางได้เร็วขึ้น หากเดินผิดทางก็จะทราบว่าต้องหันเดินไปทางไหนแทน สุดท้ายหากเจอสิ่งกีดขวางแล้วเราย้อนกลับมาดู Action Plan ก็จะรู้ว่าต้องข้ามสิ่งกีดขวางหรือกำจัดสิ่งนั้นออกได้ด้วยวิธีไหนเพื่อเปลี่ยนจากเดินเป็นวิ่งไปสู่จุดหมายปลายทางได้

ดังนั้นถ้าจะให้ตอบคำถามว่า Action Plan มีความสำคัญอย่างไรก็ตอบได้ว่า Action Plan คือบันไดขององค์กรที่ช่วยให้พนักงานในองค์กรไต่ขึ้นไปยังจุดสูงสุดขององค์กรได้ตามเป้าหมายในทิศทางเดียวกัน

วิธีการเขียนAction Plan ที่ใช้ได้จริง

เมื่อเราทราบถึงความสำคัญของ Action Plan แล้ว ต่อไปผมอยากให้คุณลองเขียน Action Plan กัน โดยการเขียน Action Plan ที่มีประสิทธิภาพและใช้ได้จริงนั้นต้องยึดหลัก วงจรเดมมิ่ง (Deming Cycle) หรือรู้จักกันทั่วไปว่าคือกระบวนการ PDCA ดังนี้

1. P – Plan การวางแผน: คือการตั้งเป้าหมายโครงการและสร้างกระบวนการทำงานเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายโดยมีองค์ประกอบคือ วัตถุประสงค์โครงการ / ขอบเขตการทำงาน / ข้อจำกัดของการทำงาน / ประเมินทางเลือก แล้วเขียนออกมาเป็นแผนปฏิบัติการ
2. D – Do การปฏิบัติ: คือการลงมือทำและทดสอบแผนงาน หมายถึงระหว่างการปฏิบัติงานให้ค้นหาจุดอ่อนหรือจุดที่สามารถพัฒนาให้ดีขึ้นได้ ตลอดจนแนวทางการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าในกรณีต่างๆ บันทึกไว้เพื่อเป็นแนวทางอย่างชัดเจน
3. C – Check การตรวจสอบ: หมายถึงการติดตามและตรวจสอบการทำงานเพื่อหาแนวทางพัฒนากระบวนการทำงานในขั้นตอนต่างๆ ให้ดีขึ้น
4. A – Action การปรับปรุง แก้ไข: คือการนำข้อมูลที่ได้มาทั้งหมดวิเคราะห์และประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อใช้ปรับปรุงหรือปรับเปลี่ยนแผนงานในขั้นตอนต่อไป โดยอาจมีการเขียนข้อเสนอแนะแนวทางการแก้ไขปัญหาในส่วนนี้ได้ด้วย

ต่อไปนี้คือตัวอย่างการเขียน Action Plan ตามหลักวงจรเดมมิ่งที่มีประสิทธิภาพ

ชื่อโครงการ      พัฒนารูปแบบการขายในช่วงวิกฤตโควิด – 19
วัตถุประสงค์โครงการ     สามารถปิดการขายให้ได้ยอด 20% จากช่วงเวลาเดียวกันของปีก่อนหน้าภายในระยะเวลา 3 เดือน

แผนงาน (Plan)

1. ประชาสัมพันธ์โปรโมชั่นโครงการภายใน 3 วันหลังจากแผนงานได้รับอนุมัติ
2. เจาะขายกลุ่มเป้าหมายเดิมและกลุ่มเป้าหมายใหม่ทั้งรูปแบบเทเลเซลล์ (Tele sales) และดิจิตอล มาเก็ตติ้ง (Digital Marketing)
3. มีเป้าปิดการขายอย่างน้อย 5 รายการต่อวัน
4. เพิ่มรายชื่อกลุ่มเป้าหมายการขายทุกสัปดาห์
5. ปรับเปลี่ยนแผนโปรโมชั่น 3 ครั้ง (เดือนละ 1 ครั้ง)
6. ทบทวนและปรับเปลี่ยนแผนงานทุกๆ 2 สัปดาห์
7. งบประมาณโครงการ 5 ล้านบาท

การปฏิบัติงาน(Do)

• เตรียมแผนการประชาสัมพันธ์โครงการและลงสื่อโฆษณาภายใน 3 วัน
• เริ่มการโทร. ขายและขายทางออนไลน์ในวันที่ 4 หากภายใน 1 สัปดาห์พบว่ายังขายสินค้าไม่ได้ตามเป้าให้เปลี่ยนการขายไปตามรายชื่อที่หามาเพิ่ม
• ทุก 2 สัปดาห์มีการทบทวนแผนโปรโมชั่นและดำเนินการปรับเปลี่ยนเดือนละครั้ง

การตรวจสอบ(Check) 

จัดให้มีการเขียนรายงานการปฏิบัติงาน พร้อมปัญหา อุปสรรค และคำแนะนำในการปฏิบัติงานส่งทีมงานเป็นประจำวัน เพื่อนำข้อมูลที่ได้มาปรับแผนการทำงาน โดยจะต้องมีการปรับแผนการทำงานเป็นประจำทุกๆ 2 สัปดาห์

การปรับปรุง แก้ไข(Action)

ปฏิบัติตามแผนงานที่ปรับเปลี่ยนเป็นประจำทุกๆ 2 สัปดาห์โดยยังคงให้มีการเขียนรายงานส่งทุกวันเพื่อหาแนวทางการเพิ่มเติมทรัพยากร (Resource) การลดต้นทุน (Cost reduce) หรือวิธีการปฏิบัติงานแบบใหม่ (New way of working) เพื่อให้บรรลุเป้าหมายภายใน 3 เดือน

ในส่วนนี้ผมได้มี บทความลงรายละเอียดเกี่ยวกับ PDCA ไว้มากกว่านี้ แนะนำให้ลองอ่านดูนะครับ

Tiger

เจ้าของบล็อก TWN ชอบอ่านหนังสือและข่าวธุรกิจทั้งในไทยและนอกประเทศ พออ่านมาเยอะก็เลยอยากนำความรู้มาแบ่งปัน