เครื่องมือ ในการเขียนโครงการ

สรุปเนื้อหาจาก Workshop สำหรับนักเรียนชั้น ม.4 โรงเรียนปัญญาประทีป : Project Management for SE โดยคุณ เกศทิพย์ หาญณรงค์ 

เมื่อวันที่ 10 มกราคม 2561 ณ โรงแรมชะอำ อีโค่แคมป์ จังหวัดเพชรบุรี

Design vector created by Freepik

Project Management หรือการบริการจัดการโครงการโดยทั่วไปนั้น  ประกอบไปด้วยกระบวนการ 4 ขั้นตอน ได้แก่ 

1. Project Initiation เริ่มต้นจากการสร้างไอเดีย ดูว่าเราอยากทำอะไร วิเคราะห์ว่าเรามีจุดแข็งจุดอ่อนอย่างไร 

2. Project Planning ขั้นต่อมาจึงวางแผนว่าจะทำอะไร อย่างไร วิเคราะห์กิจกรรมทั้งหมดที่ต้องทำออกมา และวางแผนว่าจะทำอะไรก่อนหลัง แต่ละขั้นตอนใช้เวลาเท่าไหร่ และใครควรจะเป็นผู้รับผิดชอบกิจกรรมนั้นๆ

3. Project Execution ลงมือทำโปรเจกต์ และติดตามความคืบหน้าของงานให้ใกล้เคียงกับแผนที่วางเอาไว้ให้มากที่สุด เพื่อให้สามารถควบคุมเวลาและงบประมาณได้  

4. Project Closure เมื่อลงมือทำจนแล้วเสร็จขั้นตอนการปิดโปรเจกต์  ประเมินผลการทำงานที่ผ่านมา ว่ามีอะไรที่สำเร็จหรือผิดพลาดอย่างไรบ้าง และเป็นเพราะอะไร ถอดบทเรียนเพื่อนำไปใช้ในการทำงานต่อไป

การวางแผนโปรเจกต์จะช่วยประเมินให้เราเห็นภาพรวมของโปรเจกต์ว่าจะออกมาเป็นแบบไหน และช่วยให้เราสามารถติดตามงานตามขั้นตอนที่วางแผนไว้ได้เท่านั้น  หลายคนคงจะเคยพบว่าถึงแม้เราวางแผนอย่างรอบคอบ ลงมือทำตามแผนแล้ว แต่มีตัวแปรที่ควบคุมไม่ได้  ปัจจัยต่างๆ มากมาย ความผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้เสมอ โดยเฉพาะการทำงานของคนก็อาจผิดพลาดได้  ความท้าทายในการบริหารจัดการโปรเจกต์คือ ทำอย่างไรให้การวางแผนนั้นช่วยให้เกิดความผิดพลาดน้อยที่สุด และเมื่อเกิดความล่าช้า ไม่สามารถทำตามแผนที่วางไว้ เราจะรู้ได้ทันท่วงที และปรับเปลี่ยนแผนให้เหมาะสมตามกำลังคน เงินและเวลาที่เหลืออยู่ได้อย่างไร   วันนี้เราจะลองมาศึกษาเครื่องมือในการช่วยจัดการโปรเจกต์สำหรับขั้นตอน Planning และ Execution กัน

สำหรับเครื่องมือที่นิยมใช้ในการวางแผนและติดตามความคืบหน้าของโปรเจกต์ คิดค้นโดยวิศวกรที่ชื่อ Henry Gantt ในปี ค.ศ. 1917 เพื่อใช้ติดตามว่าคนงานในโรงงานแต่ละคนทำงานได้มากน้อยแค่ไหน และใช้ออกแบบแรงจูงใจในการทำงานของคนงาน เครื่องมือนี้จึงมีชื่อเรียกว่า Gantt Chart ตามคนที่คิดค้นมันขึ้นมา โดยรูปแบบของ Gantt Chart จะเป็นตารางที่บอกว่าถึงกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องทำทั้งหมดในโปรเจกต์ ลำดับการทำกิจกรรม ระยะเวลาดำเนินงาน และผู้รับผิดชอบ บางแบบอาจจะมีพวกอุปกรณ์ที่ใช้ในกิจกรรมนั้น ๆ งบประมาณที่ใช้ และช่องหมายเหตุ สำหรับใส่คำอธิบายต่างๆ เพิ่มเติมได้ด้วย 

ซึ่งเครื่องมือและวิธีการด้านล่างนี้ เป็นเพียงวิธีการอย่างง่าย เหมาะกับ “ผู้เริ่มต้น” ทำโครงการ หรือกิจการเพื่อสังคมในตอนแรก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กระบวนการทดสอบสมมติฐาน หรือ Theory of Change  ที่มักจะมีข้อจำกัด เช่น เวลา งบประมาณ จำนวนสมาชิกในทีม   ตัวอย่าง Gantt Chart สำหรับโครงการเพื่อสังคมในระบบบ่มเพาะของ School of Changemakers 

สิ่งที่ควรรู้ก่อนลงมือเขียน Gantt Chart 

• เป้าหมายต้องชัด 

เราควรกำหนดเป้าหมายให้ชัดว่าจะทำงานนี้ไปเพื่ออะไร และต้องการข้อมูลอะไรบ้าง จากนั้นจึงจะสามารถ list กิจกรรมต่างๆ ที่ต้องทำได้อย่างละเอียด ไม่ตกหล่น ในกรณีที่เราไม่เคยทำโปรเจกต์แบบนี้มาก่อน และเราอาจไม่รู้ว่าการจะทำให้สำเร็จต้องทำอะไรบ้าง ให้เราลองไปหาข้อมูลเพิ่มเติมจากแหล่งต่างๆ หรือสอบถามจากผู้ที่มีประสบการณ์ในการทำโปรเจกต์ในลักษณะนี้มาแล้ว ถึงแม้บางครั้งอาจจะไม่ได้ข้อมูลที่ตรงเป๊ะๆ กับโปรเจกต์ที่เราจะทำ แต่อย่างน้อยเราก็จะมีแนวทางและช่วยลดเวลาที่เราจะต้องลองผิดลองถูกเอง

• เรียงลำดับกิจกรรม ก่อน-หลังให้ถูกต้อง

ก่อนที่เราจะเขียนกิจกรรมต่างๆ ลงไปใน Gantt Chart ให้วิเคราะห์ก่อนว่ากิจกรรมไหนควรมาก่อน กิจกรรมไหนมาทีหลัง เพื่อที่เราจะได้เรียงลำดับกิจกรรมอย่างเป็นขั้นตอน ไม่สับสนวกวน และง่ายต่อการติดตามความคืบหน้า ไม่เสียเวลา เงิน หรือกำลังคนโดยไม่จำเป็น

ในขั้นตอนการลิสต์กิจกรรมและเรียงลำดับนั้นมีเครื่องมือที่สามารถนำมาใช้  ได้แก่

Activity on Node (AON) หรือ Activity on Arrow

AON ใช้ในการแจกแจงลำดับ ความเกี่ยวเนื่อง ความสัมพันธ์ของกิจกรรม รวมทั้งใช้ประเมินเวลาทำงานของโปรเจกต์และช่วยแก้ไขเวลาที่เกิดการล่าช้าได้ด้วย โดย AON จะแสดงในรูปของกล่องกิจกรรมแต่ละอย่างที่ต้องทำทั้งหมดในโปรเจกต์เชื่อมด้วยลูกศร แสดงว่าต้องทำกิจกรรมไหนให้เสร็จก่อนจึงจะทำกิจกรรมต่อไป หรือกิจกรรมไหนที่สามารถทำไปพร้อมๆ กันได้เลย 

เทคนิคในการทำ  Activity on Node

• ​จุดเริ่มต้นและจุดจบจะมีเพียงอย่างละ 1 จุดเท่านั้น
• ปกติจะใช้สัญลักษณ์เป็นสี่เหลี่ยม แต่บางทีก็ใช้สัญลักษณ์แตกต่าง เวลาที่อยากบอกว่าคนรับผิดชอบต่างกัน หรือบางครั้งอาจใช้รูปดาว เวลาที่อยากบอกว่ากิจกรรมนั้นเป็นหมุดหมายสำคัญ (milestone) 
• ถ้ามีกิจกรรม 2 อย่างที่เกิดหลังจากกิจกรรมเดียวกัน ให้เขียนไว้ในแนวบน- ล่าง อาจเหลื่อมกันหรือขนานกันขึ้นลำดับการทำกิจกรรม เช่น ต้องทำ B ให้เสร็จก่อน จึงจะทำ C แล้วค่อยทำ D แต่หากไม่มีเวลาหรือคนมากพอ อาจจะตัด C ทิ้งและไปทำ D ได้เลย 
• เวลาเขียน พยายามอย่าให้ลูกศรตัดกัน เพราะจะดูยากและทำให้สับสน

ตัวอย่าง 

เมื่อเขียนกิจกรรมทุกอย่างที่ต้องทำ และเรียงลำดับอย่างถูกต้องจนเสร็จแล้ว ให้ลองใส่เวลาที่จะต้องใช้ในการทำกิจกรรมนั้นๆ ลงไปด้วย โดยวิธีการประเมินเวลาให้เราใส่เวลาตามที่เราคิดว่าจะใช้ในการทำงานนั้นจริง ไม่ควรประเมินเวลาแทนคนอื่น หากกิจกรรมไหนเราไม่ได้ทำเอง ให้เราไปถามเวลาจากคนที่ต้องรับผิดชอบกิจกรรมนั้นๆ 

Activity on Node จะช่วยประเมินเวลาที่ใช้ว่า หากเราจะทำทุกอย่างให้เสร็จอย่างสมบูรณ์ต้องใช้เวลาเท่าไหร่ เส้นทางที่เราทำกิจกรรมทุกอย่างที่ list ไว้นี้ เราเรียกว่า Critical path จากตัวอย่างด้านบนจะเห็นว่า Critical path สำหรับการเตรียมตัวออกจากบ้านของเราใช้เวลาทั้งหมด 27 นาที 

Note : สำหรับโปรเจกต์เพื่อสังคมระยะเวลา 6 เดือน โดยทั่วไป เราอาจดูเวลาใน Critical path แล้วบวกเพิ่มไปอีก 2 อาทิตย์เผื่อเกิดเหตุผิดพลาด

นอกจากนี้ ยังมีเส้นทางที่สั้นที่สุดในการทำกิจกรรมให้เสร็จ เรียกว่า Shortest path ตามตัวอย่าง เราอาจเลือกตัดกิจกรรมบางอย่างที่เราคิดว่าพอจะตัดได้ออก เพื่อย่นระยะเวลาในการทำงานทั้งหมดให้สั้นลง เช่น เราเลือกจะตัดทุกอย่างออกเหลือแค่ ขับถ่าย- แปรงฟัน-แต่งตัว ดังนั้น Shortest path จะเหลือแค่ 18 นาที   

เมื่อเราได้ AON แล้ว ก็ให้นำกิจกรรมทั้งหมดไปเขียนลงใน Gantt Chart รวมทั้งใส่ข้อมูลว่ากิจกรรมไหนใครเป็นคนรับผิดชอบ อุปกรณ์ที่ต้องใช้ในกิจกรรมนั้นๆ รวมถึงงบประมาณที่ต้องใช้ในกิจกรรมนั้นๆ ลงไปด้วย เราก็จะได้ Gantt Chart ที่สมบูรณ์ 

ยกตัวอย่างการเขียน Gantt chart อย่างง่ายๆ ในชีวิตประจำวัน เช่น 

สรุปข้อดีของ Gantt Chart

• ช่วยให้ทีมเข้าใจภาพรวมของระบบได้ง่ายขึ้น
• มีประโยชน์ในการวางแผนและแสดงตารางเวลาของโครงการ
• ใช้ติดตามความคืบหน้าของโครงการ
• เมื่อเกิดเหตุไม่คาดฝัน หรือโปรเจกต์ล่าช้า ก็สามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

ส่วนข้อจำกัดของ Gantt Chart 

• ไม่สามารถบอกความเชื่อมโยงของกิจกรรมแต่ละกิจกรรมได้
• ไม่สามารถบอกได้ว่าถ้ากิจกรรมที่เกิดขึ้นก่อนหน้าล่าช้า แล้วจะเกิดผลกระทบกับกิจกรรมที่เกิดขึ้นทีหลังอย่างไรบ้าง

Note : เมื่อลงมือทำ Gantt Chart  เสร็จแล้ว สมาชิกทุกคนมักจะตั้งหน้าตั้งตาทำโปรเจกต์ โดยอาจจะไม่ได้นำ Gantt Chart กลับมาดู ว่ายังสามารถทำได้ตามที่วางแผนไว้หรือไม่  อาจส่งผลให้เกิดความล่าช้า หรือไม่ได้ผลตามที่วางไว้

ข้อแนะนำคือ ควรแบ่งหน้าที่ให้สมาชิกในทีมอย่างน้อย 1 คน เป็นคนดูภาพรวมของการทำงาน และนำกลับมาเช็คกับทีม”ทุกคน” เป็นระยะๆ  ในกรณีของ SE หากไม่สามารถให้คน 1 คนทำหน้าที่นี้เพียงอย่างเดียว อาจแบ่งงานให้คนนี้ในสัดส่วนน้อยกว่าคนอื่น เพื่อจะได้มีเวลามาคอยติดตามความคืบหน้าและดูภาพรวมของโปรเจกต์ตาม Gantt Chart ที่วางไว้ด้วย 

การใช้ Gantt Chart ร่วมกับ AON จะช่วยทำให้ SE ที่มีกำลังคนน้อย สามารถเห็นภาพรวมและความต่อเนื่องก่อน- หลังของงานได้อย่างชัดเจน ทำให้ทีมที่มีคนน้อยๆ สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและการดำเนินงานเป็นไปตามขั้นตอนที่ถูกต้องเหมาะสม นอกจากนั้น Gantt Chart และ AON ยังช่วยในเรื่องการสื่อสารระหว่างทีมงาน เพราะในการทำ SE มักจะไม่ค่อยมีหัวหน้าเพียงคนใดคนหนึ่ง แต่ทุกคนช่วยๆ กันทำงาน การใช้เครื่องมือทั้ง 2 นี้ จะช่วยสร้าง platform ให้คนในทีมสื่อสารกันมากขึ้น เพื่อทำให้งานเป็นไปตามแผนที่วางไว้ 

เมื่อโปรเจกต์ล่าช้า ควรทำอย่างไร 

ความล่าช้า เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะการทำงานเป็นทีม และทำงานร่วมกับคนหลายฝ่าย มาลองดูกันว่ามีคำถามไหนที่ควรถาม และคำถามไหนที่ไม่ควรถามในสภาวะตึงเครียดเมื่องานเกิดล่าช้า 

คำถามที่ควรถาม 

• เราจะแก้ไขปัญหานี้อย่างไรดี
• ทำอย่างไรให้เรายังสามารถทำ milestone สำคัญได้อยู่ภายใต้สถานการณ์นี้

คำถามที่ไม่ควรถาม เพราะจะทำให้ความสัมพันธ์ในทีมและบรรยากาศการทำงานแย่ลง

• ใครรับผิดชอบกิจกรรมนี้
• ใครทำพลาด
• ทำไมถึงทำไม่ได้ตามที่บอกไว้ 

สิ่งที่ควรทำ

• เราควรจดไว้ว่าเกิดปัญหาอะไรขึ้น ปัญหาเกิดจากสาเหตุอะไร เพื่อจะเอาไปคุยกันตอนปิดโปรเจกต์ เพื่อถอดบทเรียนในการทำงานคราวหน้า
• สมาชิกในทีมต้องสื่อสารกันมากๆ เมื่อต้องตัดสินใจปรับเปลี่ยนแผน ควรต้องเป็นข้อสรุปที่ผ่านความเห็นของทุกคนมาแล้ว จึงจะสามารถทำให้ทีมทำงานต่อไปได้อย่างราบรื่น  
• หากต้องมีการตัดสินใจ ให้ประชุมหาทางออกร่วมกัน โดยประเมินจากเป้าหมายและทรัพยากรที่มีอยู่ในขณะนั้น ว่ามติของคนในทีมต้องการปรับแผนไปทางไหน 
• ทางออกในการแก้ปัญหา อาจจะมีได้หลายทางเช่น หากมีงบประมาณเพียงพอ อาจจะหาคนมาช่วยงานเพิ่ม เพื่อที่จะให้งานเสร็จทันกำหนด  หรือ  สามารถขอแรงอาสาสมัคร หรือพิจารณาว่ามีกิจกรรมไหนที่พอจะสามารถตัดออกได้บ้าง เพื่อย่นระยะเวลาลง แต่ละวิธีต่างมีข้อดี-เสียแตกต่างกันไป

หวังว่าเครื่องมือนี้ จะเป็นประโยชน์กับหลายๆ คนที่ทำโครงการ หรือกิจการเพื่อสังคม รวมถึงโค้ช สามารถนำไปทดลองใช้กับทีมได้นะคะ  ได้ผลอย่างไร กลับมาแชร์ให้ฟังกันบ้าง ^_^