การ จัด ลำดับ ความ สำคัญ ของ งาน

“กุญแจสำคัญไม่ได้อยู่ที่การจัดลำดับตารางเวลา แต่คือการจัดสรรเวลาให้กับสิ่งที่สำคัญ” – สตีเฟน โควีย์ (Stephen Covey)

คุณน่าจะรู้ดีอยู่แล้วว่า การจัดลำดับความสำคัญคือเรื่องสำคัญมาก แต่พวกเราส่วนใหญ่ต่างมีพฤติกรรมการตอบสนองต่อเรื่องเร่งด่วนที่อยู่ในหรือนอกเหนือจากสิ่งที่ต้องทำ มากกว่าการที่จะรับผิดชอบต่อเรื่องสำคัญต่างๆ กิจกรรมที่สำคัญควรถูกจัดให้อยู่ในลำดับที่สูงที่สุดเพราะสิ่งเหล่านั้นมีส่วนสำคัญกับเป้าหมายของเรา มันควรเป็นสิ่งที่ส่งผลระยะยาวและทำให้เราไปถึงเป้าหมายได้

งานที่เร่งด่วนนั้นส่วนมากกินเวลาสั้นๆ และอาจไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายโดยรวมของเราก็ได้ แถมส่วนใหญ่มันก็ไม่ค่อยเป็นประโยชน์ต่อเราเท่าไหร่นัก ซึ่งนั่นทำให้เราเสียเวลาทิ้งไปอย่างเปล่าประโยชน์ ดังนั้น เราจึงจำเป็นที่จะต้องเรียนรู้ว่าเราควรจัดลำดับความสำคัญอย่างไร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

“การไคว่คว้าหาความสมบูรณ์แบบนั้นไร้ประโยชน์ บ่อยครั้งการจัดลำคับความสำคัญทำให้รู้ว่าเป้าหมายหรืองานที่ฉันตั้งเป้าไว้ บางทีมันก็ไม่ได้สำคัญขนาดนั้น” – ไอช่า ไทเลอร์ (Aisha Tyler)

คนส่วนใหญ่ไม่ค่อยสนใจการจัดลำดับความสำคัญ แต่จะรอเวลาตอบสนองเมื่อได้รับการกระตุ้นเท่านั้น ดังนั้นจงเปลี่ยนตัวเองด้วยการเริ่มวางแผนลงมือทำก่อนล่วงหน้า โดยที่ไม่ต้องรอตัวกระตุ้นใดๆ รู้ไหมว่าคุณจะประหยัดเวลาได้มากโข ถ้าเปลี่ยนแปลงตนเองด้วยการจัดลำดับความสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และนี่ก็คือ 8 เทคนิคที่คุณสามารถนำไปปรับใช้กับชีวิตประจำวันของคุณได้

1.ทำรายการมากๆ

การเขียนโน้ตและทำรายการลำดับความสำคัญ จะช่วยให้คุณโฟกัสและเชื่อมโยงงานหลายๆ อย่างพร้อมกันได้

2. จัดลำดับความสำคัญเมื่อวางแผนประจำวัน

ขีดฆ่าสิ่งที่ไม่สำคัญในแพลนของคุณดูบ้าง เพื่อที่จะเพิ่มพื้นที่ให้แก่เรื่องอื่นๆ ที่มีประโยชน์และสำคัญมากกว่า

3. สังเกตเวลาที่คุณมีพลังทำงานมากที่สุด

จัดเรื่องที่สำคัญไว้สำหรับเวลาที่คุณมีพลังในการทำงานมากที่สุด เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั่นเอง

4. จัดระเบียบอีเมลแต่เนิ่นๆ

รีบจัดหมวดหมู่อีเมลแต่ละฉบับอย่างเหมาะสม อันไหนที่ต้องรีบตอบตอนนี้ อันไหนเป็นขยะ หากคุณทำเสร็จไว คุณก็จะมีเวลาว่างสำหรับทำเรื่องอื่นต่อไป

5. ขออีเมลที่เรียบง่าย

หากทำได้ ให้ลองขอให้คนอื่นส่งอีเมลอธิบายสิ่งที่คุณต้องทำเป็นข้อๆ เข้าใจง่ายแทนการเขียนยาวๆ ซึ่งคุณอาจเริ่มเองด้วยการเขียนแต่อีเมลแบบที่แบ่งเนื้อหาออกเป็นข้อๆ แล้วให้คนอื่นตอบกลับแบบนั้นก็ได้

6. เขียนเรื่องที่จะพูดก่อนโทรกลับ

เพื่อเป็นการประหยัดเวลา และติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น จงวางแผนและเขียนลิสต์ที่คุณต้องพูดคุยเอาไว้ด้วย เพื่อจะได้ไม่พลาดข้อมูลสำคัญๆ ไป

7. จัดลำดับความสำคัญของการอ่าน

ลองฝึกอ่านหนังสือพิมพ์ บทความ หรือหนังสือต่างๆ ที่ไม่สำคัญเท่าไหร่นักแบบผ่านตา จากนั้นจึงค่อยตั้งใจอ่านเฉพาะหนังสือที่มีคุณค่าต่อคุณจริงๆ

8. จัดทำระเบียบวาระการประชุม

หากคุณไม่ใช่นักจัดการประชุมที่ดีนัก ระเบียบวาระการประชุมจะช่วยให้การประชุมที่มักกินเวลาเนิ่นนานและวกวนได้ ดังนั้นการที่คุณลองจัดระเบียบและวางแผนให้เรื่องต่างๆ ของการประชุมไว้ จะช่วยให้คุณย่นระยะเวลาประชุมได้ แถมยังสามารถสื่อสารกันอย่างตรงจุดมากขึ้นด้วย

“สิ่งหนึ่งที่ฉันได้เรียนรู้คือ หากคุณไม่ควบคุมเวลาและชีวิตของคุณ คนอื่นก็จะมีอำนาจเหนือคุณ หากคุณไม่จัดลำดับความสำคัญให้ชีวิตคุณเอง ทั้งคุณและคนสำคัญในชีวิตของคุณก็จะถูกละเลยมากขึ้นเรื่อยๆ” – มิเชล โอบาม่า (Michelle Obama)

Source : Success

ในโลกการทำงานยุคใหม่ ปัญหาที่หลาย ๆ คนต้องเจอคือการจัดระบบเวลาในชีวิตและการทำงาน เพราะมีปัจจัยเยอะมากที่พร้อมกินเวลาของเราไป ไม่ว่าจะเป็นรถติด รถไฟฟ้าเสีย ฝนตก น้ำท่วม และรวมถึงงานที่เข้ามากองรวมกันมากมาย ถึงแม้จะเคลียร์วันนี้ไปได้แล้ว แต่พรุ่งนี้ก็ได้รับงานมาเพิ่มอีก

ปัญหาพวกนี้ทำให้ทั้งการทำงานและชีวิตวุ่นวาย จัดการได้ยาก แต่จะดีกว่าเดิมแน่นอน ถ้าเราได้รู้วิธีจัดการงานและเวลาตามแบบฉบับของ Dwight D. Eisenhower กับวิธีที่เรียกว่า Eisenhower Box

รู้มั้ยว่า จริง ๆ แล้วงานนั้นแบ่งออกได้เป็นทั้งหมด 4 ประเภท คือ

• งานสำคัญและด่วน เป็นงานที่ต้องทำทันที ต้องรีบเคลียร์ให้เสร็จไม่อย่างนั้นอาจเกิดปัญหาใหญ่ งานช่องนี้เราต้องให้ความสำคัญลำดับแรก
• งานสำคัญแต่ไม่ด่วน เป็นงานที่สำคัญก็จริง แต่เก็บไว้ทำทีหลังได้เพราะไม่ได้ด่วนอะไร แต่อย่าเผลอทิ้งไว้จนลืมทำนะ ไม่อย่างนั้นจะกลายเป็นงานสำคัญและด่วนแทน
• งานไม่สำคัญแต่ด่วน เป็นงานที่ให้คนอื่นทำแทนก็ได้ แต่ถ้าฝากให้ทำไม่ได้ก็ต้องรีบเคลียร์ให้เสร็จ
• งานไม่สำคัญและไม่ด่วน เป็นงานที่ควรทำในเวลาว่างจากทุกอย่างแล้ว ซึ่งจะไม่ส่งผลเสียกับงานอื่น ๆ

วิธีการง่าย ๆ ในการใช้ Eisenhower Box (หรือเรียกว่า Eisenhower Method หรือ Eisenhower Metrix) ก็คือการตั้งคำถามกับตัวเองว่า 

งานนี้สำคัญหรือไม่? การให้คะแนนความสำคัญก็คือ งานนี้มันส่งผลดีหรือผลเสียกับงานมากแค่ไหน และช่วยให้เราเข้าใกล้เป้าหมายในอนาคตหรือไม่

งานนี้ด่วนหรือไม่? ต้องทำตอนนี้เลยหรือเปล่า ส่งต่อให้คนอื่นได้มั้ย หรือจะเก็บไว้ทำทีหลังได้

ตาคุณแล้วล่ะ 

หยิบกระดาษมาตีตารางเลย แล้วเขียนงานที่อยู่ในลิสต์ลงไป ด้วยการแบ่งงานลงใน 4 ช่อง ตามความสำคัญและความด่วน

งานที่ทั้งสำคัญและด่วน: งานที่ต้องทำทันที

ถ้างานในช่องนี้ไม่เสร็จชีวิตการทำงานของเราอาจมีปัญหา เรียกว่าเป็นงานกลุ่มที่ต้องให้ความสำคัญมากที่สุด เช่น งานที่จะถึงกำหนดส่ง และงานที่ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า เป็นต้น งานช่องนี้จะกินพลังงานเยอะมาก ๆ ฉะนั้นต้องพยายามอย่าให้มีงานประเภทนี้มากเกินไป เพราะแสดงว่าเรากำลังทำงานเชิงรับมากกว่าเชิงรุกนั่นเอง จัดลำดับความสำคัญประเภทนี้ได้ด้วยการดูว่า เดดไลน์ของงานใกล้หรือยัง และความเสียหายถ้างานนี้ไม่เสร็จมีมากแค่ไหน

งานสำคัญแต่ยังไม่ด่วน: งานที่ต้องให้เวลาในการทำ

งานกลุ่มนี้ต้องใช้เวลาในการทำค่อนข้างเยอะ ทั้งการวางแผนงาน งานสร้างสรรค์ที่ต้องใช้ความคิด และกิจกรรมสัมพันธ์ในที่ทำงาน งานประเภทนี้ถึงไม่ด่วน แต่ถ้าทำสำเร็จมันจะช่วยให้เราประสบความสำเร็จได้ทั้งระยะสั้นและระยะยาวเลยทีเดียว อย่าลืมว่า ถึงงานพวกนี้จะไม่ด่วนแต่ก็ยังสำคัญอยู่ดี ถ้าเราปล่อยไว้โดยไม่ทำอะไรมันจะค่อย ๆ กลายมาเป็นงานที่สำคัญและด่วนแทน

งานไม่สำคัญแต่ด่วน: งานที่ให้คนอื่นทำแทนก็ได้

งานพวกนี้ไม่ค่อยช่วยให้เราเข้าใกล้เป้าหมายหรอก เพราะมันชอบแทรกเข้ามาอยู่เรื่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็น การประชุมย่อยระหว่างวัน โทรศัพท์ลูกค้าที่โทรเข้ามาแบบไม่ได้นัด หรืออีเมลที่ต้องตอบรายละเอียดจุกจิก งานประเภทนี้ถ้าฝากให้คนอื่นทำแทนได้ก็เป็นเรื่องดี แต่ถ้าฝากไม่ได้เราต้องรีบเคลียร์ให้เร็วที่สุด

งานไม่สำคัญและไม่ด่วน: งานที่ไม่ต้องทำหรอก หรือถ้าทำก็ใช้เวลาว่าง

งานกลุ่มนี้จริง ๆ แล้วไม่ต้องทำก็ได้เพราะนอกจากไม่มีผลอะไรกับเป้าหมายแล้ว ยังทำให้เสียเวลาไปเปล่า ๆ อีก ถ้าจะทำก็เลือกใช้เวลาที่เหลือจากการทำงานอื่น หรือในวันที่ว่าง ๆ จะดีกว่า

การใช้ Eisenhower Box ในช่วงแรกอาจจะยังสับสนสักหน่อย แต่ถ้าทำอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดีขึ้น นั่นจะส่งผลให้การทำงานและชีวิตของเรามีความสุขขึ้นด้วยแน่นอน

JobThai Official Group เพื่อการหางาน หาคน และแลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการทำงาน

ที่มา:

fluent-time-management.com

themuse.com

tags : ทำงาน, เคล็ดลับการทำงาน, eisenhower box, career & tips, คนทำงาน, เคล็ดลับสำหรับคนทำงาน, เทคนิคสำหรับคนทำงาน, เคล็ดลับความสำเร็จ, เคล็ดลับสู่ความสำเร็จ, แนวคิดในการทำงาน

งานเร่งด่วน มีอะไรบ้าง

งานด่วน กับ งานสำคัญ ต่างกันอย่างไร

การเรียงลำดับขั้นตอนในการทำงานมีประโยชน์อย่างไร

อะไรที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน