ขั้นตอนการปฏิบัติงาน procedure

การเขียนระดับเอกสารมักจะเขียนแผนภูมิออกมาเป็นรูปปีระมิด   ซึ่งการเขียนเป็นรูปปีระมิดดังกล่าวนอกจากแบ่งระดับชองเอกสารแล้วยังบ่งบอกถึงปริมาณเอกสารด้วย เช่น ด้านบนปีระมิดจะมีเอกสารจำนวนน้อย ไล่ลงมา และด้านล่างสุดหรือฐานของปีระมิดก็จะมีเอกสารมากสุด

จำเป็นต้องแบ่งเอกสารเป็นระดับหรือไม่  มีข้อกำหนดระบุไว้ตามข้อกำหนด  ISOที่จะต้องแบ่งเอกสารเป็นระดับหรือไม่?

ไม่จำเป็นครับ เพราะข้อกำหนดบอกว่าให้ทางองค์กรจัดทำ Maintained Documented Information ซี่งไม่ได้มีกำหนดเป็นระดับของเอกสาร

บางที่ทำเอกสาร Procedure กับ  WI  รวมกันเป็น  Level เดียวกัน  โดยทำเฉพาะ Procedure ไม่มี  WI  ก็ยังสามารถทำได้

การแบ่งเอกสารเป็น  Level ก็มีประโยชน์เพื่อใช้ในการแบ่งเอกสารให้เป็นหมวดหมู่เข้าใจง่าย  ดังนั้นองค์กรส่วนใหญ่จึงแบ่งเป็นระดับ

Procedure คืออะไร?

Procedure จะเป็นขั้นตอนการอธิบายขั้นตอนหลักในการทำงาน  โดยปกติก็จะอธิบายว่าใครทำอะไร ที่ไหน อย่างไร หรือทำไปเพื่ออะไร เช่น ขั้นตอนคู่มือปฎิบัติงานในการรับคำสั่งซื้อ  ขั้นตอนคู่มือปฎิบัติงานการสอบเทียบ

Procedure จำเป็นต้องเขียนบรรยายอย่างเดียวหรือไม่?

มีหลายวิธีในการเขียน  Procedure เช่น การเขียนอธิบายขั้นตอนการทำงาน หรือบางที่ใช้  Flow diagram ในการอธิบาย  บางองค์กรมีทั้งสองแบบรวมกันคือทั้งเขียนอธิบายขั้นตอนในการทำงาน และมี  Flow diagram ด้วยด้านหลัง

เขียนขั้นตอนการทำงาน แบบ Flow diagram อย่างไร?

การเขียนแบบ Flow diagram ที่นิยมเขียนมีสองแบบคือ

1.Linear Flow diagram คือเขียนขั้นตอนเป็น  Flow ลงมาตรงๆต่อเนื่องกัน

1. Functional Flow diagram คือเขียนขั้นตอนแล้วมีระบุ Function ของผู้รับผิดชอบด้วย

Work instruction  คืออะไร?

Work instruction จะเป็นรายละเอียดในการทำงาน หรือ อธิบายรายละเอียดในขั้นตอนย่อยๆชอง Procedure  อีกครั้งหนึ่ง

ให้นึกถึง เด็กต่อ  Lego  และมีรูปในการอธิบายในการต่อในแต่ละขั้นตอน (Step) อันนี้คือตัวอย่างของ  WI

ดัวนั้นเราสามารถทำ  WI เป็นรายละเอียดเขียนบรรยายหรือ เป็นรูปภาพก็ได้ ซึ่งปัจจุบันจะนิยมทำ  WI เป็นรูปภาพเพื่อให้เข้าใจการทำงานได้ง่าย

ยกตัวอย่างให้เห็นชัดๆความแตกต่างระหว่าง  Procedure and WI?

กระบวนการรับคำสั้งซื้อลูกค้า  เราอาจจะเขียนขั้นตอนหลักๆใน  Procedure ว่า

1.เข้าไปใน Website ของลูกค้าเพื่อ  Download Order

2.นำ Order มา Load เป็นแผน  Delivery Plan

3.ส่งข้อมูล Delivery Plan ให้กับ Production control (PC)

แต่สำหรับ  WI  จะเป็นรายละเอียดในการทำงาน เช่น “ขั้นตอนที่ 1. ใน Procedure พูดถึงการเข้าไปใน Website ของลูกค้าเพื่อ  Download Order”

เราก็อาจจะเขียน  WI แยกเป็นแต่ละลูกค้า มาจะเข้าไป  Customer Website อย่างไร เช่น การเข้าไป  Website ลูกค้า  ISUZU   ว่าจะต้องทำอย่างไรเพื่อดึงข้อมูลคำสั่งซื้อของลูกค้าจากระบบ

หรืออีกตัวอย่างกระบวนการสอบเทียบเราอาจจะเขียนขั้นตอน การสอบเทียบเครื่องมือวัดว่า

1. ขึ้นทะเบียนเครื่องมือ
2. ทำแผนการสอบเทียบ
3. เรียกเครื่องมือมาสอบเทียบ
4. ทำการสอบเทียบภายใน
5. ส่งเครื่องมือกลับให้หน่วยงานต้นสังกัด

แต่สำหรับการสอบเทียบเครื่องมือวัดภายในองค์กร อาจจะทำ  WI การสอบเทียบแต่ละประเภทเครื่องมือ เช่น  WI สอบเทียบ  Vernier ว่ามีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

สรุป

การที่แยกเป็น  Procedure หรือ  WI ก็เพื่อแบ่งเป็นหมวดหมู่ให้ง่ายต่อการเข้าใจว่าเป็นขั้นตอนการทำงานหลัก หรือเป็นขั้นรายละเอียดย่อยๆในการทำงาน

สุดท้าย ไม่ว่าเราจะเรียก Procedure  หรือ WI  ก็คือเอกสารคู่มือการปฎิบัติงานนั้นเองเพื่อระบุขั้นตอนการทำงานให้เป็นระบบและมาตราฐานการทำงานในแต่ละคนให้เหมือนกัน  และ เพื่อช่วยลดความเสี่ยงในการผิดพลาด

ขั้นตอนการปฏิบัตงาน (Procedure)

        ระบบสารสนเทศต้องมีขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เป็นลำดับขั้นชัดเจน เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าใจได้ง่าย และดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในสถานการณ์ปกติและสถานการณ์ฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลขั้นตอนการปฏิบัติเมื่อข้อมูลได้รับความเสียหาย หรือเมื่อเครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่างๆ เกิดการชำรุดเสียหาย ขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้ควรได้รับการรวบรวมและจัดทำให้เป็นรูปเล่ม ของคู่มือการใช้งาน