ระบบ หนังสือ ราชการ

ระบบสารบรรณ : สำหรับหน่วยงานราชการ

Fusion Solution บริการพัฒนาระบบ ที่ปรึกษา และติดตั้งระบบ สารบรรณ ตามมาตราฐานของ Abbyy และ CMMi 3

ระบบ e-Doc สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ระบบ สารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์สำหรับหน่วยงานภาครัฐ (e-Doc) คือ ระบบให้บริการรับส่ง หนังสือ จัดเก็บ เอกสาร เพื่อส่งต่อ สั่งการและลงนามในเอกสาร หรือส่งเข้าระบบหนังสือเวียน ที่มีการลงนาม รับทราบ ผ่าน ระบบด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ สามารถจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร รองรับการปฏิบัติงานของ หน่วยงานภาครัฐ พร้อม Mobile Application และระบบสามารถติดตั้งได้ทั้งบน Server และ Cloud

ประโยชน์

• เพิ่มประสิทธิภาพลดขั้นตอนการ รับ-ส่ง หนังสือและเอกสาร ของงานสารบรรณ
• ลดระยะเวลาและลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน
• ลดการใช้กระดาษ
• สามารถติดตามเอกสารและสำเนาของหน่วยงาน
• จัดเก็บเอกสารและหนังสือทั้งหมดเป็น Digital
• สามารถเชื่อมโยงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานภาครัฐตามมาตรฐาน TH e-GIF Electronic Correspondence Management Services

สร้างหนังสือ

ระบบสามารถสร้างหนังสือแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์และออกเลขที่หนังสือให้อัตโนมัติ รองรับ แบบฟอร์มหนังสือราชการ 5 แบบฟอร์ม คือ แบบฟอร์มหนังสือภายใน แบบฟอร์มหนังสือภายนอก แบบฟอร์มหนังสือประทับตรา แบบฟอร์มคำสั่ง และแบบฟอร์มประกาศ

ระบบสร้าง QR-Code ในแบบฟอร์มให้อัตโนมัติ สำหรับค้นหา/ติดตามหนังสือ หรือสืบค้นข้อมูล ในหนังสือ

รับหนังสือ

• ระบบสามารถลงรับหนังสือที่ส่งมาจากหน่วยงานภายในได้
• ระบบสามารถลงรับหนังสือที่ส่งมาจากหน่วยงานภายนอกได้ ตามมาตรฐาน TH e-Gif

ส่งหนังสือ

• ระบบสามารถส่งหนังสือไปยังหน่วยงานภายในได้
• ระบบสามารถส่งหนังสือไปยังหน่วยงานภายนอกได้ ตามมาตรฐาน TH e-Gif

ค้นหา/ติดตามหนังสือ

• สามารถค้นหาหนังสือได้จากดัชนีการสืบค้น และค้นหาได้จากเงื่อนไขหลายเงื่อนไขพร้อมกัน เช่น เลขที่หนังสือ ชื่อเรื่อง ลงวันที่ หน่วยงานผู้ส่ง หน่วยงานผู้รับ เลขที่หนังสืออ้างอิง เป็นต้น โดยสามารถใช้ เงื่อนไขตรรกะ “และ” “หรือ” “คำที่ไม่ต้องการค้นหา” ประกอบการค้นหาได้ อีกทั้งสามารถค้นหาได้จาก QR-Code/Barcode ที่หนังสือ
• สามารถติดตามหนังสือ ตรวจสอบสถานะของหนังสือได้ว่าปัจจุบันหนังสืออยู่ที่หน่วยงานไหน และบุคคลใด

จองเลขที่หนังสือ

• สามารถจองเลขแยกตามโครงสร้างหน่วยงานได้ โดยแยกตามประเภทหนังสือส่งภายนอก และ หนังสือคำสั่ง ระบบแสดงรายละเอียดการจอง ดังนี้ ชื่อผู้จอง เบอร์โทรศัพท์ หน่วยงานผู้จอง วันที่จอง สถานะ เลขจอง เป็นต้น โดยสามารถแนบไฟล์ pdf ประกอบการจองเลขได้
• ผู้ใช้งานสามารถสามารถยกเลิกการจองเลขได้ โดยเลขจองนั้นจะเปลี่ยนสถานะเป็นยกเลิก
• ระบบมีบทบาทสำหรับผู้ดูแลการจองเลขระดับองค์กร ของประเภทหนังสือคำสั่ง โดยสามารถ ตรวจสอบการจองเลขของทุกหน่วยงานภายในองค์กรได้

จัดเก็บหนังสือ

• สามารถจัดเก็บหนังสือและระบุรายละเอียดของหนังสือที่จัดเก็บได้เช่น เลขที่หนังสือ ประเภท หนังสือ หมวดเอกสาร วันที่จัดเก็บ สถานที่นำหนังสือไปเก็บ วันที่หมดอายุของหนังสือ เป็นต้น สามารถแนบ ไฟล์หรือสแกนเอกสารผ่าน web browser ได้ โดยใช้เครื่องสแกนเอกสารที่มี twain drivers ซึ่งสามารถ สแกนเอกสารต่อท้ายสุด สแกนแทรกระหว่างหน้าได้ และสลับหน้าเอกสารโดยไม่ต้องสแกนใหม่ได้
• สามารถสร้างตู้เอกสาร ลิ้นชัก แฟ้มหลัก และแฟ้มย่อย สำหรับเป็นสถานที่นำหนังสือไปจัดเก็บได้
• ระดับความปลอดภัยของข้อมูล ในการจัดเก็บหนังสือสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงหนังสือได้ 3 ระดับคือ ระดับส่วนกลาง ระดับหน่วยงาน และระดับส่วนตัว

ทำลายเอกสาร

ระบบรวบรวมหนังสือที่หมดอายุพร้อมทำลาย ซึ่งก่อนหนังสือจะหมดอายุระบบสามารถแจ้งเตือนวัน หมดอายุของหนังสือล่วงหน้าได้ผ่านทาง Email ของผู้ที่จัดเก็บหนังสือ โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกทำลาย หนังสือ หรือส่งไปหอจดหมายเหตุได้

รายงาน

ระบบแสดงรายงานทั้งหมดของระบบประกอบด้วย รายงานทะเบียนรับหนังสือ รายงานทะเบียนส่ง หนังสือ รายงานหนังสือเวียน รายงานหนังสือที่จัดเก็บ และรายงานหนังสือทำลาย โดยสามารถออกรายงานใน รูปแบบไฟล์ excel ได้

หนังสือเวียน

ระบบเวียนหนังสือไปยังผู้รับมากกว่า 1 คน ซึ่งระบบสามารถออกเลขที่หนังสือเวียนให้อัตโนมัติ สามารถระบุรายละเอียดของหนังสือเวียนได้ เช่น เรื่อง ชั้นความลับ ชั้นความเร็ว ลงวันที่ รายละเอียด เป็นต้น สามารถเวียนหนังสือภายในหน่วยงาน และเวียนหนังสือภายนอกหน่วยงานได้ ระบบบันทึกวันที่ เวลา ชื่อ ผู้ปฏิบัติงาน หน่วยงาน ของเจ้าหน้าที่ที่เวียนหนังสือให้อัตโนมัติ

หนังสือรับเข้า

ระบบแสดงรายการหนังสือที่ส่งถึงผู้ปฏิบัติงาน โดยผู้ปฏิบัติงานสามารถตรวจสอบข้อมูลหนังสือ ไฟล์ แนบ ประวัติหนังสือ และเลือกดำเนินการกับรายการหนังสือนั้นได้ เช่น ตอบรับหนังสือ แทงเรื่องต่อ เป็นต้น และสามารถค้นหาหนังสือได้จาก เลขที่หนังสือ เรื่อง เลขทะเบียนรับ ชั้นความเร็ว ชั้นความลับ ซึ่งระบบจะ เป็นแถบการแสดงข้อมูลออกเป็น 2 แถบได้แก่ รายการหนังสือที่รอการตอบรับ และรายการหนังสือที่ ดำเนินการแล้ว

Mobile Application สำหรับ iOS และ Android

Mobile Application สำหรับตรวจสอบรายการหนังสือที่ส่งถึงผู้ปฏิบัติงาน สามารถเลือกดำเนินการ ตอบรับหรือปฏิเสธผ่าน Mobile Application ได้ สามารถสร้างรายการหนังสือโปรดสำหรับเรียกดูย้อนหลังได้

Mobile Application มีฟังก์ชันการค้นหาและติดตามหนังสือสถานะของหนังสือ โดยสามารถอ่าน จาก Barcode หรือ QR code ในหนังสือ หรือสามารถค้นหาได้จากเลขที่หนังสือ ชื่อเรื่อง และวันที่หนังสือ

ระบบสำหรับผู้ดูแล

• สามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงฟังก์ชันการทำงานในระบบของบทบาทต่างๆ ได้
• สามารถตั้งค่าบทบาทในระบบให้กับเจ้าหน้าที่ได้ โดยแยกบทบาทดังนี้ เจ้าหน้าที่สารบรรณ ผู้อำนวยการ รองผู้อำนวยการ หัวหน้างาน บุคลากร และผู้ดูแลจองเลขหนังสือ
• สามารถเรียกดูประวัติการใช้งานระบบได้ ได้แก่ IP Address วัน-เวลา ชื่อผู้ใช้งาน ชื่อเมนู การกระทำกับระบบ สำหรับบันทึกการทำงานของผู้ใช้งาน
• ระบบสามารถตรวจสอบการลงรับหนังสือซ้ำ และแจ้งเตือนว่ามีการรับหนังสือแล้ว
• ระบบสามารถแจ้งเตือนรายการหนังสือที่ส่งเข้ามา
• การใช้งานระบบ รองรับการเชื่อมต่อกับระบบยืนยันตัวบุคลกลางตามมาตรฐาน OAuth 2.0
• รอบรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กับระบบอื่น เช่น ระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานภาครัฐ ตามมาตรฐาน TH e-GIF

ระบบจัดการห้องเก็บเอกสาร (Optional)

1. เป็น Web Application แบบ Responsive ที่สามารถทำงานได้บนหน้าจอหลายขนาด
2. สามารถสร้างห้องเก็บเอกสารในระบบฯ โดยระบุสถานที่ประกอบด้วย อาคาร ชั้น และห้อง ได้มากกว่า 1 ห้อง
3. สามารถสร้างพื้นที่ ตู้ หรือ ชั้น-ช่อง และกล่อง ในระบบฯ ได้
4. สามารถสร้าง Line Barcode สำหรับช่องเก็บในระบบฯ ได้
5. สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงระบบฯ ได้
6. สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้จัดการห้องแต่ละห้องได้
7. สามารถจัดเก็บเอกสารต้นฉบับเข้าไปยังระบบฯ ได้
8. สามารถบันทึกและแก้ไขชื่อเอกสารต้นฉบับที่จัดเก็บในระบบฯ ได้
9. สามารถบันทึกได้ว่าเอกสารต้นฉบับถูกยืมออกไปโดยใคร หน่วยงานใด พร้อมบันทึกวันที่ยืม และวันที่คืน
10. สามารถบันทึกข้อมูลการย้ายเอกสารต้นฉบับไปยัง ตู้ หรือ ชั้น หรือ ช่องที่ว่างอยู่ได้
11. สามารถบันทึกข้อมูลการย้ายเอกสารต้นฉบับออกจากระบบฯ ไปไว้ยังคลังเอกสารภายนอก
12. สามารถบันทึกข้อมูลสถานะการทำลายเอกสารต้นฉบับในระบบฯ ได้
13. ผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์การเข้าถึงและผู้จัดการห้อง สามารถคืนหาการยืม-คืน เอกสารต้นฉบับจาก Metadata โดยสามารถเรียกดูวันที่ยืม หรือวันที่คืนได้ตามช่วงเวลา และสถานะของเอกสารได้
14. Mobile Application สำหรับ IOS และ Android ที่สามารถอ่าน Line Barcode และ 2D Barcode ที่ ติดบนเอกสาร หรือแฟ้มเอกสาร สำหรับทำการบันทึกยืมเอกสารออกจากห้องเก็บเอกสาร และสำหรับบันทึก คืนเอกสารกลับเข้าห้องเก็บเอกสาร
15. สามารถจัดทำรายงานที่เกี่ยวข้องกับระบบฯ อย่างน้อยดังนี้
    1. รายงานสถิติการเบิกยืมเอกสารจากห้องเก็บเอกสาร
    2. รายงานเอกสารที่ถูกยืมไปและยังไม่ได้รับคืน
    3. รายงานพื้นที่ที่ถูกใช้เก็บเอกสารต้นฉบับไปแล้วและพื้นที่ที่ยังว่างอยู่
    4. รายงานเอกสารที่ถูกย้ายไปคลังภายนอก
    5. รายงานเอกสารที่ถูกทำลาย

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

• มาตรฐานระบบ สารบรรณ