ในโลกของการทำงาน โดยเฉพาะองค์กรระหว่างประเทศหรือบริษัทข้ามชาติ หลายคนที่ทำงานอยู่ในองค์กรเหล่านี้คงหลีกเลี่ยงระบบการส่งอีเมล์ไม่ได้โดยเฉพาะ Email ภาษาอังกฤษ ที่บางครั้งเราอาจจะงงว่า ควรเขียนแบบไหนดี และควรใช้คำแบบไหนดีที่จะทำให้ประโยคดูดีแบบมืออาชีพ ดังนั้นเรามาดูเทคนิคง่ายๆในแต่ละส่วนที่จะช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพในการเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษของคุณ จะมีอะไรบ้างนั้นมาดูกันเลยค่ะ (ลองดู รวมประโยคขึ้นต้นอีเมลภาษาอังกฤษ ให้ดูดีแบบมือโปร) Show
 #1 การเขียนทักทายมาเริ่มต้นกับขั้นตอนแรกกับการเขียนทักทายใน Email ถึงผู้ที่เราจะสื่อสารด้วย ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการเริ่มต้นการเขียนอีเมล์ โดยรูปแบบการเขียนจะมีได้หลายอย่าง เช่น Dear Jonathan ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับว่าเป็นทางการเพียงใด ซึ่งบางครั้งคุณอาจจะต้องใช้นามสกุลของผู้รับแทนที่จะใช้ชื่อต้นในกรณีที่คุณจะผู้รับไม่ได้มีความสนิทสนมกัน เช่น “Dear Mrs. Ross” แต่ถ้าหากความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้รับค่อนข้างสนิทกัน คุณอาจจะใช้คำง่าย ๆ อย่าง “Hi Jonathan,” ก็ได้ แต่ถ้าคุณกำลังเขียนหรือติดต่อกับบริษัทโดยรวม ไม่ใช่เจาะจงเฉพาะคนใดคนหนึ่งคุณควรใช้ “To whom It may concern” ค่ะ นอกจากนี้ยังมีคำทักทายต่าง ๆ ที่ใช้ได้เช่นกันโดยเลือกเอาตามความเหมาะสมนั่นเอง เช่น
#2 การกล่าวเปิด กรณีตอบกลับอีเมล์หลังจากเขียนทักทายถึงผู้รับแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็อาจจะเป็นการกล่าวเปิดประโยคสักเล็กน้อยก่อนเริ่มเขียนเนื้อหาหลัก ๆ ซึ่งหากเป็นในกรณีที่คุณกำลังตอบกลับอีเมล คุณก็ควรเริ่มต้นด้วยการกล่าวขอบคุณก่อน ซึ่งสามารถเขียนได้ดังนี้
#3 การกล่าวเปิด กรณีเริ่มต้นการติดต่อแต่อย่างไรก็ตามหากคุณเป็นคนเริ่มต้นการเขียนอีเมลหรือการติดต่อครั้งนี้ คุณก็ไม่อาจเริ่มด้วยการกล่าวขอบคุณได้ ซึ่งในกรณีนี้ให้เริ่มด้วยการแจ้งจุดประสงค์ของคุณไปเลยว่าคุณต้องการเขียนอีเมลนี้มาเพื่ออะไร เช่น
ซึ่งหลังจากเสร็จสิ้นการเขียนกล่าวเปิดแล้ว คุณก็สามารถลงมือเขียนเนื้อหาหลักของอีเมลได้เลยค่ะ ซึ่งอย่าลืมว่าคุณจะต้องระวังการใช้หลักไวยากรณ์ภาษาอังกฤษ การสะกดคำ และการใช้เครื่องหมายวรรคตอนให้ถูกต้อง และหากเป็นไปได้ให้หลีกเลี่ยงการใช้ประโยคที่ยาวและมีความซับซ้อน แต่ให้ใช้เป็นการเขียนประโยคสั้นๆ แต่ชัดเจนและได้ใจความแทนดีกว่าค่ะ #4 ประโยคกล่าวปิดหลังจากที่เราได้เขียนเนื้อหาหลักของอีเมลไปแล้ว ก็ถึงเวลาที่ใกล้จะจบ Email แล้วล่ะค่ะ ดังนั้นก็ต้องมีประโยคกล่าวปิดสักเล็กน้อยอย่างสุภาพ ซึ่งคุณสามารถใช้ประโยคเหล่านี้ได้ ดังนี้
#5 การเขียนจบ และลงท้ายอีเมล์มาถึงส่วนสุดท้ายในการเขียนจบของ Email อย่างแท้จริง โดยหากเป็นอีเมล์ภาษาไทย ปกติคนไทยก็จะเขียนประมาณว่า "ด้วยรักและคิดถึง" หรือ "ด้วยรักและเคารพ" แล้วตามด้วยชื่อเราที่เขียน Email ฉบับนี้ ซึ่งในภาษาอังกฤษก็จะคล้ายๆกันเลยค่ะ โดยสามารถเลือกใช้ได้ ดังนี้
แต่อย่างไรก็ตามก็ควรหลีกเลี่ยงการใช้ประโยคจบที่เขียนว่า “Best wishes,” หรือ “Cheers,” เพราะทั้งสองประโยคนี้จะแสดงถึงความเป็นกันเองมากเกินไป ซึ่งจะเหมาะกับการใช้ในการเขียนอีเมลส่วนตัวถึงคนสนิทของคุณมากกว่านั่นเอง และสุดท้ายก่อนที่คุณจะกดคลิกส่งไป ก็อย่าลืมตรวจสอบหลักไวยากรณ์ต่าง ๆ การสะกดคำของคำศัพท์ และเครื่องหมายวรรคตอนอีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณนั้นจะถูกส่งไปยังผู้รับได้อย่างถูกต้อง และสมบูรณ์แบบ! หลังจากส่งอีเมล์ไปแล้วอย่าลืมเตรียมตัวตอบกลับ ลองดูทริค 10 ทริค ใช้ตอบอีเมล์กับฝรั่ง หากน้องๆ คนไหนต้องการไปศึกษาต่อด้านภาษาในต่างประเทศไม่ว่าจะเป็น นิวซีแลนด์ ออสเตรเลีย สหราชอาณาจักร แคนาดา สหรัฐอเมริกา และไอร์แลนด์ สามารถกดลงทะเบียนกับ SI-English ผู้เชี่ยวชาญด้านการศึกษาต่อในต่างประเทศเพื่อขอรับคำแนะนำจากเราฟรีได้แล้วตั้งแต่วันนี้ ใน โลกการทำงานปัจจุบัน เราแทบจะหลีกเลี่ยงการสื่อสารในภาษาอังกฤษไม่ได้เลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสารทางอีเมล์ การใช้ภาษาอังกฤษสำหรับธุรกิจ หรือว่า business English จึงเป็นสิ่งที่มีความสำคัญมาก เพื่อให้การสื่อสารเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเพื่อความไม่โป๊ะ วันนี้ จึงจะขอพูดถึงการเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษสำหรับการติดต่องาน ไม่ว่าจะเป็นกับเจ้าของภาษา (ซึ่งพูดภาษาอังกฤษเป็นภาษาแม่) ชาวต่างชาติที่ไม่ได้เป็นเจ้าของภาษา และแม้แต่พี่ไทยด้วยกันเอง 1. การใช้คำว่า Khun หรือ Kถ้าสำหรับชาวต่างชาติที่ทำธุรกิจในไทยหรือติดต่อพูดคุยกับคนไทยเป็นประจำ การจะใช้ Khun หรือ K นำหน้าชื่อเค้าก็คงไม่ได้นำมาซึ่งความแปลกประหลาดใจเซอร์ไพรส์ใหญ่โต แต่สำหรับคนที่อาจจะไม่ได้คุ้นเคยกับขนบธรรมเนียมไทยเท่าไหร่ เรียกแค่ชื่อเค้าก็พอค่ะ จะขึ้นต้นว่า Dear Michael หรือ Hi Michael คุณไมเคิ่ลก็จะไม่ได้รู้สึกกระดากใจแต่อย่างไร 2. หลังจากทักทายแล้ว ไถ่ถามสารทุกข์สุกดิบเค้าสักนิดก็จะดีตามธรรมเนียมชาวต่างชาติ เมื่อเจอกันนอกจากจะสวัสดี ฮิฮะแล้ว ส่วนใหญ่มักจะถามกันตามมารยาทว่า how are you? หรืออะไรในทำนองเดียวกัน ฉะนั้น เมื่อเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษ หลังจากสวัสดีแล้ว ก็ถามไถ่เค้าสักหน่อยตามมารยาทว่าสบายดีมั้ย ลองเอาประโยคเหล่านี้ไปใช้ดูนะคะ How are you? How have you been? Hope you’re well. 3. แนะนำตัวนิดถ้าหากเป็นการติดต่อกันครั้งแรก แนะนำตัวเองสักนิดหลังจากทักทายและถามไถ่สารทุกข์สุกดิบเรียบร้อยแล้ว I’m Somying, accountant at Thailand Exports. แนะนำชื่อ ตำแหน่ง และบริษัท ไปโลดเลยค่ะ 4. แจ้งจุดประสงค์ของการติดต่อหลังจากแนะนำตัวแล้ว ก็แถลงไปได้เลยว่าที่เขียนอีเมล์มานั้นเพื่ออะไร
5. การลงท้ายประโยคด้วยคำว่า ka หรือkha หรือ krub หรือ krab หรือ krap หรือ crap หรือ...เหตุเกิดจากความสุภาพของคนไทยที่ชาวต่างชาติที่ไม่คุ้นเคยกับวัฒนธรรมไทยอาจจะไม่เก็ทอีกเช่นกัน ลองนึกดูในทางกลับกันว่า ถ้าเราติดต่องานกับชาวต่างชาติแล้วเค้าเขียนลงท้ายทุกประโยคด้วยคำหนึ่งพยางค์ที่ไม่มีความหมายในภาษาอังกฤษ เราอ่านเราก็คงงงอยู่พอประมาณ แม้แต่ชาวต่างชาติที่อยู่เมืองไทย เค้าก็ไม่ได้ expect ว่าเราต้องพูด คะ ครับ ท้ายประโยคหรอกค่ะ เพราะฉะนั้นสำหรับ business English ตัดมันออกไปได้เลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าสะกดว่า “crap” นี่ถึงขั้นวงแตกนะคะ เพราะคำว่า crap ในภาษาอังกฤษมีความหมายในทางลบมากๆ 6. กรุณาเบิ่งไฟล์แนบอันนี้เป็นอีกอย่างที่สำคัญมากในการสื่อสารเกี่ยวกับธุรกิจคือการบอกให้อีกฝ่ายดูในไฟล์ที่แนบมาพร้อมกับอีเมล์ ประโยคที่ใช้กันบ่อยที่สุดคงหนีไม่พ้น Please find attached… หรือ Please find the attached… แต่เพื่อความหลากหลายและเก๋ไก๋ เราไม่จำเป็นจะต้องพูดแค่ประโยคนี้เสมอไปนะคะ ลองอะไรแปลกใหม่ดูบ้าง เช่น
7. ขอนัดประชุมไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบตัวเป็นๆ การนัดคุยทางโทรศัพท์ หรือการทำ conference call เราก็สามารถพูดได้หลายวิธีอยู่นะคะ เช่น
8. ให้ช่วยอะไรอีกก็บอกมาบางครั้งในการโต้ตอบอีเมล์ภาษาอังกฤษ หากอีกฝ่ายถามคำถามมาแล้วเราได้ตอบหรืออธิบายไปแล้ว ก็สามารถลงท้ายต่อได้ว่าถ้าหากยังสงสัยอยู่หรือมีอะไรให้ช่วย ก็บอกมาได้ โดยสามารถพูดได้หลายวิธี เช่น
9. ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือไม่ว่าจะเป็นการขอบคุณล่วงหน้าเมื่อเราเขียนไปขอความช่วยเหลือ หรือขอบคุณเมื่ออีกฝ่ายตอบคำถามเราแล้ว สามารถใช้ประโยคเหล่านี้ได้
10. ก่อนจะจากกันไป ลงท้ายสวยๆคำลงท้ายสำหรับอีเมล์ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เป็นโอกาสในการสร้างความประทับใจและแสดงความเป็นมืออาชีพของคุณ การลงท้ายอีเมล์ภาษาอังกฤษ มีหลายแบบให้เลือกตามความเหมาะสมของสถานการณ์ ลองนำไปใช้กันดูนะคะ
|
ตัวอย่างอีเมลภาษาอังกฤษถึงลูกค้า
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 toptenid.com Inc.
