ในการสมัครงานหรือแม้แต่การทำงานนั้น หลายครั้งที่การเขียนจดหมายขอโทษคือทักษะจำเป็นซึ่งควรฝึกไว้ให้คล่อง แม้ว่าการโทรศัพท์หรือการขอโทษต่อหน้าจะเป็นวิธีที่ดีกว่า แต่ในบางครั้งด้วยเงื่อนไขและข้อจำกัดอาจทำให้ไม่สะดวกนัก อีกทั้งการเขียนยังเป็นการเรียบเรียงที่ผ่านการใช้เวลาไตร่ตรองแล้ว ดังนั้นจดหมายจะทำหน้าที่ในการสื่อสารได้ง่ายกว่า Show
การเขียนจดหมายขอโทษยังเป็นอีกหนึ่งวิธีแสดงออกถึงความเป็นมืออาชีพและแสดงความรับผิดชอบต่อเหตุการณ์ที่เราไม่ตั้งใจให้เกิด เพื่อให้อีกฝ่าย (ในบางกรณีอาจเป็นคู่ค้าคนสำคัญ) ทราบได้ว่าคุณไม่มีเจตนาและพร้อมจะรับผิดชอบจริงๆ มาดูตัวอย่างการเขียนจดหมายขอโทษฉบับภาษาอังกฤษที่จะช่วยให้คุณนำไปฝึกฝนเขียนได้อย่างชำนาญกันเถอะ!! ขั้นแรก ควรเขียนจดหมายของคุณให้สั้น กระชับและตรงประเด็น ไม่ต้องเกริ่นให้มากความเพราะมันอาจกลายเป็นการโอ้อวดตัวเองได้ และโปรดจำไว้ว่าควรใช้ถ้อยคำที่นุ่มนวลและจริงใจเท่าที่จะทำได้ การขอโทษบุคคลที่ 3 หรือขอโทษแทนผู้อื่นในกรณีที่ลูกน้องหรือสมาชิกในทีมที่คุณูแลเกิดความผิดพลาดและคุณต้องเป็นคนเขียนขอโทษลูกค้า คุณไม่ควรกล่าวอ้างถึงความผิดที่ลูกน้องได้ทำไปเพราะนอกจากจะทำให้คุณดูเป็นคนใจร้ายแล้วยังแสดงออกถึงการไม่มีความเป็นผู้นำในตัวเองอีกด้วย ตัวอย่าง จดหมายขอโทษส่วนบุคคลบางครั้งคุณอาจทำผิดพลาดหรือเป็นเจ้าของกิจการที่สร้างความไม่สะดวกให้แก่ลูกค้าของตัวเอง การเขียนจดหมายควรแสดงให้เห็นถึงความรับผิดชอบและความพยายามที่จะปรับปรุงแก้ไข รวมถึงการแสดงความเสียใจต่อลูกค้าที่ต้องพบเจอกับความไม่ประทับใจ ตัวอย่าง จดหมายขอโทษมวลชนการแสดงทัศนคติหรือความคิดเห็นส่วนตัวเป็นเรื่องที่ทำได้ แต่บางครั้งถ้าคุณอยู่ในตำแหน่งที่มีบทบาทต่อสังคม การแสดงความคิดเห็นเหล่านี้อาจทำให้คนในวงกว้างไม่พอใจ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเป็นคนที่มีชื่อเสียงหรือเป็นที่รู้จัก) การเขียนจดหมายขอโทษแบบนี้ควรเป็นการสื่อทำนองว่า ” ขอโทษที่ทำให้หลายๆ คนผิดหวัง” แทนที่จะเป็น “ขอโทษที่ความคิดเห้นของฉันไปขัดใจใครต่อใคร” ตัวอย่าง ทั้ง 3 ตัวอย่างคือจดหมายตามแต่สถานการณ์ที่คุณอาจจะต้องเผชิญ สามารถนำไปปรับหรือประยุกต์ใช้ได้ตามความเหมาะสม และที่สำคัญการแสดงออกถึงความจริงใจที่จะยอมรับผิดนั้นมักจะทำให้ผู้อื่นประทับใจเสมอ ส่วนเรื่องทักษะภาษาอังกฤษ คุณสามารถฝึกได้แม้แต่เรื่องง่ายๆ อย่างเช่นการเขียนคำขอโทษเหล่านี้ไงล่ะ :) ที่มา : www.grammarly.com ร่วมแสดงความคิดเห็น...จะเขียนอีเมลล์ขอโทษลูกค้ารบกวนผู้รู้ช่วยเหลือหน่อยครับ ผมเขียนมาเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่า ผมอยากจะขอโทษคุณที่ผมได้ส่งของไปที่อยู่........................ ไม่ใช่ที่อยู่.................... ที่คุณได้แจ้งไว้ หรือว่าพี่ๆท่านใดมีคำที่ดีกว่านี้ ช่วยแนะนำหน่อยครับ 0
คุณสามารถแสดงความคิดเห็นกับกระทู้นี้ได้ด้วยการเข้าสู่ระบบ กระทู้ที่คุณอาจสนใจนี่คือจดหมายบริการซึ่งแสดงถึงการร้องขอให้ยกโทษสำหรับการดำเนินการตามคำสั่งล่าช้าการมาประชุมสายข้อผิดพลาดทางบัญชีการละเมิดเงื่อนไขของสัญญา ฯลฯ ดังนั้นเมื่อตระหนักถึงความผิดของคุณคุณต้องขอโทษอย่างแน่นอนและใช้มาตรการที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อไม่ให้เกิดกรณีที่น่ารำคาญเช่นนี้ขึ้นอีก ตัวอย่างเช่น: เรียนท่านที่เคารพ! ในความกังวล ... เราไม่ได้แสดงให้เห็นถึงความประมาทและโรคคอพอก แต่อย่างใด "เราติดต่อเพื่อชดเชยกับคุณเราหวังว่าคุณจะใช้บริการของเราต่อไปและเราจะพยายามอย่างเต็มที่เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่ไม่สามารถยอมรับได้เราขออภัยอีกครั้ง Soyu ... การหมุนเวียนทั่วไปขออภัยในความล่าช้าในการจัดส่งสินค้า1. ขออภัยในความล่าช้าในการจัดส่งสินค้า มันเป็นความผิดของเราขอโทษสำหรับปัญหา 2. คำสั่งซื้อของคุณจาก (วันที่) เนื่องจากความผิดพลาดของผู้จัดการสำนักงานไม่มาถึงแผนกขนส่งของเราตรงเวลา ขออภัยในความล่าช้าของสินค้าและเราขอรับประกันว่าในอนาคต ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับคำสั่งซื้อของคุณ พนักงาน 3 คนที่รับผิดชอบในการดำเนินการ คำสั่งซื้อของคุณผิดพลาดขออภัยในความล่าช้าในการจัดส่งสินค้า 4. ฝ่ายผลิตของเราไม่ได้กำหนดเวลาการจัดส่งสินค้าที่สั่งซื้ออย่างถูกต้องและทำให้เกิดความล่าช้า เราขอให้คุณขอโทษสำหรับการดำเนินการล่าช้า ตามคำสั่งซื้อของคุณ 5. เนื่องจากปัญหาในการผลิตเราไม่สามารถจัดส่งสินค้าที่สั่งซื้อได้ทันเวลา สินค้าของคุณและขออภัยอย่างจริงใจ คุณสำหรับความล่าช้า 6. เราต้องถาม การให้อภัยของคุณสำหรับการดำเนินการล่าช้า คำสั่งซื้อของคุณจาก (วันที่) 7. ตรวจสอบทุกอย่างอย่างรอบคอบ คำสั่งซื้อของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำผิดพลาดที่เราหวังไว้ ขอโทษนะ 8. เราขอให้คุณแก้ตัวสำหรับปัญหาเพิ่มเติมอีกครั้ง เราหวังว่าความเข้าใจผิดนี้จะส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ในอนาคตของเราและ คุณจะยังคงใช้บริการของ บริษัท ของเราต่อไป 9. เราขอรับรองว่าในอนาคตเราจะพยายามอย่างเต็มที่เพื่อหลีกเลี่ยงการละเว้นที่ไม่พึงประสงค์ดังกล่าว ขออภัยสำหรับการชำระค่าใช้จ่ายล่าช้า1. ผ่านความประมาทของการทำบัญชี บิลของคุณไม่ได้รับการชำระเงินตรงเวลา ชำระเงินแล้ว ?? ทันที. ขอโทษสำหรับความล่าช้า 2. บัญชีของคุณจาก (วันที่) ได้รับการลงทะเบียนอย่างไม่ถูกต้องโดยแผนกบัญชีที่ 8 ของเราดังนั้นจึงยังคงต้องขออภัยสำหรับความผิดพลาดที่น่ารำคาญนี้ซึ่งเราจะแก้ไขทันที 3. ขออภัยธนาคารไม่ดำเนินการตามคำสั่งโอนของเราให้ตรงเวลา เงินสำหรับคุณ เราขออภัยเป็นอย่างยิ่ง (ขออภัย) สำหรับการชำระเงินล่าช้า 4. ขออภัยในความไม่สะดวก การเรียกเก็บเงินครั้งสุดท้ายของคุณค้างชำระเป็นเวลานาน เราขออภัยอย่างยิ่งสำหรับความไม่ตั้งใจนี้ 5. จากการเปลี่ยนแปลงบุคลากรในแผนกบัญชีของเราการชำระเงินล่าช้าอย่างมาก โปรดยกโทษให้เรา 6. การย้ายแผนกบัญชีไปยังสำนักงานแห่งใหม่ทำให้การจ่ายบิลล่าช้า เราขอให้คุณให้อภัยเราด้วยความจริงใจ 7 ขออภัยสำหรับความสับสนในการทำบัญชีของเราและสัญญาว่าจะระมัดระวังมากขึ้นในอนาคต 8. เราขอโทษอย่างจริงใจ คุณสำหรับความผิดพลาดที่น่ารำคาญที่เกิดขึ้นเนื่องจากความประมาทของพนักงานของเรา 9. ขอขอบคุณที่แจ้งเตือนเราเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระจาก (วันที่) ที่ลงทะเบียนไม่ถูกต้อง โปรดตัดตอนการขาดความชัดเจนในการทำงานของพนักงานของเรา คุณต้องกังวลอีกครั้ง (สำหรับ avdala คุณต้องการปัญหาเพิ่มเติม) 10. หลังจากการโทรเราตรวจสอบรายการบิลที่ค้างชำระอย่างละเอียดและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเราทำผิดพลาดซึ่งเราหวังว่า ขอโทษนะ เราไม่ได้ให้เหตุผลของเราเลย ขาดความสำคัญ แต่เราหวังว่า คุณจะดำเนินการตามคำสั่งซื้อของเราต่อไป 11. เราต้องขออภัยอีกครั้ง (ขออภัย) สำหรับความล่าช้าในการชำระเงิน และเราขอรับรองว่าในอนาคตเราจะทำทุกวิถีทางเพื่อหลีกเลี่ยงการละเว้นที่น่ารำคาญเช่นนี้ ขออภัยที่นัดช้าตอบล่าช้า1. เราขอโทษอย่างจริงใจ คุณมาสายสำหรับการประชุมเมื่อวานนี้ 2 ฉันเสียใจมาก (ขออภัยเป็นอย่างยิ่ง) ที่การประชุมที่สำคัญและรอคอยมานานไม่ได้เกิดขึ้น 3. ฉันขอโทษอย่างจริงใจ (ขอโทษ) ที่ทำให้ฉัน เสียเวลาอันมีค่าของคุณ 4. ฉันมั่นใจว่าการประชุมของเราควรจะเกิดขึ้นในวันที่ (วันที่) ขออภัยในความไม่สะดวกอีกครั้งและขอให้ทำการนัดหมายอีกครั้งในเวลาที่สะดวกหากเป็นไปได้ เวลาของคุณ 5. ฉันจะขอบคุณอย่างจริงใจถ้า คุณจะตกลงที่จะพบกันอีกครั้ง ฉันขออโหสิกรรมสำหรับการทำผิด ปัญหาสำหรับคุณ 6. ฉันอึดอัดมากที่มาสาย 7. ฉันขอโทษ (ขออภัย) สำหรับความล่าช้าในการตอบกลับ คำเชิญของคุณให้เข้าร่วม การประชุมระหว่างประเทศเกี่ยวกับปัญหา 8. ฉันเสียใจมากที่ไม่สามารถตอบได้ตรงเวลา คำเชิญของคุณและขอบคุณ คุณ แต่ประเด็นก็คือ 9. เราขออภัยเป็นอย่างยิ่งสำหรับความล่าช้าในการตอบสิ่งที่เกิดขึ้นเนื่องจาก ดังนั้นสถานการณ์ความขัดแย้งหรือความเข้าใจผิดกับลูกค้า / ลูกค้าจึงเกิดขึ้น และไม่สำคัญว่าใครจะต้องโทษใครลูกค้าก็คือลูกค้าและถ้าเขาไม่พอใจเขาจะลงคะแนนด้วยเงินรูเบิลและจะไม่ติดต่อ บริษัท ของคุณอีกเลย ยิ่งไปกว่านั้นเขาจะบอกทุกคนว่าคุณปฏิบัติต่อเขาอย่างเลวร้ายเพียงใด ... ดังนั้นหาก บริษัท ของคุณสนใจที่จะรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้เยี่ยมชมลูกค้าและลูกค้าคุณต้องสามารถขอโทษสำหรับความผิดพลาดโดยพลการไม่สมัครใจและแม้กระทั่งความผิดพลาดที่ไม่มีอยู่จริง เครื่องมือนี้คือจดหมายขอโทษ ในสถานการณ์ที่ขัดแย้งกันจำเป็นต้องทำให้มุมที่คมชัดโดยเร็วที่สุด คุณสมบัติทางวิชาชีพที่จำเป็นประการหนึ่งของผู้จัดการที่ทำงานร่วมกับผู้คนคือความสามารถในการคาดการณ์การอ้างสิทธิ์อย่างเป็นทางการซึ่งข้อความนั้นถูกวาดขึ้นอย่างชาญฉลาดในหัวของลูกค้าที่โกรธด้วยความโกรธ (เป็นเรื่องดีหากส่งถึงองค์กรและยังมี OFAS, Rospotrebnadzor และอื่น ๆ ที่น่าพอใจไม่น้อยกว่าการควบคุม อวัยวะ) และป้องกันไม่ให้เกิดขึ้น จดหมายขอโทษเป็นจดหมายที่ยากที่สุดฉบับหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อทางธุรกิจ ประการแรกเป็นเรื่องยากมากที่จะสร้างสมดุลระหว่างความปรารถนาที่จะรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าและการที่ บริษัท ของคุณไม่ "เสียหน้า" ประการที่สองบ่อยครั้งที่ผู้เขียนคำขอโทษขอการให้อภัยไม่ใช่สำหรับความผิดพลาดของเขา แต่เพื่อการกำกับดูแลพนักงานผู้ใต้บังคับบัญชาหรือแม้แต่พนักงานของผู้อื่น แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ต้องขอโทษด้วย จดหมายขอโทษเขียนเมื่อไหร่?ส่งจดหมายขอโทษลูกค้าถ้าเป็นไปได้โดยไม่ต้องรอการเรียกร้องจากฝ่ายเขาควรทำในกรณีต่อไปนี้: - การไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขของสัญญาหรือข้อผูกพันที่สันนิษฐานไว้ - การละเมิดมารยาททางธุรกิจหรือพฤติกรรมที่ไม่ถูกต้องของพนักงานใน บริษัท ของคุณที่เกี่ยวข้องกับหรือต่อหน้าพนักงานของ บริษัท ของลูกค้า / ลูกค้า - เหตุสุดวิสัยที่นำไปสู่การละเมิดสัญญา ใช่คุณจะไม่รับผิดชอบต่อไฟฟ้าดับน้ำท่วมหรือแผ่นดินไหว แต่นี่ต้องบอกว่า โครงสร้างจดหมายขอโทษจดหมายขอโทษเป็นจดหมายธุรกิจประเภทหนึ่งดังนั้นกฎสำหรับองค์ประกอบและโครงสร้างจึงไม่แตกต่างอย่างยิ่งจากกฎสำหรับองค์ประกอบและโครงสร้างของจดหมายฉบับอื่น ๆ กฎทั่วไปสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจมีอธิบายไว้ที่นี่ ไม่จำเป็นต้องระบุเป็นพิเศษในหัวเรื่องว่านี่คือคำขอโทษ ขอให้เป็นกลาง: "เกี่ยวกับการจัดหาภายใต้สัญญาเลขที่ ... ", "ในการลงนามในใบรับรองความสำเร็จ" ฯลฯ ข้อความของจดหมายขอโทษเขียนในนามของหัวหน้าแผนกหรือที่ดีกว่านั้นคือองค์กร สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าฝ่ายบริหารตระหนักถึงปัญหาและมุ่งมั่นที่จะแก้ไขเป็นการส่วนตัว ด้วยเหตุผลเดียวกันควรทำโดยไม่มีอุปกรณ์ประกอบฉาก "Executor" จดหมายถูกพิมพ์บนหัวจดหมายของ บริษัท และลงทะเบียนเป็นขาออกตามลำดับทั่วไป ข้อความของจดหมายสามารถแบ่งออกเป็นหลายส่วนความหมาย: ขอโทษนี่คือย่อหน้าหรือประโยคแรก มีการเสนอคำขอโทษเพียงครั้งเดียวในตอนต้นของจดหมาย! ตัวอย่างเช่น: เรียน Alexander Olegovich! จากสถานการณ์ปัจจุบันเราต้องขออภัยสำหรับการกระทำของพนักงานของเรา ... " คำอธิบายเหตุผลในส่วนนี้ของจดหมายคุณเขียนถึงสาเหตุที่นำไปสู่สถานการณ์ความขัดแย้ง คุณไม่ควรประดับประดารายละเอียดหรือประดิษฐ์สิ่งที่ไม่มีอยู่จริง - สิ่งนี้จะไม่นำไปสู่สิ่งที่ดี ขอแนะนำให้หลีกเลี่ยงวลีเช่น "มีเรื่องเข้าใจผิด" "ปัญหาเล็กน้อย" "ความล่าช้าโดยไม่ได้ตั้งใจ" เป็นต้น แม้ว่าคุณจะคิดว่าสถานการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นความเข้าใจผิดเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่ก็ควรพิจารณาว่านี่อาจเป็นความรำคาญอย่างมากสำหรับลูกค้า ตัวอย่างเช่น: การจัดส่งสินค้าล่าช้าเนื่องจากข้อผิดพลาดในฝ่ายขาย: มีการป้อนรหัสสินค้าผิดในคำขอเนื่องจากการกำกับดูแล การแสดงความเสียใจความเศร้าโศกสิ่งสำคัญที่นี่คืออย่าพูดซ้ำตัวเองและไม่เริ่มขอโทษอีกครั้ง สิ่งนี้ได้ทำไปแล้วหนึ่งครั้งในตอนต้นของจดหมายไม่ต้องทำอีกแล้ว จุดประสงค์ของส่วนนี้คือการแจ้งให้ลูกค้าทราบอย่างชัดเจนว่าเหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์เป็นข้อยกเว้นของกฎทั่วไป ตัวอย่างเช่น: เรารู้สึกผิดหวังอย่างยิ่งที่คุณต้องเสียเวลาเดินทางไปที่สำนักงานของเรา การรายงานการดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหาความละเอียดอ่อนของส่วนนี้ของจดหมายขอโทษคือจำเป็นต้องหลีกเลี่ยงความตึงเครียดในอนาคตที่นี่ วลี“ เราจะพยายามคิดให้ออก”“ พนักงานที่มีความผิดในสถานการณ์นี้จะถูกลงโทษ”“ จะดำเนินมาตรการ” ฯลฯ เขียนราวกับว่าทุกอย่างเสร็จสิ้น และควรเป็นอย่างนั้น ตัวอย่างเช่น: มีการสนทนากับพนักงานของพื้นที่การค้าเกี่ยวกับการไม่ยอมรับพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมกับผู้เยี่ยมชม เกี่ยวกับ Simagin P.A. โทษทางวินัยถูกนำไปใช้ในรูปแบบของคำพูด สรุปขอขอบคุณลูกค้าสำหรับความเข้าใจความอดทนและการแสดงความหวังว่าสถานการณ์เช่นนี้จะไม่เกิดขึ้นอีกในอนาคต ตัวอย่างเช่น: ขอขอบคุณสำหรับความเข้าใจและเราหวังว่าเหตุการณ์นี้จะไม่ส่งผลกระทบต่อความร่วมมือในระยะยาวและประสบผลสำเร็จของเรา สถานการณ์ที่ควรเขียนจดหมายขอโทษคู่ค้าหรือลูกค้าของคุณอาจแตกต่างกันมาก แสดงความสามารถคุณมีโอกาสทุกครั้งที่จะไม่ให้ลูกค้าไม่พอใจกับการกระทำของคุณ แต่เป็นพันธมิตรที่ซื่อสัตย์และมีเมตตากรุณา ทุกคนต้องขอโทษในการติดต่อทางธุรกิจหรือการสื่อสารส่วนตัวสำหรับการกระทำหรือการกระทำอย่างใดอย่างหนึ่ง มาดูวิธีการเขียนข้อความภาษาอังกฤษที่ถูกต้องเพื่อให้คุณสามารถเขียนข้อความที่ถูกต้องได้อย่างง่ายดายหากเกิดความจำเป็น ตัวอักษรเริ่มต้น ตามด้วยการระบุชื่อของบุคคลที่เขียนถึงมิฉะนั้นข้อความจะไม่ถึงผู้รับ ควรดำเนินการดังนี้ Dear (Name) เช่น Dear John.
จดหมายธุรกิจ - ขออภัยต่อไปเราจะหาวิธีเขียนเกี่ยวกับคำขอโทษในการติดต่อทางธุรกิจ
คำอุทธรณ์ดังกล่าวเขียนขึ้นเพื่อตอบสนองต่อการร้องเรียน วัตถุประสงค์ของจดหมายฉบับนี้คือความปรารถนาที่จะอธิบายเหตุผลที่ทำให้เกิดปัญหานี้หรือปัญหานั้นและเพื่อโน้มน้าวลูกค้า: ไม่ควรมีสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกันมากขึ้น คำตอบนี้จะช่วยปรับปรุงชื่อเสียงและสถานการณ์โดยรวมของ บริษัท ของคุณ ขั้นแรกคุณต้องติดต่อลูกค้าโดยใช้ชื่อและนามสกุลเพราะหากมีการอุทธรณ์ตามประเภทของจดหมายส่วนตัวบุคคลนั้นจะรู้สึกหลงทางและถือว่าข้อความดังกล่าวเป็นการเยาะเย้ย
ในบทนำคุณต้องระบุสาเหตุที่เขียนจดหมายฉบับนี้และแสดงความกังวลส่วนตัวของคุณเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบัน เนื้อหาหลักของข้อความ ต้องอธิบายรายละเอียดทั้งหมดว่าอะไรเป็นสาเหตุของปัญหานี้หรือปัญหานั้น หากมีปัญหามากมายแต่ละรายการจะต้องอธิบายด้วยพารามิเตอร์แยกกัน ไม่เพียง แต่ต้องยอมรับความผิดพลาดของ บริษัท เท่านั้น แต่ยังต้องแสดงความเสียใจพร้อมกับสัญญาว่าจะดำเนินมาตรการทั้งหมด จะดีมากหากข้อความกล่าวถึงการชดเชย ส่วนสุดท้ายของจดหมายมีดังต่อไปนี้คุณต้องร้องขอการให้อภัยอีกครั้งและแสดงความหวังว่าเหตุการณ์นี้จะไม่ส่งผลกระทบต่อการสื่อสารในอนาคตของคุณ แต่อย่างใด ป้อนรายชื่อของคุณเพื่อติดต่อกับลูกค้าโดยตรง จากนั้นใส่วลีเช่นชื่อขอแสดงความนับถือ วลีสำคัญในข้อความขอโทษในบทนำสำหรับจดหมายส่วนตัววลีต่อไปนี้มีประโยชน์: หวังว่าคุณจะเข้าใจเมื่อพูดว่า ... (ฉันหวังว่าคุณจะเข้าใจถ้าฉันพูดอย่างนั้น ... ); ฉันขอโทษสำหรับ ... (ขอโทษสำหรับ ... ); คุณต้องขอโทษ (ฉันต้องขอโทษคุณ); ไม่สามารถเขียนได้ว่าเสียใจแค่ไหนและใจเย็นแค่ไหน ลดลง (เป็นไปไม่ได้ที่จะอธิบายว่าฉันเสียใจแค่ไหนและมีความผิดต่อคุณแค่ไหน) โปรดอภัยให้ฉันเพราะมาช้า ฉันไม่มีข้อแก้ตัว (โปรดยกโทษให้ฉันสำหรับการอุทธรณ์ล่าช้าไม่มีข้อแก้ตัวสำหรับฉัน); ขอโทษอย่างนอบน้อมที่สุดสำหรับ (ฉันขอโทษอย่างจริงใจสำหรับ ... ); สติสัมปชัญญะของฉันได้จากไปในวันนั้นและฉันขอโทษ (วันนั้นใจแข็งเกินไปขอโทษจริงๆ) เนื้อหาหลักของจดหมายมีวลีที่สำคัญดังต่อไปนี้: กระโดดขึ้นมาเองในสิ่งที่ทำ (ฉันโทษตัวเองในสิ่งที่เกิดขึ้น); ฉันรู้ว่ามันผิด (ฉันยอมรับว่าฉันมีความผิด); มันเป็นความรับผิดชอบของฉัน (นี่คือความรับผิดชอบของฉัน); ยากที่จะรับรู้ว่า ... โปรดได้รับข้อความนี้เหมือนกับการอ้างอิงส่วนตัวของฉันถึง ...(โปรดใช้ข้อความนี้เป็นข้อความของฉันเอง) สำหรับการติดต่อในหัวข้อธุรกิจวลีที่จำเป็น ได้แก่ :
ต้องขออภัยสำหรับ… (ต้องขออภัยสำหรับ…); เราขอโทษสำหรับ… (ขอโทษสำหรับ…); ขอโทษ ... ขอบคุณที่ให้คำปรึกษาฉันในช่วงเวลานี้ ...
มั่นใจได้ว่าเราดำเนินการตามขั้นตอนสำคัญทั้งหมดเพื่อไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้นอีกต่อไป ... (มั่นใจได้ว่ามีการดำเนินมาตรการทั้งหมดเพื่อป้องกันปัญหานี้ในอนาคต ... ) พยายามจัดการกับมัน (แก้ปัญหา) โดยเร็วที่สุด ... (ฉันพยายามแก้ปัญหานี้โดยเร็วที่สุด ... ) โปรดให้ฉันเสนอ ... เป็นค่าตอบแทนสำหรับ ... (ขอฉันเสนอ ... เพื่อชดเชย ... ) คุณมีความมั่นใจว่า ... (ฉันรับประกัน ... )
ขอแสดงความเสียใจอีกครั้งสำหรับข้อเสีย ... (ยอมรับอีกครั้งว่าขออภัยสำหรับความไม่สบายใจที่เกิดขึ้น ... ) หวังว่าจะสามารถยกโทษให้ฉันในความผิดพลาดที่ยากลำบากนี้ ... หากคุณต้องการเป็นพันธมิตรกับเราต่อไปโปรดอย่าลังเล โทรหาฉันทางโทรศัพท์ ... (หากคุณต้องการดำเนินการเป็นพันธมิตรกับเราโปรดโทรหาฉันทันที ... ) หากมีคำถามเกี่ยวกับจดหมายฉบับนี้โปรดติดต่อฉันได้ตลอดเวลาที่คุณสะดวก ..... (สำหรับคำถามใด ๆ เกี่ยวกับจดหมายฉบับนี้โปรดติดต่อได้ตลอดเวลาที่คุณสะดวก ... ) ขอบคุณสำหรับ ... ตัวอย่างจดหมายขอโทษง หู John Phillips ขอบคุณที่นำเรื่อง ขออภัยเป็นอย่างยิ่งสำหรับการชำระเงินของคุณซึ่งไม่ได้รับเครดิต คุณมีความมั่นใจว่าปัญหานี้จะได้รับการตัดสินในไม่ช้าและเราทุกคนก็ทำแล้วว่าสถานการณ์นี้จะไม่เกิดขึ้นอีก ... เรา
มูลค่าสถานการณ์นี้จะไม่ส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ของเราและเราจะยังคงเป็นหุ้นส่วนของเราต่อไป แซมด้วยความเป็นคุณจริงๆKolins, กรรมการผู้จัดการหจก. บริษัท "Defender" จอห์นที่รักฟิลลิปส์ . ขอขอบคุณที่รายงานสถานการณ์นี้ ขออภัยสำหรับการชำระเงินของคุณที่ไม่ได้รับ
ขอรับรองว่าปัญหานี้จะได้รับการแก้ไขโดยเร็วและเราจะดำเนินการทุกอย่างเพื่อไม่ให้เกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้นอีก เราหวังว่าสถานการณ์นี้จะไม่ส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ของเราและเราจะสานต่อความร่วมมือ ขอแสดงความนับถือแซมColins , ผู้จัดการองค์กร”ผู้ปกป้อง «, เลขานุการทุกคนมักจะต้องเขียนจดหมายหลายฉบับรวมถึงคำขอโทษ การออกแบบข้อความในจดหมายขอโทษอาจเป็นปัญหาได้หากคุณไม่ทราบกฎมารยาททางธุรกิจและข้อกำหนดในการออกแบบ ในบทความนี้เราจะมาดูวิธีการเขียนจดหมายขอโทษอย่างละเอียดยิ่งขึ้น (มีตัวอย่างจดหมายให้ดาวน์โหลด) สำหรับทั้งองค์กรและลูกค้าของ บริษัท ในบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้:
ฉันต้องเขียนจดหมายขอโทษเมื่อใดเป็นที่ชัดเจนว่าการเขียนจดหมายขอโทษเป็นสิ่งจำเป็นในกรณีที่จำเป็นต้องนำมาจริงๆ องค์กรที่เคารพตนเองทุกแห่งต้องสามารถยอมรับข้อผิดพลาดและแก้ไขได้ซึ่งเป็นส่วนสำคัญ จริยธรรมทางธุรกิจ.ยิ่งไปกว่านั้นการขอโทษอย่างทันท่วงทีจะช่วยรักษาชื่อเสียงลูกค้าคนสำคัญหรือคู่ค้าของ บริษัท และหลีกเลี่ยงความสูญเสีย บางครั้งจดหมายขอโทษทางธุรกิจที่ส่งตรงเวลาสามารถช่วยหลีกเลี่ยงการฟ้องร้องและการเผยแพร่อย่างกว้างขวาง ดังนั้นเลขานุการทุกคนควรสามารถเขียนจดหมายดังกล่าวได้ นอกจากนี้จะต้องดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพและจริงใจ เมื่อใดควรเขียนจดหมายขอโทษ
จดหมายขอโทษอย่างเป็นทางการควรประกอบด้วยหลายย่อหน้าซึ่งมีการควบคุมเนื้อหาอย่างเคร่งครัด ย่อหน้าแรกของจดหมายควรมีคำขอโทษ (คำขอโทษหนึ่งคำจะเพียงพอสำหรับจดหมายทั้งหมด) ย่อหน้าที่สองอธิบายถึงสาเหตุและปัญหาที่เกิดขึ้นในสถานการณ์ปัจจุบันอย่างครบถ้วนซึ่งต้องมีการขอโทษเป็นลายลักษณ์อักษร ในขณะเดียวกันก็ไม่ควรจงใจดูถูกขนาดของเหตุการณ์โดยเรียกว่าเป็นการกำกับดูแลเล็กน้อยหรือเข้าใจผิด ในกรณีแม้ว่าองค์กรของคุณจะไม่คิดว่าตัวเองมีความผิด แต่ก็ไม่ควรสังเกตเห็นในจดหมาย ใน มิฉะนั้น ความหมายทั้งหมดของคำขอโทษหายไปและความรู้สึกผิดยังคงไม่ได้รับการแก้ไข ย่อหน้าสุดท้ายควรอุทิศให้กับความผิดหวังและเสียใจกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น คุณยังสามารถระบุมาตรการที่ดำเนินการเพื่อไม่ให้สถานการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้นอีกต่อไป จดหมายขอโทษลูกค้า (ดูตัวอย่างด้านล่าง) อาจมีข้อมูลเกี่ยวกับโบนัสที่ให้ไว้นอกเหนือจากคำขอโทษ โดยสรุปเราสามารถแสดงความหวังว่าสถานการณ์เช่นนี้จะไม่เกิดขึ้นอีก ยิ่งไปกว่านั้นคุณสามารถพูดได้ว่า บริษัท ของคุณหวังว่าสิ่งนี้จะไม่ส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์และความร่วมมือในอนาคต แต่อย่างใด ตัวอย่างจดหมายขอโทษในย่อหน้านี้เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าจดหมายขอโทษลูกค้า (ตัวอย่าง) และจดหมายขอโทษองค์กร (ตัวอย่าง) ควรมีลักษณะอย่างไร ตัวอย่างจดหมายขอโทษลูกค้า หวัดดี XXX! ฉันชื่อ YYY ฉันเป็นหัวหน้า บริษัท LLC มีปัญหาเมื่อวานนี้: บริการจัดส่งที่เราร่วมมือกันมาสามปีไม่สามารถรับมือกับปริมาณงานที่ได้รับมอบหมายได้ โดยไม่ต้องรอให้การดำเนินการทางศาลสิ้นสุดลงเราจึงต้องหาวิธีใหม่ในการส่งคำสั่งให้คุณ ปัญหาได้รับการแก้ไขแล้วดังนั้นคำสั่งซื้อจึงพร้อมจัดส่ง ในอนาคตอันใกล้นี้ผู้ประกอบการจะติดต่อคุณและระบุว่าคุณพร้อมที่จะยอมรับเมื่อใด ของขวัญที่ไม่ซ้ำใครจะถูกส่งถึงคุณพร้อมกับคำสั่งซื้อของคุณเพื่อทำการแก้ไข ไม่เกินวันที่ 15 เมษายนคำสั่งซื้อและของขวัญจะมาถึงสถานที่ของคุณ ขอแสดงความนับถือหัวหน้า YYY LLC บางทีคุณอาจทำผิดพลาดและต้องการแก้ไขทุกอย่าง ... ทำต่อไป! แม้ว่าความผิดพลาดนั้นจะไม่ได้เกิดจากเจตนา แต่จดหมายขอโทษก็เป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นแก้ไขหรือช่วยให้ใครบางคนรู้สึกดีขึ้น หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าคำขอโทษของคุณได้ผลและไม่ทำร้ายคุณมากขึ้นให้ทำตามคำแนะนำด้านล่างนี้ ในการเขียนคำขอโทษที่ดีให้เริ่มต้นด้วยย่อหน้าแรก ขั้นตอนส่วนที่ 1 ขอโทษ
ระบุสิ่งที่คุณกำลังเขียนในจดหมาย เป็นความคิดที่ดีที่จะเริ่มต้นด้วยการระบุว่านี่เป็นจดหมายขอโทษ วิธีนี้จะช่วยให้ผู้อ่านตั้งสติได้อย่างถูกต้องเพื่ออ่านจดหมายทั้งฉบับจนจบ คุณไม่จำเป็นต้องให้เขาเดาว่าทำไมคุณถึงเขียนหรือต้องการพูดอะไร |