ข้อดี ของ การใช้ โปรแกรม สำเร็จรูป ใน งาน บัญชี

จำนวนผู้เข้าชมทั้งหมด : 14,230

สารบัญ Show

ข้อดีของการใช้ โปรแกรมสำเร็จรูป
ข้อเสียของการใช้ โปรแกรมสำเร็จรูป
อ่านบทความอื่น ๆ เพิ่มเติม ได้ที่นี่เลยค่ะ ^^
อ่านบทความทั้งหมด คลิกเลย
ข้อดี ข้อเสียของ ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ERP
ข้อดีหรือประโยชน์ของ ERP
ประโยชน์ในเชิงคุณภาพ
การนำ ERP มาใช้ ผู้บริหารยังต้องมีบทบาทที่สำคัญดังต่อไปนี้
ข้อเสียของ ERP
สาเหตุของความล้มเหลวในการนำ ERP มาใช้ แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน

ปัจจุบันการใช้ โปรแกรมสำเร็จรูป ก็มีความนิยมเพิ่มมากขึ้น เพราะเป็น โปรแกรม ที่บริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์สร้างขึ้นแล้วนำออกมาให้ผู้ใช้งานซื้อหรือเช่าสิทธิ์การใช้งาน โดยที่ไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการพัฒนาโปรแกรมเอง ยิ่งเป็นโปรแกรมที่พัฒนาจากอุตสาหกรรมเฉพาะแล้วนั้นยิ่งตอบสนองกันใช้งานได้อย่างมากเลยทีเดียว เหมือนกับโปรแกรมบริหารงานก่อสร้างพจมาน2 รูปแบบใหม่ ที่พัฒนาและออกแบบโดยธุรกิจรับเหมาก่อสร้างตัวจริง และทำงานบน ระบบ cloud ทำงานได้บนทุกพื้นที่ ช่วยให้การทำงานขององค์กรเป็นระบบเชื่อมโยงกัน เข้าถึงข้อมูลประมวลผลได้อย่าง Real-time เรามาดูว่าข้อดี-ข้อเสียการนำ โปรแกรมบริหารงานก่อสร้างสำเร็จรูปไปใช้ในองค์กรมีอะไรบ้าง

ข้อดีของการใช้ โปรแกรมสำเร็จรูป

1. เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานในองค์กร

2. เชื่อมโยงการทำงานของทุกฝ่ายในองค์กรอย่างเป็นระบบ

3. มีฐานข้อมูลเดียวกัน สามารถลดความซ้ำซ้อนในการทำงานได้

4. ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถปรับให้เข้ากับองค์กรของเราได้

5. มีการรักษาความปลอดภัยและควบคุมระบบภายในที่ดี

6. รายงานมีความถูกต้องแม่นยำ จึงเป็นข้อมูลที่นำมาใช้ในการตัดสินใจอย่างมีคุณภาพ

7. ลดต้นทุนในการดูแลระบบ และพัฒนาระบบเอง

ข้อเสียของการใช้ โปรแกรมสำเร็จรูป

1. โปรแกรมสำหรับสำเร็จรูปส่วนใหญ่มักจะมีราคาแพง

2. องค์กรต้องเป็นฝ่ายที่ปรับตัวให้เข้ากับโปรแกรมสำเร็จรูปเอง ซึ่งอาจจะต้องเปลี่ยนระบบ กระบวนการทำงานจากเดิมไปเลย การปรับโปรแกรมให้เข้ากับองค์กรเป็นเรื่องทีทำได้ยาก

3. โปรแกรม ERP เป็นการทำงานที่ครอบคลุมทุกส่วนในองค์กรดังนั้นจึงใช้เวลาในการ Implementนานเพื่อให้พนักงานทำความเข้าใจ

4. โปรแกรมค่อนข้างมีความซับซ้อน ถ้าไม่เอาใจใส่อาจทำให้การทำงานผิดพลาดได้

5. ERP บางตัวทำออกมาเฉพาะอุตสาหกรรมขนาดใหญ่เท่านั้น และไม่ค่อยจะเฉพาะด้านเท่าไหร่ อาจจะได้โปรแกรมที่ไม่เหมาะกับเราไปใช้งาน เสียค่าใช้จ่ายโดยเปล่าประโยชน์ เสียเวลาหาโปรแกรมอยู่บ่อยๆ

การนำโปรแกรมบริหารงานก่อสร้างสำเร็จรูปเข้ามาใช้ในองค์กร ถือว่าส่งผลทั้งข้อดีและข้อเสีย เพราะการใช้ประโยชน์จาก โปรแกรมสำเร็จรูปก็มีอยู่มากในเชิงคุณภาพทั้งการเชื่อมโยงการทำงานในองค์กรให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน และการปรับกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่หากเราหาโปรแกรมสำเร็จรูปไม่เหมาะสมกับองค์กรก็อาจจะส่งผลเสีย เพราะโปรแกรม ERP มีราคาค่อนข้างแพง และมีรูปแบบเฉพาะไม่เหมาะกับองค์กร ทำให้องค์กรต้องเป็นฝ่ายปรับตัวเข้าหาโปรแกรม

แต่โปรแกรมบริหารงานก่อสร้างสำเร็จรูปพจมาน 2 รูปแบบใหม่ ออกแบบโดยธุรกิจรับเหมาก่อสร้างตัวจริง ดังนั้นจึงเหมากับธุรกิจด้านรับเหมาก่อสร้างโดยเฉพาะ อีกทั้งยังเป็นรูปแบบการให้บริการแบบเช่าสิทธิ์รายเดือน และซื้อสิทธิ์ขาด ไม่ต้องกังวลกับค่าใช้จ่ายโปรแกรมแพงสามารถเลือกจ่ายค่าเช่าได้ตามความชอบ และธุรกิจคุณจะควบคุมต้นทุน และโฟกัสกำไรได้อย่างแม่นยำ

อ่านบทความอื่น ๆ เพิ่มเติม ได้ที่นี่เลยค่ะ ^^

พจมาน 2 คืออะไร

“พจมาน 2” โปรแกรมบริหารงานก่อสร้างที่ตอบโจทย์ทุกฝ่าย

ทำไมต้อง “พจมาน 2”

ปรับแนวคิด เดินหน้าธุรกิจรับเหมาด้วย โปรแกรมบริหารงานก่อสร้าง

อ่านบทความทั้งหมด คลิกเลย

ข้อดี ข้อเสียของ ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ERP

ข้อดีหรือประโยชน์ของ ERP

1. เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารและการปฏิบัติงานให้กับกระบวนการทำงาน (Business Process)
       2. สร้างระบบงานและกระบวนการทำงานให้ถูกต้อง รวดเร็วระบบเพียงครั้งเดียว เชื่อมโยงกันได้ครบวงจร
       3. ลดความซ้ำซ้อนของการเก็บข้อมูล เนื่องจากนำข้อมูลเข้าระบบเพียงครั้งเดียว ทำให้ข้อมูลมีความเป็นมาตรฐาน และถูกต้องตรงกันทั่วทั้งองค์กร
       4. มีศูนย์รวมระบบข้อมูลสารสนเทศที่ช่วยการตัดสินใจ
       5. เป็นการนำกระบวนการทำงานที่ดีที่สุด (Best – Practice) มาใช้ในองค์กร
       6. มีความยึดหยุ่นในการปรับเปลี่ยน หรือขยายระบบงาน ให้มีการำงานตรงตามกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องการ
       7. มีระบบการควบคุมภายใน และการรักษาความปลอดภัยที่ดี
       8. ทำให้เกิดรายงานและการวิเคราะห์ที่สามารถใช้สำหรับการวางแผน
       9. ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานระยะยาว

ประโยชน์ในเชิงคุณภาพ

1. ทำให้กระบวนการทำงานมีการประสานเชื่อมโยงข้อมูลซึ่งกันและกัน ระหว่างระบบงานด้านต่าง ๆ ให้เป็นหนึ่งเดียว รวมถึงการเชื่อมโยงข้อมูลกับบริษัทในเครือ บริษัทคู่ค้า
       2. สามารถเชื่อมโยงข้อมูล ขององค์กร เข้ากับระบบเบิกจ่ายเงิน Electronic ของภาครัฐได้ (Government Financial Management Information System : GFMIS)
       3. ช่วยให้เกิดการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานและวัฒนธรรมองค์กร ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
       4. ทำให้ผู้ใช้งานระบบ Unified ERP มีแนวการปฏิบัติงานและกระบวนการคิดที่เป็นมาตรฐานสากล
       5. เสริมสร้างภาพลักษณ์ขององค์กร สร้างความโปร่งใสและความถูกต้องของสารสนเทศ

การนำ ERP มาใช้ ผู้บริหารยังต้องมีบทบาทที่สำคัญดังต่อไปนี้

1. การเป็นหัวหอกในการปฏิรูปจิตสำนึก
           ก่อนที่จะนำ ERP มาใช้ ผู้บริหารจะต้องไม่มองข้ามสภาพปัจจุบันขององค์กร แต่จะต้องเป็นหัวหอกในการปฏิรูปจิตสำนึกต่อความสำคัญของการปฏิรูปองค์กร และจะต้องรับบทบาทในการผลักดันเรื่องการปฏิรูปจิตสำนึกขององค์กรโดยรวม ผู้บริหารจะต้องเป็นผู้อธิบายให้พนักงานเข้าใจ โดยบางครั้งจะต้องวนไปรอบๆ องค์กรด้วยตัวเอง และพูดคุยกับพนักงานแต่ละคนๆ ให้ร่วมแรงกันปฏิบัติ
       2. ร่วมในการออกแบบและการตัดสินใจในการนำ ERP มาใช้
           การนำ ERP มาใช้ต่างกับการทำโครงการเพียงเพื่อสร้างระบบสารสนเทศใหม่เป็นอย่างมาก เพราะการสร้างระบบ ERP คือการสร้างระบบสารสนเทศใหม่ที่รวมศูนย์ และมีความสามารถทำให้เกิดการบริหารที่ก่อให้เกิดการปฏิรูปการทำงาน การปฏิรูปการบริหาร การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กรอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้องค์กรโดยรวมได้รับประสิทธิภาพสูงสุด
       3. การเป็นผู้นำอย่างต่อเนื่องในการนำ ERP มาใช้
           ผู้บริหารไม่ใช่แค่เป็นผู้เริ่มต้นเท่านั้น ผู้บริหารจะต้องไม่ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของผู้ใต้บังคับ บัญชาในการดำเนินการผลักดันการนำ ERP มาใช้ เพราะถ้าเป็นเช่นนั้นจะไม่ประสบผลสำเร็จ ผู้บริหารจะต้องเป็นผู้นำอย่างต่อเนื่องในการนำ ERP มาใช้ในองค์กร

ข้อเสียของ ERP

1. แพง ไม่มีโปรแกรม ERP ราคา 5,000 – 6,000 บาทเลย
      2. ต้องปรับตัวเข้าหาโปรแกรม การปรับเปลี่ยนโปรแกรมเพื่อให้เข้ากับโรงงานเป็นเรื่องยาก แพง และโปรแกรมบางยี่ห้อไม่ยอมทำ เป็นอันว่าเราต้องปรับตัวเข้าหาโปรแกรม หมายถึงอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน ซึ่งก็ไม่รู้ว่าปรับไปแล้วจะดีหรือไม่ดี ตรงนี้เจ้าของบริษัทต้องมาตัดสินใจ
      3. ERP จะต้องเกี่ยวข้องกับแทบทุกหน่วยงานในองค์กร และใช้เวลาในการ Implement นาน อาจใช้เวลา 1-2 ปี ดังนั้นต้องทำความเข้าใจกับพนักงาน ไม่อย่างนั้นพนักงานอาจต่อต้านการใช้โปรแกรม ERP ได้ เพราะในช่วงการ Implement อาจต้องทำแบบคู่ขนานคือ ต้องป้อนข้อมูลใส่โปรแกรม ERP และยังต้องทำงานเหมือนเดิมอีก นั่นคือมีการทำเพิ่มขึ้น (เงินเดือนเท่าเดิม) หรือพนักงานบางคนอาจกลัวว่ามีโปรแกรมมาช่วยงานแล้ว ต่อไปอาจจะไล่พนักงานออก
      4. โปรแกรม ERP ค่อนข้างซับซ้อน ถ้าพนักงานที่ป้อนข้อมูลไม่ค่อยเอาใจใส่ อาจป้อนข้อมูลผิดพลาด แล้วผลลัพธ์ที่ได้ก็จะผิดต่อ ๆ กันไปเป็นลูกโซ่ เพราะ ERP จะไม่ป้อนข้อมูลซ้ำ ๆ กัน เมื่อต้นทางป้อนผิด ระหว่างทางที่รับข้อมูลไปใช้ก็ผิด ไปถึงปลายทางก็ผิด โปรแกรม ERP ก็ไม่มีประโยชน์
      5. ERP บางตัวใหญ่มากทำมาเพื่อทุกกลุ่มอุตสาหกรรม อาจไม่เหมาะกับโรงงานของเรา หรือบางตัวออกไปในแนวบัญชี ไม่เหมาะกับโรงงานที่เน้นอุตสาหกรรมการผลิตแบบโรงงานเรา ต้องเลือกดี ๆ ไม่งั้นเสียเงินฟรี ใช้ไม่คุ้ม หรืออาจใช้ไม่ได้เลยต้องโยนทิ้งไปก็มีเยอะ
      6. บริษัทที่ขาย ERP บางบริษัท Implement ไปครึ่ง ๆ กลาง ๆ ก็ทิ้งงานหนีไป

กรณีที่ประสบความล้มเหลวในการนำ ERP มาใช้
      1.ไม่สามารถปฏิรูปการทำงานได้ เป้าหมายการนำ ERP มาใช้เพื่อปฏิรูปการทำงาน เช่น การลดต้นทุน การเพิ่มความเร็ว การเพิ่ม     ประสิทธิภาพในการทำงาน เป็นต้น แต่ในทางปฏิบัติจริง ยังคงดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ(Business Process) เหมือนกับที่เคยทำมาแต่เดิม
      2.ไม่สามารถปฏิรูปการบริหารจัดการได้ หลังจากนำ ERP มาใช้ การใช้ข้อมูลที่ได้ไม่มีความก้าวหน้า ยังคงใช้วิธีการจัดการเหมือนกับที่เคยทำมา ไม่ทำให้เกิดการปฏิรูปการจัดการ
      3. ระยะเวลาพัฒนานานและต้นทุนสูง การสร้างระบบ ERP ใช้ระยะเวลาพัฒนานาน มีต้นทุนสูงการนำไปใช้ล่าช้ากว่ากำหนด ยิ่งทำให้ต้นทุนของการพัฒนาสูงกว่าที่ตั้งเป้าไว้มาก ทำให้ ERP กลายเป็นของแพง
      4. ต้นทุนของการดูแลรักษาหลังจากนำมาใช้สูง การนำ ERP มาใช้จะทำให้เกิดระบบสารสนเทศขององค์กรใหม่โดยใช้ ERP Package ซึ่งควรจะทำให้การดูแลรักษาทำได้ง่ายและต้นทุนในการดูแลรักษาลดลง แต่ในความเป็นจริงเนื่องจากมี Software ที่พัฒนาขึ้นด้วยมือที่เรียกว่า Add-on สำหรับการ Customize อยู่มาก ทำให้ต้นทุนไม่ต่างจากการพัฒนาแบบ Customize ที่ทำด้วยมือ
      5. ไม่สามารถตาม Upgrade version ของ ERP Package ได้ เมื่อมีการ Upgrade version ของ ERP Package ผู้ผลิต ERP package แจ้งว่าจะยกเลิกการบำรุงรักษา version เก่า แต่เมื่อจะพยายาม upgrade version ของ ERP package ที่นำมาใช้ ก็จะพบว่ามีความขัดแย้งกับ Software ที่พัฒนาขึ้นแบบ Add on โดยการ Customize ทำให้ทราบว่าต้องทำการสร้างขึ้นมาใหม่ ดังนั้นในการ upgrade version ของ ERP package จำเป็นต้องมีการทดสอบและการพัฒนาที่ยุ่งยาก และมีต้นทุนการ upgrade version เท่าๆ กับการนำเอาระบบใหม่เข้ามาใช้

สาเหตุของความล้มเหลวในการนำ ERP มาใช้ แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน

   สาเหตุของความล้มเหลวในขั้นตอนวางแผน
           1. การนำมาใช้โดยผู้บริหารไม่ได้ตัดสินใจเป็นการนำ ERP มาใช้โดยผู้บริหารไม่ได้ตัดสินใจ ทั้งๆที่การนำ ERP มาใช้นั้น มีเป้าหมายเพื่อสร้างแนวคิดเรื่อง ERP เพื่อปฏิรูปองค์กร และฝังรากฐานอย่างมั่นคง ขาดการปฏิรูปจิตสำนึกที่ว่า ต้องมีการปฏิรูปองค์กรก่อน โดยมักจะหยุดอยู่เพียงแค่การนำ ERP มาใช้โดยฝ่ายระบบสารสนเทศเป็นผู้ผลักดัน
           2. การนำมาใช้แบบทดลองเนื่องจากไม่มั่นใจในการใช้ ERP package จึงทดลองทำเพียงแค่เปลี่ยนส่วนหนึ่งของการดำเนินงานขององค์กรโดยใช้ ERP package หากทำเพียงเท่านี้ ไม่สามารถที่จะกล่าวได้ว่าเป็นการนำ ERP มาใช้
           3. การนำมาใช้เป็น Stand Alone Operation Application นำ ERP package มาใช้กับเพียงส่วนหนึ่งของการดำเนินงานขององค์กร โดยใช้ ERP Package เป็น Stand Alone Operation Application หากเป็นเช่นนี้ ไม่ได้นำ ERP มาใช้
           4. การนำมาใช้ในการสร้างระบบสารสนเทศในกรณีที่เป้าหมายของการนำ ERP มาใช้เน้นที่การสร้างระบบสารสนเทศ โดยไม่เป็นไปตามแนวความคิดของ ERP    จึงยังคงห่างไกลที่จะกล่าวได้ว่าเป็นการสร้างแนวคิด ERP และฝังรากฐานอย่างมั่นคง
     สาเหตุของความล้มเหลวในขั้นตอนพัฒนา
          1. การนำ ERP มาใช้โดยไม่ทบทวน flow ของการดำเนินงานใหม่ เป็นการนำ ERP มาใช้โดยไม่ไปยุ่งเกี่ยวกับ business process ซึ่งใช้อยู่ในปัจจุบันทำให้ไม่เกิดการปฏิรูปการทำงาน ERP จึงเป็นเพียงโครงการสร้างระบบสารสนเทศโดยใช้ ERP package เท่านั้น
          2. การนำมาใช้มีการ customize มากเนื่องจากขาดการพิจารณาbusiness process หรือflow ของการดำเนินงานในปัจจุบัน   จึงทำให้ไม่สามารถใช้ business process ที่ ERP package มีให้เลือกใช้ได้ ส่งผลให้มีการ customize ปริมาณมากขึ้น ทำให้ต้นทุนการพัฒนาของการนำ ERP มาใช้สูง ทำให้บางครั้งอาจมีการยกเลิกการนำ ERP มาใช้กลางคันด้วย

สาเหตุของความล้มเหลวในขั้นตอนใช้งานและขั้นตอนพัฒนาต่อยอด

1. มีความพยายามต่ำในการแสวงหาประสิทธิผลต่อเนื่องหลังจากนำมาใช้ การนำมาใช้โดยไม่มีการทบทวน business process เดิม การนำมาใช้เป็น operation application, การนำมาใช้บางส่วน, การนำมาใช้โดยมีเป้าหมายเพื่อปฏิรูปองค์กร หากไม่แสวงหาประสิทธิผลของการปฏิรูปการทำงานอย่างจริงจัง ประสิทธิผลของการนำมาใช้ก็จะไม่เพิ่มขึ้น
2. มีความพยายามต่ำในการใช้ข้อมูลหลังจากนำมาใช้ในกรณีที่ทำการสร้างเพียงบาง ส่วนของฐานรากของระบบสารสนเทศขององค์กรจะทำให้ขาดความก้าวหน้าในการใช้ ข้อมูลจาก ERP ในลักษณะ real time เพื่อการตัดสินใจ ผู้บริหารยังคงใช้รูปแบบการบริหารโดยใช้จากข้อมูลที่รวบรวมสรุปรายเดือน