บทความนี้อธิบายถึงวิธีการใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนใน Microsoft Word เพื่อสร้าง และพิมพ์ฟอร์มจดหมาย โดยใช้ข้อมูลจากแผ่นงาน Microsoft Excel เมื่อคุณใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนของ Word, Word ผสานเอกสารหลักกับรายชื่อผู้รับที่จะสร้างชุดของเอกสารผลลัพธ์: เอกสารหลักประกอบด้วยข้อความพื้นฐานที่เหมือนกันในเอกสารแสดงผลทั้งหมด
อาจประกอบด้วยการหัวจดหมาย ข้อความ และคำแนะนำในเขตข้อมูลผสานสำหรับการแทรกข้อความ (เช่นชื่อผู้รับและที่อยู่) ที่แตกต่างไปจากเอกสารผลผลิตหนึ่งไปยังอีกครั้ง รายชื่อผู้รับเป็นฐานข้อมูลที่ประกอบด้วยข้อมูลที่จะถูกผสานลงในเอกสารผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น รายชื่อผู้รับเป็นแฟ้มฐานข้อมูล Microsoft Access หรือแผ่นงาน Excel โดยปกติแล้วฐานข้อมูลนี้คือ รายการของชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และประเภทของข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ๆ เอกสารผลลัพธ์เป็นผลลัพธ์ของจดหมายเวียน ข้อความในเอกสารที่มีผลผลิตอาจเหมือนกันในเอกสารแสดงผลทั้งหมด แต่คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบเอกสารที่ระบุ ก่อนที่จะดำเนินต่อ ด้วยตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่า แผ่นงาน Excel ของคุณด้วยการจัดโครงสร้างสำหรับวัตถุประสงค์นี้ หมายเหตุข้อกำหนดสำหรับตารางข้อมูลต่อไปนี้: แถวแรกควรประกอบด้วยชื่อของเขตข้อมูลสำหรับแต่ละคอลัมน์ -
ตัวอย่างเช่น เรื่อง คำขึ้นต้น ชื่อ ชื่อกลาง นามสกุล Address1 และที่อยู่ 2 แต่ละชื่อเขตข้อมูลควรจะไม่ซ้ำกัน แต่ละแถวควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ในรายการส่งเมล์ แต่ละแถวอาจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับเฉพาะ ตารางควรประกอบด้วยไม่มีแถวที่ว่างเปล่า สร้างแฟ้มข้อมูล Excel ของคุณ และจัดเรียง โดยใช้เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายของคุณ ดังที่แสดงไว้ในแฟ้มข้อมูลตัวอย่างต่อไปนี้ หลังจากที่คุณสร้างแฟ้มข้อมูล Excel ของคุณ บันทึก และจากนั้น ปิดแฟ้มข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการสร้างรายการที่อยู่จดหมายเวียน ให้คลิกหมายเลขบทความต่อไปนี้เพื่อดูบทความในฐานความรู้ของ Microsoft: 294688วิธีการออกแบบ และตั้งค่ารายการที่อยู่จดหมายเวียน ใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่า ใน Microsoft Office Word 2003 และ ใน Word รุ่นก่อนหน้า
ชี้ไปที่จดหมายและเมลบนเมนูเครื่องมือแล้ว คลิ กตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ใน Microsoft Office Word 2007 คลิกเริ่มจดหมายเวียนในกลุ่มเริ่มจดหมายเวียนบนแท็บการส่งเมลและจากนั้น คลิกทีละขั้นตอนโดยตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ภายใต้ให้เลือกชนิดเอกสารคลิกตัวอักษร เอกสารที่ใช้งานอยู่กลายเป็น เอกสารหลัก เอกสารหลักประกอบด้วยข้อความและกราฟิกที่เหมือนกันสำหรับเอกสารที่ผสานแต่ละรุ่น ตัวอย่าง อยู่ผู้ส่งและคำขึ้นต้นในฟอร์มจดหมายจะเหมือนกันสำหรับแต่ละเวอร์ชัน คลิถัดไป: เอกสารเริ่มต้น ใช้วิธีการใดวิธีการหนึ่งในวิธีต่อไปนี้: เริ่มการทำงานกับเอกสารที่ถูกแสดงอยู่ในหน้าต่างเอกสาร เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คลิกใช้เอกสารปัจจุบัน คุณสามารถแล้วพิมพ์ตัวอักษรในหน้าต่างเอกสาร หรือรอจนกว่าตัวช่วยสร้างพร้อมท์ให้คุณในขั้นตอนถัดไป เริ่ม ด้วยแม่แบบ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คลิกเริ่มจากแม่แบบ คลิกเลือกเท็มเพลต บนแท็บจดหมายเวียนเลือกเท็มเพลตที่คุณต้องการในกล่องโต้ตอบการเลือกเท็มเพลตและจากนั้น คลิกตกลง เริ่ม ด้วยเอกสารที่มีอยู่ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คลิกเริ่มจากเอกสารที่มีอยู่ ในกล่องเริ่มจากที่มีอยู่เลือกเอกสารที่คุณต้องการ และคลิกเปิด ถ้าคุณไม่เห็นเอกสาร คลิกแฟ้มแล้ว คลิ กเปิด ในกล่องโต้ตอบเปิดค้นหาตำแหน่งเอกสารที่คุณต้องการ และคลิกเปิด คลิถัดไป: เลือกผู้รับ ภายใต้ให้เลือกผู้รับคลิกใช้รายการที่มีอยู่ คลิก'เรียกดู' ในกล่องโต้ตอบเลือกแหล่งข้อมูลค้นหา และจากนั้น คลิกแผ่นงาน Excel ที่คุณต้องการใช้ โดยค่าเริ่มต้น Word เปิดโฟลเดอร์ "แหล่งข้อมูลของฉัน" คลิกเปิด ถ้าแผ่นงาน Excel ของคุณประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับหลายแท็บ เลือกแท็บที่ประกอบด้วยรายละเอียดที่คุณต้องการ และจากนั้น คลิกตกลง รายการทั้งหมดในแหล่งข้อมูลปรากฏในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน ที่นี่ คุณสามารถกลั่นกรองรายชื่อผู้รับที่จะรวมไว้ในจดหมายเวียน ขั้นตอนที่ 4: เลือกผู้รับ
ขั้นตอนที่ 5: ตัวอักษรที่ทำให้เสร็จสมบูรณ์ และเพิ่มเขตข้อมูลผสานถ้าคุณยังไม่ได้ดำเนินการนี้ พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในแบบฟอร์มจดหมายทุกในเอกสารหลัก แทรกเขตข้อมูลผสานแทรกเขตข้อมูลผสานที่คุณต้องการผสานชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่น ๆ จากแหล่งข้อมูล
เมื่อต้องการแทรกเขตข้อมูลผสาน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
เปลี่ยนรูปแบบของข้อมูลที่ผสานการจัดรูปแบบข้อมูลที่ผสาน คุณต้องจัดรูปแบบเขตข้อมูลผสานในเอกสารหลัก จัดรูปแบบข้อมูลในแหล่งข้อมูล เนื่องจากการจัดรูปแบบของจะไม่ถูกเก็บไว้เมื่อคุณผสานข้อมูลลงในเอกสาร เมื่อต้องการเปลี่ยนรูปแบบของข้อมูลที่ผสาน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
รูปแบบ โดยใช้โค้ดเขตข้อมูลเมื่อต้องการควบคุมการจัดรูปแบบลักษณะอื่น ๆ กด ALT + F9 เพื่อแสดงโค้ดเขตข้อมูล และจากนั้น เพิ่มสวิตช์ลงในเขตข้อมูลผสาน สวิตช์คือ คำสั่งพิเศษที่ทำให้การดำเนินการเฉพาะที่จะเกิดขึ้นเมื่อคุณทำงานกับเขตข้อมูล โดยทั่วไปแล้ว มีเพิ่มสวิตช์ไปยังเขตข้อมูลเพื่อปรับเปลี่ยนผลลัพธ์ ตัวอย่างของวิธีการใช้สวิตช์จะเป็นดังนี้:
ขั้นตอนที่ 6: บันทึกเอกสารหลังจากที่คุณได้เสร็จสมบูรณ์แล้วเอกสารหลัก และแทรกเขตข้อมูลผสานทั้งหมด ตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณได้บันทึกเอกสารก่อนดำเนินการต่อ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
ขั้นตอนที่ 7: แสดงตัวอย่างจดหมาย และปรับแต่งรายชื่อผู้รับเมื่อตัวช่วยสร้างแสดงบานหน้าต่างงาน "ขั้นตอนที่ 5 จดหมายเวียน" ตัวช่วยสร้างแทนแต่ละเขตข้อมูลผสานในเอกสารหลักที่มีข้อความเกิดขึ้นจริงจากรายการแรกของรายการผู้รับ ดังนั้น คุณสามารถดูลักษณะของเอกสารผลลัพธ์แรก ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการใช้ฐานข้อมูลตัวอย่างที่แสดงไว้ก่อนหน้านี้ต่อไป หน้าแรกควรมีลักษณะหน้าต่อไปนี้หลังจากที่คุณคลิถัดไป: แสดงตัวอย่างจดหมาย: 26 กุมภาพันธ์ 2002 Andrew Fuller เรียน Fuller Andrew พิมพ์ข้อความจดหมายของคุณ ด้วยความนับถือ พิมพ์ชื่อของคุณที่นี่เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างรายการเพิ่มเติม ใช้หนึ่งในวิธีต่อไปนี้:
ปรับแต่งรายชื่อผู้รับถ้าคุณต้องการ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ใช้หนึ่งในวิธีต่อไปนี้:
ขั้นตอนที่ 8: การผสานเสร็จสมบูรณ์เมื่อต้องการทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ ใช้หนึ่งในวิธีต่อไปนี้ การตั้งค่าส่วนบุคคลจดหมายแต่ละฉบับเมื่อต้องการปรับให้เหมาะกับแต่ละรายการ คุณจริง ๆ ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ ทางแล้ว แก้ไขข้อมูลที่คุณต้องการในเอกสารผสานเป็นผลลัพธ์
เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
พิมพ์ตัวอักษรเมื่อต้องการพิมพ์ตัวอักษร ใช้หนึ่งในวิธีต่อไปนี้:
บันทึกจดหมายผสานไว้ใช้ในภายหลังถ้าคุณต้องการ จะแก้ไขจดหมายที่ผสาน หรือบันทึกเหล่านั้นสำหรับใช้ในภายหลัง คุณสามารถรวบรวมเหล่านั้นลงในเอกสารเดียวกัน เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
ข้อมูลอ้างอิงสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม คลิกหมายเลขบทความต่อไปนี้เพื่อดูบทความในฐานความรู้ของ Microsoft: 318117วิธีใช้ที่อยู่จากแผ่นงาน Excel เพื่อสร้างป้ายชื่อใน Word วิธีการ318115เพื่อสร้างฟอร์มจดหมาย โดยใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูล Access ใน Word 2002 318112วิธีใช้ที่อยู่จากฐานข้อมูล Access 2002 เพื่อสร้างป้ายชื่อใน Word 2002 294686วิธีการใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างรายการเรียงลำดับตามประเภท ใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่า 290408คำถามที่ถามบ่อยเกี่ยวกับจดหมายเวียนใน Word 2002 294688วิธีการออกแบบ และตั้งค่ารายการที่อยู่จดหมายเวียน ใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่า 294693วิธีใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างไดเรกทอรี ใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่า 294683วิธีการใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างฟอร์มจดหมาย ใน Word 2002 และ Word รุ่นที่ใหม่กว่า ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่แสดงตำแหน่งเริ่มต้นในการพิมพ์ข้อความคือส่วนใดการพิมพ์ข้อความ
) เรียกว่าเคอร์เซอร์หรือจุดแทรก ซึ่งจะแสดงตำแหน่งเริ่มต้นของข้อความที่คุณพิมพ์ คุณสามารถย้ายเคอร์เซอร์ โดยคลิกในตำแหน่งที่ตั้งที่ต้องการโดยใช้เมาส์ หรือใช้แป้นนำทาง (ดูส่วน "การใช้แป้นนำทาง" ในบทความนี้)
ตัวบอกตำแหน่งการพิมพ์เรียกว่าอะไรตัวชี้ตำแหน่งในระบบดอส หมายถึง สัญลักษณ์บนจอภาพที่มักจะมีแสงวาบ ๆ บางทีเรียกว่า "ตัวกระพริบ" เพื่อชี้ให้รู้ว่า ตำแหน่งของการพิมพ์อักขระตัวต่อไปจะอยู่ที่ใด ในระบบ วินโดว์ตัวชี้ตำแหน่งจะมีลักษณะเป็นรูปลูกศร แต่ในโปรแกรมบางโปรแกรม อาจมีรูปลักษณ์เป็นอย่างอื่น เช่น กากบาท มือ ฯ cursor key.
ส่วนประกอบใดที่ใช้แสดงชื่อของโปรแกรม2. ชื่อแฟ้ม และ โปรแกรม (Title Bar) เป็นส่วนที่แสดงชื่อของโปรแกรมและชื่อไฟล์เอกสารที่เรา กาลังใช้งานอยู่ 3. แถบคาสั่ง(Menu Bar) เป็นเมนูคาสั่งหลักของโปรแกรมซึ่งแบ่งออกเป็นหมวดหมู่เพื่อให้ง่ายต่อ การใช้งาน 4. แถบ Ribbon เป็นแถบที่รวบรวมคาสั่งต่างๆ ของเมนูหรือทูลบาร์เพื่อให้ผู้ใช้เลือกใช้งานง่ายขึ้น 5. แบบอักษร( Font ) ...
ส่วนประกอบใดของโปรแกรมที่ใช้แสดงรายการคำสั่งต่าง ๆ4. ริบบอน (Ribbon) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงรายการคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานกับเอกสาร
|