Access เป็นโปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูลที่สามารถพัฒนาเป็น Application และออกรายงานได้
Excel เป็นโปรแกรมตารางคำนวณ (Spreadsheet) มีสูตรคำนวณต่างๆ มากมาย สร้างกราฟ วิเคราะห์ข้อมูล
ในบทความนี้จะนำเสนอว่าควรเลือกใช้โปแกรมใดให้เหมาะสมกับงานที่สุด ในรูปแบบ Info Graphic
Access เป็นโปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูลที่สามารถพัฒนาเป็น Application และออกรายงานได้ Excel เป็นโปรแกรมตารางคำนวณ (Spreadsheet) มีสูตรคำนวณต่างๆ มากมาย สร้างกราฟ วิเคราะห์ข้อมูล
Excel เหมาะสำหรับการทำงานในลักษณะเป็นแผ่นกระดาษ ที่สามารถนำมาคำนวณได้ สามารถนำข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ มาวิเคราะห์ สร้าง Data Model แล้วสร้างกราฟได้อย่างมืออาชีพ และเป็นแบบ Interactive ได้ ตัวอย่างงานที่เหมาะกับ Excel
- งานบัญชี (Accounting)
สามารถสร้างการคำนวณต่างๆ ด้านบัญชีและการเงิน เช่นคำนวณกระแสเงิน คำนวณผลกำไร ขาดทุน พร้อมจัดรูปแบบการแสดงผลตามต้องการ - รายงาน (Reporting)
สามารถออกรายงาน วิเคราะห์สรุปผลข้อมูล ในรูปแบบตาราง กราฟ แผนที่ ได้ เช่นสรุปยอดขายในแต่ละกลุ่มสินค้า แยกออกเป็นรายเดือน รายปี ดูตาม Location ที่ต้องการ - การวางแผนงาน (Planning)
สามารถสร้างตารางแผนงาน สร้าง Grant Chart ในการวางแผนรายเดือน วางแผนภาษีรายปี หรือ วางแผนโครงการ ในรูปแบบของ Grant Chart ได้ - การวางแผนงบประมาณ (Budgeting)
ช่วยวางแผนงบประมาณ เปรียบเทียบงบประมาณ สรุปผล สร้างกราฟข้อมูลงบประมาณ ได้แก่ งบการตลาดประจำปี งบออกอีเวนต์ เป็นต้น - งานข้อมูลเชิงสถิติ (Statistic)
Excel สามารถเก็บข้อมูลใน ชีท ได้ไม่เกิน 1 ล้านรายการ และยังมีสูตรคำนวณด้านสถิติมากมาย และมีเครื่องมือช่วย เพื่อหาค่าทางสถิติ ได้ไม่ว่าจะเป็น MODE, MEAN, VAR, ANOVA เป็นต้น
ตารางเปรียบเทียบ Access กับ Excel
ลักษณะงาน | Database | Spreadsheet |
นามสกุล | .mdb , .accdb | .xls , .xlsx |
ข้อจำกัดของข้อมูล | ขนาดไฟล์สูงสุด 2 GB. | เก็บข้อมูลได้ 1048576รายการ / 1 Sheet |
สามารถใช้งานได้หลายคนพร้อมกัน | ได้ | ได้ แต่มีข้อจำกัดเยอะ |
การป้องกันการป้อนข้อมูลพลาด | มีแต่เก่งกว่า | มี |
ระบบความปลอดภัย | Encryption, Password, Data Protection | Encryption, Password, Data Protection |
ข้อมูลที่จัดเก็บได้ | ข้อความ, ตัวเลข, รูปภาพ, ไฟล์ | ข้อความ, ตัวเลข |
Import Data | ได้หลากหลาย | ได้หลากหลาย |
การเชื่อมโยงไปยังระบบอื่น เพื่อดูและแก้ไขเช่น SQL Server | ได้ | มีข้อจำกัด |
Publish ไปยังเว็บไซต์ | ได้ | ได้ |
Export เป็น PDF | ได้ | ได้ |
การสร้างฟอร์ม | มีเครื่องมือให้ใช้งานมาก | เหมาะกับฟอร์มง่ายๆ |
การสืบค้นข้อมูล | ทำได้ระดับซับซ้อน | ทำได้ |
การสร้างกราฟ | ได้ | ได้แบบมืออาชีพกว่า |
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข | ได้ | ได้หลากหลายกว่า |
การวิเคราะห์ข้อมูล | ได้ | ดีกว่า |
การสรุปเป็น Pivot Table, Pivot Chart | มีข้อจำกัด | ได้ |
สูตรการคำนวณ (Formulas) | มีน้อยกว่า | มีมากกว่า |
License | ราคาแพงกว่า | ราคาถูกกว่า |
การนำไปใช้งานกับเครื่องอื่น | เครื่องอื่นที่จะใช้ต้องติดตั้ง Microsoft Access Runtime (Download Free) | เครื่องอื่นต้องติดตั้ง Excel |
| การเรียนรู้ (Learning Curve) | มากกว่า จะต้องเรียนรู้เกี่ยวกับความเป็นฐานข้อมูล การออกแบบ | น้อยกว่า |
การเลือกใช้ให้เหมาะสมจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพครับ