กระบวนการทำงานหรือโพรซีเยอร์ หมายถึง ขั้นตอนที่ผู้ใช้จะต้องทำตาม เพื่อให้ได้งานเฉพาะอย่างจากคอมพิวเตอร์ซึ่งผู้ใช้คอมพิวเตอร์ทุกคนต้องรู้การทำงานพื้นฐานของเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อที่จะสามารถใช้งานได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น การใช้เครื่อง ฝาก-ถอนเงินอัตโนมัติ ถ้าต้องการถอนเงินจะต้องผ่านกระบวนการต่าง ๆ ดังนี้
- จอภาพแสดงข้อความเตรียมพร้อมที่จะทำงาน
- สอดบัตร และพิมพ์รหัสผู้ใช้
- เลือกรายการ
- ใส่จำนวนเงินที่ต้องการ
- รับเงิน
- รับใบบันทึกรายการ และบัตร
การใช้คอมพิวเตอร์ปฏิบัติงานในส่วนต่าง ๆ นั้นมักจะมีขั้นตอนที่สลับซับซ้อน และเกี่ยวข้องกับช่วงเวลาต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานด้วย จึงต้องมีคู่มือการปฏิบัติงานที่ชัดเจน เช่น คู่มือสำหรับผู้ควบคุมเครื่อง (Operation Manual) คู่มือสำหรับผู้ใช้ (User Manual) เป็นต้น
1 หน่วยรับข้อมูลเข้า (Input Unit)
หน่วยรับข้อมูลเข้า เป็นหน่วยที่ทําหน้าที่รับข้อมูล หรือคําสั่งเข้าสู่คอมพิวเตอร์เพื่อให้คอมพิวเตอร์นําข้อมูล หรือคําสั่งดังกล่าวไปประมวลผลกลางต่อไป
ตัวอย่างของอุปกรณ์ที่จัดอยู่ในหน่วยรับข้อมูลเข้าได้แก่
-แป้นพิมพ์ (Keyboard)
-เมาส์ (Mouse)
-ไมโครโฟน (Microphone)
-แสกนเนอร์ (Scanner)
-กล้องดิจิตอล
-ตัวอย่างของหน่วยรับข้อมูลเข้าแสดงในรูป
2 หน่วยประมวลผล (Central Process Unit)
หน่วยประมวลผลกลาง เป็นหน่วยที่สําคัญที่สุด เปรียบได้กับสมองของคอมพิวเตอร์มีหน้าที่ประมวลผลของมูล หรือคําสั่งต่าง ๆ และมีหน้าที่ควบคุมระบบต่าง ๆ ของคอมพิวเตอร์ ให้ทุกหน่วยทํางานสอดคล้องกัน
ซึ่งหน่วยประมวลผลการจะประกอบด้วยหน่วยย่อย ๆ ดังต่อไปนี้
หน่วยความจํา (Memory Unit)
รีจิสเตอร์ (Register) คือ หน่วยความจําที่อยู่ภายใน CPU ทําหน้าที่เก็บข้อมูลที่ส่งมาจากหน่วยความจําหลัก และจะนําข้อมูลดังกล่าวไปประมวลผล
รอม (Read Only Memory: ROM) คือ หน่วยความจําหลักชนิดถาวรของคอมพิวเตอร์ทําหน้าที่เก็บคําสั่งต่าง ๆ ไม่สามารถแก้ไข้ข้อมูลในรอมได้ เปรียบได้กับหนังสือที่จะเก็บความรู้ต่าง ๆ เอาไว้
แรม (Random Access Memory: RAM) คือ หน่วยความจําหลักชนิดหนึ่งของคอมพิวเตอร์ทําหน้าที่เก็บข้อมูล หรือคําสั่งต่าง ๆ ที่ใช้ในการประมวลผล สามารถแก้ไขข้อมูลในแรมได้ และข้อมูลจะหายไปเมื่อปิดเครื่อง
คอมพิวเตอร์ เปรียบได้กับกระดาษทดหน่วยคํานวณ และ ตรรกะ (Arithmetic and Login Unit: ALU) เป็นหน่วยที่ทําหน้าที่คํานวณทางด้านคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร หรือคํานวณทางตรรกะศาสตร์ เช่น เปรียบเทียบข้อเท็จ เป็นต้น
หน่วยควบคุม (Control Unit) เป็นหน่วยที่ทําหน้าที่ควบคุมการทํางานทุกๆ หน่วยในCPU และอุปกรณ์ต่อพ่วงให้ทํางานได้อย่างสัมพันธ์กัน
3 หน่วยแสดงผล (Output Unit)
หน่วยแสดงผลเป็นหน่วยที่ทําหน้าที่นําผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลกลางไปแสดง
ตัวอย่างอุปกรณ์ที่จัดเป็นชนิดหน่วยแสดงผลได้แก่
-จอภาพ
-เครื่องพิมพ์
-ลําโพง
4 หน่วยเก็บข้อมูลสํารอง (Secondary Storage)
หน่วยเก็บข้อมูลสํารอง คือ สื่อในการเก็บบันทึกข้อมูล เช่น Hard disk, CD-ROM,Tape, Floppy disk เป็นต้น
Posted by นิ้ว Uncategorized
Standard Operation Procedures (SOPs) คืออะไร ทำไมต้องมี SOPs
SOPs คืออะไร เป็นคำถามที่พบบ่อยมาก สังเกตจากคำเต็มคือ Standard Operation Procedures ดังนั้น SOPs ก็คือ ขั้นตอนหรือกระบวนการ ที่มีอยู่มากมายในหลายๆหน่วยงาน ไม่ว่าจะเป็นภาครัฐหรือเอกชนก็ย่อมจะต้องมีขั้นตอนหรือกระบวนการในการปฎิบัติงาน บทบาทหลักของผู้บริหารของหน่วยงานต่างๆ
ย่อมต้องการจัดการหลังบ้านหรือจัดการงาน Operation ให้มีมาตรฐานเกิดขึ้นภายในองค์กร และองค์กรยักษ์ใหญ่ก็ย่อมต้องการไปให้ถึงระดับมาตรฐานนานาชาติ ดังนั้น ในการจัดทำ SOPs ขององค์กรขนาดใหญ่ที่เป็น International จึงมีการอ้างอิงข้อมูลจากบริษัทแม่ในต่างประเทศ
ทำไมต้องมี SOPs มาตรฐานการปฏิบัติงานมีไว้เพื่ออะไร คำตอบคือ “เพื่อลดความผิดพลาดในการปฏิบัติงานนั่นเอง”
SOP เป็นเอกสารที่แนะนำวิธีการปฏิบัติงานต่างๆ เพื่อให้องค์กรมีการปฏิบัติงานอย่างถูกต้องและมีทิศทางเดียวกันทั้งหมด
โดยระบุขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน และสามารถปรับปรุงพัฒนาได้ตามความเหมาะสมของแต่ละแผนกและองค์กร เพื่อให้เกิดผลจริงที่ปฏิบัติได้
วัตถุประสงค์หลักของ SOP คือ ลดการปฏิบัติงานผิดพลาด และสามารถใช้เป็นแนวทางขององค์กรในการจัดการขั้นตอนการปฏิบัติงานให้เกิดมาตรฐานขึ้น
ตัวอย่างของ SOP สำหรับ 1 งาน เช่น กรณีไฟตกไฟดับควรทำอย่างไรเพื่อให้งาน Operation ดำเนินต่อไป
“If your business depends on you, you don’t own a business — you have a job.”
Michael E. Gerber, The E-Myth Revisited
การระดมสมองเพื่อเขียน SOPs มีความจำเป็นในองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรที่ผู้ประกอบการต้องการให้ลูกน้องทำงานร่วมกันได้อย่างเป็นระบบ
การเขียนมาตรฐานการปฏิบัติงานหรือ SOPs
จุดมุ่งหมายของการเขียนมาตรฐานการปฏิบัติงาน คือ เพื่ออธิบายถึงเอกสารควบคุมคุณภาพ เช่น เอกสารด้านมาตรฐานการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เป็นต้น เกี่ยวกับองค์ประกอบ โครงสร้าง เนื้อหา เพื่อให้เอกสารคุณภาพเป็นระบบเดียวกัน เอกสารควรแสดงถึงขั้นตอนโดยละเอียดเพื่อการปฏิบัติงานที่ถูกต้องตรงกันทั้งองค์กร เอกสารอาจประกอบด้วย
General SOPs หมายถึง มาตรฐานการปฏิบัติงานสำหรับการบริหารจัดการต่างๆ เพื่อสนับสนุนงาน Operation ซึ่งหากองค์กรใดทำงานเป็น Project Base และ SOPs ขององค์กรอาจเขียนเป็นภาพรวมสำหรับทุกโครงการ
Instrument SOP หมายถึง มาตรฐานการปฏิบัติงานสำหรับวิธีการใช้และการบำรุงรักษาเครื่องมือต่างๆ ที่มีภายในองค์กร
เอกสารใน SOPs อย่างน้อยควรประกอบด้วย
Work Instruction หมายถึง ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
Card file หมายถึง วิธีการปฏิบัติงานที่ตัดตอนมาจากมาตรฐานการปฏิบัติงานหลัก เพื่อให้สะดวกในการปฏิบัติตามได้อย่างรวดเร็ว ณ จุดใช้งานได้ อาจจัดทำในรูปใดๆให้เหมาะสมกับการใช้งาน เช่น แผ่นป้าย แผ่นโปสเตอร์ เป็นต้น
Worksheet แบบบันทึกการปฏิบัติงาน หมายถึง แบบบันทึกที่ใช้บันทึกข้อมูลจากการปฏิบัติงานตามมาตรฐานการปฏิบัติงาน
Form แบบฟอร์ม หมายถึง แบบบันทึกที่ใช้บันทึกข้อมูลจากการปฏิบัติงานตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน และแบบบันทึกข้อมูลอื่นๆ ซึ่งอาจไม่ได้ใช้ในการปฏิบัติงานตามขั้นตอนหรือตามมาตรฐาน
Log Book สมุดบันทึก หมายถึง เอกสารที่บันทึกรายละเอียดการปฏิบัติงานโดยละเอียด