มีหลายคนที่มักเกิดความรู้สึกเสียดายที่ไม่เคยได้ทำตามความฝันของตัวเองเพราะกลัวความเสี่ยงที่อาจต้องเผชิญ พวกเขาจึงเลือกจะทำอะไรแบบเดิมๆ ต่อไป แต่การตั้งเป้าหมายนี่แหละที่เป็นสิ่งที่จะนำคุณออกจากพื้นที่ปลอดภัยได้ มันเป็นเหมือนจุดเช็คระหว่างทางไปยังจุดมุ่งหมายที่ฝันไว้ โดยเริ่มต้นจากเรื่องเล็ก ๆ ทำไปเรื่อย ๆ เพื่อวัดความก้าวหน้าของแผนโดยรวมที่ได้ตั้งไว้
การตั้งเป้าหมาย ก็เหมือนกับการวางเส้นทางไปสู่ความสำเร็จ ลองนึกถึงเวลาที่คุณขับรถไปเที่ยวต่างจังหวัดกับเพื่อน การเดินทางเช่นนี้ย่อมต้องใช้เวลายาวนาน จึงควรจะต้องมีการหยุดรถระหว่างทางบ้าง เช่น การหยุดพักเพื่อทานอาหาร หรืออาจจะต้องแวะปั้มเพื่อเติมน้ำมันเผื่อไว้ในกรณีฉุกเฉินไงล่ะ
ดังนั้น จงเผชิญหน้ากับเป้าหมายเล็กๆ ที่จะหล่อหลอมคุณให้ก้าวไปสู่จุดหมายที่ใหญ่กว่า และจงวางแผนการเดินทางให้เป็นตามเป้าหมายในแบบที่เหมาะกับคุณ ด้วยเป้าหมายทั้ง 3 ประเภทนี้ นั่นก็คือ เป้าหมายระยะสั้น เป้าหมายระยะกลาง และเป้าหมายระยะยาว นั่นเอง
1. การตั้งเป้าหมายระยะยาว
เริ่มด้วยการกำหนดเป้าหมายระยะยาว เป้าหมายระยะนี้จะกินเวลานานหลายปีกว่าจะทำให้สำเร็จได้ โดยให้คุณกำหนดเป้าหมายนี้เป็นอันดับแรก เนื่องจากเป้าหมายระยะยาวจะมีผลต่อเนื่องกับการเลือกเป้าหมายระยะกลางและสั้นได้
เป้าหมายระยะยาว ควรเป็นเรื่องที่ยิ่งใหญ่ ซึ่งอาจจะเป็นเรื่องที่เฉพาะเจาะจงหรือเกินจริงบ้างก็ได้ อย่างเช่น “อนาคตคุณต้องการเป็น CEO ของบริษัทที่คุณรักให้ได้” หรืออาจเป็นเป้าหมายกว้างๆ อย่างเช่น “คุณอยากมีโอกาสได้ทำงานในรายกายโทรทัศน์” หรือ “อยากทำงานในวงการแฟชั่น” เป็นต้น แต่ยังไงก็ตาม คุณก็ควรพยายามระบุให้เฉพาะเจาะจงเท่าที่จะเป็นไปได้ เพราะว่าจะได้วางแผนสิ่งที่ควรทำก่อนจะไปถึงจุดหมายได้ถูกต้องและเหมาะสม
2. การกำหนดเป้าหมายระยะสั้น
กำหนดเป้าหมายเล็กๆ ที่คุณสามารถทำให้สำเร็จได้ในเวลาสั้นๆ หรือระยะเวลาประมาณหนึ่งสัปดาห์โดยประมาณ ลองถามตัวเองว่าคุณต้องทำอะไรบ้างในสัปดาห์นี้ ที่จะช่วยให้ชีวิตคุณเดินไปตามทางที่คุณวางแผนระยะยาวไว้ได้ ยกตัวอย่างเช่น หากคุณอยากเป็นนักเขียน เป้าหมายระยะสั้นของคุณอาจจะเป็น การฝึกเขียนบทความได้ห้าหน้ากระดาษ หรืออาจเข้าคอร์สอบรมการเขียนรายสัปดาห์ ไม่ก็เริ่มอ่านหนังสือในเรื่องที่กำลังอยากศึกษาอย่างจริงจัง ซึ่งการทำเป้าหมายเล็กๆ เหล่านี้ให้สำเร็จนี่แหละ ที่เหมือนกับการค่อยๆ ฝึกฝนคุณให้มีวินัยและพร้อมที่จะตั้งเป้าหมายให้ใหญ่กว่าเดิมได้
3. การเลือกเป้าหมายระยะกลาง
หลายคนอาจเข้าใจว่า คนเราขอแค่มีเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวก็เพียงพอในการจะก้าวเดินสู่ความสำเร็จได้แล้ว แต่ทว่า หากสังเกตุให้ดีช่วงห่างของระยะสั้นและยาวนั้นกลับมีระยะห่างกันมากไปจนเกินพอดี ทำให้บางครั้งเมื่อเวลาผ่านไปสักระยะ เราก็มักหลงลืมเป้าหมายตรงหน้าไปได้ง่ายๆ ดังนั้น เราจึงต้องมีสิ่งที่เข้ามาช่วยเติมเต็มระหว่างระยะทั้งสองนี้ให้สมบูรณ์ นั่นก็คือ ‘เป้าหมายระยะกลาง’
เป้าหมายระยะกลางนั้นอาจใช้เวลาประมาณหนึ่งเดือนไปจนถึงหนึ่งปีในการทำให้สำเร็จ อาจจะเป็นการเข้าเรียนคอร์สระยะยาว การฝึกงานฝึกประสบการณ์ การเรียนต่อ หรือว่าการเปลี่ยนงานของคุณก็ได้ ซึ่งทั้งหมดทั้งมวลนี้ต้องอาศัยการวางแผนว่าอะไรคือสิ่งที่คุณจะต้องทำให้ได้ในระยะเวลาที่กำหนดไว้นั่นเอง
เมื่อคุณบรรลุเป้าหมายระยะกลางนี้ได้สำเร็จแต่ละครั้ง มันจะช่วยสร้างความก้าวหน้าก้าวใหญ่ๆ ให้กับเส้นทางที่คุณหวังไว้ในระยะยาวได้ ทั้งยังช่วยให้คุณก้าวออกจากพื้นที่ปลอดภัยได้มากกว่าการค่อยๆ บรรลุเป้าหมายระยะสั้นอีกด้วยนะ ซึ่งความยากลำบากในระยะนี้แหละ ที่ทำให้ผู้คนต่างสามารถก้าวข้ามขีดจำกัดของตัวเองสู่สิ่งที่ตั้งไว้ในระยะยาวได้สำเร็จ
Source: Entrepreneur
ท่ามกลางสังคมที่ดูจะรวดเร็วและเร่งรีบขึ้นเรื่อย ๆ เชื่อว่าหลายคนคงเคยรู้สึกอยากมีเวลามากกว่า 24 ชั่วโมงในหนึ่งวัน เพราะรู้สึกว่าตัวเองมีเวลาไม่พอในการทำงาน ทั้ง ๆ ที่ก็ยุ่งอยู่ทั้งวัน พองานไม่เสร็จ ความเครียดก็เริ่มตามมาจนส่งผลกระทบกับงานต่อไปในวันข้างหน้าซึ่งทำร้ายสภาพจิตใจและประสิทธิภาพในระยะยาวในท้ายที่สุด
ประเด็นและเป้าหมายที่คนหันมาสนใจอยากพัฒนาจึงเป็น การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพื่อให้ใช้เวลาได้คุ้มค่าและได้งานที่มีคุณภาพออกมา แต่การทำงานหลายชั่วโมงไม่ได้แปลว่าทำงานมีประสิทธิภาพ และการทำงานเยอะก็ไม่ได้แปลว่าทำงานที่สำคัญ สิ่งที่เราต้องเข้าใจก่อนคือ ความมีประสิทธิภาพที่ว่านั้นมันวัดจากอะไร และจะรู้ได้อย่างไรว่าตัวเราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงขึ้นแล้ว?
ประสิทธิภาพในการทำงาน
ประสิทธิภาพในการทำงานที่หลาย ๆ คนพูดถึงคือ การวัดว่าเราสามารถทำงานได้ดีและถูกต้องด้วยวิธีที่ดีที่สุดที่เป็นไปได้ และงานที่ทำนั้นตรงตามเป้าหมายของทั้งบริษัทและตัวเอง ซึ่งต้องคำนึงถึงทั้ง Input ที่เราใส่เข้าไปในงานอย่างเวลาและพลังงาน (หรือวัตถุดิบที่ใช้ผลิตถ้ามองในมุมอุตสาหกรรม) และ Output หรือผลลัพธ์ที่ได้ว่ามีปริมาณและคุณภาพมากขนาดไหน ซึ่งเป้าหมายของการทำงานที่นับว่ามีประสิทธิภาพมากที่สุดวัดได้จาก
- ใช้เวลาน้อยที่สุด
- สูญเสียพลังงานน้อยที่สุด
- ผลลัพธ์ที่ได้มีคุณภาพและปริมาณสูงที่สุด
การพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานจึงโฟกัสไปที่การทำงานให้เร็วขึ้น มีความเชี่ยวชาญมากขึ้น และผลลัพธ์ทำให้เกิดความพึงพอใจมากขึ้น ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว งานที่แตกต่างกันก็มีข้อจำกัดต่างกัน โดยเฉพาะเรื่องเวลา ยกตัวอย่างเช่น พนักงานออฟฟิศที่มีช่วงเวลาทำงานตายตัว กับ ฟรีแลนซ์ที่บริหารเวลาทำงานเองทั้งหมด สิ่งสำคัญจึงเป็นการปรับวิธีการทำงานของตัวเองและเรียนรู้เพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุดนั่นเอง
ในบทความนี้ เราเลยขอแนะนำ 5 วิธีในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะทำงานอะไร ที่ไหน และด้วยเวลาแบบตายตัวหรือไม่ก็ตาม
1. เริ่มวางแผนตารางเวลา
เมื่อได้รับงานมาทั้งงานแบบระยะสั้นและระยะยาว สิ่งแรกที่ควรทำคือ การจัดตารางงานโดยการแบ่งงานและจัดลำดับความสำคัญ เพื่อให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และส่งผลต่อเป้าหมายของคุณและบริษัท
การจัดลำดับความสำคัญ
วิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานนั้นมีหลากหลายแบบ แต่โมเดลที่คนนิยมใช้คือ Eisenhower Matrix หรือเจ้า Urgent-Important Matrix ซึ่งแบ่งงานออกเป็น 4 ส่วนตามลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนดังภาพ
จะเห็นได้ว่างานแต่ละงานมีความสำคัญไม่เท่ากัน และมันส่งผลกับชีวิตคุณไม่เท่ากันด้วย เช่น ถ้าคุณเป็นพนักงานขาย งานเช็คอีเมลก็ไม่สำคัญเท่าการเตรียมไอเดียพรีเซนต์การขายอย่างแน่นอน แต่หลายๆคนก็ยังเสียเวลามากมายในการเช็คอีเมลตลอดทั้งวันอยู่เสมอ ดังนั้นความสำคัญที่เราควรมองจริงๆจึงเป็นงานที่มีผลต่อการก้าวหน้าในสายอาชีพ ไม่ใช่งานที่ทำแล้วจบไปแต่ไม่มีผลสำคัญที่ใช้ประเมินได้กับองค์กรและตัวเอง
การแบ่งงาน
เมื่อจัดลำดับได้แล้ว สิ่งต่อไปคือการแบ่งงานและจัดลงตารางเวลาที่คุณมี เพราะคนที่เก่งมักจะรู้ว่าเขาต้องทำอะไร เมื่อไหร่ และจะใช้พลังงานเท่าไหร่ให้ได้งานที่มีคุณภาพ ซึ่งวิธีแบ่งที่จะช่วยให้งานง่ายขึ้นได้แก่
- แบ่งงานเป็นชิ้นย่อย ๆ : ลองนึกถึงงานก่อสร้าง 1 โปรเจค แน่นอนว่ามันย่อมมีขั้นตอนก่อสร้างมากมายตามลำดับ งานแต่ละชิ้นไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็กก็ย่อมมีขั้นตอนย่อยเหมือนกัน การเลือกใช้เวลาที่เราแอคทีฟมากที่สุดกับชิ้นงานย่อยที่สำคัญนั้นจึงทำให้งานมีคุณภาพ และคุณยังไม่เสียเวลาไปกับงานย่อยที่สำคัญน้อยกว่าอีกด้วย
- แบ่งเวลาสำหรับแต่ละงาน: จัดตารางเวลาว่าจะทำงานไหน ตอนไหน โดยเรียบเรียงให้ง่าย เพราะยิ่งจัดตารางได้ดี คุณก็ไม่ต้องเสียเวลาคิดตลอดท้ังวันว่าต้องทำอะไรต่อไป ซึ่งการลงตารางแบบนี้อาจจะวางเป็นทุกสัปดาห์ เพราะเป็นระยะเวลาที่พอเหมาะ และควรวางงานสำคัญในแต่ละวัน 3-5 งาน ซึ่งถือว่าไม่มากหรือน้อยเกินไป
หนึ่งสิ่งที่สำคัญคือ การพยายามอย่าผัดวันประกันพรุ่ง เพราะถ้าคุณเลื่อนหนึ่งงาน งานต่อ ๆไปก็จะถูกกระทบ การจัดตารางจึงควรมีช่วงเวลาว่างที่ยืดหยุ่นมากพอด้วย สำหรับงานที่อาจเข้ามากะทันหัน และงานอื่น ๆ ที่ทำไม่ทัน
2. เรียนรู้ 'ตัวเอง'
การวางแผนที่ดีต้องมาพร้อมกับการประเมินความสามารถของตัวเอง เพราะถ้าคุณวางตารางว่างานไหนจะใช้เวลาเท่าไหร่ แต่ไม่สามารถทำงานให้เสร็จภายในเวลาได้ สิ่งที่ตามมาคือความเครียดที่อาจจะสะสมขึ้นเรื่อย ๆ ยิ่งคิดถึงงานที่ทำไม่เป็นไปตามตารางเวลา ก็ยิ่งเป็นการกดดันและไม่พอใจในตัวเองมากขึ้น สิ่งที่ต้องรู้เพื่อการวางเวลาให้เหมาะสมมากขึ้นได้แก่
- รู้ลิมิต: คนแต่ละคนมีขีดจำกัดและข้อจำกัดในการทำงานไม่เหมือนกัน บางคนอาจทำงานดึกแล้วตื่นมาไม่มึนได้ แต่หลายคนมักจะเบลอจากการทำงานล่วงเวลา จนทำให้ไม่สดใสในวันต่อไป คิดอะไรไม่ค่อยออก ส่งผลให้สมองและพลังงานลดลงจนทำงานได้มีประสิทธิภาพลดลง การรู้ลิมิตที่เหมาะสมจึงจำเป็น
- รู้เป้าหมาย: คนทำงานได้ดีส่วนใหญ่มักรู้ว่าตัวเองทำงานชิ้นนั้นไปเพื่ออะไร มันตอบโจทย์อะไรกับหน้าที่การงานในอนาคต และรู้สึกมีแรงจูงใจในการทำงานอยู่เสมอ แม้จะเป็นเรื่องยากที่จะหนีจากอาการหมดไฟ แต่การมีเป้าหมายชัดเจนในงาน จะทำให้คุณสามารถกลับมาทำงานได้ตรงวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
พอเข้าใจตัวเองแล้ว เทคนิคทำงานที่คุณควรสนใจต่อไปคือ
- รู้จักพัก: การหักโหมกับงานมากเกินไปทำให้หมดไฟและเครียดสะสมได้ คุณจึงควรพักช่วงสั้นในระหว่างทำงานเพื่อรีเฟรชสมองและสายตาก่อนจะพร้อมลุยงานต่อไป
- รู้จักปฏิเสธให้เป็น: การปฏิเสธในที่นี้ไม่ได้หมายถึงการไม่รับงานใด ๆ แต่หมายถึงการเลือกงานและเวลาให้เหมาะสม เพราะบางครั้งที่เพื่อนร่วมงานขอให้คุณช่วยทำงานพร้อมบอกว่าเร่งด่วน ความจริงแล้วมันอาจจะไม่เร่งด่วนขนาดนั้น ในกรณีนี้ การขอเวลาอีกสัก 15 นาทีรอให้ทำงานปัจจุบันเสร็จก่อนก็ดีต่อความต่อเนื่องและประสิทธิภาพมากกว่า
3. สภาพแวดล้อมการทำงาน
สิ่งรบกวนมากมายต่างอยู่ในที่ทำงานโดยที่คุณเลือกไม่ได้ ทั้งเพื่อนร่วมงานที่พูดคุยกัน เสียงคุยโทรศัพท์ เสียงแจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดีย หรือเสียงประกาศใด ๆ ก็ตาม ซึ่งทำให้เสียสมาธิได้ง่ายมาก ยิ่งเฉพาะตอนที่คุณกำลังโฟกัสกับงานเต็มที่ การกลับมาโฟกัสเต็มที่อีกรอบยิ่งยากขึ้นไปใหญ่ การปรับสภาพแวดล้อมโดยตัดสิ่งรบกวนจะช่วยทำให้คุณมีสมาธิมากขึ้น ยกตัวอย่างเช่น การลงทุนซื้อหูฟังตัดเสียงเพื่อป้องกันเสียงรบกวน การปิดแจ้งเตือนโทรศัพท์ของคุณชั่วคราว และออกจากอีเมล เป็นต้น
นอกจากนี้การเลือกบริเวณที่เหมาะกับการทำงานและการจัดโต๊ะก็มีผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น เพราะคุณไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหากองเอกสารบนโต๊ะหรือค้นหาไฟล์บนหน้าจอ Desktop ที่รก โดยสภาพแวดล้อมที่ดี นอกจากจะไม่รบกวนสมาธิแล้วยังทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ได้ง่ายขึ้น ซึ่ง HUBBA ก็เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ดีสำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสม ด้วยบริการที่หลากหลายทั้งพื้นที่ทำงานส่วนตัว ห้องประชุม หรือพื้นที่ส่วนรวมที่คุณสามารถเลือกได้
4. สมาธิและโฟกัส
วิธีการเพิ่มความสามารถในการโฟกัสนอกจากการตัดสิ่งรอบตัวแล้ว ยังมีวิธีการช่วยพัฒนาสมองและสติได้ดังนี้
- นั่งสมาธิ: การนั่งสมาธิในช่วงเวลาสั้น ๆ ทำให้คุณมีสติ เพิ่มความสามารถในการโฟกัส ทำให้ไม่วอกแวกง่าย และสามารถนั่งทำงานได้นานขึ้น
- นอนให้เพียงพอ: การนอนหลับเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อสมองและความสดชื่น ลองสังเกตว่าวันไหนที่นอนไม่พอ สมองก็อาจจะตื้อ ไม่สดใส ทำให้คิดงานไม่ออกด้วย
- ออกกำลังกาย: การออกกำลังกายช่วยทำให้ร่างกายตื่นตัวและสดชื่น ทำให้สามารถทำงานได้แบบแอคทีฟมากขึ้น
- กินอาหารที่ดี: อาหารมีส่วนสำคัญในการเติมพลังสมองและส่งผลต่อความแอคทีฟในแต่ละวัน เพราะอาหารบางประเภทเช่น Junk Food ก็ต้องใช้พลังงานในการย่อยเยอะ ทำให้อ่อนเพลียได้เร็วกว่าการกินผักและผลไม้ และยังมีเทรนด์การทานอาหารที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่าง IF (Intermittent Fasting) หรือการกินแบบจำกัดช่วงเวลาอีกด้วย
5. ติดต่อสื่อสาร
หลายครั้งที่เราคุยงานกับเพื่อนหรือเจ้านายแล้วไม่เข้าใจชัดเจนพอ หรือติดต่อแล้วมีความเข้าใจผิดพลาดทำให้งานออกมาไม่ตรงตามที่ต้องการ เราก็ต้องเสียเวลามากมายไปกับการแก้งานใหม่อีกรอบ ด้วยเหตุนี้การติดต่อสื่อสารให้มีประสิทธิภาพจึงเข้ามาช่วยให้การทำงานราบรื่นมากยิ่งขึ้น โดยในปัจจุบัน เครื่องมือหลายอย่างก็ถูกพัฒนามาเพื่อช่วยเรื่องการสื่อสาร เช่น Project Management Tool ที่ทำให้ทุกคนในทีมมองเห็นภาพงานที่ทำไปพร้อมกัน เมื่อมีข้อสงสัยก็สามารถสอบถามผ่านออนไลน์ได้ง่ายขึ้น
นอกจากวิธีที่กล่าวมาทั้งหมดแล้ว ยังมีเทคนิคในการตั้งเป้าหมายและจัดตารางอีกมากมายซึ่งนำไปทดลองใช้ได้ทันที แต่อย่าลืมว่าทั้งหมดนี้จะมีประสิทธิภาพได้ขึ้นอยู่กับตัวคุณ ทั้งวินัยและความตั้งใจ เพราะการบริหารเวลาและจัดการแบ่งงานคือหนึ่งในทักษะที่ต้องใช้เวลาฝึกฝน ทดลองกับตัวเอง และดูว่าวีธีไหนมีประสิทธิภาพมากที่สุด
ถ้าคุณพร้อมที่จะพัฒนาการทำงานแล้วก็ลองเริ่มปฏิบัติตามทีละข้อและลงมือทำตั้งแต่วันนี้กันเลย!
กดเพิ่ม HUBBA เป็นเพื่อน เพื่อติดตามข่าวสารและร่วมสนุกกิจกรรมอื่นๆ ได้แล้วที่ไลน์แอด @hubbathailand