จากนั้นเลือก Location เป็น My Drive
สังเกต ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่มีการแชร์จะมีไอคอนบุคคล อยู่ภายในโฟลเดอร์ ให้คลิกไฟล์หรือโฟล์เดอร์ที่ต้องการตรวจสอบสิทธิ์ จากนั้นคลิกขวาเลือกเมนู View Details
ระบบจะแสดงรายละเอียด ว่าเราได้แชร์ข้อมูลกับใคร ถูกแก้ไขล่าสุดคือใครและถูกเปิดอ่านล่าสุดคือใคร หากต้องการเปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึง ให้คลิกที่ Manage access ตามภาพด้านล่าง
จากนั้น คลิกที่ตำแหน่งบริเวณกรอบสี่เหลี่ยม ตามภาพด้านล่าง สามารถเลือกการจัดการได้ 6 ประเภท
- Viewer กำหนดให้สามารถอ่านได้อย่างเดียว ไม่สามารถแก้ไขได้
- Commenter กำหนดให้สามารถแสดงความคิดเห็นได้ ไม่สามารถแก้ไขได้
- Editor กำหนดให้ จัดเรียงย้ายตำแหน่ง เพิ่มไฟล์ แก้ไข เปลี่ยนชื่อไฟล์ได้ ลบจาก drive ผู้ถูกแชร์ได้แต่ไฟล์ ต้นฉบับยังคงอยู่ที่เจ้าของไฟล์
- Add expiration กำหนดวันในการหมดสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
- Transfer ownership ย้ายสิทธิ์การเป็นเจ้าของไฟล์ให้กับผู้ที่ถูกแชร์
- Remove access ถอนสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์
นอกจากนี้ยังสามารถ ปรับแต่งลิงก์สำหรับการเข้าถึงไฟล์ ได้ 3 ระดับ
- Restricted จำกัดเฉพาะบุคคลที่กำหนดเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้
- King Mongkut’s Institute of Technology Ladkrabang (KMITL) เฉพาะบุคคลในสถาบันที่สามารถ เข้าถึงได้
- ทั้งบุคคลภายในสถาบันและบุคคลภายนอก สามารถเข้าถึงไฟล์ดังกล่าวได้
หากต้องการกำหนดให้ผู้ที่เป็น Editors ไม่สามารถแก้ไขสิทธิ์และการแชร์ได้ให้ คลิกที่รูปเฟือง มุมขวาบน
จากนั้น uncheck หน้าข้อความดังกล่าว ออก
updated on 1 August 2022
- Created 25/02/2022
- Category Google Workspace
ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ที่เก็บไว้ใน Google Drive ให้กับใครก็ได้ที่มีบัญชี Google นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดสิทธิ์ได้ว่าจะให้คนที่แชร์ไฟล์ด้วยกันนั้นสามารถแก้ไข แสดงความคิดเห็น หรืออนุญาตให้ดูไฟล์ได้อย่างเดียว โดยมีขั้นตอนดังนี้
เปิดเบราว์เซอร์ แล้วไปที่ //drive.google.com/
กรอกบัญชี Google จากนั้นคลิกที่ Next
กรอกรหัสผ่าน จากนั้นคลิกที่ Next
วิธีแชร์ไฟล์ใน Google Drive นั้นทำได้ 2 วิธี ดังนี้
วิธีที่ 1 แชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์เฉพาะบัญชีผู้ใช้ที่ระบุไว้
คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์
คลิกที่ Share
กรอกบัญชีอีเมลที่ต้องการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ลงไป
คลิกที่ Editor เพื่อกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ของผู้ใช้ดังกล่าว
- Viewer – ผู้ใช้สามารถดูไฟล์หรือโฟลเดอร์ดังกล่าวได้อย่างเดียว
- Commenter – ผู้ใช้สามารถแสดงความคิดเห็นไฟล์หรือโฟลเดอร์ดังกล่าวได้อย่างเดียว
- Editor – ผู้ใช้สามารถแก้ไขไฟล์หรือโฟลเดอร์ดังกล่าวได้
นอกจากนี้ถ้าต้องการให้มีการแจ้งเตือนแก่ผู้ที่ได้รับการแชร์ไฟล์ด้วย ให้ติ๊กถูกที่ Notify people จากนั้นคลิกที่ Send
เมื่อเสร็จขั้นตอนแล้ว หากติ๊กถูกที่ Notify people ไว้ ผู้ที่ได้รับการแชร์ไฟล์จะได้รับอีเมลแจ้งว่าสามารถเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่แชร์ไว้ได้เลยผ่านเมนูแชร์กับฉัน (Shared with me) ใน Google Drive
วิธีที่ 2 แชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ผ่านลิงก์
***หมายเหตุ : ไม่แนะนำให้ใช้วิธีนี้ เพราะใครก็ตามที่มีลิงก์ บังเอิญได้ลิงก์หรือว่าบังเอิญเป็นแฮกเกอร์แล้วสแกนเจอลิงก์ดังกล่าวเข้า จะสามารถเข้าถึงข้อมูลเราได้
คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์
คลิกที่ Get link
ระบบจะแสดงลิงก์ที่ใช้ในการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ดังกล่าว ให้คลิกที่ Viewer เพื่อกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้กับคนที่มีลิงก์นี้
- Viewer – คนที่มีลิงก์นี้สามารถดูไฟล์หรือโฟลเดอร์ดังกล่าวได้อย่างเดียว
- Commenter – คนที่มีลิงก์นี้สามารถแสดงความคิดเห็นไฟล์หรือโฟลเดอร์ดังกล่าวได้อย่างเดียว
- Editor – คนที่มีลิงก์นี้สามารถแก้ไขไฟล์หรือโฟลเดอร์ดังกล่าวได้
คลิกที่ Copy link จากนั้นคลิกที่ Done (นำลิงค์ที่คัดลอกไว้ส่งให้กับบุคคลที่ต้องการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ดังกล่าว)