1. ประเภทของจดหมายธุรกิจ
ประเภทของจดหมายธุรกิจ แบ่งได้ 2 ประเภท คือ
1. จดหมายธุรกิจไทยแบบต่างประเทศ
แบ่งออกได้ 3 ชนิด คือ
แบบฟูลบล็อก
แบบมอดิไฟด์บล็อก
แบบเซมิบล็อก
2. จดหมายธุรกิจไทยแบบหนังสือราชการ
2. ประโยชน์ของจดหมายธุรกิจ
1. เป็นหลักฐานยืนยันความถูกต้องตามกฎหมาย
2. ประหยัดค่าใช้จ่ายและได้สาระสำคัญดีกว่าการติดตอทางโทรศัพท์
3. เก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงในอนาคต
3. ลักษณะของจดหมายธุรกิจ
1. ชัดเจน พจนานุกรมไทย มานิต มานิตเจริญให้ความหมายของชัดเจนว่า
ถูกต้องแน่นอน
2. ได้ใจความ
3. สุภาพ พจนานุกรมไทย มานิต มานิตเจริญให้ความหมายของสุภาพว่า เรียบร้อย อ่อนโยน เป็นผู้ดีละมุนละม่อม ในจดหมายน่าจะมายถึงข้อความที่สละสลวย
4. กระทัด
พจนานุกรมไทย มานิต มานิตเจริญให้ความหมายของกะทัดรัดว่า ได้ส่วนสัตดี. เหมาะเจาะ.สมทรง. สมส่วน. ในจดหมายธุรกิจน่าจะหมายถึง สั้น แต่ได้ใจความ
5. แนบเนียน พจนานุกรมไทย มานิต มานิตเจริญให้ความของแนบเนียนว่า รัดกุม. สนิท. กลมกล่อม. เหมาะเจาะ. ละมุนละไม
6. ระลึกถึงผู้อ่าน
4 ส่วนต่างๆ ของจดหมายธุรกิจ
4.1 ส่วนต่างๆ ของจนหมายธุรกิจไทยแบบต่างประเทศและการเว้นบรรทัด
1. หัวจดหมาย (Letter Head) บริษัทห้างร้านจะมีกระดาษหัวจดหมายไว้ใช้ในกิจการ จึงไม่ต้องพิมพ์หัวจดหมาย
2. วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย (Date Line) จากบรรทัดสุดท้ายขอหัวจดหมายเว้น 1.5 หรือ 2 ระยะบรรทัด พิมพ์ตัวเลขของวันที่ เคาะ 2 ชื่อเต็มของเดือน เคาะ 2 ปี พ.ศ. ที่ออกหนังสือ ส่ง
31 ตุลาคม 2554
3. ที่อยู่ผู้รับจดหมาย (Inside Address) จากวันที่ เว้น 1.5ระยะบรรทัด พิมพ์ชื่อที่อยู่ผู้รับจดหมายอย่างน้อยต้อง 3บรรทัด
4. คำขึ้นต้น
(Salutation) จากบรรทัดสุดท้ายของที่อยู่ผู้รับจดหมายเว้น 1.5 ระยะบรรทัด
5. เนื้อความจดหมาย (Body of Letter) จากคำขึ้นต้นเว้น 1.5 ระยะบรรทัด
6. คำลงท้ายจดหมาย
(Complementary Closed) จากบรรทัดสุดท้ายของเนื้อความจดหมาย 1.5ระยะบรรทัด ถ้าเนื้อความจดหมายมีหลายย่อหน้า แต่ละย่อหน้าเว้น 1 ระยะบรรทัด หรือ 1.5 ระยะบรรทัด ขึ้นอยู่กับความยาวของเนื้อความจดหมาย
7. ชื่อบริษัท (Company Name) (ถ้ามี) จากคำลงท้ายเว้น 1.5 ระยะบรรทัด
8. ชื่อและตำแหน่งผู้ลงนามในจดหมาย (Name & Position)
จากคำลงท้ายหรือบริษัทเว้น 2.5 ระยะบรรทัด ส่วนตำแหน่งเว้น 1 ระยะบรรทัด จากชื่อผู้ลงนามท้ายจดหมาย
9. ชื่อย่อของผู้ลงนามในจดหมายและผู้พิมพ์ จากตำแหน่งเว้น 1.5 ระยะบรรทัด
พิมพ์ชิดกั้นหน้า
10. Carbon Copy สำเนาจดหมายส่งไปให้กับบุคคลอื่น จากชื่อย่อของผู้ลงนามในจดหมายและผู้พิมพ์ เว้น 1.5 ระยะบรรทัด
11. Postscript (ปัจฉิมลิขิต) จากสำเนาจดหมายเว้น 1.5 ระยะบรรทัด
4.2 ส่วนต่างๆ ของจดหมายธุรกิจไทยแบบหนังสือราชการและการเว้นระยะบรรทัด
1) หัวจดหมาย บริษัทห้างร้านจะมีกระดาษหัวจดหมายไว้ใช้ในกิจการ จึงไม่ต้องพิมพ์หัวจดหมาย
2) ที่ (ถ้ามี) จากบรรทัดสุดท้ายของหัวจดหมายเว้น 2 หรือ 3 ระยะบรรทัด
3) วัน เดือน ปี จากที่เว้น 1.5ระยะบรรทัด พิมพ์ตัวเลขของวันที่ วรรค 2 พิมพ์ชื่อเต็มของเดือน วรรค2พิมพ์ตัวเลขเต็มของ พ.ศ.
เริ่มพิมพ์จากกึ่งกลางหน้ากระดาษ
4)เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของจดหมายสั้น กะทัดรัด จาก วัน เดือน ปี เว้น 1.5ระยะบรรทัด
5) คำขึ้นต้น จากเรื่อง เว้น1.5
ระยะบรรทัด
6)อ้างถึง (ถ้ามี) จากคำขึ้นต้นเว้น 1.5ระยะบรรทัด
7) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)จากคำขึ้นต้น หรือจากอ้างถึงเว้น 1.5
ระยะบรรทัด
8)เนื้อความจดหมาย จากคำขึ้นต้น หรือจากอ้างถึง หรือจากสิ่งที่ส่งมาด้วยเว้น 1.5 ระยะบรรทัด
ถ้าเนื้อความจดหมายมีมากกว่า 1 ย่อหน้า แต่ละย่อหน้า เว้น 1 ระยะบรรทัด
หรือ1.5ระยะบรรทัด ขึ้นอยู่กับความยาวเนื้อความจดหมาย
9) คำลงท้าย จากบรรทัดสุดท้ายของเนื้อความจดหมายเว้น 1.5 ระยะบรรทัดและเริ่มพิมพ์จากกึ่งกลางหน้ากระดาษ
10) ชื่อบริษัท จากคำลงท้ายเว้น 1.5
ระยะบรรทัด
11) คำนำหน้าชื่อ ชื่อและชื่อสกุลของผู้ลงนาม พิมพ์อยู่ในวงเล็บให้สมดุลกับคำลงท้าย จากคำลงท้ายหรือ จากชื่อบริษัทเว้น 2.5 ระยะบรรทัด
12) ตำแหน่ง จากชื่อเว้น 1 ระยะบรรทัดและพิมพ์ให้สมดุลกับชื่อ
13) ชื่อย่ออ้างอิง พิมพ์ชิดกั้นหน้า เว้น 1.5 ระยะบรรทัดจากตำแหน่ง
โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 Microsoft Office Word
2010 จะมีแม่แบบจดหมายให้นักศึกษาได้เลือกใช้หลากหลายรูปแบบ เช่น จดหมาย >การจ้างงาน> จดหมายสมัคงาน
ขั้นตอนการดาวน์โหลดจดหมาย
1) คลิกปุ่ม Office Button
2) คลิกสร้าง
3) เลือกแม่แบบจดหมาย
4) เลือกชนิดของจดหมาย
5) Microsoft Office Online จะมีแม่แบบมาให้เลือก
6) คลิกดาวโหลด
5. พิมพ์จดหมายธุรกิจและซอง
5.1 พิมพ์จดหมายทางประเทศแบบฟูลบล็อก
ทุกส่วนของจดหมายพิมพ์ชิดซ้าย (ชิดกั้นหน้า)
5.2 พิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศแบบมอดิไฟด์บล็อก
1) วัน เดือน ปี ที่ออกจดหมายเริ่มพิมพ์จากกึ่งกลางหน้ากระดาษ
2) คำลงท้าย ชื่อบริษัท ชื่อและตำแหน่งเริ่มพิมพ์จากกึ่งกลางหน้ากระดาษ
5.3 พิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศแบบเซมิบล็อก
1) วิธีการพิมพ์และเว้นระยะบรรทัดเหมือนกับแบบมอดิไฟด์บล็อกทุกประการ
2) ย่อหน้า 5-10 ตัวอักษรทุกย่อหน้า
5.4 พิมพ์ซองจดหมาย
1. เลือก Office Button
2. เลือก สร้าง
3. เลือกแท็บการส่งจดหมาย
4. เลือกกริบบอนซองจดหมาย
5. เลือกสร้าง
6. พิมพ์จดหมายเวียนและซอง
6.1 ขั้นตอนการพิมพ์จดหมายเวียน (Mail Merge)
1) สร้างแหล่งข้อมูล
1.1เปิดแท็บการส่งจดหมาย
1.2 คลิกที่ริบบอนเริ่มจดหมายเวียน เลือกหัวข้อให้ตรงกับงานที่ทำ ในที่นี้เลือก Word ปกติ
1.3 ที่ริบบอนเลือกผู้รับให้เลือก พิมพ์รายชื่อใหม่ ผู้ใช้สามารถกำหมดชื่อคอลัมน์เองได้ (คำนำหน้าชื่อ ชื่อ นามสกุลสามารถกำหมดเป็นชื่ออื่นได้โดยคลิกที่ปุ่มกำหนด คอลัมน์เอง)
1.4 เมื่อพิมพ์คนที่
1 เสร็จแล้วให้คลิกที่ปุ่ม สร้างรายการ เพื่อพิมพ์ข้อมูลคนต่อ ๆ ไปเสร็จแล้วคลิก ตกลง บันทึกไฟล์เป็นชนิด Microsoft Office Access Lists
2) ขั้นตอนการสร้างเอกสารหลัง
2.1 เปิดแท็บการส่งจดหมาย
2.2 คลิกที่ริบบอนเริ่มจดหมายเวียน เลือกหัวข้อให้ตรงกับงานที่จะทำในที่นี้เลือก
จดหมาย
2.3 พิมพ์จดหมาย หลังคำขึ้นต้น เรียน ไม่ต้องพิมพ์ชื่อลงไปปล่อยว่างไว้
3) การผสานข้อมูลกับเอกสาร
3.1 เปิดแท็บการส่งจดหมาย
3.2 ทำเคอร์เซอร์ไปวางไว้หลังคำขึ้นต้น
3.3 ที่ริบบอนเลือกผู้รับ ใช้รายชื่อที่มีอยู่
3.4 แทรกเขตข้อมูลประสาน นำ คำนำหน้าชื่อ ชื่อ นามสกุลไปวางไว้หลังข้างต้น
3.5 แสดงตัวอย่างผลลัพธ์
3.6
ผลลัพธ์ของคนถัดไป
3.7 ที่ริบบอนเสร็จสิ้นและผสาน เลือกแก้ไข้แต่ละเอกสารหรือพิมพ์เอกสารตามต้องการ
6.2 ขั้นตอนการพิมพ์ซองจดหมายเวียน
1. เปิดแท็บการส่งจดหมาย
2. คลิกที่ริบบอนเริ่มจดหมายเวียน เลือกหัวข้อให้ตรงกับงานที่จะทำในที่นี้เลือกซองจดหมาย
3. เลือกขนาดซองจดหมาย
4. เลือกผู้รับ ใช้รายชื่อที่มีอยู่
5. แทรกเขตข้อมูลผสาน นำคำนำหน้าชื่อ ชื่อ นามสกุล บริษัท
มาวางไว้กึ่งกลางซอง
6. ตัวอย่างผลลัพธ์
7. ค้นหาคนถัดไป
8. เสร็จการผสานเลือกแก้ไขแต่ละเอกสาร หรือพิมพ์เอกสาร