เทคนิคทำสไลด์...นำเสนออะไรก็ผ่านใน 3 นาที
การนำเสนอที่ดี ไม่ใช่แค่การนำข้อมูลมาพูดให้ผู้ฟังได้รับทราบ แต่เป็นการแจ้งข้อมูลอย่างมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เมื่อผู้ฟังได้รับข้อมูลแล้ว ผู้ฟังอาจมีการเปลี่ยนแปลงความคิด เปลี่ยนแปลงพฤติกรรม (take action) หรือตัดสินใจมอบโอกาสที่ดีให้กับผู้นำเสนออีกด้วย
เราคงผ่านตาการนำเสนอที่สุดยอดไม่ว่าจะจากการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ของ Apple โดย Steve Jobs หรือ การนำเสนอระดับโลกใน TED Talks กันมาบ้าง ซึ่งทำให้ผู้ชมหัวใจเต้นแรง อ้าปากค้าง น้ำตาไหล รวมถึงกระเป๋าเงินสั่นระรัวพร้อมจ่ายเงินเพื่อซื้อผลิตภัณฑ์ของผู้นำเสนอ ณ เดี๋ยวนั้นกันเลยทีเดียว ซึ่งการนำเสนอแบบนี้ มักใช้การสร้างอารมณ์ร่วมกับผู้ชมให้คล้อยตาม แต่เน้นการนำเสนอให้ติดตราตรึงใจ
แต่การนำเสนออีกประเภทหนึ่งที่พวกเรามักประสบอยู่บ่อยครั้ง คือ การนำเสนอต่อผู้บริหารขององค์กรของเราเอง เพื่อให้ผู้บริหารตัดสินใจอนุมัติโครงการหรือมาตรการของเรา การนำเสนอแบบนี้ มักใช้เวลาไม่กี่นาที ซึ่งเป็นการนำเสนอข้อมูลหรือข้อเท็จจริงเป็นหลัก จึงไม่ใช้อารมณ์ร่วมเป็นตัวชูโรง เนื่องจากอาจทำให้ความน่าเชื่อถือของเราลดลง และเสียเวลาผู้บริหารนั่นเอง
แต่จะทำอย่างไรจึงจะใช้เวลานำเสนอน้อย แต่ได้มาก นั่นคือจูงใจให้ผู้บริหาร Say Yes! กับข้อเสนอของเรา เรามาไขความลับกันในหนังสือเล่มนี้ “เทคนิคทำสไลด์ นำเสนออะไรก็ผ่านใน 3 นาที” โดย มะเอะดะ คะมะริ ซึ่งเป็นอดีตผู้บริหารระดับสูงของบริษัทซอฟต์แบงค์ บริษัทโทรคมนาคมที่ใหญ่ที่สุดในประเทศญี่ปุ่น และผู้เขียนยังเป็นวิทยากรประจำของบริษัทนี้เพื่อสอนเทคนิคการนำเสนอให้พนักงานบริษัทแห่งนี้โดยเฉพาะ บทความนี้ขอสรุปสั้นๆ สำหรับเทคนิคที่น่าสนใจในการทำสไลด์สำหรับนำเสนอต่อผู้บริหารภายในเวลา 3-5 นาที ดังนี้นะคะ
- สไลด์ที่ดี คือ “เข้าใจง่ายและเป็นเหตุเป็นผล” ท่องประโยคนี้ให้ขึ้นใจค่ะ ไม่ว่าคุณจะใส่ข้อมูล รูปภาพ กราฟ หรือสิ่งใด ให้ถามตัวเองตลอดว่าสิ่งที่ใส่เข้าไป เข้าใจง่าย และ เป็นเหตุเป็นผลหรือยัง
- เลือกประเด็น (หรือมาตรการ) ที่จะนำเสนอเพียงประเด็นเดียว การมีหลายประเด็นจะทำให้เข้าใจยาก และผู้ชมมีคำถามนอกประเด็นที่เรานำเสนอจำนวนมาก และหลุดจากประเด็นได้ง่ายค่ะ
- สไลด์ควรประกอบด้วยสไลด์ต่างๆดังนี้คือ
สไลด์ปก สไลด์กั้นหน้า สไลด์เนื้อหา และสไลด์ภาคผนวก
- สไลด์ปก
- ให้ใส่ชื่อปัญหาที่มาตรการหรือโครงการของเราต้องการแก้ ให้สั้นกระชับ ใช้อักษรตัวใหญ่ที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ เช่น “มาตรการแก้ปัญหาลูกค้าลดลง”
- ใส่ชื่อการประชุม สถานที่นำเสนอ และวันที่นำเสนอ ให้ชัดเจน เพื่อให้เราไม่สับสนในกรณีที่หัวข้อเดียวกันมีสไลด์หลายเวอร์ชั่น
- ให้ใช้สไลด์ขนาด 4:3 เพราะเป็นการนำเสนอที่เน้นเหตุและผล ในขณะที่สไลด์ขนาด 16:9 เหมาะสำหรับการนำเสนอที่เน้นอารมณ์ โดยเลือกขนาดสไลด์ที่ Tab Design >> Slide Size
- สไลด์ปก
รูปที่ 1 ตัวอย่างสไลด์หน้าปก
บนแท็บ การนำเสนอสไลด์ คลิก ตั้งค่าการนำเสนอสไลด์
ภายใต้ ชนิดการนำเสนอ ให้เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
เมื่อต้องการอนุญาตให้ผู้ที่ชมการนำเสนอสไลด์ของคุณสามารถควบคุมได้เมื่อพวกเขาเลื่อนดูสไลด์ล่วงหน้า ให้เลือก โดยผู้บรรยาย (เต็มหน้าจอ)
เมื่อต้องการแสดงการนำเสนอสไลด์ของคุณในหน้าต่างที่ผู้ชมไม่สามารถควบคุมการเลื่อนสไลด์ได้ ให้เลือก แบบแสดงแต่ละการนำเสนอในหน้าต่าง
เมื่อต้องการวนรอบการนำเสนอสไลด์ของคุณจนกว่าผู้ชมจะกด Esc ให้เลือก แบบตู้แสดงข้อมูลเต็มหน้าจอที่ป้องกันการแก้ไข
ทดสอบและบันทึกการกำหนดเวลาสไลด์
เมื่อคุณเลือกชนิดของการนำเสนอต่อไปนี้ ได้แก่ โดยผู้บรรยาย (เต็มหน้าจอ) และ แบบตู้แสดงข้อมูลเต็มหน้าจอที่ป้องกันการแก้ไข คุณอาจต้องการฝึกซ้อมและบันทึกการกำหนดเวลาสำหรับเอฟเฟ็กต์และสไลด์
บนแท็บ การนำเสนอสไลด์ คลิก ทดสอบการกำหนดเวลา
หมายเหตุ: ตัวจับเวลางานนำเสนอจะเริ่มขึ้นในทันทีเมื่อคุณคลิก ทดสอบการกำหนดเวลา
แถบเครื่องมือ การทดสอบ จะปรากฏขึ้นและกล่อง เวลาที่ใช้ในแต่ละสไลด์ จะเริ่มการกำหนดเวลางานนำเสนอ
รูปภาพ: แถบเครื่องมือการทดสอบ
ถัดไป (ไปยังสไลด์ถัดไป)หยุดชั่วคราวเวลาที่ใช้ในแต่ละสไลด์เล่นซํ้าระยะเวลางานนำเสนอขณะที่มีการกำหนดเวลางานนำเสนอของคุณ คุณสามารถเลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้บนแถบเครื่องมือ การทดสอบ
เมื่อต้องการย้ายไปยังสไลด์ถัดไป ให้คลิก ถัดไป
เมื่อต้องการหยุดบันทึกเวลาชั่วคราว ให้คลิก หยุดชั่วขณะ
เมื่อต้องการเริ่มบันทึกเวลาใหม่หลังจากการหยุดชั่วขณะ ให้คลิก หยุดชั่วขณะ
เมื่อต้องการตั้งค่าระยะเวลาที่แน่นอนสำหรับสไลด์ที่จะปรากฏ ให้พิมพ์ระยะเวลาในกล่อง เวลาที่ใช้ในแต่ละสไลด์
เมื่อต้องการเริ่มการบันทึกเวลาสำหรับสไลด์ปัจจุบันใหม่ ให้คลิก ทำซ้ำ
หลังจากคุณตั้งค่าเวลาสำหรับสไลด์สุดท้าย กล่องข้อความจะแสดงระยะเวลางานนำเสนอ และพร้อมท์ให้คุณเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
เมื่อต้องการรักษาการกำหนดเวลาสไลด์ที่บันทึกไว้ ให้คลิก ใช่
เมื่อต้องการละทิ้งการกำหนดเวลาสไลด์ที่บันทึกไว้ ให้คลิก ไม่ใช่
มุมมองตัวเรียงลำดับสไลด์จะปรากฏและแสดงเวลาของแต่ละสไลด์ในงานนำเสนอของคุณ
เพิ่มคำบรรยายหรือเสียง
เมื่อต้องการบันทึกคำบรรยาย คอมพิวเตอร์ของคุณจำเป็นต้องมีการ์ดเสียงและไมโครโฟน และตัวเชื่อมต่อไมโครโฟนถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณไม่มีไมโครโฟนในตัว
บนแท็บ การนำเสนอสไลด์ ในกลุ่ม ตั้งค่า ให้คลิกลูกศรบนปุ่ม บันทึกการนำเสนอสไลด์
เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
เริ่มการบันทึกตั้งแต่ต้น
เริ่มการบันทึกตั้งแต่สไลด์ปัจจุบัน
ในกล่องโต้ตอบ บันทึกการนำเสนอสไลด์ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย คำบรรยายและตัวชี้แบบเลเซอร์ และเลือกหรือยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย การกำหนดเวลาของสไลด์และภาพเคลื่อนไหว ตามความเหมาะสม
คลิก เริ่มการบันทึก
เคล็ดลับ:
เมื่อต้องการหยุดคำบรรยายชั่วขณะ ในเมนูทางลัด การบันทึก ในมุมมอง การนำเสนอสไลด์ ให้คลิก หยุดชั่วขณะ. และเมื่อต้องการเล่นคำบรรยายของคุณต่อ ให้คลิก ดำเนินการบันทึกต่อ.
เมื่อต้องการสิ้นสุดการบันทึกการนำเสนอสไลด์ของคุณ ให้คลิกขวาที่สไลด์ แล้วคลิก สิ้นสุดการนำเสนอ
การกำหนดเวลาการนำเสนอสไลด์ที่บันทึกไว้จะได้รับการบันทึกไว้โดยอัตโนมัติ และการนำเสนอสไลด์จะปรากฏในมุมมอง ตัวเรียงลำดับสไลด์ โดยมีกำหนดเวลาแสดงไว้ที่ด้านล่างของสไลด์แต่ละสไลด์
คุณสามารถบันทึกคำบรรยายก่อนที่คุณจะเรียกใช้งานนำเสนอ หรือคุณสามารถบันทึกระหว่างงานนำเสนอและใส่ข้อคิดเห็นของผู้ชม ถ้าคุณไม่ต้องการคำบรรยายตลอดทั้งงานนำเสนอของคุณ คุณสามารถบันทึกเสียงหรือข้อคิดเห็นแยกต่างหากบนสไลด์หรือวัตถุที่เลือก สําหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ให้ดู บันทึกการนําเสนอสไลด์ที่มีคําบรรยายและการกําหนดเวลาสไลด์
บนแท็บ การนำเสนอสไลด์ คลิก ตั้งค่าการนำเสนอสไลด์
ภายใต้ ชนิดการนำเสนอ ให้เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
เมื่อต้องการแสดงการนำเสนอสไลด์ของคุณในหน้าต่างที่ผู้ชมสามารถควบคุมการเลื่อนสไลด์ได้ ให้เลือก เรียกดูโดยบุคคล (หน้าต่าง)
เมื่อต้องการวนรอบการนำเสนอสไลด์ของคุณจนกว่าผู้ชมจะกด Esc ให้เลือก แบบตู้แสดงข้อมูลเต็มหน้าจอที่ป้องกันการแก้ไข
หมายเหตุ: การเลือกตัวเลือกนี้จะเลือกกล่องกาเครื่องหมาย วนซ้ำอย่างต่อเนื่องจนกว่าจะกด "Esc" โดยอัตโนมัติและทำให้การนำเสนอสไลด์ของคุณวยซ้ำ
ตั้งค่าการเปลี่ยนสไลด์
ถ้าคุณต้องการให้การนำเสนอสไลด์ทำงานโดยอัตโนมัติที่ Kiosk โดยอัตโนมัติ คุณสามารถควบคุมเวลาและวิธีการเลื่อนสไลด์ได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณสามารถนำการเปลี่ยนเดียวกันไปใช้กับทุกสไลด์ในงานนำเสนอและตั้งค่าการเปลี่ยนให้เลื่อนโดยอัตโนมัติหลังจากช่วงเวลาที่กำหนดไว้
บนแบบ เปลี่ยน แท็บ ให้คลิกการเปลี่ยนที่คุณต้องการ
เมื่อต้องการดูเพิ่มเติมเปลี่ยน ชี้ไปยังการเปลี่ยน จากนั้น คลิก
ทำสิ่งต่อไปนี้บนแท็บ การเปลี่ยน:
เมื่อต้องการตั้งค่าระยะเวลาที่จะแสดงแต่ละสไลด์ ให้เลือก หลังจาก และป้อนจำนวนวินาทีตามที่คุณต้องการ
เมื่อต้องการตั้งค่าระยะเวลาของการเปลี่ยนระหว่างสไลด์ ให้ป้อนระยะเวลาในกล่อง ระยะเวลา
คลิก นำไปใช้กับทั้งหมด
ส่งออกงานนำเสนอเป็นวิดีโอ
ผู้สมัครใช้งานสามารถส่งออกงานนำเสนอเป็นไฟล์ภาพยนตร์ได้ ดู บันทึกงานนำเสนอเป็นไฟล์ภาพยนตร์ เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม