อีเมลเป็นการส่งข้อความในรูปของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ จากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง
ไปยังคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่งโดยการส่งผ่านข้อความดังกล่าว จะถูกส่งผ่านโปรแกรมคอมพิวเตอร์ไปยังเมลเซิร์ฟเวอร์ (Mail Server) ผ่านไปทางอินเตอร์เน็ต
จากข้อมูลจะเก็บไว้ในเมลบล๊อกของผู้รับที่เราส่งไป การส่งอีเมล ก็จะประกอบไปด้วย 3 ส่วน ที่สำคัญ ได้แก่
1. ในการส่งอีเมล เราจะต้องทำการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต เพื่อเข้าไปใช้งานเมลเซิร์ฟเวอร์ โดยจะมีโปรโตคอลที่ใช้ในการส่งอีเมล
ก็คือ SMTP-Simple Mail Transfer Protocol
2. การส่งข้อมูลผ่านเซิร์ฟเวอร์ หลังจากที่เราได้เขียนข้อความในอีเมลเรียบร้อยแล้ว คอมพิวเตอร์ก็จะส่งอีเมล ไปยังเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งเซิร์ฟเวอร์ก็จะทำการตรวจสอบชื่อ และ ที่อยู่ของผู้รับอีเมล
แล้วจึงส่งอีเมลนั้นไปยังเซิร์ฟเวอร์ ของผู้รับ
3. ผู้รับอีเมล หลังจากที่อีเมลของผู้ส่งได้ถูกส่งมายังเมลบ็อกซ์ของผู้รับแล้ว อีเมลก็จะปรากฏอยู่ในเมลบ็อกซ์ จนกว่าผู้รับจะได้เปิดอ่าน และทำการลบอีเมลนั้นทิ้งไป
ประโยชน์และความสำคัญของอีเมล์
อีเมล์จึงเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ทันสมัยรูปแบบหนึ่งที่มีความสำคัญ ดังนี้
1. ทำให้การให้การติดต่อสื่อสารทั่วโลกเป็นไปอย่างรวดเร็วทันที ระยะทางไม่เป็นอุปสรรค สำหรับอีเมล์ในทุกแห่งทั่วโลกที่มีเครือข่ายคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อถึงกันได้ สามารถเข้าไปสถานที่เหล่านั้นได้ทุกที่
ทำให้ผู้คนทั่วโลกติดต่อถึงกันได้ทันที ผู้รับสามารถ
จะรับข่าวสารจาก อีเมล์ได้แทบจะทันทีที่ผู้ส่งจดหมายส่งข้อมูลผ่านทางคอมพิวเตอร์เสร็จสิ้น
2. สามารถส่งจดหมายถึงผู้รับที่ต้องการได้ทุกเวลา แม้ผู้รับจะไม่ได้อยู่ที่หน้าจอ คอมพิวเตอร์ก็ตาม จดหมายจะถูกเก็บไว้ในตู้จดหมายของคอมพิวเตอร์และเป็นส่วนตัว จนกว่า เจ้าของจดหมายที่มีรหัสผ่านจะเปิดตู้จดหมายของตนเอง
3. สามารถส่งจดหมายถึงผู้รับหลายๆ คนได้ในเวลาเดียวกัน โดยไม่ต้องเสียเวลาส่งให้ ทีละคน กรณีนี้จะใช้กับจดหมายที่เป็นข้อความเดียวกัน เช่น หนังสือเวียนแจ้งข่าวให้สมาชิกใน กลุ่มทราบหรือเป็นการนัดหมายระหว่างสมาชิกในกลุ่ม เป็นต้น
4. ช่วยประหยัดเวลาในการเดินทางไปส่งจดหมายถึงตู้ไปรษณีย์ หรือที่ทำการไปรษณีย์ ประหยัดค่าใช้จ่ายในการส่ง เนื่องจากไม่ต้องคำนึงถึงปริมาณน้ำหนัก และระยะทางของจดหมายเหมือนกับไปรษณีย์ธรรมดา
5. ผู้รับจดหมายสามารถเรียกอ่านจดหมายได้ทุกเวลาตามสะดวก ซึ่งจะทำให้ทราบว่าใน ตู้จดหมายของผู้รับมีจดหมายกี่ฉบับ มีจดหมายที่อ่านแล้ว และยังไม่ได้เรียกอ่านกี่ฉบับ เมื่ออ่าน จดหมายฉบับใดแล้ว หากต้องการลบทิ้งก็สามารถเก็บข้อความไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลได้ หรือจะพิมพ์ออกมาลงกระดาษก็ได้เช่นกัน
6. สามารถถ่ายโอนแฟ้มข้อมูล (Transferring Files) แนบไปกับจดหมายถึงผู้รับได้ ทำให้การแลกเปลี่ยนข่าวสารเป็นไปได้ โดยสะดวก รวดเร็ว ทันเวลา และทันเหตุการณ์
จากความสำคัญของอีเมล์ที่สามารถอำนวยประโยชน์ให้กับผู้ใช้อย่างคุ้มค่านี้ ทำให้ในปัจจุบันอีเมล์แทบจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของสำนักงานทุกแห่งทั่วโลกที่ทำให้สมาชิกในชุมชนโลกสามารถติดต่อกันผ่านทาง
คอมพิวเตอร์ได้ในทุกที่ทุกเวลา
ที่มาข้อมูล //www.tsu.ac.th
ที่มาข้อมูล //www.krunee.com
สารบัญ
- วิธีการทํางานของอีเมล
- อีเมลตีกลับถาวร/ ไม่สามารถส่งได้ (ข้อผิดพลาด 5xx)
- อีเมลล้มเหลวชั่วคราว/ ข้อผิดพลาดลองใหม่ (ข้อผิดพลาด 4xx)
วิธีการทํางานของอีเมล
เมื่อคุณส่งอีเมลถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง จะมีการประมวลผลจำนวนมากที่เกี่ยวข้องในส่วนหลัง ก่อนที่อีเมลจะถึงผู้รับ ภาพรวมโดยสรุปของกระบวนการอธิบายไว้ด้านล่างนี้:
- คุณเขียนและส่งอีเมลจาก ไคลเอนต์อีเมล ของคุณ
- ไคลเอนต์อีเมล เชื่อมต่อกับ เซิร์ฟเวอร์ SMTP ขาออก และส่งอีเมลใน รูปแบบ MIME
- SMTP ขาออกจะตรวจสอบ รายละเอียดผู้ส่ง และประมวลผลข้อความสำหรับส่งและใส่ไว้ใน คิวขาออก
- เซิร์ฟเวอร์ SMTP ยึดตามรายละเอียดโดเมนในที่อยู่ของผู้รับและค้นหา เซิร์ฟเวอร์ DNS ของโดเมนและค้นคืน ข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ (บันทึก MX /บันทึก A ในกรณีที่ ไม่มีบันทึก MX) ของโดเมนผู้รับ
- จากนั้น เซิร์ฟเวอร์ SMTP จะเชื่อมต่อกับ เซิร์ฟเวอร์อีเมลผู้รับ และส่งอีเมลผ่านโปรโตคอล SMTP
- เซิร์ฟเวอร์ผู้รับ จะตรวจสอบความถูกต้องของบัญชีผู้รับและส่งอีเมลไปยังบัญชีเมลของผู้ใช้
- ผู้ใช้ดูอีเมลที่ได้รับโดยใช้ไคลเอนต์อีเมลของเขา
อีเมลตีกลับ/ ข้อความที่ไม่สามารถส่งได้ (ข้อผิดพลาด 554.x.x/ ข้อผิดพลาด 5xx):
เมื่ออีเมลถูกส่งจากไคลเอนต์ อีเมลอาจถูกตีกลับเป็นอีเมลที่ไม่สามารถส่งได้เนื่องจากเหตุผลใดๆ ทางด้านล่าง ข้อผิดพลาดเหล่านี้เป็นข้อผิดพลาดถาวร ดังนั้นเซิร์ฟเวอร์ SMTP จะไม่พยายามส่งอีเมลซ้ำ
โดเมนไม่ถูกต้อง:
เมื่อคุณส่งอีเมลไปยังโดเมนที่ไม่ถูกต้อง เซิร์ฟเวอร์ SMTP จะไม่สามารถค้นหาข้อมูล DNS สำหรับโดเมนนั้นได้ ในกรณีนี้ อีเมลจะถูกตีกลับเป็นไม่สามารถส่งได้โดยเซิร์ฟเวอร์ SMTP เอง
ตัวอย่าง: คุณส่งอีเมลไปยัง แทนที่จะเป็น ในกรณีนี้ เมื่อไม่มีโดเมนที่ถูกต้องชื่อ yordomain.com การค้นหา DNS จะล้มเหลวและถือว่าเป็นโดเมนที่ไม่ถูกต้อง
วิธีแก้ไข: ตรวจสอบตัวสะกดของชื่อโดเมนที่คุณป้อนให้ถูกต้อง
ไม่พบบันทึก MX
เมื่อคุณส่งอีเมลไปยังโดเมนที่ถูกต้อง แต่ไม่มีบันทึก MX/ บันทึก A ที่ถูกต้องสำหรับโดเมน (ไม่มีการส่งกลับโดยเซิร์ฟเวอร์ DNS) อีเมลจะถูกตีกลับเป็นไม่สามารถส่งได้โดยเซิร์ฟเวอร์ SMTP เอง
วิธีแก้ไข: ตรวจสอบกับผู้รับหรือผู้ดูแลระบบของผู้รับหากเป็นปัญหาที่ทราบแล้ว ตรวจสอบที่อยู่อีเมลสำรองและส่งอีเมลไปยังที่นั้นในกรณีฉุกเฉิน ปัญหานี้เกิดขึ้นที่โดเมนผู้รับเท่านั้นและผู้ดูแลระบบของผู้รับสามารถแก้ไขได้
ผู้รับไม่ถูกต้อง/ ผู้ใช้ที่ไม่รู้จัก:
เมื่อคุณส่งอีเมลแต่พิมพ์ที่อยู่อีเมลไม่ถูกต้อง หรือส่งอีเมลถึงพนักงานซึ่งออกจากองค์กรไปแล้ว คุณอาจได้รับข้อผิดพลาดดังกล่าว
ตัวอย่างเช่น: คุณส่งอีเมลไปยัง แทนที่จะเป็น อีเมลจะถูกส่งไปยังบันทึก MX ของ yourdomain.com แต่ไม่มีบัญชีที่ถูกต้องชื่อ ในเซิร์ฟเวอร์ เซิร์ฟเวอร์ผู้รับจะตีกลับอีเมลเป็นไม่สามารถส่งได้
วิธีแก้ไข: ในบางกรณี การตรวจสอบที่อยู่อีเมลเพื่อค้นหาการพิมพ์ผิดอาจช่วยได้
การละเมิดนโยบายอีเมล:
เซิร์ฟเวอร์อีเมลผู้รับอาจมีข้อจำกัดหรือนโยบายอีเมลบางอย่างที่ใช้กับอีเมลขาเข้า หากอีเมลที่คุณส่งละเมิดนโยบายดังกล่าว อีเมลของคุณอาจถูกปฏิเสธโดยเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ
ตัวอย่างเช่น: คุณส่งอีเมลไปยัง โดยมีไฟล์เอกสารแนบ .mov หากเซิร์ฟเวอร์ผู้รับมีนโยบายอีเมลที่ไม่ยอมรับไฟล์ .mov เซิร์ฟเวอร์ผู้รับอาจปฏิเสธอีเมลตามนโยบายนั้นได้
เหตุผลอื่น:
นอกเหนือจากสาเหตุทั่วไปข้างต้น เซิร์ฟเวอร์อีเมลผู้รับอาจปฏิเสธหรือตีกลับอีเมลเนื่องจากเหตุผลและข้อผิดพลาดต่างๆ ส่วนใหญ่แล้ว อีเมลที่ตีกลับจะรวมเหตุผลที่อีเมลถูกปฏิเสธด้วย
อีเมลล้มเหลวชั่วคราว/ ข้อผิดพลาดลองใหม่ (ข้อผิดพลาด 451.x.x/ ข้อผิดพลาด 4xx):
บางครั้งเมื่อเซิร์ฟเวอร์ SMTP เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลผู้รับ เซิร์ฟเวอร์ผู้รับจะส่งคืนข้อผิดพลาดชั่วคราว ในกรณีนี้ อีเมลจะถูกใส่ไว้ในคิวลองใหม่ และเซิร์ฟเวอร์ SMTP จะพยายามส่งอีเมลไปยังเซิร์ฟเวอร์ผู้รับตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้ อีเมลส่วนใหญ่อาจถูกส่งในการลองใหม่ครั้งต่อมา หากเซิร์ฟเวอร์ผู้รับไม่ยอมรับอีเมลหลังจากลองใหม่ตามจำนวนครั้งที่กำหนดไว้ล่วงหน้า อีเมลจะถูกตีกลับไปยังผู้ส่งเป็นความล้มเหลวถาวร
เซิร์ฟเวอร์ไม่ว่าง:
หากเซิร์ฟเวอร์ผู้รับไม่ว่าง อีเมลจะถูกใส่ไว้ในคิวลองใหม่และจะลองส่งอีกครั้งในภายหลัง
Greylisting:
บางเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ เมื่อได้รับอีเมลจากโดเมนเฉพาะเป็นครั้งแรก จะทำ Greylist อีเมลโดยการส่งข้อผิดพลาดชั่วคราว อีเมลเหล่านี้ส่วนใหญ่จะถูกส่งในการลองใหม่ครั้งต่อมา
อีเมลมากเกินไป/ นโยบายอีเมล:
บางเซิร์ฟเวอร์จะทำ Greylist อีเมลในกรณีที่พบว่าจำนวนอีเมลที่ได้รับจากโดเมนเฉพาะหรือที่อยู่ไอพีเฉพาะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว การปฏิเสธชั่วคราวนี้จะยึดตามนโยบายอีเมลของเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ
เหตุผลอื่น:
บางเซิร์ฟเวอร์ผู้รับจะส่งข้อผิดพลาด 4xx เมื่อกล่องจดหมายของผู้รับเต็มหรือขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการป้องกันสแปมของโดเมน/ เซิร์ฟเวอร์ ฯลฯ ในกรณีของ Zoho Mail จะถือว่าการไม่มีบันทึก MX เป็นข้อผิดพลาดชั่วคราวและใส่อีเมลไว้ในคิวลองใหม่