เวิร์กบุ๊ก กับ เวิร์กชีต แตกต่างกันอย่างไร

เวิร์กบุ๊ก

          เมื่อเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel โปรแกรมจะทำการเปิดเวิร์กบุ๊กใหม่เสมอ มีชื่อว่า สมุดงาน 1 ซึ่งเราสามารถจะทำการป้อนข้อมูลต่าง ๆ ได้ทันที ซึ่งชื่อของเวิร์กบุ๊กจะเปลี่ยนได้ก็ต่อเมื่อมีการบันทึกข้อมูล เฉพาะฉะนั้นถ้าจะเปรียบเทียบ เวิร์กบุ๊กก็เสมือนกับแฟ้มข้อมูลนั้นเองส่วนของเวิร์กบุ๊กคือส่วนที่อยู่ในกรอบดังภาพต่อไปนี้

เวิร์กชีต

          ส่วนเวิร์กชีต หมายถึงพื้นที่ในการทำงานซึ่งประกอบด้วยแถว(Row) และคอลัมน์(Column)
ซึ่งในแต่ละเวิร์กบุ๊กจะประกอบด้วยชีตดังภาพ

ภาพแสดงชื่อสิ่งต่างๆ ที่อยู่บนหน้า เวิร์กชีต (Work  Sheet)

แถว ( Row  )   คือพื้นที่แถวแนวนอนจากบนลงล่าง ตั้งแต่แถวที่ 1 ไปจนถึง แถวที่ 1,048,576 ชื่อของแถวคือหมายเลขที่แสดงที่หัวแถว  (จำนวน 65536 แถวถูกใช้จนถึง Microsoft Excel 2003 )
คอลัมน์ ( Column )   คือพื้นที่คอลัมน์แนวตั้งจากซ้ายไปขวา จากคอลัมน์ A ไปจนถึงคอลัมน์  XFD จะมัทั้งหมด16,384 คอลัมน์ ชื่อของคอลัมน์คือ ชื่อตัวอักษรที่อยู่บนหัวคอลัมน์ เช่นA, B,C,…,XFD(จำนวน 256 คอลัมน์หรือคอลัมน์ IV ถูกใช้จนถึง Microsoft Excel 2003 )
เซลล์ ( Cell )   ถ้าอยู่ตรงคอลัมน์ C แถวที่ 5 ก็จะเรียกว่าเซลล์ C5
แถบสูตร (Formula Bar)   เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อมูลและสูตรต่าง ๆ ในเซลล์ที่เรากำลังทำงานอยู่ใช้ป้อนข้อมูลและแก้ไขข้อมูล
กล่องชื่อ (Name Box)   คือ ชื่อของเซลล์ที่พร้อมรับข้อมูล ( Active Cell ) หรือหากต้องการค้นหาเซลล์ใดแล้วจำชื่อได้สามารถพิมพ์แล้วกด Enter จะไปยังเซลลืนั้นทันที
แถบชีตงาน (Sheet tabs)   แสดงชื่อชีตงานที่กำลังใช้งานอยู่และเวิร์กชีตอื่นๆในเวิร์กบุค
เซลล์ที่พร้อมรับข้อมูล ( Active Cell )   คือ เซลล์ที่กำลังเลือกหรือกำลังทำงาน

1.1 ดับเบิ้ลคลิกตรงที่เซลล์ที่จะแก้ไข แล้วเลื่อนเคอร์เซอร์ไปแก้ไขข้อมูลภายในเซลได้
1.2 คลิกที่เซลล์ที่จะแก้ไข แล้วกดปุ่ม F2  จะเป็นการแก้ไขในโหมด Edit
1.3 คลิกตรงที่เซลล์ที่จะแก้ไขแล้วดูที่แถบสูตรคำนวณ ( Formula bar ) แล้วคลิกเมาส์ที่แถบสูตรเลยเพื่อแก้ไขข้อมูล

2.1คลิกปุ่ม

2.3 ตั้งชือที่ช่อง File Name ตั้งชื่อได้ยาว 256 ตัวอักษร ยกเว้น\ / * < >!

2.4 คลิกที่ปุ่ม บันทึก

3.1 ไปที่เค้าโครงหน้ากระดาษ

3.2 ตั้งค่าหน้ากระดาษ เลือกปุ่มการวางแนว เลือกแนวนอน หรือ แนวตั้งได้ตามต้องการ

การลบข้อมูลจะทำให้ข้อมูลหายไป และข้อมูลที่อยู่ในเซลล์ด้านล่างขึ้นมาแทนที่ ดังตัวอย่างต่อไปนี้

 4.1  พิมพ์ข้อมูลตามตัวอย่างต่อไปนี้

4.2 คลิกเลือก เซลล์ A4 บนแถบ Ribbon ไปที่แถบหน้าแรก => กลุ่มเซลล์ คลิกปุ่ม ลบ

4.4 จะเห็นว่า สินค้าหมูหายไป และข้อมูลเลื่อนขึ้นมาแทนที่คือเนื้อที่อยู่ด้านล่าง ทั้งราคาก็ขึ้นมาด้วยเพราะได้ลบราคาของหมูออกไปแล้ว

Microsoft Excel มีการสร้างข้อมูลเรียงลำดับในกรณีที่มีการกรอกข้อมูลเรียงลำดับ เรียงกัน 2 ลำดับ ให้เองอัตโนมัติเพื่อความสะดวกรวดเร็วในการทำงานและลดความผิดพลาดของข้องมูล ข้อมูลเรียงลำดับในที่นี้ยกตัวเอย่างเช่นตัวเลข, วัน, เดือน เป็นต้น ขั้นตอนมีดังนี้

5.1   พิมพ์ หมายเลข 1,2,3,4,… ตามลำดับให้อยู่ในคอลัมน์เดียวกันไล่ตามแถวลงไป

5.2    คลิกที่เซลล์ A1 กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากลงมาที่เวลล์ A4 แล้วปล่อยเมาส์ จะเกิดเส้นสี่เหลี่ยมล้อมรอบเซลล์ A1 ถึง A4 พร้อมกันนี้ จะเห็นสี่เหลี่ยมเล็กๆทางมุมล่างด้านขวา

5.3   นำเคอร์เซอร์ไปไว้ที่ สี่เหลี่ยมเล็ก ๆ มุมล่างด้านขวา เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูปเครื่องหมายบวกสีดำ

5.4   กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากลงมาตรง ๆ จนถึงตำแหน่ง A10