Google Sheet ทํา งานคล้ายกับโปรแกรม อะไร ของ Microsoft Office

BusinessData

October 12, 20214906 views0

โปรแกรม Spreadsheets หรือโปรแกรมที่ใช้ทำงานแบบตาราง เป็นอะไรที่ขาดไม่ได้เลยสำหรับคนทำงาน ซึ่งสองโปรแกรมหลักๆ ที่เป็นที่นิยมใช้กันทั่วโลก ก็คือ Microsoft Excel และ Google Sheets แม้จะเป็นโปรแกรมที่หน้าตาคล้ายๆ กัน แต่ก็มีความแตกต่างกันอยู่พอสมควร ใครที่กำลังลังเลว่า จะอัปสกิล Excel หรือ Google Sheets ดี เรามีสรุปข้อแตกต่างบางส่วนมาเพื่อช่วยคุณตัดสินใจ !!

Table of Contents

• 1.ทั่วไป
• 2.ฟังก์ชันการทำงานทั่วไป
• 3.การทำงานเป็นทีม
• 4.การทำงานด้าน Data Analytics และ Visualization
• 5.การใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น
• 6.การทำ Task Automation 
• 7.ความปลอดภัย

1.ทั่วไป

Excel: โปรแกรม Microsoft Excel มักเป็นหนึ่งในโปรแกรมสามัญประจำเครื่องของคนทำงานที่ใช้ Windows เพราะเป็นโปรแกรม Spreadsheet ที่คว่ำหวอดวงการมานานหลายสิบสิบปี หลักๆ แล้วหลายๆ คนน่าจะคุ้นชินกับการใช้ Excel บนเครื่อง Desktop แบบ Offline แต่ด้วยยุคสมัยที่เปลี่ยนไป ทำให้ Excel ได้รับการพัฒนาให้ใช้งานแบบ Online ผ่าน Web Browser, และ Application (Android, iOS) ได้แล้ว!

การใช้ Excel บน Desktop จะต้องเสียค่า License ราคา $6.99/เดือน หรือ $69.99/ปี (ประมาณ 2,300 – 2,400 บาท) โดยที่ตัวโปรแกรมจะรองรับทั้งระบบปฏิบัติการ Windows และ MacOS​ ในขณะที่การใช้งานแบบ Online จะไม่มีค่าใช้จ่าย (ฟรี!!) เพียงแค่มี Microsoft Account เท่านั้น

Google Sheets: ใช้งานได้ฟรีแบบ Online บน Browser โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่ม (ประหยัดเนื้อที่บนคอมพิวเตอร์ด้วย!) แถมยังสามารถใช้งานบน Application บนมือถือและแท็บเล็ต (Android, iOS) เพียงแค่มี Google Account เท่านั้น ทำให้ Google Sheets สามารถใช้งานได้ทั้งระบบปฏิบัติการ Windows และ MacOS โดยที่มีหน้าตา และฟังก์ชันเหมือนๆ กัน สามารถหาสิ่งที่ต้องการได้ง่าย ไม่ต้องคอยเรียนรู้ Interface ใหม่เวลาใช้งานจากอุปกรณ์อื่นๆ

โดยปกติ Google Sheets จะใช้งาน Online บน Browser หรือก็คือ ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เพื่อให้สามารถทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ แต่ถ้าอยากจะใช้ Google Sheets แบบ Offline ก็ทำได้เช่นกัน เพียงแค่ติดตั้ง Add-on ของ Google Chrome เพิ่มเติมเสียก่อน

2.ฟังก์ชันการทำงานทั่วไป

ทั้งสองโปรแกรมมีฟังก์ชันที่คล้ายกันมาก ถ้าชินกับโปรแกรมใด โปรแกรมหนึ่งอยู่แล้ว ก็จะสามารถเรียนรู้อีกโปรแกรมได้ไม่ยาก แค่ต้องจำชื่อสูตร หรือฟังก์ชันที่เรียกต่างกันบ้าง หรืออาจจะมีปัญหาเวลาต้องใช้งานอะไรที่ซับซ้อนในโปรแกรมที่ไม่คุ้นมือเท่านั้น (แต่เดี๋ยวก็ชินเอง!)

Excel: เนื่องจาก Excel เป็นโปรแกรมที่สามารถติดตั้งลงบน Desktop ได้ ทำให้มีพื้นที่ในการใส่ฟังก์ชันที่มากกว่า Google Sheets รวมถึงสามารถจัดการกับข้อมูลได้ปริมาณมากกว่า (ประมาณ​ 2 พันล้านเซลล์ !!!) ปัจจุบัน Excel มีฟังก์ชันให้ใช้งานกว่า 470 ฟังก์ชัน !! ยกตัวอย่างเช่น  Excel Table, Power Query, Stock Data Type และ Geography Data Type เป็นต้น

Google Sheets: ตัวโปรแกรมมี Interface ที่เรียบง่าย และง่ายต่อการใช้งาน แม้จำนวนฟังก์ชันของ Google Sheets จะมีน้อยกว่า Excel แต่ข้อได้เปรียบของการเป็น Web-based spreadsheets ทำให้ฟังก์ชันบางอย่างที่ใช้งานกับเว็บไซต์สามารถทำบน Google Sheets ได้สะดวกกว่า เช่น GoogleTranslate,  GoogleFinance และ Importrange ที่ทำให้การเชื่อมข้อมูลระหว่าง Sheet กลายเป็นเรื่องง่าย

โดยที่ผู้พัฒนาโปรแกรมทั้งสอง (Microsoft และ Google) ก็พยายามออกฟังก์ชันใหม่ๆ ออกมาเรื่อยๆ เพื่อให้ตอบโจทย์ผู้ใช้งานมากขึ้น ในอนาคตเราอาจจะได้เห็นการแข่งขันที่ดุเดือดขึ้นเรื่อยๆ ของทั้งสองโปรแกรม

3.การทำงานเป็นทีม

Excel: Microsoft ได้อัปเดตฟังก์ชันสำหรับการทำงานเป็นทีมเพิ่มเข้าไป โดยใช้ชื่อว่า co-authoring ซึ่งทำให้เจ้าของไฟล์สามารถแชร์ และทำงานร่วมกับคนอื่นๆ ได้ในเวลาเดียวกันโดยผ่านทาง Excel Online บน OneDrive (ไฟล์บน Desktop ก็สามารถแชร์ได้!!) ถ้าอยากจะ Track Change บน Excel คุณจะต้องกดเปิดการแทร็กเสียก่อน มิฉะนั้นคุณจะไม่สามารถแทร็กได้

Google Sheets: การทำงานเป็นทีม หรือ Collaboration เป็นจุดเด่นของ Google Sheets เพราะเจ้าของไฟล์สามารถแชร์ให้กับคนอื่นๆ ได้สะดวก ทุกคนสามารถทำงานพร้อมกันในเวลาเดียวกันได้ ตัว Google Sheets เองยังมีตัวเลือกสำหรับการแชร์ที่หลากหลาย สามารถปรับได้ตามความต้องการ เช่น ให้ใครเข้าถึงได้บ้าง, ให้ใครแก้ไขได้บ้าง (ทั้งชีต หรือบางคอลัมน์ก็ได้), ให้ใครดูได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้บ้าง จุดเด่นนี้ทำให้การ Work From Anywhere เป็นเรื่องง่ายๆ ไปเลย

นอกจากนี้บน Google Sheets จะมีฟังก์ชัน Autosave ที่จะคอยบันทึกงานของคุณลงระบบ Cloud อยู่เรื่อยๆ ทำให้มั่นใจได้ว่างานของคุณจะไม่หายไปไหนแน่นอน และระบบ Track Change เองก็จะบันทึกอัตโนมัติ คุณจะรู้ได้ทันทีว่า ใครทำอะไรกับไฟล์เมื่อไร และสามารถ Roll back กลับไปเป็นไฟล์เวอร์ชันเก่าๆ ได้ง่ายอีกด้วย

4.การทำงานด้าน Data Analytics และ Visualization

แน่นอนว่าการใช้งานโปรแกรม Spreadsheets หลายๆ คนต้องอยากจะใช้มันเพื่อวิเคราะห์ข้อมูล (อ่านบทความ 3 ขั้นตอนการทำ Exploratory Data Analysis) รวมถึงทำ Data Visualization เพื่อช่วยในการสื่อสารข้อมูล หรือตัดสินใจทางธุรกิจแน่ๆ ซึ่งไม่ว่าจะเป็น Excel หรือ Google Sheets ก็สามารถทำได้ทั้งคู่

Excel: ตัวโปรแกรมสามารถนำเข้าข้อมูลได้จากหลายแหล่งทั้งจากไฟล์ หรือจากเว็บไซต์ก็สามารถทำได้ หนึ่งข้อได้เปรียบสำหรับโปรแกรมที่เป็น Desktop-based อย่าง Excel คือ ความเสถียรที่มากกว่าเมื่อต้องทำงานกับข้อมูลปริมาณมากๆ แถมยังมีฟังก์ชันเฉพาะตัวอย่าง Excel Table, Power Query ที่ทำให้การจัดการกับข้อมูล และการวิเคราะห์ข้อมูลง่ายขึ้นอีกด้วย การทำ Report หรือ Dashboard ก็ครบจบในตัวเอง และด้วยประสบการณ์ที่สั่งสม Excel จะสามารถทำ Visualization ได้ดี และซับซ้อน

Google Sheets: แม้อาจจะเสียเปรียบคู่แข่งเรื่องความเสถียรเวลาต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนเยอะๆ อยู่บ้าง แต่การนำเข้าข้อมูล การจัดการข้อมูลบน Google Sheets ก็สามารถทำได้ไม่แพ้ Excel  และเมื่อพูดถึงการสร้าง Report หรือ Dashboard Google Sheets เองก็มีรูปแบบกราฟให้เลือกที่คู่แข่งอาจไม่มี เช่น Gauge Chart หรือ Timeline Chart

5.การใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น

(Photo by Adeolu Eletu on Unsplash )

ทั้งสองโปรแกรมนำเข้าข้อมูล (import) และส่งออกข้อมูล  (export) ได้หลายรูปแบบ เช่น xlsx, csv, tsv, pdf และสามารไปต่อยอดใช้งานกับอีกโปรแกรมอื่นๆ ได้ เช่น Business Intelligence Tools ต่างๆ (อ่านบทความ 4 เครื่องมือช่วยทำ Data Visualization อย่างง่าย)

Excel: ตั้งแต่ Excel 2016 เป็นต้นมา ทางผู้พัฒนาได้ผนวก Power Query เข้าไปกับ Excel อยู่แล้ว ทำให้ผู้ใช้ Excel สามารถใช้ Power Query ได้แทบจะทันที นอกจากนี้ ก็ยังสามารถใช้งานร่วมกับ Power BI, Google Data Studio, หรือ Tableau เพื่อสร้าง Interactive Dashboard ก็ได้เช่นกัน

**Power Query คือส่วนเสริมที่ช่วยในการทำ ETL (Extract, Transform, Load) ข้อมูล เพื่อเตรียมข้อมูลให้พร้อมใช้งาน สำหรับ Excel เวอร์ชันที่ต่ำกว่า 2016 ก็สามารถใช้ ได้ แต่ต้องดาวน์โหลดตัว Add-in เพิ่มเติม

Google Sheets: แม้ไม่มี Power Query แต่ก็สามารถใช้งานร่วมกับ BI Tools อื่นๆ เช่น Power BI, Google Data Studio และ Tableau ได้ ไม่ต่างจากคู่แข่ง โดยเฉพาะ Google Data Studio ที่มีผู้พัฒนาเป็นบริษัทเดียวกัน ทำให้การใช้งานไร้รอยต่อเลยก็ว่าได้ 

6.การทำ Task Automation 

การทำงานเดิมๆ ซ้ำๆ คงไม่ใช่เรื่องสนุกแน่ๆ การตั้งค่าทำงานอัตโนมัติ (Macro) เป็นฟังก์ชันที่ตอบโจทย์ยุคที่เราต้อง Work Smart (ลดงานด้วยวิธีทำงานใหม่ๆ ) ทั้งสองโปรแกรมสามารถตอบโจทย์ข้อนี่ได้เช่นกัน

Excel: การ Record Macro จะใช้ VBA (Visual Basic for Applications) ในการเขียน Automation ซึ่งมีข้อดีเรื่องความง่ายในการเรียนรู้ แต่ข้อจำกัดคือ สามารถใช้ได้กับโปรแกรม Microsoft เท่านั้น (แต่ใครทำงานด้วย Microsoft เป็นหลักอยู่แล้ว ก็โชคดีสุดๆ ไปเลย)

Google Sheets: ใช้ Google Apps script (คล้ายกับ JavaScript) แม้จะมีความเป็นสากลมากกว่า แต่ค่อนข้างยากสำหรับการเรียนรู้ แต่ก็มีตัวช่วยของบริษัทพัฒนาอื่นๆ มาช่วยทำได้ เช่น Zapier

7.ความปลอดภัย

(Photo by Dan Nelson on Unsplash)

Excel: ปลอดภัย โดยผู้ใช้สามารถตั้งรหัส (encryption) ได้ รวมถึงจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงได้ สามารถเลือก ‘Mark as Final’ เพื่อป้องกันการแก้ไขไฟล์โดยผู้ใช้อื่นได้

Google Sheets: ปลอดภัย โดยที่ข้อมูลจะมีการเข้ารหัส (encryption) และถูกจัดเก็บที่ Data Center ของ Google รวมถึงผู้ใช้สามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงได้

ทั้งสองโปรแกรมมีระบบความปลอดภัยที่ดีเยี่ยม ทั้งนี้ต้องขึ้นอยู่กับผู้ใช้เองด้วยว่าจะใช้งานอินเทอร์เน็ตปลอดภัยเพียงใด (หรือหากคุณไม่มั่นใจ สามารถอัปสกิลด้านความปลอดภัยด้วยคอร์ส Cybersecurity Awareness)

7 ข้อนี้ที่กล่าวไปข้างต้นนี้ เป็นเพียงส่วนหนึ่งของมุมมองในการเปรียบเทียบระหว่าง Microsoft Excel และ Google Sheets เท่านั้น ทั้งสองโปรแกรมยังมีข้อเหมือน และข้อแตกต่างอีกหลายอย่างที่เราไม่สามารถยกมาให้ดูหมดได้ในบล็อกนี้

แต่เราขอย้ำอีกรอบว่า ทั้งสองโปรแกรมมีความคล้ายกันมาก หากคุณใช้งานโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งเป็นอยู่แล้ว การจะเปลี่ยนไปใช้อีกโปรแกรมหนึ่งก็ไม่ใช่เรื่องยาก แค่อาจจะต้องทำความเข้าใจ Interface และชุดคำสั่งที่ชื่อไม่เหมือนกันเป๊ะๆ เท่านั้นเอง 🤩

ทั้งสองโปรแกรมยังสามารถตอบโจทย์การทำงานทั่วไป และการทำงานสาย Data ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพียงแค่คุณรู้วิธีการใช้ Tools และหลักการคิดที่ถูกต้องเท่านั้น

มาอัปสกิลให้คุณเป็นคนทำงานที่เก่งทั้ง Spreadsheets และการวิเคราะห์ข้อมูลกับคอร์ส Exploratory Data Analysis with Excel หรือ Exploratory Data Analysis with Google Sheets คอร์สเรียนที่สอนให้คุณ​ “คิด” และ “ลงมือทำ” จนเปลี่ยนคุณเป็นคนใหม่ สามารถเลือกเรียนได้ตามตัวโปรแกรมที่สนใจ สอนโดย ดร.ต้า – วิโรจน์ จิรพัฒนกุล จาก Silicon Valley ตัวจริงด้าน Data

Google Doc ทำงานคล้ายกับโปรแกรมอะไร

โปรแกรม Google Docs เหมาะสําหรับงานลักษณะใด

Google Slide เปรียบเสมือนโปรแกรมใดใน MS Office

Google Suite ในข้อใดใช้งานได้เหมือนกับ Microsoft Excel