1.ดำเนินการวิเคราะห์และตอบกลับข้อความสอบถาม และ คำขอที่ส่งมาจากแขกผู้เข้าพักพันธมิตรตัวแทนการท่องเที่ยวผ่าน อีเมลล์ และ ทางโทรศัพท์
2.รับโทรศัพท์จากแขกผู้เข้าพักพันธมิตร OTA เพื่อรองรับและแก้ไขปัญหาความกังวลและปัญหาต่างๆ โดยเน้นการให้บริการทางด้าน
คำขอร้องพิเศษจากลูกค้าทั้งก่อนและหลังเข้าพัก
3.ให้คำแนะนำทีมในการแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันตามความเหมาะสม และ ตามลำดับขั้นตอน
4.จัดทำจดหมายต่างๆ เช่น จดหมายประกาศ จดหมายถึงลูกค้า เป็นต้น
5.กำกับดูแลการปฏิบัติหน้าที่เพื่อให้การทำงานเป็นกะเสร็จสิ้นและเป็นไปตามมาตรฐานและตามกฎและนโยบายโรงแรม
6.รับผิดชอบรวมถึงการฝึกอบรมพนักงานใหม่โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการบริการลูกค้าให้มีความพร้อมให้บริการอยู่เสมอ
Front office (แผนกงานต้อนรับส่วนหน้า)
Front office คืออะไร?
Front office (แผนกต้อนรับส่วนหน้า) คือแผนกที่มีบทบาทสำคัญในธุรกิจโรงแรมโดย หน้าที่หลักของแผนกต้อนรับส่วนหน้า คือการให้บริการลูกค้าเปรียบ เสมือนเป็นศูนย์รวมหลักของการให้บริการลูกค้า ซึ่งการทำงานจะมีความเชื่อมโยงกับทุกแผนกของในโรงแรมเป็นตัวแทนในการบริการแขกตั้งแต่(Check In - In House - Check Out) และการทำงานจะต้องมีขั้นตอนที่ถูกต้องรอบคอบรวมถึงต้องสอดคล้องกับรายการบัญชีอีกด้วย
Miracle lounge สนามบิน สุวรรณภูมิ
Miracle lounge สนามบิน สุวรรณภูมิ
Front office มีหน้าที่ทำอะไร ?
Front office (แผนกต้อนรับส่วนหน้า)
หน้าที่บริการ ของแผนกต้อนรับส่วนหน้าดูแลลูกค้าตั้งแต่เดินเข้ามาลงทะเบียนเข้าพัก บริการส่งขึ้นห้องพัก ดูแลลูกค้าในระหว่างกำลังพักอยู่ จนถึงตอนลูกค้า ออกจากที่พัก เป็นงานบริการค่อนข้างมีความละเอียดมีความรวดเร็วและจำเป็นต้องถูกต้อง
จะพยายามไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการปฏิบัติงานหรือแทบจะไม่เกิดความผิดพลาดขึ้นเลย เน้นให้บริการในการสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการมากที่สุด
Front office มีตำแหน่งอะไรบ้าง?
- เจ้าหน้าที่สำรองห้องพัก(Reservations)
- แผนกต้อนรับ(Reception)
- ผู้จัดการแผนกส่วนหน้างานส่วนหน้า(Front Office Manager)
- พนักงานสัมภาระ(Porter or Bell Boy)
- พนักงานรับโทรศัพท์( Telephone Operator)
- พนักงานแคชเชียร์(Cashier)
หน้าที่ Front office มีอะไรบ้าง?
1.เจ้าหน้าที่สำรองห้องพัก (Reservations) มีหน้าที่ดูแลเรื่องการจองห้องพักของลูกค้า โดยจะต้องยืนยันการจองทางจดหมายหรือแฟกซ์
2.พนักงานต้อนรับ (Reception) มีหน้าที่ ลงทะเบียนแขกเข้าพักและจ่ายกุญแจห้อง ให้ข้อมูลการเข้าพักกับแขกรวมถึงการเก็บรวบรวมค่า ต่างๆของแขก เช่น ซักรีด ,อาหาร ,มินิบาร์ เป็นต้น
3.พนักงานแคชเชียร์ (Cashier) รับผิดชอบในการออกใบเสร็จและเก็บเงินจากแขก รวมถึงการบริการที่ให้แขกและเปลี่ยนเงินตราด้วย
4.ผู้จัดการสำนักงานส่วนหน้า (Front Office Manager) มีหน้าที่ดูแลควบคุมดูแล ให้การดำเนินงานเป็นไปในทางที่ดี มีความรอบคอบ แก้ปัญหาต่างๆได้ดี
4.พนักงานสัมภาระ (Porter) หากแขกเข้าพักห้องก็ต้องช่วยแขกขนสัมภาระต่าง ๆ ไปที่ห้องพัก
5.พนักงานรับโทรศัพท์ (Telephone หรือ Telephone Operator) มีหน้าที่รับโทรศัพท์ที่เรียกเข้ามา แล้วโอนไปตามบุคคลและแผนกต่าง ๆ
แผนกงานต้อนรับส่วนหน้าในโรงแรมหรือFront Officeเป็นแผนกที่เรียกได้ว่าสำคัญที่สุดในโรงแรม ซึ่งพนักงานFront Officeทั้งหมดมีหน้าที่เป็นตัวแทนของโรงแรมในการบริการแขก ในขณะเดียวกันก็ต้องจัดการทุกอย่างให้เป็นขั้นเป็นตอนสอดคล้องไปกับการลงรายการบัญชีที่ถูกต้อง
โครงสร้างของแผนกต่างๆในงานต้อนรับส่วนหน้าของโรงแรมอาจต่างกันไปตามขนาดและความซับซ้อนในการบริหารของแต่ละโรงแรม
ตำแหน่งในงานบริการส่วนหน้าของโรงแรมมีอะไรบ้าง?
1. Front Office Manager(ผู้จัดการแผนกต้อนรับส่วนหน้า)
Front office managerหรือFOเป็นผู้จัดการที่คอยสั่งการและประสานงานให้กิจกรรมของงานส่วนหน้าทั้งหมดออกมามีคุณภาพตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ ซึ่งFOจะเป็นคนกลางคอยรับคำสั่งจากผู้บริหารระดับสูงและนำมากระจายงานให้กับพนักงานทั่วไปอีกที ซึ่งความรับผิดชอบของFOจะมีดังนี้ รับสมัครพนักงาน ฝึกสอน ตรวจสอบ และ ควบคุม สมาชิกทุกคนในทีมงานบริการส่วนหน้าของโรงแรม รวมไปถึงการตั้งเป้าหมาย กำหนดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงาน และประเมิณคุณภาพการทำงานของสมาชิกในทีม เป็นต้น
2. Bell Boy(พนักงานยกกระเป๋า)
หน้าที่ของBellboyก็คือการช่วยยกกระเป๋าให้กับแขกตั้งแต่แขกมาถึงโรงแรมจนกระทั่งเข้าห้องพัก
3. Cashier(พนักงานเก็บเงิน)
แคชเชียร์มีหน้าที่เก็บเงินและเคลียบิลของแขกที่มาใช้บริการ ลงรายการค่าใช้จ่ายต่างๆเข้าไปในFolioของแขกระหว่างที่แขกเข้าพัก เตรียมเอกสารในการเก็บเงินต่างๆก่อนแขกเช็คเอาท์
4. Door Attendant(พนักงานเปิดประตู)
เปิดประตูรถ ประตูโรงแรมเมื่อแขกมาถึง คอยช่วยเหลือและบริการแขกที่หน้าประตูโรงแรม
5. Night Audit(ผู้ตรวจสอบกลางคืน)
เป็นผู้ที่ทำงานในเวลากลางคืน คอยตรวจสอบรายการต่างๆที่เกิดขึ้นระหว่างวันให้มีความถูกต้อง พร้อมทั้งจัดเตรียมรายงานต่างๆ รวมไปถึงการบริการแขกระหว่างคืน อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานNight Auditที่นี่เลย
6. Receptionist(พนักงานต้อนรับ)
มีหน้าที่คอยต้อนรับแขกของโรงแรม ทำเช็คอินและเช็คเอาท์ให้แขก ให้ข้อมูล จำหน่ายห้อง และ กุญแจให้แก่แขกที่เช็คอิน
7. Reservation Agent(พนักงานสำรองห้องพัก)
มีหน้าที่ยืนยันการจองเมื่อแขกจองห้องพักเข้ามาจากช่องทางต่างๆ ขายบริการต่างๆเพิ่มเติมเมื่อเหมาะสม จัดทำรายการแขกเข้าแขกออก และรายงานที่เกี่ยวข้องอื่นๆให้แก่ผู้บังคับบัญชา
8. Telephone Operator(พนักงานรับโทรศัพท์)
คอยรับสายและจัดการสายต่างๆทั้งเข้าและออก รวมทั้งควบคุมระบบโทรศัพท์ในกรณีที่ต้องโทรปลุกแขก ตอบคำถามต่างๆเกี่ยวกับโรงแรมทางโทรศัพท์
9. Concierge(พนักงานบริการทั่วไป)
มีหน้าที่ยืนยันการจองสำหรับลูกค้าภัตตาคาร ทัวร์ รถลิมูซีน หรือบริการอื่นๆ คอยช่วยเหลือแขกในกรณีที่แขกต้องการข้อมูลเพิ่มเติม